楊靜 李園園 鄭州升達(dá)經(jīng)貿(mào)管理學(xué)院

引言

新時(shí)代的企業(yè)創(chuàng)建與發(fā)展離不開計(jì)算機(jī)云存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)開發(fā)應(yīng)用，企業(yè)通常使用云端和大數(shù)據(jù)庫(kù)聯(lián)網(wǎng)，將所需文件保存到成文字和圖紙的方式用于日常辦公并上傳至網(wǎng)盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，在信息管理上很多企業(yè)進(jìn)行專業(yè)人員的企業(yè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份保存，極大的保護(hù)了企業(yè)的客戶隱私信息和資料安全性，并且還可以處理企業(yè)具體事務(wù)和管理事項(xiàng)等日常工作，可謂是一箭雙雕。本文所指的文件是利用計(jì)算機(jī)軟件等工具，使用文字、圖畫和程序的信息，轉(zhuǎn)換在計(jì)算機(jī)的硬盤上進(jìn)行存儲(chǔ)，使得計(jì)算機(jī)文件資料更加安全、更加合理的保存高效使用，即利用計(jì)算機(jī)常見(jiàn)軟的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行文件夾存儲(chǔ)。

1 存在問(wèn)題

1.1 資料無(wú)規(guī)律

文件資料的存儲(chǔ)功能對(duì)于計(jì)算機(jī)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，但是經(jīng)常員工們忙于工作疏于管理，導(dǎo)致常常出現(xiàn)資料亂放無(wú)序、信息難于搜索利用的現(xiàn)象。在經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件和智能桌面的擺放處理前，已然可以清晰地看到幾乎絕大多數(shù)企業(yè)員工直接的將文件資料排放在電腦桌面上，而且是平鋪，毫無(wú)順序、毫無(wú)規(guī)則、毫無(wú)排列時(shí)間的的將文件資料進(jìn)行隨意排放分類。特別是在當(dāng)前大數(shù)據(jù)、高智能的時(shí)代背景下，文件資料的高效利用成為工作中高效運(yùn)轉(zhuǎn)的制勝法寶。因此，與其雜亂無(wú)章的使用資料，不如利用相關(guān)軟件進(jìn)行高效整理和快捷使用。

1.2 存放無(wú)章法

好的文件資料存放和使用的好習(xí)慣是逐漸培養(yǎng)起來(lái)的，在基于計(jì)算機(jī)智能軟件的利用基礎(chǔ)上，文件的高效、有序、合理的整理習(xí)慣十分重要，便于尋找、利于使用，能夠極大提升工作積極性。然而，在實(shí)際的企業(yè)辦公使用中，很多員工會(huì)直接將文件命名為新建文件夾或者純數(shù)字的文件夾，對(duì)于名字不以為然，隨意性太強(qiáng)，并未長(zhǎng)遠(yuǎn)的考慮到文件夾的名稱可以被搜索、被檢索到。因此，對(duì)于不同的資料類型便進(jìn)行不同文件存放，并且進(jìn)行有效的文件命才是正確的方法。

1.3 介質(zhì)存儲(chǔ)不同

當(dāng)前的資料存放介質(zhì)分為U盤、移動(dòng)硬盤、刻錄光盤、網(wǎng)上硬盤、大數(shù)據(jù)云端等多種存放渠道，一般情況下，資料所的數(shù)據(jù)盤如果出現(xiàn)任何一點(diǎn)兒錯(cuò)誤，后果不堪設(shè)想。然而，若是電腦或者整個(gè)硬盤受到一定程度的物理?yè)p壞或人為破壞，那么對(duì)于文件和資料的復(fù)原則是災(zāi)難性的，會(huì)嚴(yán)重破壞到文件資料的保密性、安全性、完整性。經(jīng)過(guò)一經(jīng)驗(yàn)的教訓(xùn)，讓很多員工在進(jìn)行文件本地磁盤的保存后，再進(jìn)行移動(dòng)硬盤、U盤、云端、網(wǎng)盤、Mac、iPad、iPhone等工具備份。

1.4 不安全性

如果人人都能打開計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)的文件和資料，那就不能夠保證企業(yè)電腦的安全性和可靠性。顯而易見(jiàn)，文件的安全性意義重大，因?yàn)樵趦?nèi)容敏感、涉密和版權(quán)的要求下，企業(yè)在進(jìn)行文件資料存放管理時(shí)，可以安心的進(jìn)行文件的存放與管理，必要時(shí)可以設(shè)置開關(guān)機(jī)密碼，開啟文檔隱身功能，甚至進(jìn)行“3合1單導(dǎo)盒”工具通用口導(dǎo)入到涉密機(jī)中，并對(duì)非密信息進(jìn)行殺毒處理后在進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸?？傊?，重要的文件要進(jìn)行保密機(jī)內(nèi)存放。

2.計(jì)算機(jī)智能軟件的使用和文件管理方法

2.1 文件創(chuàng)建

對(duì)于文件的名稱一定要深思熟慮后讓其呈現(xiàn)出規(guī)律性、識(shí)別性和便捷性等功能，比如：“時(shí)間+事件++部門+功能”的文件名字命名該文件夾或者文件資料等。同時(shí)，也可以借助相關(guān)智能文件創(chuàng)建和整理軟件，比如：DropIt v8.5.1中文版(一款文件分類整理工具，選定很多各種類型的文件拖放到DropIt的懸浮窗上，它就會(huì)按照設(shè)定的分發(fā)目標(biāo)目錄整理文件，什么類型到什么目錄，根據(jù)設(shè)置快速移動(dòng)不同類型文件到相應(yīng)文件夾)、File To Folder(創(chuàng)建子目錄軟件)v5.3.1免費(fèi)版（一款非常不錯(cuò)的文件管理輔助軟件，可以幫助輕松的整理電腦中亂糟糟的文件和文件夾，這款軟件會(huì)自動(dòng)為目錄中的每個(gè)文件創(chuàng)建一個(gè)文件夾，并將它們移動(dòng)到新的目標(biāo)路徑）等軟件，在使用上述軟件進(jìn)行文件夾創(chuàng)建或者文件下載時(shí)，切記不可情急之下直接將文件存放桌面或者子目錄下，顯得毫無(wú)規(guī)律可言，不便于文件搜索和資料使用，以上兩款常見(jiàn)的文件夾軟件均可以實(shí)現(xiàn)高效的文件創(chuàng)建功能。

2.2 目錄分類

目前來(lái)說(shuō)有幾個(gè)目錄分類使用起來(lái)比較高效的軟件：XYplorer(文件管理)v19.6中文版，是類似于“資源管理器”的Windows文件系統(tǒng)管理工具，具有強(qiáng)大的文件搜索、通用預(yù)覽及可高度自定義的界面等特點(diǎn)，以及一系列用于自動(dòng)進(jìn)行周期性任務(wù)的獨(dú)特功能，可以通過(guò)雙面板、多標(biāo)簽?zāi)Ｊ絹?lái)高效地瀏覽文件，每個(gè)面板都能開啟多個(gè)文件夾標(biāo)簽，更方便的完成瀏覽、查看、復(fù)制、刪除等操作，通過(guò)拖動(dòng)可復(fù)制、移動(dòng)、隱藏、鎖定、重命名文件，也可以按需調(diào)整應(yīng)用程序的外觀和行為，包括字體、顏色、自定義工具欄按鈕、文件圖標(biāo)和程序關(guān)聯(lián)等；Hddb Pro(文件管理工具)中文版，是一款本地資源管理器，Hddb Pro通過(guò)雙面板、多標(biāo)簽?zāi)Ｊ絹?lái)高效地瀏覽文件，每個(gè)面板都能開啟多個(gè)文件夾標(biāo)簽，更方便的完成瀏覽、查看、復(fù)制、刪除等操作，比如要搜索特定文件夾下的，可以在資源管理器列出的文件夾上右擊，然后在右鍵菜單里選擇“Search here by Hddb”。如果想要搜索的文件夾在資源管理器里處于打開狀態(tài)，在管理器文件列表的空白處右擊。如果文件夾名包含空格，可以用引號(hào)將其包住，或者在文件夾路徑最后加上斜杠，如c：program files*.txt。

3 利用軟件的文件存儲(chǔ)方法

3.1 企業(yè)存儲(chǔ)方式

企業(yè)中的文件和資料等通常是進(jìn)行專用備份的，或者使用WINDOWS系統(tǒng)進(jìn)行保存。一般情況下是使用個(gè)人的用戶賬號(hào)，在磁盤上進(jìn)行共享文件，將個(gè)人賬號(hào)與文件進(jìn)行綁定，最后對(duì)文件進(jìn)行配置限定，以免數(shù)據(jù)的過(guò)大導(dǎo)致用戶無(wú)法使用，比如，使用Beyond Compare官方版v4.2.8（可以高效對(duì)比整個(gè)驅(qū)動(dòng)器和文件夾，檢查大小和修改時(shí)間；或者逐字節(jié)完整驗(yàn)證每個(gè)文件；無(wú)縫集成了FTP站點(diǎn)、云存儲(chǔ)和壓縮文件，強(qiáng)大的過(guò)濾功能允許只看自己感興趣的），主要原理是通過(guò)特殊設(shè)計(jì)對(duì)文件實(shí)行存儲(chǔ)和備份的系統(tǒng)服務(wù)器，在性價(jià)上也相對(duì)合理，安全系數(shù)高，適合企業(yè)使用。

3.2 個(gè)人存儲(chǔ)方式

個(gè)人化的存儲(chǔ)方式相對(duì)來(lái)說(shuō)比較多樣化、個(gè)性化，畢竟年輕人使用起來(lái)便捷性最為重要，體驗(yàn)感必須要符合隨時(shí)隨地、隨時(shí)隨刻的高標(biāo)準(zhǔn)要求，無(wú)論多大的文件和資料均可以上傳，因此，個(gè)人存儲(chǔ)方式多數(shù)選擇使用移動(dòng)介質(zhì)的快速保存，增加文件的整體安全性為主要存儲(chǔ)措施。同時(shí)，要注冊(cè)多個(gè)網(wǎng)絡(luò)硬盤，比如：騰訊微云、百度網(wǎng)盤、115網(wǎng)盤、360云盤、華為網(wǎng)盤、新浪微盤等網(wǎng)盤等云端存儲(chǔ)軟件，無(wú)論是何種形式上的文件存儲(chǔ)和備份，都需要在電腦的系統(tǒng)硬盤上進(jìn)行合理調(diào)整后，在移動(dòng)云端進(jìn)行有線或者無(wú)線的的數(shù)據(jù)上傳。

4 結(jié)束語(yǔ)

計(jì)算機(jī)軟件能否合理高效的使用是文件資料的數(shù)據(jù)與信息能否精準(zhǔn)整合與分析的成敗，對(duì)局域網(wǎng)中的計(jì)算機(jī)進(jìn)行集中管理，讓使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常事務(wù)的企業(yè)在數(shù)據(jù)的安全與績(jī)效的考核上能夠有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋Ｃ苄院蜆?biāo)準(zhǔn)的評(píng)判性。作為新時(shí)代的科技產(chǎn)物，因?yàn)闂l件和設(shè)施的不足讓其在創(chuàng)新和發(fā)展途中受到各種因素的干擾和困惑，但只要將其自身所具備的優(yōu)點(diǎn)和特性充分的展現(xiàn)出來(lái)，再加上相對(duì)的合理體系制度，就會(huì)在未來(lái)的發(fā)展中無(wú)可限量。