文/濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 吳偉麗

新時(shí)期對(duì)檔案管理工作有著新的要求，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行更好的管理，是各單位檔案工作人員面臨的新挑戰(zhàn)。隨著時(shí)代的變更，要想使檔案管理工作效率有效提高，首先要能夠明確檔案管理工作的意義何在，同時(shí)還要能夠樹(shù)立起更強(qiáng)的責(zé)任心，另外還要制定出更好的管理策略來(lái)做好檔案管理工作。

一、明確做好學(xué)生檔案管理工作的意義

要清楚對(duì)檔案管理的重要意義，首先要了解什么是檔案，以及對(duì)檔案管理的作用是什么？對(duì)檔案的最新定義是：“檔案是組織或者個(gè)人在以往社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息?！睓n案可以是由文字、圖表或者聲像等各種形式的材料轉(zhuǎn)化而來(lái)，其制作手段也是多種多樣，有刀刻、筆寫(xiě)、復(fù)制、攝影、錄像等等，其本質(zhì)屬性是歷史再現(xiàn)性，并具有知識(shí)性、政治性、文化性、信息性、價(jià)值性、社會(huì)性和教育性等特點(diǎn)。由此可見(jiàn)，檔案在人們的學(xué)習(xí)生活中具有一定的影響作用，在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中，都存在且具有重要意義，能夠使人物或事物的歷史信息充分展現(xiàn)出來(lái)，因而對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)化管理也是十分必要的。尤其是對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行有效管理，對(duì)于促進(jìn)學(xué)生就業(yè)、培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化人才等都具有現(xiàn)實(shí)意義。首先，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理可以閱史，也就是通過(guò)翻閱相關(guān)的歷史記錄，去查閱和學(xué)生相關(guān)的各種信息，了解學(xué)生在學(xué)習(xí)、行為道德等方面的綜合表現(xiàn)，對(duì)學(xué)生的大致情況有一個(gè)認(rèn)知。學(xué)生檔案中的內(nèi)容信息豐富，是因材施教的重要參考材料，通過(guò)檔案了解學(xué)生們的基本情況，可以幫助學(xué)生制定適合的發(fā)展方案，對(duì)其進(jìn)行具有針對(duì)性的培養(yǎng)。在用人單位，對(duì)學(xué)生檔案中的各項(xiàng)信息進(jìn)行全面了解，可以為其就業(yè)提供一個(gè)合理的方向，因而將學(xué)生檔案進(jìn)行系統(tǒng)化管理，一方面能夠幫助學(xué)生找到更加適合的發(fā)展方向；另一方面也是幫助用人機(jī)構(gòu)選擇合適人才。其次是可以維護(hù)學(xué)生相關(guān)利益，檔案在我們社會(huì)生活的方方面面都發(fā)揮著重要作用，尤其是對(duì)于學(xué)生而言，無(wú)論是讀書(shū)還是就職，都需要檔案存在，因?yàn)樗P(guān)系到每個(gè)人的切身利益，所以對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化管理，收集并保存好它們，對(duì)學(xué)生和組織機(jī)構(gòu)而言，都是十分有必要的。

二、樹(shù)立強(qiáng)烈的檔案管理工作責(zé)任心

檔案管理工作不是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單就可以做好的工作，它是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)技能很強(qiáng)的工作，需要檔案管理工作者具有極強(qiáng)的耐心和責(zé)任心。但是縱觀當(dāng)代學(xué)生檔案的管理情況，其中還存在著不少問(wèn)題，比如檔案管理人員的檔案意識(shí)薄弱，這就會(huì)直接導(dǎo)致對(duì)檔案管理的重視程度不足，久而久之，管理人員的責(zé)任心和耐心也會(huì)慢慢變?nèi)酰M(jìn)而影響檔案工作水平的提升。此外，還缺乏科學(xué)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，隨著社會(huì)的進(jìn)步和時(shí)代的發(fā)展，學(xué)生檔案的內(nèi)涵和外延不是一成不變的，而是時(shí)刻在變化的，在這種情況下，如果缺乏一套完整有效的管理標(biāo)準(zhǔn)，很容易造成檔案內(nèi)容的混亂。另外，對(duì)學(xué)生檔案的管理過(guò)程中，由于管理者的粗心大意，常常出現(xiàn)丟失、破損和張冠李戴的情況。以上存在的種種問(wèn)題，都從側(cè)面反映出檔案管理者對(duì)檔案管理工作的責(zé)任心缺失以及機(jī)構(gòu)單位對(duì)學(xué)生檔案管理工作的重視度薄弱。

為了完善和優(yōu)化檔案管理工作，檔案管理員要樹(shù)立強(qiáng)烈的責(zé)任心以及對(duì)工作的熱愛(ài)之心，對(duì)此，檔案工作者要能夠主動(dòng)學(xué)習(xí)相應(yīng)的職業(yè)技能，比如計(jì)算機(jī)能力、英語(yǔ)能力，以不斷增強(qiáng)自身職業(yè)技能，提高工作效率。同時(shí)，在平時(shí)的工作中，還要能夠?qū)θ粘９ぷ鬟M(jìn)行統(tǒng)一部署和計(jì)劃，對(duì)學(xué)生檔案文件的收集工作做到心中有數(shù)，保證相關(guān)資料在傳閱過(guò)程中不會(huì)遺失。還要制定出合理的分類(lèi)方案，將學(xué)生檔案按照一定規(guī)律進(jìn)行排放，以便在需要時(shí)方便找到。除此之外，檔案管理人員還要恪守管理員的職業(yè)道德，對(duì)平時(shí)的管理工作做到有措施、有成效、有計(jì)劃，以提高自身業(yè)務(wù)的熟練度，與此同時(shí)還要做好相關(guān)保密工作，保證學(xué)生檔案在管理過(guò)程中是安全有效的。

三、做好學(xué)生檔案管理工作的有效途徑

（一）堅(jiān)持依法開(kāi)展檔案管理工作。依照法律的規(guī)定進(jìn)行各項(xiàng)工作是有效推進(jìn)事業(yè)發(fā)展的必要前提，對(duì)于學(xué)生檔案的管理工作來(lái)說(shuō)，依法進(jìn)行更是其根本要求。無(wú)論是哪個(gè)機(jī)構(gòu)或是個(gè)人單位，檔案管理部門(mén)都要讓大家明確，學(xué)生檔案工作的重要性和其使命所在。學(xué)生檔案就是人事檔案的前身，記載每個(gè)人學(xué)生時(shí)代的功過(guò)榮辱，是人生經(jīng)歷的重要組成部分，參加工作后還會(huì)不斷產(chǎn)生新的人事檔案材料，需要不斷添加進(jìn)去，檔案丟失后果很?chē)?yán)重，檔案材料只有一份，很多珍貴的資料丟失就沒(méi)有了，也無(wú)法進(jìn)行補(bǔ)救。在了解到學(xué)生檔案的重要性后，各單位的檔案管理人員更是要注重對(duì)學(xué)生檔案的管理策略。對(duì)不能按照法律規(guī)定完成好學(xué)生檔案管理的相關(guān)單位，要能夠制定出明確的懲罰措施。此外，政府部門(mén)以及相關(guān)單位還要提高法律宣傳意識(shí)，對(duì)法律規(guī)定的相關(guān)檔案管理措施，要使每個(gè)人做到心中有數(shù)，進(jìn)而有效提高學(xué)生檔案管理工作的效率。

（二）加大對(duì)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施的投資力度。隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，各學(xué)?；蛘邫C(jī)構(gòu)單位的檔案室建設(shè)水平越發(fā)顯得參差不齊，有的學(xué)校單位重視學(xué)生檔案的存放，其基礎(chǔ)設(shè)施就會(huì)相應(yīng)完善，有的學(xué)校單位對(duì)學(xué)生檔案的保護(hù)意識(shí)較為薄弱，其基礎(chǔ)設(shè)施就不夠齊全，可以看到很多存放學(xué)生檔案的柜子都是其他部門(mén)淘汰下來(lái)的，根本無(wú)法滿足對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行全面保護(hù)的需要，基于此種情況，就需要各單位的檔案管理部門(mén)人員對(duì)檔案室的建設(shè)提出有效意見(jiàn)，同時(shí)向相關(guān)部門(mén)提出申請(qǐng)，要求對(duì)學(xué)生檔案室加以必要的資金投入。比如檔案裝具，要加強(qiáng)其自動(dòng)化和智能化水平，空氣調(diào)節(jié)設(shè)備和漏水監(jiān)測(cè)報(bào)警設(shè)備，要加強(qiáng)其檢測(cè)力度，保持它們的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，以保證檔案室內(nèi)的溫度、濕度、空氣質(zhì)量和報(bào)警系統(tǒng)等都處于一個(gè)安全狀態(tài)。

（三）將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，越來(lái)越多的領(lǐng)域應(yīng)用到計(jì)算機(jī)技術(shù)，它為人們的生活帶來(lái)了極大的便利。在進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作時(shí)，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用其中，也能夠?yàn)楣芾砉ぷ髯⑷胄碌幕盍挽`感，這樣不僅能夠提高學(xué)生檔案管理工作的效率，還可以有效改善檔案工作始終停留在手工收集、檢索等狀態(tài)，以便更加妥善地進(jìn)行保存和查閱。對(duì)此，無(wú)論是學(xué)校還是機(jī)構(gòu)單位，都要能夠有所作為，使學(xué)生檔案管理工作朝著電子化、信息化方向發(fā)展，使得學(xué)生檔案可以在最大限度上地被收集、利用和開(kāi)發(fā)出來(lái)。

（四）強(qiáng)化檔案在應(yīng)用方面的成效。對(duì)檔案進(jìn)行管理的終極目標(biāo)還是實(shí)際應(yīng)用，所以在對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理時(shí)，不但要尋找有效的管理措施，還要積極尋找更為實(shí)用的服務(wù)社會(huì)的新途徑，只有這樣，才能夠?qū)n案的實(shí)際價(jià)值最大限度上地發(fā)揮出來(lái)，才能使檔案管理工作變得更加有意義。在對(duì)學(xué)生檔案的管理應(yīng)用中，主要是存檔備查，為了更好地進(jìn)行查閱，可以把學(xué)生檔案中可以公開(kāi)的部分傳到相應(yīng)網(wǎng)站上，不論是學(xué)生、家長(zhǎng)、教師還是用人單位，都可以快速便捷地進(jìn)行查詢(xún)。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，在對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，管理者要能夠從實(shí)際出發(fā)，積極制定出合理的管理方案，以便更好地提升對(duì)檔案的利用率。