莫言娟 ，呂志勇，苗翠玲

1.日照市中醫(yī)醫(yī)院檔案室，山東日照 276800；2 日照市中醫(yī)醫(yī)院宣傳科，山東日照 276800；3.日照市人民醫(yī)院黨委辦公室，山東日照 276826

醫(yī)院檔案管理工作主要負責對醫(yī)政、臨床相關資料的記錄、保存等，是患者診療的重要依據(jù)。醫(yī)院檔案管理工作屬于系統(tǒng)性工程，包括科學手機、利用檔案信息等，只有確保其擁有較高的管理效率，才能為醫(yī)療、科研工作提供高水平服務，進而推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)在信息時代的發(fā)展[1]。為保證醫(yī)院檔案信息化管理質(zhì)量，必須注重對專業(yè)人才的招聘與培養(yǎng)。所以醫(yī)院需要結合自身檔案管理工作的改革需求，為相關人員提供深造機會。 信息時代促使醫(yī)院進入了全新發(fā)展階段，其改革涉獵范圍十分寬廣，導致醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容與范圍大幅度增加。近年來，因信息技術的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理迎來了巨大發(fā)展契機，但同時也面臨著一定的挑戰(zhàn)，對此，醫(yī)院只有結合信息時代特性全面創(chuàng)新檔案管理工作模式，改善自身檔案管理質(zhì)量，才能滿足信息時代對醫(yī)院整體發(fā)展水平的要求。

1 信息化時代醫(yī)院檔案管理工作所具備的特性

1.1 信息處理高效性

由于醫(yī)療事業(yè)持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院檔案信息管理內(nèi)容以及范圍也逐漸廣泛，其中不僅包含醫(yī)院全部醫(yī)務人員的檔案信息，還包含患者臨床診療的相關資料以及其他醫(yī)療機構的相關檔案資料，所以醫(yī)院檔案管理工作效率亟需得到提升[2]。 信息化時代支持將檔案管理信息數(shù)字化以及工作網(wǎng)絡化，可以在一定程度上提升醫(yī)院檔案管理工作的時效性以及有效性。

1.2 信息存儲數(shù)字化

醫(yī)院檔案管理工作的傳統(tǒng)模式為紙質(zhì)記錄、保存，該模式局限性較明顯，例如工作人員需要面臨巨大的工作量，對人力資源有較多的需求，而且工作效率較低，工作質(zhì)量也難以得到有效保證，且信息丟失的風險也較大[3]。而在信息時代，通過信息技術可以促使醫(yī)院檔案管理工作實現(xiàn)系統(tǒng)化、數(shù)字化以及智能化，例如通過電子方式儲存檔案信息，可以有效彌補傳統(tǒng)工作模式的弊端，提高工作質(zhì)量與效果，同時保證信息儲存的有效性、安全性；除此之外，電子儲存還能提高信息儲存的多元化以及利用的自主性、靈活性[4]。

1.3 信息資源多元化

信息化時代醫(yī)院檔案管理工作以信息共享化平臺為依靠，信息獲取源十分廣泛，可以保證醫(yī)院檔案管理工作中的需求得到最大程度的滿足，而且醫(yī)院檔案管理信息渠道多元化對檔案信息管理多元化有一定的促進作用，所以要想促使醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量、效率得到提升，必須在檔案管理工作中合理應用計算機信息技術，并增加醫(yī)院各個部門、各個醫(yī)療系統(tǒng)之間的交流、信息溝通，以提高信息共享平臺信息源的多元化建設[5]。

2 信息化時代醫(yī)院檔案管理工作的不足

2.1 缺乏信息化管理思想

就本質(zhì)層面而言，在醫(yī)院檔案管理工作中合理應用信息技術，不僅可以提高檔案管理工作的質(zhì)量，還能進一步優(yōu)化管理工作的效果。結合當前的信息時代背景來說，雖然很多醫(yī)院都開始在自身服務體系中融入了信息技術，但沒有針對檔案管理工作構建科學的管理模式，導致檔案管理模式開展模式仍滯留在傳統(tǒng)手工時代，其對人力資源、物力資源的需求十分龐雜，而且存在較嚴重的浪費現(xiàn)象，工作質(zhì)量與工作效率也沒有達到預期標準[6]。分析原因，在于很多醫(yī)院的檔案管理人員在思想層面沒有實現(xiàn)與時俱進，缺乏信息化管理思想，更沒有培養(yǎng)自身的計算機應用能力，在短時間內(nèi)無法適應檔案信息化管理要求，導致檔案管理工作難以落實信息化發(fā)展。

2.2 缺乏信息化管理系統(tǒng)

信息時代促使醫(yī)院進入了全新發(fā)展階段，其改革涉獵范圍十分寬廣，導致醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容與范圍大幅度增加。 若醫(yī)院沒有建設相應的網(wǎng)絡設施，或是建設后沒有及時更新、完善，導致網(wǎng)絡設施缺乏先進性與安全性，均會對醫(yī)院檔案管理工作開展的有效性造成影響，甚至增加信息管理安全隱患，更遑論提升管理工作的效率[7]?，F(xiàn)階段，由于醫(yī)院檔案管理工作人員并不具備較好的專業(yè)技術、專業(yè)素養(yǎng)，導致檔案管理工作缺乏先進性的信息系統(tǒng)，工作效率無法得到有效提升，甚至涵蓋范圍不足，無法保證信息管理的全面性，導致信息管理工作的開展無法實現(xiàn)有序化。

3 信息化時代醫(yī)院檔案管理發(fā)展對策

3.1 全面改革信息化管理方案

首先，醫(yī)院需要立足于自身發(fā)展需求對檔案管理工作信息化建設的方向、目標加以明確，以相關準則為基本要求，建立健全具有高效性與科學性標準的信息化管理方案。其次，醫(yī)院管理層需要明確認知到信息化管理的重要性以及價值，進而在全體醫(yī)務人員中加以宣傳，宣傳模式可以是發(fā)放宣傳手冊，也可以是召開座談會等，提升全體醫(yī)務人員的認知層次，同時與自身發(fā)展實際相結合，深入且全面地對當前醫(yī)院檔案管理環(huán)境進行分析，并對行業(yè)外部實際發(fā)展情況進行總結，以明確認知到信息化建設在檔案管理工作方面所具備的影響意義，最終通過有效整合多個元素的方式，建立完善的信息化管理方案，確保其具有較好的合理性、針對性，可以為醫(yī)院檔案管理發(fā)展提供助力。

3.2 建立健全檔案管理信息化系統(tǒng)

醫(yī)院檔案管理工作要想全面實現(xiàn)信息化建設，根本前提則是要確保醫(yī)院有完善的信息化管理系統(tǒng)。所以對于醫(yī)院而言，構建完善的先進性管理系統(tǒng)至關重要。 首先，醫(yī)院需要進一步參與軟件供應市場中的活動，增加與其的互動性，結合自身實際需求探尋具有較好時效性、有效性的檔案管理系統(tǒng)[8]。其次，在明確檔案管理系統(tǒng)之后，醫(yī)院需要對其進行綜合測試，保證其實際容量、開放性以及運行安全性均與自身檔案管理工作發(fā)展需求相符，特別要注意其是否具備良好的開放性功能，只有確保其開放性功能良好，才能有效對接辦公自動化系統(tǒng)，進而增強數(shù)據(jù)之間的溝通、交流，促使辦公效率得到大幅度的提升，為檔案管理人員的工作創(chuàng)造較好的便利條件。最后，醫(yī)院需要以自身檔案管理工作安全性需求為參考，對檔案管理系統(tǒng)功能進行全面優(yōu)化處理。

3.3 提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

為保證醫(yī)院檔案信息化管理質(zhì)量，必須注重對專業(yè)人才的招聘與培養(yǎng)。所以醫(yī)院需要結合自身檔案管理工作的改革需求，為相關人員提供深造機會。舉例而言，醫(yī)院可以結合具體情況，定期組織檔案管理人員參與信息化知識座談會，以提高其計算機應用能力以及信息處理能力，以此保證在日后的檔案信息化管理工作中，工作人員的操作符合規(guī)范化要求。除此之外，還要優(yōu)化檔案信息管理人員的職位、職能，即明確各個崗位人員的具體職責，同時細化工作內(nèi)容，再對相關人員進行專職培訓，確保相關人員的專業(yè)知識、技能可以在工作中得到良好的落實。最后，檔案管理人員要進一步加深與同行業(yè)之間的互動，通過交流促進思維的創(chuàng)造性發(fā)展，進而不斷提升自身的工作能力，促使工作模式不斷發(fā)展[9]。

3.4 提升建設醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)的安全性

信息化時代信息統(tǒng)建的重點為安全保障，通過構建安全領域管理工作、身份認證系統(tǒng)可以提高信息管理系統(tǒng)的安全性。對于醫(yī)院而言，檔案數(shù)據(jù)應做好備份工作，同時構建入侵檢測、防火墻系統(tǒng)，通過有效運營及維護信息系統(tǒng)，防止受到病毒的攻擊，以提高檔案信息系統(tǒng)體系的安全性。 就醫(yī)院檔案管理工作而言，信息技術是主要支持，但不可否認的是信息在技術實際應用期間會有潛在風險，可能會導致數(shù)據(jù)被篡改、流失等。所以醫(yī)院在構建檔案管理信息系統(tǒng)時，必須做好相關風險防范工作。提倡醫(yī)院在構建檔案信息系統(tǒng)期間，配備專門的安全管理中心，并保證其符合標準化、流程化，可提高檔案信息系統(tǒng)安全建設的完善性。 就醫(yī)院檔案信息化建設而言，其主要目標在改善管理設備、管理裝備之外，還需要突破檔案管理活動，只有在檔案管理技術與科技方面做到與時俱進，才能實現(xiàn)信息化建設的根本目標[10]。 檔案管理技術與科技可以有效阻隔病毒、木馬等軟件的侵害，同時還能防御黑客的攻擊，避免醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)失竊，或是被篡改。 由此可見醫(yī)院針對檔案系統(tǒng)做好安全防護措施，通過機密方式儲存信息數(shù)據(jù)，并設定身份認證系統(tǒng)，同時針對工作人員的安全意識、安全防范能力進行培訓，可以在一定程度上保證檔案信息的真實性、可靠性。 除此之外，醫(yī)院還要立足于檔案信息系統(tǒng)中的安全體系，嚴格規(guī)范工作人員的工作行為，例如信息安全工作流程、計算機操作流程、檔案管理工作流程等，以避免因工作人員的行為不當給系統(tǒng)預埋隱患，影響檔案數(shù)據(jù)的有效性。 最后，醫(yī)院需要針對方案風險管理構建相應的法律規(guī)范，提高檔案立法的全面性，以此強化檔案管理工作的規(guī)范性，并輔以懲罰措施，確保檔案管理期間造成破壞性事件，或是隱患事件者可以得到相應的懲處。

3.5 提高檔案管理信息的共享性

融合醫(yī)院檔案信息管理平臺，首先需要對醫(yī)院的現(xiàn)代化檔案信息平臺進行有效完善，促使醫(yī)院檔案室的所有資源均實現(xiàn)電子化管理，以此才能提高醫(yī)院檔案資源的共享性。通過檔案資源的電子信息化建設可以構建一個信息網(wǎng)絡，通過該平臺檢索、利用檔案信息，以避免檔案外借出現(xiàn)遺失等不良情況。結合醫(yī)院檔案管理需求，以檔案信息安全為前提，若不是特殊性情況，醫(yī)院往往禁止外借檔案，但現(xiàn)實情況中利用者為了提高自身的便利，檔案外借的情況不勝枚舉。對此在傳統(tǒng)管理模式中，醫(yī)院會設定相應的管理制度，導致檔案外借手續(xù)十分繁瑣，但仍無法為檔案信息的安全性提供百分百的保障。而構建檔案共享平臺，則可以解決檔案外借的各項麻煩，豐富檔案信息的開放渠道，提高檔案管理的效率，還能促使檔案室的作用得到充分發(fā)揮[11]。

4 結語

信息時代促使信息技術備受人類社會的推崇，且在各個行業(yè)均顯示出了其所具備的優(yōu)勢。所以醫(yī)院應與時俱進，明確自身檔案管理工作的不足之處，再借助信息技術對其進行全面革新，同時制定針對性發(fā)展策略，以推動其實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。