江婷婷

（中國(guó)海峽人才市場(chǎng)，福建 福州 350000）

隨著社會(huì)的發(fā)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，經(jīng)濟(jì)全球化的進(jìn)程不斷加快，人才流動(dòng)也愈發(fā)頻繁，衍生的問(wèn)題日益顯現(xiàn)：人才流動(dòng)性的加強(qiáng)，對(duì)檔案的不重視，人走檔案留，棄檔和死檔現(xiàn)象愈發(fā)嚴(yán)重。如何進(jìn)一步盤活流動(dòng)人員檔案，提高流動(dòng)人員檔案使用率，更好地服務(wù)人才，就對(duì)流動(dòng)人員檔案管理機(jī)構(gòu)的人才市場(chǎng)也提出了新的要求。

一、造成檔案利用率低的原因

（一）檔案作用被日益邊緣化。首先檔案不再作為各類單位考察個(gè)人的唯一手段。一部分私營(yíng)，民營(yíng)等沒(méi)有人事主管權(quán)的企業(yè)，不重視員工檔案，沒(méi)有安排專門人員去落實(shí)和跟蹤員工的檔案。其次，不合時(shí)宜的檔案接收制度，地區(qū)間檔案轉(zhuǎn)接手續(xù)的差異性，以及煩瑣的接轉(zhuǎn)過(guò)程嚴(yán)重影響檔案與人才間的雙向流動(dòng)。

（二）流動(dòng)人員自身缺乏觀念重視。流動(dòng)人員經(jīng)過(guò)頻繁的工作調(diào)動(dòng)，往往并不知悉檔案歸屬。即使了解檔案存放場(chǎng)所，因不涉及使用，忽視檔案流向。同時(shí)，存在部分流動(dòng)人員出國(guó)或留學(xué)后對(duì)原有的檔案任意丟棄，無(wú)形中降低檔案的利用率。

（三）辦公環(huán)境程序化，檔案工作人員被動(dòng)工作，制約發(fā)展。檔案工作人員每日固守一畝三分地，重復(fù)工作，常年面對(duì)的都是相同檔案管理，容易產(chǎn)生倦怠感，特別是在被動(dòng)的工作狀態(tài)下，對(duì)工作缺乏激情，對(duì)創(chuàng)新性發(fā)展產(chǎn)生制約。

（四）檔案管理方式與時(shí)代脫軌。在提倡信息化、普及數(shù)字化的今天，檔案的管理還沿用傳統(tǒng)的對(duì)紙質(zhì)材料的管理模式上，大部分人才機(jī)構(gòu)依然習(xí)慣于手工操作，人工進(jìn)行檔案調(diào)卷、信息查詢，既耗時(shí)、煩瑣，降低工作效率，也不利于對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)。同時(shí)服務(wù)模式上多停留在被動(dòng)等待上門的方式，不利于檔案信息的收集，使得檔案內(nèi)容不能體現(xiàn)個(gè)人的經(jīng)歷，檔案信息的局限性日益明顯。

二、解決方法及對(duì)策

（一）加強(qiáng)宣傳力度，增強(qiáng)檔案意識(shí)，強(qiáng)化檔案的作用。大部存檔人員對(duì)檔案的作用、檔案的社會(huì)功能一知半解，造成其原因就是檔案宣傳的不深入。所以一是依托新媒介平臺(tái)，如報(bào)紙書刊、電視廣播等媒體的宣傳，特別是依靠網(wǎng)絡(luò)這種新傳播媒介上的宣傳。二是不定期深入學(xué)校、企業(yè)開展講座、培訓(xùn)等宣傳形式，普及檔案的作用，占領(lǐng)思想陣地。三是要強(qiáng)化檔案對(duì)職稱評(píng)定、工齡計(jì)算及身份的認(rèn)定；向大眾普及常識(shí)，關(guān)于檔案不全影響到升學(xué)、出國(guó)及國(guó)有、事業(yè)單位、公務(wù)員等體制內(nèi)單位的招考錄用，影響到退休的確認(rèn)以及養(yǎng)老金的領(lǐng)取等等，以喚起社會(huì)對(duì)檔案的重視，讓檔案真正為個(gè)人所需發(fā)揮積極作用。

（二）摒棄被動(dòng)等待，主動(dòng)提供服務(wù)，了解受眾的需求?，F(xiàn)在存放在人才機(jī)構(gòu)的檔案主要都是非公單位或單位聘用制人員的檔案及離職，退休人員的檔案。這就造成實(shí)際工作單位與檔案保管單位分屬兩地，不同于編制內(nèi)人員檔案，因檔案由單位管理而在使用上更為便捷。傳統(tǒng)檔案管理機(jī)構(gòu)，被動(dòng)提供檔案利用，僅依靠流動(dòng)人員自行上門來(lái)添加或更改檔案信息，致使檔案信息更新慢，內(nèi)容反映的情況的滯后性凸顯。茲于此，更應(yīng)該主動(dòng)走出去，通過(guò)積極走訪代理企事業(yè)單位，了解檔案需求，定期上門收集新簽訂的勞動(dòng)合同、新學(xué)歷的學(xué)籍材料、考取或評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的職稱材料、年度考核表等各類檔案材料，更好豐富流動(dòng)人員的檔案經(jīng)歷。

（三）尋求融合發(fā)展，加快建立檔案信息聯(lián)網(wǎng)，建設(shè)大數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。服務(wù)模式由傳統(tǒng)向新型轉(zhuǎn)變。一是將收集、整理分類好的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為可利用的電子數(shù)據(jù)資料，網(wǎng)絡(luò)互連，形成大數(shù)據(jù)庫(kù)。提供存檔信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，在普及無(wú)紙化查借閱的同時(shí)，檔案管理部門開放權(quán)限，在不觸及保密范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容最大限度向社會(huì)開放，讓檔案查閱不受地域、時(shí)間、環(huán)境的限制，為流動(dòng)人員和用人單位查詢檔案信息提供便利，同時(shí)積極推動(dòng)跨地區(qū)網(wǎng)上遠(yuǎn)程辦理模式，形成“一點(diǎn)存檔、多點(diǎn)服務(wù)”的服務(wù)格局。真正做到檔案信息資源的共享。這既是對(duì)紙質(zhì)檔案保護(hù)，也大大提高了檔案信息綜合利用率。二是在大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，有針對(duì)性建立專門的人才信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將學(xué)歷、專業(yè)、專長(zhǎng)等各類信息規(guī)范整合，進(jìn)行專業(yè)化處理，將檔案數(shù)據(jù)資源與市場(chǎng)需求進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析、融合利用，把人才儲(chǔ)備的信息推向市場(chǎng)。信息資源共享能根據(jù)用人單位需求導(dǎo)向，匹配契合型人才，同時(shí)也為人才找到合適的崗位，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的增值，更好為經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供人才保障。

（四）緊跟時(shí)代步伐，科學(xué)規(guī)范提升管理，實(shí)現(xiàn)檔案調(diào)整升級(jí)。檔案管理部門要緊跟時(shí)代變化，對(duì)現(xiàn)有流動(dòng)人員的檔案管理進(jìn)行調(diào)整與創(chuàng)新。通過(guò)“走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的方式，借鑒國(guó)內(nèi)外成功的管理模式，建立規(guī)范的規(guī)章制度，為檔案工作提供支撐。同時(shí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，從原先的紙質(zhì)檔案的管理，參與到現(xiàn)在利用信息技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)這些技術(shù)，創(chuàng)新檔案的管理模式，同時(shí)強(qiáng)化檔案管理方面的電子化、數(shù)字化和標(biāo)準(zhǔn)化?？茖W(xué)、規(guī)范地引導(dǎo)檔案的管理。

（五）適應(yīng)角色轉(zhuǎn)變，提升素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，更好適應(yīng)新形勢(shì)要去。檔案工作人員要適應(yīng)角色的轉(zhuǎn)變，轉(zhuǎn)變理念，現(xiàn)在的檔案管理人員不僅要有扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)外，還應(yīng)具備強(qiáng)化互聯(lián)網(wǎng)，計(jì)算機(jī)等學(xué)科知識(shí)與操作技巧，檔案單位應(yīng)鼓勵(lì)檔案工作人員多參加業(yè)務(wù)交流、繼續(xù)教育的培訓(xùn)，提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)與綜合能力，同時(shí)強(qiáng)化在干中學(xué)，從而真正熟悉檔案的各個(gè)業(yè)務(wù)流程。

（六）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)、提升服務(wù)水平，保證窗口服務(wù)質(zhì)量。窗口人員要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，優(yōu)化服務(wù)環(huán)境，改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)能力，提升服務(wù)水平。充分調(diào)動(dòng)窗口員工工作的積極性，提高工作熱情。窗口工作人員要時(shí)刻要把辦事人員放心上，時(shí)刻站在服務(wù)對(duì)象的立場(chǎng)為其著想，將心比心，讓被服務(wù)對(duì)象感受到溫暖。同時(shí)提升處理突發(fā)問(wèn)題的能力，開展微笑服務(wù)，提升語(yǔ)言的藝術(shù)，加強(qiáng)解答或回答問(wèn)題的時(shí)候語(yǔ)言邏輯性，條理性，做到表示清晰明確，便于接受。同時(shí)在用語(yǔ)上多用肯定句，做到語(yǔ)氣委婉，讓受眾享受優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高雙向檔案的利用率。

綜上所述，筆者通過(guò)對(duì)檔案利用現(xiàn)狀的分析，總結(jié)原因，提出對(duì)策，歸根結(jié)底都是從提升檔案的社會(huì)價(jià)值為根本出發(fā)點(diǎn)。茲于此，提高檔案的利用率，一要加快檔案與時(shí)代的適應(yīng)性，與社會(huì)的融合度，提高檔案信息資源的廣度和深度，二要增強(qiáng)檔案從業(yè)人員的素質(zhì)，強(qiáng)化技能培訓(xùn)，提升檔案的管理水平，三要物盡其用，充分發(fā)揮出檔案的價(jià)值，讓檔案工作更好為民生服務(wù)。