摘要：社會(huì)主義新時(shí)期已經(jīng)到來(lái)，各事業(yè)單位在此形勢(shì)下均面臨改革挑戰(zhàn)。檔案管理是事業(yè)單位管理工作中非常重要的一部分，不僅是人才信息的重要承載和源泉，還是記錄工作、項(xiàng)目等各種信息的一種重要途徑。信息時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的檔案管理中的各種問(wèn)題也逐漸凸顯，如何充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來(lái)提高檔案管理效率成為我們共同探究的課題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

一、引言

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及人們認(rèn)知水平的提高，我國(guó)在事業(yè)單位的檔案工作上已經(jīng)取得了一定程度上的進(jìn)步，工作效率得到提升。但同西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)程度是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，仍需采取一些對(duì)策促進(jìn)檔案管理工作更上一個(gè)臺(tái)階。

二、實(shí)施事業(yè)單位檔案管理的意義

實(shí)施事業(yè)單位檔案管理的意義主要涉及以下方面具體內(nèi)容：信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為事業(yè)單位各項(xiàng)工作帶來(lái)了新的機(jī)遇，檔案管理工作同樣如此。事業(yè)單位中，負(fù)責(zé)檔案管理的人員應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，將信息技術(shù)充分應(yīng)用于工作，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)推進(jìn)檔案管理工作的形勢(shì)創(chuàng)新和效率提升。事業(yè)單位的檔案管理中，人力資源檔案管理是其中重要內(nèi)容。若將現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，則單位內(nèi)部將更好、更快地分析所有在職人員的資歷、學(xué)歷及特點(diǎn)，進(jìn)而有效匯總事業(yè)單位內(nèi)部人員檔案，更好地實(shí)現(xiàn)人事任免考核或者晉升，也可以科學(xué)解決員工的調(diào)動(dòng)、福利以及工資的調(diào)整等問(wèn)題。因此，事業(yè)單位檔案管理至關(guān)重要，提升檔案管理工作效率也具有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。不僅如此，傳統(tǒng)檔案管理模式下，人力對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理成為主要形式，而內(nèi)容繁雜、工作量大使得人工較易出現(xiàn)差錯(cuò)。另外，查找和查詢的困難也在極大程度上降低了檔案資源利用的有效性?，F(xiàn)代化管理模式的實(shí)現(xiàn)，一方面可以讓使用者在最短時(shí)間內(nèi)精準(zhǔn)查找所需文檔;另一方面將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理還可以讓檔案管理和使用擺脫時(shí)間和地域束縛，在減少誤差的同時(shí)極大提升整體檔案利用效率。

三、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新措施

（一）完善人事檔案管理規(guī)章制度

在當(dāng)前事業(yè)單位人事制度改革背景下，為了確保人事檔案的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性、及時(shí)性、保密性，應(yīng)盡快完善好事業(yè)單位的人事檔案管理工作相關(guān)制度規(guī)程。一是建立長(zhǎng)期有效的檔案管理工作激勵(lì)機(jī)制，有效地調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，相互監(jiān)督，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性;二是建立人事檔案的收集、整理、保管、查閱等工作流程規(guī)范制度，使檔案工作有章可循，確保人事檔案的規(guī)范性、及時(shí)性;三是結(jié)合新形勢(shì)以及我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)制訂出檔案室一系列的制度，比如檔案保密制度、檔案交接與移交制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案鑒定與銷毀制度、檔案室設(shè)備維修制度、檔案室安全與消防制度等，嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，從而提高該工作的法制化程度，保證有法可依，確保人事檔案的保密性、安全性。

（二）提高信息化建設(shè)的針對(duì)性

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，必須要將檔案管理的實(shí)用性考慮進(jìn)去，為其提供充足的人力、物力、財(cái)力，強(qiáng)化檔案管理信息化網(wǎng)站的實(shí)用性。另外，事業(yè)單位的檔案信息管理網(wǎng)站為相關(guān)人員提供所需檔案管理工作，并且以網(wǎng)頁(yè)的形式建立，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)上查找和信息化的使用，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要加強(qiáng)網(wǎng)頁(yè)式的服務(wù)建設(shè)，這對(duì)于信息資源的傳遞更加便捷，也更加適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流。與此同時(shí)，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，還需要顧及檔案與軟件的兼容性，使其更高效地保存下來(lái)。

（三）提升檔案管理信息化水平

新的發(fā)展形勢(shì)下，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)愈發(fā)普及，且滲透于各行各業(yè)發(fā)展過(guò)程之中，任何單位、任何個(gè)人在社會(huì)性大團(tuán)體中都無(wú)法擺脫信息技術(shù)獨(dú)立完成工作，事業(yè)單位檔案管理僅靠人力已完全無(wú)法滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求，錯(cuò)誤率高、工作繁重、質(zhì)量低下、效率不足等問(wèn)題愈發(fā)突出，必須提升自身管理的信息化水平。在檔案管理工作中投入充足的財(cái)力、物力、人力，建立針對(duì)性檔案管理系統(tǒng)，由傳統(tǒng)的人力收集、歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊斎?，這樣既可提升人員管理檔案的效率，又能提升檔案搜索的有效性，同時(shí)還能避免紙質(zhì)檔案因過(guò)多翻頁(yè)導(dǎo)致的損壞現(xiàn)象。信息化檔案管理的實(shí)現(xiàn)將極大提升資源利用頻率，減少資源浪費(fèi)，更好地發(fā)揮檔案管理現(xiàn)實(shí)意義。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要條件就是現(xiàn)代化信息設(shè)備的置辦，事業(yè)單位要以自身發(fā)展實(shí)際需求為基礎(chǔ)進(jìn)行廣泛調(diào)研，綜合考慮各部門檔案管理需求，在預(yù)算合理的前提下引進(jìn)先進(jìn)且合適的高質(zhì)量現(xiàn)代化辦公設(shè)備，為檔案管理信息化推進(jìn)提供基礎(chǔ)。

（四）轉(zhuǎn)變管理理念

要想實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展，管理部門的管理理念是關(guān)鍵和基礎(chǔ)。首先，要從事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層上充分認(rèn)識(shí)信息時(shí)代檔案管理的職能和重要性，能夠從傳統(tǒng)的管理理念中脫離出來(lái)，加大檔案管理部門的設(shè)備投入和技術(shù)投入，為檔案管理信息化建設(shè)奠定物質(zhì)和理念基礎(chǔ)。其次，作為檔案管理人員要了解《檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)，能夠意識(shí)到檔案管理的重要性，重視檔案管理工作，提升自身的專業(yè)能力和服務(wù)意識(shí)。最后，要加強(qiáng)人事檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)，定期組織職工進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，要求工作人員熱愛(ài)本職工作，肯吃苦、能鉆研、有耐心、保密意識(shí)強(qiáng)。熟練掌握檔案信息的加工、運(yùn)行、傳遞、存儲(chǔ)及多媒體使用操作，靈活使用各種安全防范軟件和技術(shù)，從而不斷提升其專業(yè)知識(shí)和管理技術(shù)。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)有利于事業(yè)單位長(zhǎng)久健康發(fā)展，在信息化建設(shè)過(guò)程中，社會(huì)各界都應(yīng)該積極響應(yīng)，不斷推進(jìn)檔案管理信息化朝著更加便捷、高效、安全的方向發(fā)展。另外，相關(guān)部門以及單位領(lǐng)導(dǎo)也要提高認(rèn)知水平，吸引高素質(zhì)的專業(yè)人才從事此類職位，將信息化建設(shè)工作落到實(shí)處。

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作者簡(jiǎn)介： 田甜，女，湖南省永州市東安縣工傷保險(xiǎn)服務(wù)中心，助理館員，研究方向：檔案管理。