王乙然

【摘要】實(shí)物檔案自被廣大檔案工作者認(rèn)同以來(lái)，已發(fā)展成為檔案的一個(gè)分支，成為檔案建設(shè)的一個(gè)重要方面。本文從我國(guó)實(shí)物檔案的實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)實(shí)物檔案管理中應(yīng)解決的主要問(wèn)題和應(yīng)采取的措施進(jìn)行分析和探討。

【關(guān)鍵詞】加強(qiáng);實(shí)物檔案;管理工作;策略

“實(shí)物檔案”主要是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，載體本身承載著較為豐富的隱性信息且具有保存價(jià)值的一類實(shí)物。與通常意義的檔案相比，實(shí)物檔案都是不同形狀的物品。

針對(duì)實(shí)物檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)采取以下策略。

一、加強(qiáng)理論研究，提高對(duì)管理的認(rèn)識(shí)

任何事業(yè)的發(fā)展都需要有一套相對(duì)完整的理論體系和研究方法。現(xiàn)今實(shí)物檔案管理混亂的一個(gè)很大原因是實(shí)物檔案理論體系和理論研究不足，沒有理論的指導(dǎo)很大程度上阻礙了實(shí)物檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。上個(gè)世紀(jì)90年代我國(guó)檔案界曾經(jīng)對(duì)實(shí)物檔案有過(guò)一定的討論，但是沒有形成一套能被大家一致認(rèn)可的實(shí)物檔案理論，也沒有形成相應(yīng)的實(shí)物檔管理的方式方法。理論來(lái)源于實(shí)踐，加強(qiáng)實(shí)物檔案理論研究，需要各個(gè)方面檔案工作者的努力。目前，實(shí)物檔案的相關(guān)管理工作得到了一定的發(fā)展，各個(gè)檔案學(xué)者和檔案館應(yīng)當(dāng)將自己在實(shí)物檔案的管理中取得的經(jīng)驗(yàn)和檔案理論相結(jié)合，對(duì)實(shí)物檔案再進(jìn)行一次大討論，由此來(lái)引發(fā)檔案學(xué)者和廣大一線檔案工作人員對(duì)實(shí)物檔案理論的關(guān)注和研究，從而進(jìn)一步形成一套實(shí)物檔案的理論體系，進(jìn)而提高人們對(duì)實(shí)物檔案的認(rèn)識(shí)和管理水平。

實(shí)物檔案是從一個(gè)側(cè)面直接反映本單位的發(fā)展軌跡，記錄本單位歷史的檔案，具有很高的利用和參考價(jià)值，對(duì)本單位來(lái)說(shuō)十分重要。要將實(shí)物檔案管理好就必須要求檔案工作者提高自己對(duì)于實(shí)物檔案的認(rèn)識(shí)，將實(shí)物檔案與文書檔案同等看待和管理。在現(xiàn)階段實(shí)物檔案管理理論和相應(yīng)規(guī)章缺乏的條件下，檔案人員對(duì)于實(shí)物檔案管理的認(rèn)識(shí)程度是決定實(shí)物檔案管理水平高低的關(guān)鍵。在我國(guó)檔案管理采取“局館合一”制度的條件下，上級(jí)單位如能夠?qū)?shí)物檔案的管理列入對(duì)下級(jí)檔案局（館）的考查范圍，一定能夠引起檔案人員對(duì)于實(shí)物檔案管理的重視。

二、規(guī)范實(shí)物檔案的管理，建章立制

完善的制度是所有管理工作的基礎(chǔ)，實(shí)物檔案也同其他類型的檔案一樣，對(duì)其管理也需要相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和管理制度。毫無(wú)疑問(wèn)，一套適合本單位的實(shí)物檔案管理制度能夠讓檔案工作人員更好地收集和保存實(shí)物檔案，提高工作效率。規(guī)范實(shí)物檔案的管理，建立適合本單位的實(shí)物檔案管理制度可以從以下幾點(diǎn)著手：

（一）實(shí)物檔案的歸檔保管不僅僅是檔案部門的事情，它還涉及本單位各個(gè)實(shí)物檔案形成部門。在目前我國(guó)還沒有對(duì)實(shí)物檔案管理出臺(tái)統(tǒng)一的、規(guī)范性文件的前提下，各個(gè)檔案部門要根據(jù)自身情況，對(duì)制定適合本單位的實(shí)物檔案管理規(guī)范和制度等情況做充分調(diào)查，還應(yīng)當(dāng)盡量多征求實(shí)物檔案形成部門的意見，統(tǒng)籌兼顧，盡量保證所制定的實(shí)物檔案管理制度適合本單位實(shí)物檔案的實(shí)際。

（二）制定切實(shí)可行的實(shí)物檔案歸檔制度。歸檔制度是實(shí)物檔案管理的重點(diǎn)，由于實(shí)物檔案的特殊性，在制定實(shí)物檔案的歸檔制度時(shí)必須明確歸檔類別和范圍。實(shí)物檔案大多為各個(gè)部門的榮譽(yù)性證書，所以在制定歸檔制度時(shí)應(yīng)注意與各部門協(xié)調(diào)確定歸檔時(shí)間，防止因歸檔時(shí)間的模糊導(dǎo)致實(shí)物檔案收集困難。

（三）明確責(zé)任與義務(wù)，將管理落到實(shí)處。實(shí)物檔案的收集整理需要檔案部門與實(shí)物檔案形成部門協(xié)調(diào)溝通，共同完成，所以在建立實(shí)物檔案管理制度時(shí)需要明確各部門的責(zé)任，對(duì)實(shí)物檔案的管理必須明確專人抓緊抓好，防止各個(gè)部門推諉扯皮。

（四）制定相應(yīng)管理行為規(guī)范，建立監(jiān)督和獎(jiǎng)懲機(jī)制。目前實(shí)物檔案收集整理等管理制度處于放任自流的狀態(tài)，相應(yīng)的管理行為規(guī)范和監(jiān)督獎(jiǎng)懲機(jī)制是確保實(shí)物檔案管理制度得到貫徹執(zhí)行的前提。

三、加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案管理工作的檢查指導(dǎo)

實(shí)物檔案不同于傳統(tǒng)的文書檔案，對(duì)實(shí)物檔案的管理有其特殊性。在當(dāng)前我國(guó)實(shí)物檔案管理水平普遍不高、各個(gè)管理環(huán)節(jié)還不規(guī)范的的情況下，檔案主管部門對(duì)實(shí)物檔案管理的檢查和指導(dǎo)必不可少。

對(duì)于實(shí)物檔案管理的檢查和指導(dǎo)應(yīng)當(dāng)與文書檔案管理的檢查和指導(dǎo)有所區(qū)別。由于實(shí)物檔案的管理沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和制度，現(xiàn)階段各個(gè)單位所執(zhí)行的實(shí)物檔案管理制度要么是本單位自行制定的，要么是上級(jí)檔案主管部門所指定的統(tǒng)一的實(shí)物檔案管理制度。作為檔案主管部門，加強(qiáng)實(shí)物檔案管理工作的檢查和指導(dǎo)重點(diǎn)在于檢查下級(jí)檔案部門的實(shí)物檔案管理制度是否落到實(shí)處，是否符合檔案部門的實(shí)際情況。

另外，由于實(shí)物檔案材料的特殊性，對(duì)實(shí)物檔案的管理往往會(huì)涉及一些檔案保護(hù)技術(shù)，檔案主管部門應(yīng)當(dāng)適時(shí)開展實(shí)物檔案管理知識(shí)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高基層單位檔案工作人員的管理水平。同時(shí)針對(duì)實(shí)際情況制定或完善實(shí)物檔案保管制度，真正讓實(shí)物檔案管理成為各個(gè)檔案部門的日常工作。

四、培養(yǎng)實(shí)物檔案管理人才，提升實(shí)物檔案管理人員素質(zhì)

任何管理都需要相應(yīng)的人才隊(duì)伍，不管實(shí)物檔案管理制度有多完善，最終對(duì)于實(shí)物檔案的管理還得落實(shí)到普通的檔案工作者身上。作為實(shí)物檔案管理制度的執(zhí)行者和實(shí)物檔案的直接管理者，檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平直接決定了實(shí)物檔案的保管水平。

（一）增加實(shí)物檔案管理相關(guān)課程。作為檔案人才輸送地的各大高校和檔案專業(yè)學(xué)校應(yīng)當(dāng)在課程之中加入實(shí)物檔案管理的相關(guān)課程，在實(shí)踐中適當(dāng)添加實(shí)物檔案管理的內(nèi)容，培養(yǎng)學(xué)生的實(shí)物檔案保管意識(shí)。

（二）強(qiáng)化管理意識(shí)，提升理論水平。作為實(shí)物檔案管理制度的制定者和下級(jí)檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)者，檔案主管部門的實(shí)物檔案主管人員要強(qiáng)化自己對(duì)實(shí)物檔案的管理意識(shí)，熟悉與實(shí)物檔案有關(guān)的理論，關(guān)注實(shí)物檔案的最新進(jìn)展，多借鑒其他地區(qū)實(shí)物檔案管理經(jīng)驗(yàn)，提升自己的理論水平，加強(qiáng)對(duì)所屬下級(jí)檔案單位的培訓(xùn)和指導(dǎo)，建立起實(shí)物檔案管理的人才儲(chǔ)備。

（三）提高保護(hù)意識(shí)，執(zhí)行管理制度。作為實(shí)物檔案的直接管理者，各檔案館（室）的檔案管理者要提高自己對(duì)實(shí)物檔案的保護(hù)意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行實(shí)物檔案管理制度，對(duì)實(shí)物檔案與其他檔案同等看待。同時(shí)，要通過(guò)組織學(xué)習(xí)等方式提升自己的業(yè)務(wù)水平，在相關(guān)理論知識(shí)缺乏的情況下將本單位對(duì)其他類型檔案的管理經(jīng)驗(yàn)與對(duì)實(shí)物檔案的管理相結(jié)合，積極探索適合本單位的實(shí)物檔案管理模式。

五、創(chuàng)新方式，加強(qiáng)實(shí)物檔案資源的開發(fā)利用

目前我國(guó)大部分檔案部門對(duì)實(shí)物檔案的利用明顯不足，僅有的利用模式也比較單一。為了有效利用實(shí)物檔案，開發(fā)實(shí)物檔案的價(jià)值，有些措施必不可少。

（一）要全面分析所藏實(shí)物檔案的價(jià)值，擬定好館藏實(shí)物的開發(fā)利用方案，對(duì)實(shí)物檔案價(jià)值的開發(fā)方式、利用程序等做好規(guī)定。由于實(shí)物檔案往往體積較大，材料也較復(fù)雜，所以對(duì)于實(shí)物檔案的開發(fā)利用應(yīng)當(dāng)注意各方面的問(wèn)題。一個(gè)實(shí)物檔案開發(fā)計(jì)劃對(duì)于實(shí)物檔案的開發(fā)利用能起到一個(gè)行為準(zhǔn)則的作用，避免沒有規(guī)劃的利用對(duì)實(shí)物檔案造成損害。

（二）要將實(shí)物檔案的開發(fā)利用與對(duì)其他類型檔案的價(jià)值開發(fā)結(jié)合起來(lái)。在目前我國(guó)檔案部門的工作中心為文書檔案管理的前提下，任何單獨(dú)的實(shí)物檔案資源的開發(fā)利用在利用者面前都缺乏必要的說(shuō)服力和可信度。在具體的操作上可以采取將實(shí)物檔案與對(duì)應(yīng)的文書檔案或聲像檔案制成專題共同開發(fā)、對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行展覽時(shí)輔以能對(duì)該實(shí)物檔案進(jìn)行佐證的文書檔案等方式，這樣不僅可以增強(qiáng)實(shí)物檔案的說(shuō)服力，同時(shí)也在一定程度上實(shí)現(xiàn)了對(duì)其他檔案的利用。

（三）要?jiǎng)?chuàng)新實(shí)物檔案的利用方式。作為新時(shí)期的檔案館（室），在實(shí)物檔案利用方面需要積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，主動(dòng)為單位和社會(huì)提供實(shí)物檔案查找利用服務(wù)。檔案館應(yīng)當(dāng)不定期開放陳列室，供大家參觀，除傳統(tǒng)的實(shí)物檔案展覽方式外，也可針對(duì)本單位情況對(duì)一些檔案價(jià)值和社會(huì)關(guān)注度比較高的實(shí)物檔案進(jìn)行復(fù)制后加以宣傳或出售。檔案部門在提供傳統(tǒng)利用的同時(shí)，要充分利用數(shù)字技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案的網(wǎng)上利用。

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