李燁

【摘要】社保檔案在我國(guó)所有檔案種類中，屬于最為重要的那一類。因此對(duì)其進(jìn)行管理和分類非常重要，我們必須積極落實(shí)社保檔案的管理任務(wù)，優(yōu)化對(duì)其的管理措施。因此本文針對(duì)現(xiàn)階段社保檔案管理的現(xiàn)狀，對(duì)其進(jìn)行合理分析，并且根據(jù)筆者自身的管理經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)現(xiàn)狀中的不足提出解決措施，希望對(duì)行業(yè)發(fā)展提供一點(diǎn)幫助。

【關(guān)鍵詞】社保檔案;管理;保障

社保檔案是一項(xiàng)有重要的資料，能夠有效地對(duì)個(gè)人、單位的資料進(jìn)行進(jìn)行封存，可以一直保存下來(lái)已備查驗(yàn)。當(dāng)前，對(duì)于我國(guó)的社保工作來(lái)說(shuō)，已經(jīng)能夠得到基本實(shí)施，滲透到社會(huì)的不同行業(yè)和人群。積極做好社保的管理工作及其他附屬任務(wù)，能夠更好地實(shí)現(xiàn)社會(huì)保障體系的發(fā)展與建設(shè)，檔案的留存對(duì)于公眾來(lái)說(shuō)非常有必要。因此，應(yīng)針對(duì)檔案管理工作方面的問(wèn)題盡快制定整改辦法，使得這項(xiàng)事業(yè)能夠更好地進(jìn)行下去。

一、社保檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）社會(huì)保障部門的工作負(fù)擔(dān)較重

服務(wù)類的工作群體去新公司報(bào)到時(shí)只會(huì)攜帶社保卡而將重要的紙質(zhì)文件留在了上一家企業(yè)，這些資料沒(méi)有跟著人員流動(dòng)和變遷而跟隨變動(dòng)。而在我國(guó)只有到了65歲時(shí)，才能夠真正讓社保生效，即在公民失去勞動(dòng)能力時(shí)。但是社保檔案生成到最終領(lǐng)取社保的這段時(shí)間周期較長(zhǎng)，由于這類服務(wù)類的工作人群不具備高文化素質(zhì)，所以對(duì)社保檔案的保管缺乏合理的認(rèn)知，并且未將資料帶在身邊，就很容易出現(xiàn)遺失的問(wèn)題，等到65歲需要領(lǐng)取社保資金時(shí)候，又拿不出相關(guān)的材料，因此給社保部門增添了許多工作任務(wù)，讓負(fù)擔(dān)進(jìn)一步加大。不僅如此，因?yàn)樵S多檔案的保管期限到了之后需要與被保管人取得聯(lián)系，但是如果聯(lián)系不上，管理部門需要對(duì)被保管人的利益進(jìn)行保護(hù)，遂無(wú)法主動(dòng)銷毀社保檔案資料，所以長(zhǎng)年累月的資料堆積，讓管理部門的工作任務(wù)不斷加大。

（二）社保檔案的完整性很難得到保障

如今，在為服務(wù)類的工作人群管理社會(huì)保障文件方面存在許多的問(wèn)題。今天的管理模式并不是特別有效。由于此類人員的高度機(jī)動(dòng)性，工作更替頻繁，所以他們?cè)谌魏喂ぷ鲌?chǎng)所和環(huán)境都可能留存社會(huì)保障文件的原始數(shù)據(jù)。根據(jù)書面證明材料來(lái)說(shuō)，只有根憑證才高度可靠的。并且由于這類人員的工作靈活性過(guò)高，其社會(huì)保障文件資料將會(huì)分散留存，所以很大情況下容易造成資料的遺失和損壞。不僅如此，不僅僅是社會(huì)保障文件資料，包括其他原始文檔資料都很容易丟失。所以一旦不能保證社會(huì)保障檔案資料的完整性，社保檔案資料就無(wú)法起到應(yīng)有的作用。

（三）社保檔案的安全得不到有效的保障

在中國(guó)的社保體系中，需要嚴(yán)格依賴社保檔案資料，因?yàn)槠渲杏涗浟酥匾墓ぷ鹘?jīng)歷及其他的個(gè)人或單位信息，并且這也是參加社保人群后期獲得保障的原始證明。因此，檔案文件的內(nèi)容不能隨意更改，必須要保證真實(shí)有效。但是，由于當(dāng)前社會(huì)保障的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)開發(fā)不完全，所以存在許多不足之處，并且全國(guó)尚未形成一個(gè)相對(duì)完整的共通數(shù)據(jù)庫(kù)，各種軟硬件設(shè)施都有一些問(wèn)題。因此，各種類型的社會(huì)保障檔案文件都容易受到各種問(wèn)題的干擾。

二、提高我國(guó)社保檔案管理水平的對(duì)策

（一）完善管理標(biāo)準(zhǔn)

盡管中國(guó)社保檔案管理中已經(jīng)制定了一些行業(yè)管理措施和要求，但這些措施與要求并沒(méi)有得到完全統(tǒng)一且無(wú)法可依。為了能夠有效的管理社保檔案，我們必須讓管理措施和要求進(jìn)行調(diào)整?，F(xiàn)階段，中國(guó)就制定了一些社會(huì)保障檔案管理基本法律法規(guī)，我國(guó)公民的社會(huì)權(quán)益已逐步得到保障，許多地方也已經(jīng)頒布了相關(guān)規(guī)定。為了能夠使檔案管理更加規(guī)范，能夠有法可依，我國(guó)需要整合這些不同的規(guī)定從而達(dá)成一致，并制定出完整的檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，以保證以法律來(lái)維護(hù)我國(guó)的社保檔案管理制度。如可將社保檔案保管期限劃分我永久、定期兩種，其中定期保管期限包括10年、30年、50年、100年等，具體保管期限可以依據(jù)《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》執(zhí)行。社保檔案定期保管期限為最低保管期限。社保機(jī)構(gòu)依法為參保單位、個(gè)人提供檔案查詢服務(wù)。社保機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)已到期社保檔案進(jìn)行鑒定，并提出處理意見(jiàn)，如發(fā)現(xiàn)檔案保管期限過(guò)短要繼續(xù)保存的，應(yīng)重新劃定保管期限。社保機(jī)構(gòu)對(duì)經(jīng)鑒定可銷毀的檔案需報(bào)同級(jí)人力資源社會(huì)保障行政部門備案，經(jīng)批準(zhǔn)后銷毀。

（二）完善管理體系

在建立了統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，還需要進(jìn)一步對(duì)管理體系進(jìn)行完善。目前我國(guó)的社會(huì)保障檔案比較分散，需要整合起來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一管理，并加強(qiáng)對(duì)不同類型保險(xiǎn)的管理，從而避免了因工作交叉而造成部門之間的重復(fù)性錯(cuò)誤，逐漸達(dá)到資源上的共享，并使用先進(jìn)的信息技術(shù)在全國(guó)范圍內(nèi)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)。社保檔案管理在社會(huì)保障行業(yè)中占有重要地位，加強(qiáng)社會(huì)保障檔案管理，在很大程度上可以推進(jìn)國(guó)家安全政策的完善，推進(jìn)中國(guó)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展。如按照規(guī)定凡涉及歸檔范圍的社保檔案全部歸檔，并對(duì)重要險(xiǎn)種資料加強(qiáng)收集歸檔。同時(shí)夯實(shí)檔案資源建設(shè)基礎(chǔ)工作，創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案庫(kù)房、閱覽室、管理配套設(shè)施。

（三）加強(qiáng)社會(huì)各界的檔案意識(shí)。

由于社保檔案的管理未被重視，所以很容易被人們所遺忘。但是，在完善社會(huì)保障體系時(shí)，社保檔案在這其中起到的作用不容小覷。所以要加強(qiáng)檔案管理工作，因此首先必須從觀念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變。要借助多種宣傳工具和新媒體手段進(jìn)行宣傳，促使民眾認(rèn)識(shí)到社保檔案管理的重要性，讓不同群體都認(rèn)識(shí)到管理檔案資料的重要性。不僅如此，還要對(duì)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)開展教育培訓(xùn)，改善其對(duì)待檔案工作的傳統(tǒng)態(tài)度，方便檔案工作的順利推進(jìn)。對(duì)于社保管理人員來(lái)說(shuō)，需要加強(qiáng)對(duì)于他們的培訓(xùn)，提高檔案管理質(zhì)量，并將檔案工作納入工作計(jì)劃，才能更好地開展工作。

三、結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，社保檔案的管理與中國(guó)社會(huì)保障體系的全面發(fā)展有關(guān)，社保檔案管理制度的改善可以為讓社會(huì)進(jìn)一步發(fā)展。鑒于中國(guó)社會(huì)保障檔案管理的局限性以及員工對(duì)檔案意識(shí)的缺乏，我們必須積極開展社會(huì)保障管理研究，制定標(biāo)準(zhǔn)，健全管理，提高社會(huì)各界的檔案意識(shí)，只有這樣，我們才能讓社保管理工作的明天變得更加美好。

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