王 莉

（陜西省江河水庫工作中心，陜西 西安 710018）

0 引言

水利工程科技檔案產(chǎn)生于整個水利基本建設(shè)過程中，是從水利項目的提出、可行性研究、設(shè)計、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理及竣工驗收等過程形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、圖紙、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄?？⒐べY料的整編質(zhì)量反映了單位的工程管理水平，加之國家明確規(guī)定大中型水利工程在竣工驗收之前，都要進(jìn)行檔案專項驗收，檔案驗收不合格的項目不得進(jìn)行竣工驗收。因此搞好檔案的收集、整編工作尤為重要，陜西省江河水庫工作中心在建設(shè)管理中積累了大量的工程資料，對工程資料進(jìn)行規(guī)范化管理對于提高水旱災(zāi)害防御能力、提高工程管理水平有重大意義。

1 渭河下游防洪工程竣工資料形成的基本情況

自1997 年渭洛河下游治理工程開工建設(shè)以來，國家先后投資完成了渭洛河下游近期治理工程、三門峽庫區(qū)陜西返遷移民防洪保安工程、2003 年渭河洪水下游災(zāi)后重建應(yīng)急工程、渭河綜合整治工程四大項目防洪工程建設(shè)任務(wù)。共加高培厚防洪堤防172 km，整治河道工程48 處，續(xù)建加固壩垛890 余座，修建支流河口交通橋7 座，支流防倒灌3 處，堤防加寬及堤頂路面綠化30 km，建設(shè)水文水位站3 座及信息服務(wù)工程建設(shè)。完成工程總投資17.1 億元。

近幾年，陜西省江河水庫工作中心為提高工程竣工資料整編質(zhì)量，使其順利轉(zhuǎn)化為檔案，并及時發(fā)揮其在工程建設(shè)與管理工作中的作用，將檔案資料整編管理工作列為工程建設(shè)管理工作的重點，納入每年的工作目標(biāo)任務(wù)中。安排專人負(fù)責(zé)收集、整理工程檔案資料，并建立健全工程檔案管理制度，同時制定《基本建設(shè)工程竣工資料整編辦法》，在工程建設(shè)實施過程中，工程檔案資料主要由建設(shè)單位文件、監(jiān)理管理文件及施工管理文件材料三大類組成，各單位在工程建設(shè)過程中，工程資料的收集整理按照統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)的原則，分別負(fù)責(zé)收集、匯總整理各自形成的工程過程資料，最后由中心負(fù)責(zé)對整個工程資料統(tǒng)一整編歸檔。截止目前，累計共完成275 個單位工程的竣工資料整編歸檔工作，形成工程檔案資料共8500 余卷，圖紙6900 張，照片320 冊。

2 渭河下游防洪工程竣工資料特點

渭河下游防洪工程竣工資料包括工程前期計劃文件材料、工程設(shè)計（初步設(shè)計、施工圖設(shè)計）、工程建設(shè)管理、工程施工、工程監(jiān)理、試運行、工程竣工驗收等各個階段中形成的資料文件。

2.1 工程的建設(shè)周期長

水利工程項目從前期的計劃到竣工驗收，由于受征地、外界條件等多種因素的影響，大多數(shù)項目均需要跨年度完成，有的附屬工程項目由于受外界因素等影響被迫更改變更設(shè)計，延誤施工時間，鑒于以上因素，工程在建設(shè)時間上延長后，記錄和反映工程建設(shè)的文件、圖紙以及影像資料的時間也隨之延長，造成了建設(shè)周期較長。大多數(shù)項目均需要跨年度完成，記錄和反映工程建設(shè)的文件資料、圖紙以及影像資料繁多。

2.2 工程資料數(shù)量大

在承擔(dān)的四大項目建設(shè)中，有堤防工程、河道治理工程、橋梁工程、防倒灌工程、路面綠化工程、水文水位站及信息服務(wù)等工程。在整編過程中對工程竣工資料進(jìn)行了詳細(xì)的分類，分別為工程建設(shè)前期文件材料、建設(shè)管理文件材料、施工文件材料、監(jiān)理文件材料、竣工驗收文件材料以及未中標(biāo)單位投標(biāo)資料，共7 大類。因此，在整編歸檔過程中形成的檔案種類多、數(shù)量大。

2.3 檔案利用價值高

渭河下游防洪工程檔案資料形成的各種各樣的文檔材料、全面系統(tǒng)的反映了工程建設(shè)與管理的詳細(xì)情況，對工程質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維修養(yǎng)護(hù)都具有重要的利用價值。即使在工程竣工多年后，檔案資料仍可以為其他新建工程提供寶貴借鑒和重要的參考作用。

2.4 工程檔案復(fù)雜而多變

四大防洪項目在承建的過程中，涉及的工程項目多、投資大、類型多，因此檔案就越復(fù)雜。按照工程的結(jié)構(gòu)特點及施工部署進(jìn)行項目劃分，如：橋梁工程、防倒灌工程、路面綠化工程的規(guī)模大，一個項目要劃分為幾個單位工程，一個單位工程又劃分為幾十個分部工程，項目劃分?jǐn)?shù)量大，涉及面廣、流程復(fù)雜，是造成資料多而復(fù)雜的因素，有些工程設(shè)計初期主要是拆遷征地、群眾利益等因素，或者實際開工又發(fā)現(xiàn)與設(shè)計情況不同，造成變更比較多，更改設(shè)計圖紙內(nèi)容多，整個工程有太多不確定因素以及不可抗拒力，這些因素的制約和影響，也會導(dǎo)致檔案發(fā)生較大變化，造成檔案復(fù)雜而多變。

3 工程竣工資料整編和歸檔存在的問題

近幾年，隨著技術(shù)發(fā)展及管理水平的不斷提高，檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、系統(tǒng)化、信息化。在竣工資料檔案整理及管理過程中，檔案驗收雖取得一定的成績，但還存在一些不足。從參與以上四大項目建設(shè)的58 個施工單位、9 個監(jiān)理單位的竣工資料整編情況來看，主要有以下問題，影響檔案質(zhì)量及竣工驗收的進(jìn)度。

3.1 案卷的編目及裝訂不規(guī)范

科技卷內(nèi)目錄的編制包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號及備注。個別施工單位填寫目錄不齊全，字體大小不統(tǒng)一，組卷要根據(jù)文件多少分冊裝訂，按照檔案要求每冊不超過200 頁，分冊存在頁數(shù)過多的現(xiàn)象，導(dǎo)致裝訂過厚，備考表中填寫說明不完整、因漏打頁碼后又補填的頁數(shù)要注明添加的幾頁說明情況，以及立卷內(nèi)容中包括文字材料、照片、表格及附圖的張數(shù)情況要寫清楚。案卷題名要簡明準(zhǔn)確的表述卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容，原則不超過50 個字，不能表述過于簡單或者太繁瑣。案卷要采用三孔一線的方法裝訂，長度以160 mm為宜，在案卷的左側(cè)中不裝訂，個別施工單位案卷沒有按規(guī)標(biāo)準(zhǔn)裝訂，不整齊美觀。

3.2 工程竣工資料組卷不合理

竣工資料的組卷原則應(yīng)遵循科技文件形成的規(guī)律和成套性特點，保持案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系，分類要科學(xué)，組卷合理；各分部工程的管理、技術(shù)、質(zhì)量保證資料按單位工程進(jìn)行組卷。個別施工及監(jiān)理單位對管理文件和技術(shù)文件的內(nèi)容分類不是很熟悉，工程技術(shù)、質(zhì)量評定資料分類不科學(xué)合理，歸檔時要按照分部工程的開工先后順序進(jìn)行性組卷，施工日志單獨進(jìn)行組卷不能和質(zhì)量評定資料裝訂在一起，超過20 mm 時要分冊裝訂。質(zhì)量保證資料不能和管理資料合在一起，如橋梁、防倒灌工程的質(zhì)量保證資料單獨成卷超過20 mm 時可分卷。

3.3 材料記錄不完整

聲像材料是在施工管理過程中產(chǎn)生的以聲音和影響為記錄方式，以錄像帶、照片、光盤等為載體并輔助以文字說明的歷史記錄，是具有保存價值的聲像檔案。個別施工的照片沒有用檔案專用像冊，記錄照片的五要素（基本內(nèi)容、人物、時間、地點、事由）不完整。照片檔案總說明記錄過于簡單，沒有交待清楚工程照片包括哪些內(nèi)容，備考表中立卷人、檢查人未簽字。

3.4 竣工圖紙繪制不規(guī)范

竣工圖是整個工程項目檔案的重要組成部分，是工程竣工驗收重點檢查的對象。個別施工單位在繪制竣工圖時，因技術(shù)人員的繪圖水平不高，不按照國家頒布的有關(guān)竣工圖紙編制辦法繪圖，隨意在原設(shè)計圖上更改標(biāo)高、尺寸等；對結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等發(fā)生重大設(shè)計變更的工程項目，沒有按照規(guī)定重繪制竣工圖，將重新繪制原因和有關(guān)變更依據(jù)，寫在竣工圖的說明項內(nèi)。在標(biāo)題欄中要注明是竣工圖階段、缺少監(jiān)理單位加蓋的“竣工圖確認(rèn)章”，有些單位的技術(shù)人員甚至不清楚在什么樣的情況下怎么加蓋竣工圖章和監(jiān)理確認(rèn)章。

3.5 缺少既懂工程又懂檔案管理的復(fù)合型人才

各參建單位雖然都配備了檔案管理人員和技術(shù)人員，大多數(shù)人員具有較好檔案管理的專業(yè)知識，但個別單位的資料整編人員不精通工程建設(shè)方面的專業(yè)知識，或者參加工作時間短，對工程技術(shù)不熟練，對于工程竣工資料由那些組成并不明確。有些工程技術(shù)人員不熟悉檔案管理的有關(guān)規(guī)定及規(guī)范，平時不注重工程資料的收集及分類，往往是資料整理質(zhì)量不高的根本原因。兩者沒有很好地結(jié)合起來。

4 規(guī)范竣工資料管理工作的建議

4.1 建立健全的組織機構(gòu)

工程項目開工前，要建立相應(yīng)的工程資料管理機構(gòu)，并制定有關(guān)工程檔案資料管理辦法，確定負(fù)責(zé)資料工作的領(lǐng)導(dǎo)人和責(zé)任人，盡量安排業(yè)務(wù)能力強、既懂檔案管理知識又懂技術(shù)的人員承擔(dān)檔案資料整編工作，而且資料管理人員還要相對穩(wěn)定，盡可能不變動。如遇工作變動，各單位負(fù)責(zé)資料工作的人員須先交清原崗位應(yīng)歸檔的所有文件資料。尤其要重視資料的完整性，另外要嚴(yán)格實行“三同步”管理制度。

4.2 進(jìn)行經(jīng)濟鼓勵發(fā)揮人員的積極性

由于水利工程建設(shè)工期長，中間產(chǎn)品的質(zhì)量檢查資料、各單元評定資料及繪制竣工圖紙工作量較大，各單位應(yīng)從綜合獎勵中列支用以獎勵資料整編認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員，提高資料管理人員的積極性。

4.3 加強資料整編人員及檔案管理人員的業(yè)務(wù)專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)

從工程建設(shè)一開始，對資料專職人員必須讓他們熟悉掌握檔案方面的規(guī)范及規(guī)定要求。在平常的工作中能嚴(yán)格按高標(biāo)準(zhǔn)搞好基礎(chǔ)資料，加強資料管理和整編歸檔的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。施工單位要定期對工程技術(shù)人員和檔案管理人員進(jìn)行檔案及水利專業(yè)知識業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時更新掌握檔案及水利專業(yè)知識的相關(guān)規(guī)定、規(guī)范。建設(shè)單位主管業(yè)務(wù)處室及檔案管理部門要定期對每個在建工程的資料管理進(jìn)行指導(dǎo)、督促，從而更有利于歸檔工作的開展。

4.4 發(fā)揮檔案信息化在資料整編的作用

當(dāng)今社會已進(jìn)入信息時代，按照國家檔案規(guī)范及信息化建設(shè)要求，全面開展水利工程技術(shù)檔案數(shù)字化工作，利用計算機建立信息資料管理系統(tǒng)協(xié)助日常管理。全部的卷內(nèi)目錄和案卷目錄要全部錄入檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)中，比以前原有筆寫要美觀整齊。將一些重要的文件、原始資料通過掃描的方式或者刻光盤延長保管期限；對于丟失資料可以從計算機打印，提高資料檢索效率；為實現(xiàn)檔案信息化管理打下良好基礎(chǔ)。

4.5 強化工程檔案的日常資料管理工作

日常的資料管理工作好壞，是影響竣工資料整編和歸檔質(zhì)量的根本因素。平時要注重施工原始資料的收集、分類存放，專人保管；如記錄按規(guī)范要求填寫，文件規(guī)格統(tǒng)一、對設(shè)計圖紙和設(shè)計變更加強管理、做好登記。對于會議紀(jì)要及施工日志要有專人記錄，保證基礎(chǔ)資料規(guī)范、系統(tǒng)及完整性，在完工整編時可以減少很多工作量。日常資料管理中應(yīng)注意的事項很多，工程的簽證單要及時辦好手續(xù)，做到技術(shù)資料與工程建設(shè)同步。

5 結(jié)語

竣工資料的收集整編對于水利工程檔案管理意義重大。水利工程單位資料管理人員必須做到工程資料內(nèi)容的真實、系統(tǒng)、完整性，以保證資料檔案的科學(xué)規(guī)范；管理單位要建立健全的組織機構(gòu)進(jìn)行經(jīng)濟鼓勵、加強資料整編人員及檔案管理人員的業(yè)務(wù)專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)、強化檔案信息化建設(shè)，全面提升管理水平，推動水利檔案更好的服務(wù)于水利建設(shè)與管理。