喬暉

檔案管理作為當(dāng)前醫(yī)院管理工作的重要組成部分[1]，在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革工作中占據(jù)了重要地位。保證醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量，不僅能夠保證醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生活動(dòng)的正常運(yùn)行，同時(shí)能夠幫助醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與管理階層準(zhǔn)確把握醫(yī)院運(yùn)行水平以及群眾的醫(yī)療衛(wèi)生需求，并為醫(yī)院的日常運(yùn)行提供準(zhǔn)確的決策依據(jù)，保證醫(yī)院的穩(wěn)定運(yùn)營和發(fā)展[2]。因此，相關(guān)部門以及醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與管理者必須對(duì)醫(yī)院檔案管理工作保持足夠的重視，加大資金、技術(shù)、人才等資源的投入和支持力度，為醫(yī)院檔案管理工作水平的發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

1 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作改進(jìn)的必要性

1.1 有利于強(qiáng)化醫(yī)院文化積淀，保持創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)力

從醫(yī)院在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展過程中的角色來看，其檔案內(nèi)容和形式具備一定程度的特殊性，通常意義上的醫(yī)院檔案一般是指醫(yī)院在建設(shè)和發(fā)展的過程中形成和保留下來的歷史資料以及為醫(yī)院發(fā)展所服務(wù)的醫(yī)療文件和資料等，包括了數(shù)據(jù)、圖片、聲音、影像、工作記錄等書面形式和多種載體的內(nèi)容，是醫(yī)院創(chuàng)新改革與發(fā)展過程中文化積淀的重要體現(xiàn)[3]。從現(xiàn)階段新醫(yī)改工作的推進(jìn)現(xiàn)狀來看，加大對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)和發(fā)展力度，有利于強(qiáng)化醫(yī)院發(fā)展的文化積淀，為新醫(yī)改背景下醫(yī)院的改革工作提供充足的創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)力。醫(yī)院檔案管理工作方法的提升，不僅能夠更全面、客觀地展示醫(yī)院在不同時(shí)期階段的發(fā)展方向和規(guī)律，為后續(xù)醫(yī)院的發(fā)展提供相應(yīng)借鑒，同時(shí)也有利于進(jìn)一步推進(jìn)醫(yī)院新時(shí)期內(nèi)部文化的建設(shè)和發(fā)展，為創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)力的提升創(chuàng)造良好的思想條件[4]。

1.2 有利于提升醫(yī)院管理水平和核心競爭力

基于新醫(yī)改時(shí)期對(duì)醫(yī)院管理工作體系提出的諸多新要求，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新有利于進(jìn)一步提升醫(yī)院管理工作水平和核心競爭力。較為明顯的是，醫(yī)院檔案管理作為管理工作體系的重要組成部分，對(duì)于保證醫(yī)院運(yùn)行水平和效率發(fā)揮著不可替代的重要作用。另一方面，醫(yī)院在新醫(yī)改背景下進(jìn)行的人事任免、重大責(zé)任、醫(yī)療衛(wèi)生事故責(zé)任劃分以及專業(yè)技術(shù)資格評(píng)定等多方面工作，都需要以醫(yī)療衛(wèi)生檔案或者在職醫(yī)務(wù)人員的工作檔案作為有效參考依據(jù)[5]。借助當(dāng)前新醫(yī)改工作趨勢(shì)以及現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)科技等現(xiàn)代化工作手段對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，能夠最大程度上提升醫(yī)院檔案的真實(shí)性和規(guī)范性，提高管理工作程序中的操作效率和水平，為其核心競爭力的提高奠定基礎(chǔ)。

1.3 有利于為醫(yī)院提供科學(xué)規(guī)范的研究依據(jù)

以現(xiàn)階段新醫(yī)改背景為基礎(chǔ)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和加強(qiáng)，有利于為醫(yī)院后續(xù)的運(yùn)行和科研活動(dòng)提供科學(xué)、規(guī)范的研究依據(jù)。首先，醫(yī)院檔案是現(xiàn)階段醫(yī)院進(jìn)行醫(yī)學(xué)、科學(xué)研究的重要數(shù)據(jù)參考和資料依據(jù)，在近年來醫(yī)療衛(wèi)生體制改革趨勢(shì)的推動(dòng)下對(duì)醫(yī)學(xué)教學(xué)、醫(yī)學(xué)試驗(yàn)、藥品研發(fā)與推廣以及臨床與科研等醫(yī)學(xué)活動(dòng)水平的提升也產(chǎn)生了不可替代的獨(dú)特作用[6]。另一方面，醫(yī)院檔案作為醫(yī)療衛(wèi)生活動(dòng)的工作記錄，也往往能夠成為醫(yī)療衛(wèi)生事故中維護(hù)醫(yī)務(wù)人員與患者合法權(quán)益、確定事故責(zé)任劃分和歸屬等情況的重要法律依據(jù)，對(duì)于保證醫(yī)療活動(dòng)糾紛的處理效率以及醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生活動(dòng)的正常運(yùn)行秩序都起著重要的作用。

2 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)存問題

2.1 檔案管理工作設(shè)備和外部環(huán)境建設(shè)存在缺陷

從當(dāng)前新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展?fàn)顩r來看，檔案管理工作的設(shè)備和外部環(huán)境建設(shè)存在缺陷是影響醫(yī)院建設(shè)的主要問題之一。醫(yī)院檔案管理工作的主要內(nèi)容包括醫(yī)院醫(yī)療工作檔案、后勤資料檔案等，同時(shí)隨著新醫(yī)改實(shí)施的程度不斷加深，醫(yī)院檔案管理工作的復(fù)雜程度和工作要求都明顯提高，因此對(duì)于管理工作時(shí)的設(shè)備和外部工作環(huán)境也有了新的要求[7-8]。但當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理工作在實(shí)際操作中缺少具備足夠的先進(jìn)科技和設(shè)備，比如運(yùn)行精密的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和具備良好數(shù)據(jù)處理與分析能力的設(shè)備等。在外部環(huán)境上，當(dāng)前檔案管理工作的改進(jìn)也未能得到充足的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而限制了管理工作相關(guān)改革步驟的順利進(jìn)行[9]。

2.2 檔案管理體系和管理運(yùn)作機(jī)制存在問題

醫(yī)院檔案管理工作的主要形式有電子文檔、書面記錄、視頻音頻等，并統(tǒng)一歸結(jié)在醫(yī)院管理部門中，為醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展和改革決策提供良好的參考和信息傳遞模式。現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作體系和運(yùn)作機(jī)制存在的缺陷成為了限制醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展水平的另一因素。首先，當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理工作模式在逐步向信息化模式轉(zhuǎn)變和過渡，但在整體運(yùn)作機(jī)制和體系上還存在較多問題。比如醫(yī)院管檔案管理工作部門與醫(yī)院其他部門、科室之間的管理信息溝通效率低，檔案中相關(guān)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)信息數(shù)據(jù)的傳遞渠道單一等，導(dǎo)致了檔案管理體系和管理運(yùn)作機(jī)制存在程序復(fù)雜、效率低下等問題[10-12]。

2.3 檔案管理工作隊(duì)伍在專業(yè)技能和理念上尚待優(yōu)化

隨著現(xiàn)階段新醫(yī)改推行的逐漸深入，檔案管理工作隊(duì)伍在專業(yè)技能和工作理念等尚待優(yōu)化是影響醫(yī)院當(dāng)前創(chuàng)新發(fā)展的另一問題。比如，當(dāng)前管理工作隊(duì)伍缺少對(duì)信息化管理流程和具體操作技能的認(rèn)識(shí)和把握，且醫(yī)院檔案管理工作隊(duì)伍的培養(yǎng)與發(fā)展同新醫(yī)改背景下醫(yī)院的改革發(fā)展趨勢(shì)相脫節(jié)，進(jìn)而導(dǎo)致了檔案管理工作在智能化、信息化、現(xiàn)代化等方面的處理力度和表現(xiàn)程度不足，不利于醫(yī)院檔案管理工作水平的進(jìn)一步提高[13]。

3 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)方法

3.1 完善醫(yī)院檔案管理工作環(huán)境與設(shè)備建設(shè)

基于新醫(yī)改背景下醫(yī)院的發(fā)展要求以及當(dāng)前人民日益增長的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)需求，積極完善醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)備與外部環(huán)境建設(shè)對(duì)于提升醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，醫(yī)院自身以及相關(guān)管理與領(lǐng)導(dǎo)部門要重視檔案管理的更新與發(fā)展工作，尤其是加大在信息化管理設(shè)備更新上的資金與技術(shù)投入，或可建立起的一套符合新醫(yī)改發(fā)展要求以及醫(yī)院管理工作實(shí)際的信息化工作系統(tǒng)，最大程度上保證新醫(yī)改背景下醫(yī)院創(chuàng)新改革節(jié)奏與檔案管理工作提高的相關(guān)要求保持一致，有效降低醫(yī)院在社會(huì)發(fā)展新時(shí)期改革工作中的風(fēng)險(xiǎn)和難度。

3.2 強(qiáng)化檔案管理工作體系的建設(shè)，完善管理運(yùn)作體制

醫(yī)院檔案管理工作以其明顯的信息龐雜性和工序的繁復(fù)性，在管理工作人員的管理水平、醫(yī)療工作素養(yǎng)等方面提出了較高的要求。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身在新時(shí)期背景下的發(fā)展趨勢(shì)和運(yùn)營需求，在原有檔案管理制度的基礎(chǔ)上及時(shí)補(bǔ)充、完善，同時(shí)根據(jù)醫(yī)院工作的變化實(shí)際制定合理、科學(xué)的檔案管理制度和辦法，為醫(yī)院檔案管理工作在新時(shí)期背景下的發(fā)展提供強(qiáng)有力的制度規(guī)范和理論支持。首先，醫(yī)院自身要立足于新時(shí)期醫(yī)療衛(wèi)生體制改革背景和醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展的具體要求，積極推進(jìn)建立檔案管理的動(dòng)態(tài)化管理機(jī)制，對(duì)檔案資料進(jìn)行明確的分類，并根據(jù)時(shí)間變化、檔案資料的重要程度等標(biāo)準(zhǔn)將其分配到人，出現(xiàn)檔案資料的調(diào)用、查閱等情況或者出現(xiàn)檔案資料的遺漏丟失狀況時(shí)能夠及時(shí)地落實(shí)到人并有效追責(zé)，在保證檔案管理的安全性的基礎(chǔ)上，提高管理工作的有序性和規(guī)范性，在整體上提升醫(yī)院檔案管理工作的綜合水平[14]。

3.3 重視新醫(yī)改背景下檔案管理工作隊(duì)伍的培訓(xùn)與建設(shè)

在保持醫(yī)院內(nèi)部對(duì)檔案管理工作改革工作的重視程度的同時(shí)，進(jìn)一步加大對(duì)新醫(yī)改背景下檔案管理工作隊(duì)伍的培訓(xùn)和建設(shè)力度，加大相關(guān)管理工作的宣傳力度，也在提升醫(yī)院發(fā)展水平方面顯示出了重要作用[15]。首先，要根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展要求定期組織相關(guān)管理人員進(jìn)行管理經(jīng)驗(yàn)座談會(huì)、工作經(jīng)驗(yàn)分享會(huì)以及外出培訓(xùn)、進(jìn)修，或者以現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)科技為依托開展網(wǎng)絡(luò)課程學(xué)習(xí)活動(dòng)，引導(dǎo)管理人員學(xué)習(xí)信息化檔案管理技能，逐步培養(yǎng)其智能化檔案管理意識(shí)和應(yīng)急問題處理能力。另一方面，可從新醫(yī)改背景下醫(yī)院改革工作的具體要求出發(fā)，加大對(duì)檔案管理人才的引進(jìn)力度，適當(dāng)調(diào)整檔案管理工作人員的考核與引進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，為醫(yī)院發(fā)展提供良好的人才力量支持。

4 結(jié)語

隨著現(xiàn)階段社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和群眾醫(yī)療衛(wèi)生需求及醫(yī)療意識(shí)的不斷增強(qiáng)，對(duì)于醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量也提出了更高的要求。同時(shí)，新醫(yī)改的推行和深入更加引起了社會(huì)各界對(duì)醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)和服務(wù)水平提升的關(guān)注力度。檔案管理作為醫(yī)院管理與改革工作的重要內(nèi)容，必須對(duì)當(dāng)前檔案管理工作的問題和改進(jìn)方法進(jìn)行研究和思考，最大程度上解決現(xiàn)階段醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的問題，為醫(yī)院的長遠(yuǎn)、穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。