◎潘 峰

（承德市市場(chǎng)監(jiān)督管理局 河北 承德 067000）

檔案本身就是一種重要的信息資源。信息時(shí)代，人民群眾日常生產(chǎn)生活中有待處理的信息數(shù)據(jù)量大幅提升，對(duì)檔案管理提出了更高要求。檔管理創(chuàng)新能夠推動(dòng)檔案管理工作逐漸向著科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

一、新時(shí)代檔案管理的含義及優(yōu)勢(shì)

新時(shí)代檔案管理是將以往的實(shí)物記錄存檔逐漸轉(zhuǎn)換為數(shù)字化存檔。檔案管理工作進(jìn)行過(guò)程中，需要切實(shí)遵循檔案管理部門編制的規(guī)章制度。相較于傳統(tǒng)檔案管理模式來(lái)說(shuō)，信息時(shí)代的檔案管理展現(xiàn)出下文中所說(shuō)的這些優(yōu)勢(shì)。

檔案管理本身是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，需要在實(shí)際工作過(guò)程中收集各方面的信息數(shù)據(jù)，消耗大量的人力、物力，在現(xiàn)代信息設(shè)備的幫助下，可以更高效的完成檔案整理及收集工作[1]。

推動(dòng)檔案?jìng)鬏斔俣忍嵘?，并?duì)檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩宰龀霰ＷC。以往檔案信息傳輸工作，需要將承載檔案信息的紙質(zhì)載體運(yùn)輸?shù)侥康牡?，在傳輸過(guò)程中稍有不慎，就會(huì)造成檔案信息丟失或者是檔案破損等問(wèn)題，運(yùn)輸流程中的不確定性因素非常多。信息化時(shí)代檔案管理有特定的技術(shù)措施，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)完成檔案?jìng)鬏敼ぷ?，不單單是可以縮短檔案?jìng)鬏敃r(shí)間，也可以對(duì)檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩宰龀鲆欢ūＷC。

信息時(shí)代，檔案信息大都是儲(chǔ)存在各種電子文件中，一般都有備份，相較于傳統(tǒng)檔案保存方法來(lái)說(shuō)，基本上是不會(huì)受到自然因素及不確定性因素的影響。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不正確

以往一段時(shí)間中，我國(guó)有些事業(yè)單位沒(méi)有將檔案管理放置在應(yīng)有的地位上，不重視檔案信息化管理工作。其中存在的突出問(wèn)題是，事業(yè)單位工作人員沒(méi)有積極對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行宣傳，沒(méi)有形成信息化工作意識(shí)，這會(huì)對(duì)后續(xù)檔案信息化管理技術(shù)的應(yīng)用造成一定影響。除此之外，對(duì)檔案管理認(rèn)知存在問(wèn)題，某些事業(yè)單位雖然制定了檔案信息化管理方案，但是內(nèi)部工作機(jī)制的隨意性比較強(qiáng)，整體管理處于混亂和松散的狀態(tài)。在檔案管理工作進(jìn)行過(guò)程中，各個(gè)管理部門都呈現(xiàn)出一種獨(dú)立管理的態(tài)勢(shì)，不會(huì)積極開展信息交流溝通活動(dòng)。在此背景下，事業(yè)單位檔案管理工作不單單會(huì)消耗更多時(shí)間和精力，也難以對(duì)檔案信息的利用率做出保證[2]。

（二）檔案信息化管理制度存在一定缺陷

監(jiān)督管理部門有時(shí)沒(méi)有按照實(shí)際要求執(zhí)行。另外，在此過(guò)程中，管理人員不能隨意查看個(gè)人檔案信息，讓人民群眾利益受到損害。

三、新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新

（一）保證檔案資源共享

因我國(guó)范圍內(nèi)各個(gè)單位使用的檔案資料管理標(biāo)準(zhǔn)不一致，在檔案管理工作進(jìn)行過(guò)程中，軟件的應(yīng)用情況是較為混亂的，各個(gè)部門檔案資料沒(méi)有相互連通，因此檔案資源也就沒(méi)有辦法順利的共享。檔案管理人員需要推動(dòng)檔案管理范圍及內(nèi)容向著規(guī)范化的方向轉(zhuǎn)變，在各個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)中都施行標(biāo)準(zhǔn)化管理，為信息資源共享機(jī)制的構(gòu)建奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的開放性，有利于各用戶之間實(shí)現(xiàn)信息資源共享。在檔案管理工作中需要建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，用來(lái)歸集全部的人員檔案信息。如果某一部門因工作需要想要查看某一職工檔案，只要主管提出申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)上級(jí)審批之后就可以直接進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)搜索。如果出現(xiàn)人員調(diào)動(dòng)的情況，也可以通過(guò)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)共享。另外，負(fù)責(zé)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)層要為部門內(nèi)的員工設(shè)置一個(gè)相對(duì)應(yīng)的賬號(hào)和密碼，精簡(jiǎn)工作環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)公司信息化資源利用的最大化，有效減少事業(yè)單位人力、物力、財(cái)力的重復(fù)浪費(fèi)。

（二）在原有管理機(jī)制的基礎(chǔ)上進(jìn)行改革

以往我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行過(guò)程中，存在著檔案使用不便以及管理不到位等問(wèn)題。檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的分散性比較強(qiáng)，并且在檔案管理工作進(jìn)行過(guò)程中，選取的軟硬件不一致，管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案資料做統(tǒng)一的管理，制定相同的軟硬件選取標(biāo)準(zhǔn)，保證可以將全部信息數(shù)據(jù)都劃歸到系統(tǒng)化管理范圍內(nèi)，促使檔案信息管理逐漸向著自動(dòng)化及標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，使檔案信息管理效率及水平得到提升。工作人員可以在日常工作中依照單位規(guī)定的檔案管理制度有條不紊地開展各項(xiàng)工作，真正使自身的檔案管理工作有證可循、有法可依。為此，事業(yè)單位在加強(qiáng)檔案信息化管理制度建設(shè)的過(guò)程中需要注意以下幾點(diǎn)：（1）大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循連續(xù)性原則，將個(gè)人信息依次錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，這樣能夠減少后期查閱的工作量，提升工作效率。（2）事業(yè)單位的檔案管理制度建設(shè)需要將人員的獎(jiǎng)懲條例考慮進(jìn)去，從本質(zhì)上提高檔案管理人員的工作積極性[3]。

（三）在原有數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新

越來(lái)越多的高新技術(shù)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)生活領(lǐng)域，其中大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用中發(fā)揮著重要的作用。檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中，只有完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，才可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子檔案之間的過(guò)渡。數(shù)據(jù)庫(kù)作為檔案信息管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，其發(fā)展及建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期性工作。在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作進(jìn)行過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)切實(shí)遵循從低級(jí)到高級(jí)過(guò)渡的原則，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的具體工作目標(biāo)，科學(xué)合理的對(duì)信息技術(shù)和檔案管理之間的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)，推動(dòng)目錄庫(kù)和數(shù)據(jù)庫(kù)相互融合，解決以往檔案管理工作中遇到的問(wèn)題。為了避免出現(xiàn)檔案資料丟失的情況，部門負(fù)責(zé)人需要做好信息化檔案建設(shè)的安全存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，最大程度地減少損失。操作人員應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)根據(jù)重要性指數(shù)對(duì)信息化檔案進(jìn)行分類，將數(shù)據(jù)分別存儲(chǔ)并加密，保證資源存儲(chǔ)的安全可靠；并隨時(shí)觀察計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)，一旦發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)當(dāng)立即檢修，務(wù)必確保信息安全存儲(chǔ)和傳遞。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著社會(huì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的要求。事業(yè)單位應(yīng)積極開展檔案管理創(chuàng)新工作，在新時(shí)代中，信息化在檔案管理領(lǐng)域中注入嶄新的活力，讓檔案管理工作逐漸向著多元化的方向發(fā)展。信息時(shí)代中如果想要妥善完成檔案管理工作，除了提升硬件實(shí)力之外，也需要構(gòu)建出統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，切實(shí)加大數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)力度。相關(guān)工作人員在實(shí)際工作過(guò)程中應(yīng)發(fā)散思維，將檔案的實(shí)用價(jià)值放置在較為重要的地位上，更好地為社會(huì)服務(wù)。