蕭落英 郗瀅 李湘雯 梁春華

摘? 要：為了更好地理解檔案管理定義，從檔案工作的4M1W方法入手，借鑒安達(dá)信咨詢公司提出的知識(shí)管理公式KM= （P+K）S，通過(guò)對(duì)比分析知識(shí)管理和檔案管理中各要素的相同點(diǎn)和不同點(diǎn)，推衍出檔案管理定義公式AM=（P+T+A）M，以期為檔案管理人員開(kāi)展檔案管理工作提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;4M1W;知識(shí)管理公式;檔案管理定義公式

Abstract： In order to better understand the definition of Archives management，this paper starts with the 4M1W method of Archives work and draws lessons from the knowledge management formula proposed by Andersen Consulting Company，KM=（P+K）S. By comparing and analyzing the similarities and differences of various elements in knowledge management and Archives management，this paper derives the definition formula AM=（P+T+A）M of Archives management，with a view to provide reference for Archives managers to promote Archives management.

Keywords： Archives Management; Knowledge Management; Knowledge Management Formula; Definition Formula of Archives Management

1 引言

檔案管理工作是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。企業(yè)檔案管理工作是融合檔案專(zhuān)業(yè)、企業(yè)管理相關(guān)專(zhuān)業(yè)等多專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的綜合性科研工作，在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著特別顯著的“保障科研發(fā)展和支撐管理決策”的重要作用。檔案管理的定義是檔案管理工作的基石，厘清檔案管理的定義有助于從根本上提高檔案管理工作的質(zhì)量，更好地發(fā)揮檔案管理工作在科研生產(chǎn)工作中的作用。

中國(guó)航發(fā)沈陽(yáng)發(fā)動(dòng)機(jī)研究所從檔案管理的本源出發(fā)，采用人（Man）、機(jī)（Machine）、料（Material）、法（Method）和流程（Workflow）的4M1W方法[1]，借鑒安達(dá)信公司提出的被廣為認(rèn)可的知識(shí)管理公式KM=（P+K）S，分別對(duì)比分析檔案管理工作的4M1W與知識(shí)管理公式中P（People）、T（Technology）、K（Knowledge）、S（Sharing）各要素之間的異同，梳理出檔案管理工作的要素和流程，進(jìn)而推衍出檔案管理的定義公式，以期提升檔案工作的效果和作用。

2? M與P的對(duì)比分析

M（Man）與知識(shí)管理公式中P（People）同指人[2][3]，人是知識(shí)管理和檔案管理的主體，也是客體，即人在兩項(xiàng)工作中承擔(dān)著相同的角色，但從事知識(shí)管理和檔案管理工作的具體人員又略有差別。

2.1 對(duì)比分析。知識(shí)管理和檔案管理中“人”要素的解讀既有聯(lián)系也有區(qū)別。知識(shí)管理工作的主體是知識(shí)生產(chǎn)者、知識(shí)共享者以及知識(shí)傳播者，而檔案管理工作的主體是檔案生產(chǎn)者（即檔案形成者）、專(zhuān)職檔案員、兼職檔案員，知識(shí)管理與檔案工作的客體同為使用者。

在知識(shí)管理工作中，人的因素決定知識(shí)能否被深度挖掘、充分共享、快速傳播、有效利用。在檔案管理工作中，檔案形成者的檔案意識(shí)、專(zhuān)職檔案員的能力素質(zhì)、兼職檔案員的配合程度，以及檔案使用者與檔案管理工作者之間的溝通情況，都直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。

人是知識(shí)管理與檔案管理的基礎(chǔ)，發(fā)揮著關(guān)鍵的作用，即人在兩項(xiàng)工作中的角色及作用相似。知識(shí)管理與檔案管理的人又略有不同，知識(shí)管理的主體之間并無(wú)明顯的界限，一個(gè)人可以既是知識(shí)的生產(chǎn)者，同時(shí)是知識(shí)的共享者、傳播者。而在檔案管理工作中，檔案的生成者和管理者為分工不同的兩類(lèi)人員，檔案生成者負(fù)責(zé)收集、整理和初步立卷的工作，專(zhuān)/兼職檔案員對(duì)檔案進(jìn)行管理并提供利用。

2.2 ∏型檔案管理人員能力素質(zhì)模型?；诿绹?guó)著名心理學(xué)家麥克利蘭于1973年提出的冰山模型[4][5]，得出了檔案管理人員的素質(zhì)要求。[6][7]

以此為基礎(chǔ)，通過(guò)中國(guó)航發(fā)沈陽(yáng)發(fā)動(dòng)機(jī)研究所的調(diào)研及實(shí)踐，構(gòu)建了∏型檔案管理人員能力素質(zhì)模型，該模型將檔案人員的能力素質(zhì)分基準(zhǔn)性素質(zhì)和鑒別性素質(zhì)，基準(zhǔn)性素質(zhì)包括知識(shí)與技能，鑒別性素質(zhì)包括角色定位、價(jià)值觀、自我認(rèn)知、品質(zhì)、動(dòng)機(jī)，最終從專(zhuān)業(yè)知識(shí)、操作技能[8]、基礎(chǔ)能力、職業(yè)素質(zhì)四個(gè)維度分別提出檔案管理人員應(yīng)該具備的能力素質(zhì)，從而有針對(duì)性地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)。

3? M與T的對(duì)比分析

M（Method，法）是檔案管理的技術(shù)與方法，M（Machine，機(jī)器）是檔案管理的平臺(tái)，而知識(shí)管理工作所需技術(shù)和方法以及使用的平臺(tái)構(gòu)成知識(shí)管理的T（Technology，技術(shù)）的支持環(huán)境。

檔案管理中的M與知識(shí)管理中的T所包含的要素相似，技術(shù)、方法和平臺(tái)是知識(shí)管理和檔案管理工作的保障，優(yōu)化技術(shù)、方法和平臺(tái)可以提高知識(shí)管理和檔案管理工作的效率。

但由于知識(shí)管理與檔案管理工作的差異性，要素包含的具體內(nèi)容不同，知識(shí)管理的技術(shù)與方法集中在知識(shí)的挖掘、共享與傳遞方面，而檔案管理的技術(shù)與方法[9][10]是從檔案管理的各環(huán)節(jié)入手，分別針對(duì)各環(huán)節(jié)工作性質(zhì)提出不同的方法，方法的種類(lèi)相對(duì)較多。

4? M與K的對(duì)比分析

檔案管理的M（Material，料）與知識(shí)管理的K（Knowledge，知識(shí)）都是指管理的對(duì)象，顯然，檔案管理和知識(shí)管理的管理對(duì)象分別為Archives（A）和Knowledge（K）。

知識(shí)管理中的K和檔案管理中的A要素分析。知識(shí)管理對(duì)象中的數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)與檔案管理中的數(shù)據(jù)、記錄、文件都屬于顯性知識(shí)的范疇，這些元素的性質(zhì)相同，不同的是知識(shí)管理還包括對(duì)人腦中智慧的管理[11][12]。

人腦中的智慧應(yīng)屬于隱性知識(shí)的范疇，因此，知識(shí)管理既管理顯性知識(shí)又管理隱性知識(shí)[13]，而數(shù)據(jù)、文件和記錄是知識(shí)資源的載體，是顯性知識(shí)的典型代表[14]，檔案管理相對(duì)來(lái)說(shuō)是對(duì)顯性知識(shí)部分進(jìn)行管理。因此，通過(guò)對(duì)比分析，檔案管理與知識(shí)管理的管理對(duì)象大致相同，但知識(shí)管理的研究對(duì)象多了隱性知識(shí)。

5? W與S的對(duì)比分析

W（Workflow）是檔案工作的流程，主要體現(xiàn)在檔案的管理，即M（Management，管理）、S（Sharing，分享）是知識(shí)的分享，即知識(shí)管理的流程。檔案的管理的流程包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案利用和檔案銷(xiāo)毀7個(gè)步驟。知識(shí)管理的流程主要包括知識(shí)識(shí)別、知識(shí)創(chuàng)造、知識(shí)獲取、知識(shí)搜集、知識(shí)適應(yīng)、知識(shí)組織、知識(shí)應(yīng)用、知識(shí)共享和知識(shí)轉(zhuǎn)化。

從知識(shí)管理流程與檔案管理流程步驟的對(duì)比來(lái)看，流程中步驟具有相似性。通過(guò)對(duì)步驟內(nèi)涵的進(jìn)一步挖掘發(fā)現(xiàn)，知識(shí)管理的步驟在檔案管理流程中都有體現(xiàn)。不同之處是用戶對(duì)于檔案的利用可能是間接的，但是對(duì)知識(shí)的獲取卻是直接的，將蘊(yùn)含在檔案中的知識(shí)以共享的形式向用戶開(kāi)放[15]。知識(shí)管理與檔案管理流程具有極高的相似度，知識(shí)管理中的知識(shí)應(yīng)用和知識(shí)共享同時(shí)對(duì)應(yīng)檔案管理中的檔案利用。

6 結(jié)論

采用4M1W方法，將檔案管理的4M1W要素分別與知識(shí)管理定義公式的各要素進(jìn)行對(duì)比分析，可以看出，檔案管理與知識(shí)管理具有顯著的相似性和可類(lèi)推性。借鑒認(rèn)可度極高的安達(dá)信咨詢公司的知識(shí)管理公式，類(lèi)比推衍出檔案管理定義公式是AM=（P+T+A）M。

AM（Archives Management，檔案管理）是以人為中心、以方法和平臺(tái)為基礎(chǔ)，以流程為保障，以管理與服務(wù)為最終目標(biāo)的管理性工作。通過(guò)檔案管理定義公式，可以看出影響檔案管理水平的因素分別是人、方法和平臺(tái)、管理流程，因此，加強(qiáng)檔案管理人員的能力素質(zhì)，優(yōu)化檔案管理的方法與平臺(tái)，規(guī)范檔案管理的流程是提高檔案管理工作質(zhì)量和水平的根本途徑。

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（作者單位：中國(guó)航發(fā)沈陽(yáng)發(fā)動(dòng)機(jī)研究所? ?來(lái)稿日期：2019-10-16）