◎楊 歡

（國(guó)家廣播電視總局五〇一臺(tái) 云南 昆明 650302）

檔案管理工作能夠?yàn)閱挝话l(fā)展提供決策依據(jù)，檔案是記錄單位發(fā)展歷程的重要體現(xiàn)，對(duì)于單位日后發(fā)展具有重要參考意義。推進(jìn)信息化檔案管理，有利于日后檔案查詢，提升檔案管理和服務(wù)質(zhì)量。

一、當(dāng)前檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員專業(yè)化問題

目前許多單位檔案管理工作人員都不是科班出身的專業(yè)管理人員，沒有接受過專業(yè)、系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)；對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)普遍存在不到位的問題，認(rèn)為只要將檔案歸檔即可，沒有重視檔案管理工作的重要性和必要性。對(duì)于現(xiàn)在的“檔案”只是按類將材料進(jìn)行歸納、匯總，并未嚴(yán)格按照國(guó)家統(tǒng)一的檔案歸納標(biāo)準(zhǔn)形成固定體系。以廣播電視系統(tǒng)為例，雖然有部分臺(tái)站安排了專職檔案管理人員，但多數(shù)臺(tái)站的檔案管理人員都由辦公室人員兼任；雖然辦公室的人員日常需要經(jīng)辦文件，對(duì)于檔案材料較為熟悉，但比較專業(yè)人員來(lái)說(shuō)缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)和素養(yǎng)。我們要認(rèn)識(shí)到，檔案管理并不只是單純的資料整理和歸納，更需要具備運(yùn)用信息技術(shù)將檔案管理形成數(shù)字化管理的能力。

（二）檔案管理制度問題

由于國(guó)家近幾年多次變更檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際工作中出現(xiàn)了檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)不一的問題，增大了檔案管理和查詢的難度。以廣播電視系統(tǒng)為例，部分臺(tái)站檔案管理人員只有一個(gè)，也并非專業(yè)管理檔案人員，對(duì)數(shù)據(jù)化信息掌握程度不夠，而且在管理工作中沒有與之相適應(yīng)的規(guī)章制度，因此在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)就會(huì)存在一些問題[2]。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化后，很多原始資料已無(wú)處可尋。即使相關(guān)單位及時(shí)作出改變，但是缺乏一個(gè)統(tǒng)一的監(jiān)督機(jī)制，規(guī)章制度并沒有及時(shí)落實(shí)到位。當(dāng)管理人員在進(jìn)行檔案管理交接時(shí)，沒有一個(gè)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，將會(huì)給日后的檔案管理帶來(lái)一定的困難，特別是要對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，更加難以處理。

（三）檔案管理方式問題

由于檔案管理人員缺乏專業(yè)檔案管理知識(shí)，專業(yè)素養(yǎng)和技能方面都有欠缺，無(wú)法嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定對(duì)原始材料進(jìn)行全面細(xì)致的收集和管理，從而增大了后期查詢和管理的難度，甚至?xí)诓煌潭壬蠈?dǎo)致原始材料受損，不利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。當(dāng)前已進(jìn)入信息高速發(fā)展時(shí)代，部分單位對(duì)于檔案管理還是采取傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方式；雖然有輔助的檔案管理系統(tǒng)，但由于系統(tǒng)架構(gòu)在專用內(nèi)網(wǎng)中，且無(wú)法及時(shí)完成產(chǎn)品更新，致使系統(tǒng)多年來(lái)依舊是單機(jī)版本，且只能專機(jī)專用，無(wú)法多人同時(shí)使用完成數(shù)據(jù)對(duì)接。紙質(zhì)管理也存在一些常見的弊端及問題，如管理人員工作量大、信息保存可讀性低、檔案容易丟失、查詢相對(duì)困難等。最大的問題在于珍貴的原始材料管理，查閱時(shí)容易導(dǎo)致檔案原始材料受損、丟失，造成不可挽回的損失。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策

(一)完善檔案管理制度

首先，要時(shí)刻關(guān)注國(guó)家政策動(dòng)向，及時(shí)對(duì)單位的檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整和完善。建立完善的監(jiān)督管理機(jī)制，對(duì)檔案管理進(jìn)行督查和指導(dǎo)，確保將檔案管理工作落實(shí)到位。同時(shí)，定期組織專項(xiàng)培訓(xùn)，促使檔案管理人員能夠及時(shí)適應(yīng)和了解國(guó)家政策變化，不斷加強(qiáng)檔案管理人員政治意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和大局意識(shí)。推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)制定規(guī)范、統(tǒng)一，且符合單位性質(zhì)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，管理制度到位，落實(shí)責(zé)任到人，有效避免檔案資料歸檔不完整的情況發(fā)生。同時(shí)，與各部門之間建立起良好的溝通、協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)配合與指導(dǎo)，提高材料的收集意識(shí)、歸檔意識(shí)，確保所有具有查考價(jià)值的材料能夠及時(shí)、完整歸檔，不會(huì)發(fā)生遺漏，能夠真實(shí)再現(xiàn)單位的歷史原貌。

（二）增強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)

隨著信息化不斷發(fā)展，檔案收集的手段與技術(shù)形式也在不斷趨于現(xiàn)代化。檔案管理人員同樣也要根據(jù)新形式特點(diǎn)和新理論技術(shù)，不斷提升自己的技術(shù)水平和業(yè)務(wù)管理能力。首先，檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)的了解程度，在上崗之前要進(jìn)行崗前培訓(xùn)。其次，要不斷提高檔案管理人員檔案收集、整理、分類等等的專業(yè)知識(shí)，培養(yǎng)檔案鑒別的能力。此外，要結(jié)合信息化時(shí)代的發(fā)展新理念，采取現(xiàn)代化理論知識(shí)體系和管理手段，不斷強(qiáng)化檔案管理者對(duì)現(xiàn)代化手段的運(yùn)用能力。特別是計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力，這將為今后推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，以更加科學(xué)、高效的方式進(jìn)行檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案信息化科學(xué)管理

當(dāng)單位檔案管理有一套完整且符合單位特點(diǎn)的流程和標(biāo)準(zhǔn)之后，要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，高效運(yùn)用檔案管理相關(guān)軟件，逐步建立電子檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，推進(jìn)檔案信息共享，促進(jìn)檔案數(shù)字化發(fā)展[4]。這樣能為管理人員的查詢和管理提供便利條件，提高檔案管理的效率和水平，降低單位人力、物力、財(cái)力的投入。同時(shí)，通過數(shù)字化管理，滿足多種多樣的檔案形式，真實(shí)、完整地保留檔案原貌。檔案數(shù)字化建設(shè)離不開軟硬件設(shè)備的支持，原始檔案材料的存儲(chǔ)也需要依托各種設(shè)備。應(yīng)不斷完善軟硬件設(shè)施，較好、較快地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，保障檔案資料的歷史再現(xiàn)性、價(jià)值性和安全性。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理是一項(xiàng)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)意義的工作。不斷加強(qiáng)檔案管理建設(shè)，提高檔案管理信息化程度，有利于檔案查詢利用，為單位日后發(fā)展提供借鑒意義。因此，檔案管理人員要深入貫徹落實(shí)檔案管理工作的各類要求，努力完善檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、數(shù)字化，更好地順應(yīng)時(shí)代要求，不僅為單位保存好能夠還原真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)，也能創(chuàng)造出更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。