肖吉躍

（云南磷化集團(tuán)?？诹讟I(yè)有限公司，云南 昆明 650113）

1 背景

對庫存的統(tǒng)計分析，淘汰物資占用總庫存資金的4%～5%，待確定物資占用總庫存資金的6%～7%，通用物資占用庫存總資金的30%～35%，通用物資分類不清晰，采購周期短的庫存量儲備不合理，專用備件占用庫存總資金的60%～70%。

備件管理是設(shè)備管理工作中重要的一項(xiàng)工作之一，需要各涉及的部門相互統(tǒng)一協(xié)調(diào)。而現(xiàn)狀是使用部門、采購部門、倉儲部門、管理部門各自為政，部門間缺少相互協(xié)作。倉庫物資存放混亂，帳、物、卡不一致，不合格品的管理缺失。

一般情況下，化工設(shè)備的備件、零件是指設(shè)備說明書中已經(jīng)明確標(biāo)注的容易損傷、破壞的各種配套使用備件，主要包括用于承重而自身相對薄弱的零件、需要外協(xié)加工或生產(chǎn)周期較長的零件、在高溫高壓環(huán)境中易腐蝕性的零件以及容易變形和產(chǎn)生疲勞的零部件等。這些設(shè)備的管理具有很高時效性，因此在備件和零件的管理中，不能影響到設(shè)備的平穩(wěn)運(yùn)行，同時也不能由于備件、零件等儲備數(shù)量超標(biāo)而導(dǎo)致資金的擠壓，影響資金流動。對于一些易損易耗件應(yīng)提前做好一定數(shù)量的儲備；而對于那些故障率較高的備件、零件則要進(jìn)行分析，進(jìn)行改進(jìn)。

在進(jìn)行備件、零件儲備管理過程中，要充分考慮到設(shè)備長期安全穩(wěn)定運(yùn)行的條件，對備件、零件的儲備進(jìn)行動態(tài)管理同時要節(jié)約流動資金。在加強(qiáng)內(nèi)部管理的同時，如期與供應(yīng)商開展結(jié)算工作，調(diào)動起設(shè)備供應(yīng)商提供貨源的積極性，督促其生產(chǎn)出高質(zhì)量的產(chǎn)品，并提醒其為企業(yè)預(yù)留一定數(shù)量的標(biāo)準(zhǔn)儲備件。

2 備件管理存在的問題

1）備件計劃的申報階段。使用部門作為計劃申報的主體缺乏數(shù)據(jù)依據(jù)，科學(xué)合理性差，比如說，設(shè)備備件的使用壽命、開始運(yùn)行的時間、在用的數(shù)量（同型號）、庫存量、采購周期等缺乏動態(tài)的系統(tǒng)性的管控。

2）備件計劃審核階段。公司新的SAP系統(tǒng)，流程設(shè)計涉及部門多，部門間數(shù)據(jù)不共享，備件采購執(zhí)行情況反饋時效性不完善，庫存系統(tǒng)賬、物、卡準(zhǔn)確性不夠，造成使用部門查詢SAP庫存為“0”而重復(fù)申報備件計劃，造成重復(fù)采購。

3）采購管控階段。采購執(zhí)行周期長，采購部執(zhí)行采購?fù)瓿汕闆r缺少動態(tài)管控手段，執(zhí)行采購的結(jié)果沒有反饋到計劃申報、審核部門，造成計劃的科學(xué)性不夠，需要時無備件；部分供應(yīng)商存在未告知業(yè)主就隨意更新改造設(shè)備備件尺寸，造成同型號設(shè)備備件通用性不夠。

4）庫存管理。采購物資到貨入庫不及時，賬、物、卡數(shù)據(jù)不一致，同一件物資有幾個物料名稱，物資存放“5S管理”不足，執(zhí)行計劃部門掌握的信息不夠。

5）易損易耗通用件雖然實(shí)行定額管理，但制定的儲備定額數(shù)量的合理性不充分。

6）專用備件的管理無全生命周期管理的思考，設(shè)備管理好壞的評價是靠長期連續(xù)的數(shù)據(jù)記錄并通過統(tǒng)計分析來完成的，沒有數(shù)據(jù)的分析得來的結(jié)果是沒有可性度的?，F(xiàn)在我們?nèi)狈Φ木褪窃O(shè)備維修的數(shù)據(jù)記錄。

7）涉及備件采購的各個環(huán)節(jié)缺少動態(tài)管理。

3 問題分析與改進(jìn)

1）備件計劃的申報管理。作為使用部門的技術(shù)員，應(yīng)掌握備件的壽命周期；記錄設(shè)備運(yùn)行、維修的數(shù)據(jù)；采購的執(zhí)行情況、備件庫存數(shù)量；部門設(shè)備主管或部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對本部門設(shè)備總體管控。

影響計劃合理性因素如圖1。

圖1 影響計劃合理性的因素

優(yōu)化改進(jìn)：

使用部門根據(jù)存在的問題，并結(jié)合實(shí)際的工作情況，建立動態(tài)設(shè)備管理維修記錄表，由專業(yè)人員制定，由管理技術(shù)員填寫，按照裝置部門統(tǒng)計上報管理部門審核，通過對記錄的分析逐步完善備件壽命的準(zhǔn)確性、計劃的科學(xué)性、合理性。統(tǒng)計分析的目的是發(fā)現(xiàn)故障率高的設(shè)備，提出問題，尋求解決措施加以改進(jìn)。

表1 設(shè)備檢修記錄表

如表1，設(shè)備檢修記錄，目前任何系統(tǒng)都需要人工輸入數(shù)據(jù)，沒有輸入，就不能形成連續(xù)動態(tài)的數(shù)據(jù)，沒有一定量的數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，結(jié)果的真實(shí)性就不具代表性。

2）計劃的審核。雖然流程上有設(shè)定各審核環(huán)節(jié)把關(guān)，由于各環(huán)節(jié)缺少數(shù)據(jù)依據(jù)作為支撐，更多的是同意使用部門的審核意見，往往是流于形式。重復(fù)申報計劃，重復(fù)采購物資，物資庫齡長，造成資金擠壓。

影響審核的因素如圖2。

圖2 影響計劃審核的因素

各級人員審核不能憑感覺、經(jīng)驗(yàn)，必須依靠各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計記錄，審核時需要查詢數(shù)據(jù)記錄，如上月計劃采購執(zhí)行完成情況，本月有無重復(fù)申報，綜合評判，這樣才能確保計劃的科學(xué)性、合理性。

3）采購環(huán)節(jié)。目前，公司除了SAP系統(tǒng)線上的流程外，還存在線下審批的流程，存在流程審批周期長、采購周期長、執(zhí)行采購無反饋的主要問題。

采購部是物資采購的執(zhí)行部門，只有通過批準(zhǔn)的物資計劃，采購部才能執(zhí)行采購（圖3）。所以備件計劃的前兩級的科學(xué)性、合理性將直接影響物資的庫存。但后者如果執(zhí)行的有效性和時效性差又會影響到生產(chǎn)需求。物資采購需確保采購的物資性價比高、合格、優(yōu)質(zhì)、合理的供貨周期。這些都需要在采購環(huán)節(jié)加以控制。

圖3 采購環(huán)節(jié)流程

采購應(yīng)與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長期合作機(jī)制，本著互惠共利的原則，逐步提高服務(wù)質(zhì)量、產(chǎn)品質(zhì)量。

4）倉庫管理（圖4）。隨著公司不斷的發(fā)展，設(shè)備設(shè)施產(chǎn)能提升的改造，導(dǎo)致了部分設(shè)備、備件不能再使用，造成資金占用。賬物卡不一致，SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，造成申報計劃數(shù)據(jù)來源不準(zhǔn)確。

圖4 他庫管理流程

①入庫管理。物料進(jìn)入倉庫時，管理員必須憑送貨單、檢驗(yàn)合格單辦理入庫手續(xù)，杜絕只見發(fā)票不見實(shí)物或邊辦理入庫邊辦理出庫的現(xiàn)象；管理員必須查點(diǎn)物資的數(shù)量、規(guī)格型號、合格證件等項(xiàng)目，不齊全的不得辦理入庫手續(xù)。

②帳、物、卡管理。針對在用備件、待確認(rèn)備件、淘汰備件要用不同顏色的標(biāo)簽標(biāo)識加以區(qū)分，做到帳、物、卡一致，實(shí)物的管理按照“5S”管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

③出庫管理。按照公司管理制度執(zhí)行，使用部門提出預(yù)留單申請，倉庫管理員根據(jù)預(yù)留單下發(fā)出庫單，安排配送物資到使用部門簽收。

④不合格品管理。出庫物資出現(xiàn)質(zhì)量不合格的，使用部門進(jìn)行退庫管理，退庫后進(jìn)入不合格品區(qū)標(biāo)識不合格品，使用部門反饋給采購部門進(jìn)行處理。