文/戴 法 楊圓圓

利用是檔案管理的最終目的，僵化繼承國外傳統(tǒng)檔案管理，束縛了檔案價(jià)值的發(fā)揮，尤其在世界經(jīng)濟(jì)全球化、社會信息化、文化多樣化的大發(fā)展大調(diào)整時(shí)期，對檔案的利用需求尤為凸顯。檔案利用供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革，就是要全面了解產(chǎn)生邏輯和使用需求，通過提升專業(yè)知識改變服務(wù)意識、建立與需求匹配的服務(wù)機(jī)構(gòu)，主動推送檔案編研成果，滿足用戶需求，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值

我國檔案管理的理論和方法，大多是繼承了蘇聯(lián)上世紀(jì)五十年代基于手工時(shí)代的檔案管理理論和方法。盡管采取了在當(dāng)時(shí)先進(jìn)的“編研”方法，以激活檔案價(jià)值，然而在信息技術(shù)飛速發(fā)展、智能技術(shù)廣泛引用的當(dāng)前，檔案工作僅以檔案為惟一核心，很難發(fā)揮檔案的價(jià)值，國家檔案局在2018年3月份解讀政府工作報(bào)告時(shí)明確指出“在檔案利用中，檔案管理部門是供給側(cè)，只要認(rèn)真研究思考，檔案工作供給側(cè)改革大有文章可做”。這就為我們檔案管理價(jià)值突破提出了革命性的指導(dǎo)方針，我們可以看出檔案管理的核心是二元核心，一個(gè)核心是檔案本身，另一個(gè)則是利用者。供給側(cè)架構(gòu)性改革，就是指從提高供給質(zhì)量出發(fā)，用改革的辦法推進(jìn)結(jié)構(gòu)性調(diào)整，矯正要素配置扭曲，擴(kuò)大有效供給，提高供給結(jié)構(gòu)對需求變化的適應(yīng)性和靈活性，從用戶的需求出發(fā)，提高生產(chǎn)要素生產(chǎn)率，以更好滿足廣大人民群眾的需要來實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

一、檔案需求側(cè)和供給側(cè)的矛盾

在目前文檔管理的供給側(cè)方面，文檔管理在理論上是先進(jìn)的，有的公司使用了文件配置（即文件的自動批分和分發(fā)），但這只是以件為單位的主動提供服務(wù)。而在需求側(cè)，這種以件為單位的供給，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足管理和技術(shù)人員的需求，用戶需要更系統(tǒng)、更專業(yè)、更完整的產(chǎn)品，用于管理和生產(chǎn)；檔案管理者在成果文件檔案利用方面，還固守著上世紀(jì)50年代的按照某一分類原則的組卷，編研也是把組卷檔案的再次固定組合。檔案管理者被動地提供實(shí)體檔案的查閱利用，讓需求方感受到我們稱之為“硬管理、冷服務(wù)”的服務(wù)方式。這些不以人本思想為指導(dǎo)，沒有從供給側(cè)方改變服務(wù)方式，不僅使用戶不滿意，而且不愿意把檔案及時(shí)移交到檔案管理部門管理。在需求側(cè)，不同的用戶有不同需求。例如：在同一個(gè)核電站，設(shè)備管理人員需要以設(shè)備為單位，查找到完整的設(shè)備檔案，以實(shí)施維護(hù)、保養(yǎng)、預(yù)防性維修以及技術(shù)改造等；運(yùn)行人員則需要從以系統(tǒng)為單位查找到完整的系統(tǒng)檔案，研究這一設(shè)備在系統(tǒng)中的位置、功能、邏輯關(guān)系等；對于人力資源管理來說，就需要檢索到采購、維修、運(yùn)行這一設(shè)備的人需要學(xué)習(xí)哪些知識和技能，哪些人可以采購、維修和運(yùn)行這些設(shè)備。

《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2017）把項(xiàng)目檔案根據(jù)檔案所屬領(lǐng)域分為黨群行政、經(jīng)營管理、工程設(shè)計(jì)、基本建設(shè)等12大類；在開發(fā)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，因受到工程技術(shù)專業(yè)的限制只是從形式上把紙質(zhì)的流程改為電子流程，展示形式上與以上法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)保持了一致，用法規(guī)分類體系構(gòu)建檔案系統(tǒng)展示、利用目錄結(jié)構(gòu)。檔案管理人員沒有站在利用需求者的角度，同時(shí)需要利用的業(yè)務(wù)人員對上述分類原則不盡了解，并且這種分類方式與業(yè)務(wù)人員以系統(tǒng)、設(shè)備或文件類型進(jìn)行檔案檢索、使用的習(xí)慣不一致，從而影響檔案利用效率。

從檔案管理技術(shù)看，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)”“云技術(shù)”“人工智能”技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，檔案管理從表面上也采用了信息化技術(shù)，廣泛地使用了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，似乎檔案利用不再受時(shí)間和空間的限制，可以在線查詢、遠(yuǎn)程服務(wù)。事實(shí)上，檔案供給與需求并沒有革命性的改革，只有從人和文件、供和需的對稱與平衡上開創(chuàng)思路，提升檔案服務(wù)質(zhì)量和方式，方可解決供需矛盾。

二、檔案管理供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革策略

檔案管理的供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革和經(jīng)濟(jì)改革一樣，要主動了解需求、提升產(chǎn)品質(zhì)量，選準(zhǔn)產(chǎn)品研發(fā)角度，突出供給重點(diǎn)，方可全面實(shí)現(xiàn)供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革，充分發(fā)揮好檔案價(jià)值。

1.檔案管理人員意識形態(tài)的改變是改革的源動力

文檔信息的價(jià)值隨著經(jīng)濟(jì)全球化、社會的信息化的過程，其價(jià)值越來越大，檔案管理人員只有從提高供給質(zhì)量出發(fā)，用改革的辦法推進(jìn)結(jié)構(gòu)性調(diào)整，強(qiáng)化文檔管理是“提高社會生產(chǎn)力水平，落實(shí)好以人民為中心的發(fā)展思想”，才能增強(qiáng)改革的源動力，實(shí)現(xiàn)好檔案管理的供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革。

2.深入落實(shí)“四參加”掌握業(yè)務(wù)是提供精準(zhǔn)專業(yè)服務(wù)改革的核心

檔案管理的“四參加”工作方法，給我們指出了掌握文件關(guān)系的具體方法，但我們檔案管理人員僅從形式上以旁觀者的姿態(tài)參加了相關(guān)活動，沒有把自己作為活動的參與者甚至管理者，全方位地學(xué)習(xí)該項(xiàng)目所涉及的技術(shù)、管理知識。深入地參與到項(xiàng)目活動中去，了解項(xiàng)目管理和技術(shù)實(shí)施的具體過程，進(jìn)而了解文件產(chǎn)生、使用的背景，再利用我們檔案學(xué)整理和編研，方可以整理出項(xiàng)目組成員所需要的系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整、有效的檔案產(chǎn)品來，為本項(xiàng)目后續(xù)改造和運(yùn)行維護(hù)做好文件準(zhǔn)備，為項(xiàng)目進(jìn)一步復(fù)制推廣做好了準(zhǔn)備。比如項(xiàng)目審批階段，我們只提出需要重點(diǎn)關(guān)注以下四類文件的收集和整理：即項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目“三同時(shí)”文件、可研初設(shè)報(bào)告、項(xiàng)目調(diào)整批復(fù)即可，不需要死讀歸檔范圍。由此可知，供求關(guān)系決定了供者的價(jià)值，有了價(jià)值，我們就可以挺起胸膛，強(qiáng)大我們的檔案學(xué)科，在公司管理活動中做到學(xué)科自信，檔案服務(wù)質(zhì)量自信。

3.建立與需側(cè)匹配的供給側(cè)服務(wù)機(jī)構(gòu)是改革的保障

如何對信息資源以及相關(guān)信息進(jìn)行研究，形成有針對性的產(chǎn)品，提供給決策者使用，是建立與需側(cè)匹配的供給側(cè)服務(wù)機(jī)構(gòu)的主要任務(wù)。比如要談判，信息資源管理人員不僅會在談判之前整理出合同的技術(shù)條款和精準(zhǔn)商務(wù)報(bào)價(jià)，而且讓人嘆為觀止的是他們還會把對方人員的性格、愛好、家庭情況等整理成一個(gè)完整資料提供給決策者，以便有針對性地應(yīng)對談判。同樣，在企業(yè)也可以建立精細(xì)化的服務(wù)專業(yè)組，采取矩陣式、集約化的管理方式，對現(xiàn)有的信息資源分析處理后形成產(chǎn)品提供給用戶，為企業(yè)創(chuàng)造更高效益。矩陣式的管理，也就是讓專人參與到項(xiàng)目活動中，全方位地策劃項(xiàng)目活動過程中文件運(yùn)動發(fā)展的方式和方向，最終形成系統(tǒng)完整的文件；集約化管理就是組織專人通過訪談、問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析等方式，為不同用戶定制不同的需求產(chǎn)品。

4.標(biāo)準(zhǔn)化的文件元數(shù)據(jù)可以靈活地組卷是改革突破口

檔案編研的新思想可以充分利用檔案的元數(shù)據(jù)的自由組合，形成滿足不同需求人員的檔案產(chǎn)品。

早在2006年，筆者和國內(nèi)一些專家一起討論，編制形成了《核電電子文件元數(shù)據(jù)》（EJ/T-2008），分析梳理出了超過100個(gè)元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化工作，為電子文件的管理，提供了輸入和計(jì)算的基礎(chǔ)。在這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)下，在文檔系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，從文件發(fā)展的全生命周期分析每個(gè)階段要產(chǎn)生或者要利用的元數(shù)據(jù)作為系統(tǒng)獵取項(xiàng)，作為系統(tǒng)輸出成果的基礎(chǔ)。我們在學(xué)習(xí)和了解到用戶的需求，在系統(tǒng)檢索功能時(shí)設(shè)計(jì)以任意數(shù)量元數(shù)據(jù)為關(guān)鍵字的檢索功能，這就實(shí)現(xiàn)了一個(gè)數(shù)據(jù)庫內(nèi)的多樣靈活的組卷，滿足不同用戶的不同需求，這也是供給側(cè)產(chǎn)品優(yōu)化的第一個(gè)階段。

用戶用元數(shù)據(jù)的檢索服務(wù)是了解了用戶的所需，但“產(chǎn)品”的質(zhì)量并沒有從質(zhì)上提高。為了做到了解用戶需求，提高產(chǎn)品質(zhì)量，檔案管理人員要以IT智能技術(shù)為抓手，以檔案理論為支撐，以用戶需求為源泉，開展檔案管理系統(tǒng)的智能編研工作，廣泛調(diào)研學(xué)習(xí)用戶需求的前因后果，把用戶需求的隱性需求顯性化；再通過試卷調(diào)查，訪談和數(shù)據(jù)分析等把顯性的知識標(biāo)準(zhǔn)化；最后把標(biāo)準(zhǔn)知識進(jìn)一步提煉總結(jié)，用元數(shù)據(jù)的方式把標(biāo)準(zhǔn)化的知識信息化。有了以上的“三化”的過程，就不難實(shí)現(xiàn)檔案利用的智能化了：即就是把這些知識通過IT技術(shù)智能化，使已入庫的檔案形成用戶常用的專題文件，這就達(dá)到了產(chǎn)品的“高精”了。同時(shí)在系統(tǒng)中設(shè)置通過系統(tǒng)的機(jī)械學(xué)習(xí)，把第一個(gè)階段中頻繁檢索的記錄進(jìn)一步分析，總結(jié)提煉出專題成果，也就是機(jī)器的智能學(xué)習(xí)，達(dá)到智能化效果。

5.主動、跨時(shí)空的服務(wù)是供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革服務(wù)方式的革命

工業(yè)產(chǎn)品和服務(wù)都有市場營銷，檔案管理人員也可以采取營銷來發(fā)揮提升檔案產(chǎn)品的質(zhì)量。針對我們的產(chǎn)品的特點(diǎn)，開發(fā)全新的服務(wù)方式——利用云存儲、云計(jì)算、實(shí)現(xiàn)云服務(wù)。

“云計(jì)算”搭設(shè)的“云平臺”不僅功能齊全，而且安全穩(wěn)定，確保系統(tǒng)高可用、云同步管理，實(shí)現(xiàn)文檔信息資源的集成和共享。利用“云計(jì)算”技術(shù)，通過“云端”預(yù)設(shè)推送規(guī)則，實(shí)現(xiàn)電子文件的智能推送。通過“云平臺”的“高可靠”，將重要文件進(jìn)行多種形式的電子備份，在“高可靠”的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)電子文檔的“高可用”，通過高可用的“云平臺”，用戶可以隨時(shí)隨地按需使用“云平臺”資源，使文檔服務(wù)更加高效便捷?！霸朴?jì)算”技術(shù)處處體現(xiàn)了以人為本的核心思路，讓用戶獲取資源更加快速便捷，用戶體驗(yàn)得以升華?；凇霸破脚_”和“云智能”實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量云服務(wù)，從而為用戶提供定制化的電子文檔，提升文檔利用績效。面向用戶定制化需求的信息系統(tǒng)的投用，縮短了管理流程，極大地加快了文件分發(fā)和使用效率，降低了文件誤用風(fēng)險(xiǎn)。利用“云計(jì)算”技術(shù)，打造“云服務(wù)”的戰(zhàn)略意義在于從繁雜的“云平臺”中快捷獲取所需資源，做到信息的按需分配，實(shí)現(xiàn)了打破時(shí)空限制的服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)文檔價(jià)值的增值，體現(xiàn)管理以人為本的初衷，實(shí)現(xiàn)了檔案服務(wù)的供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革在服務(wù)方式的革命。