楊暉

摘?要：現階段，隨著我國全面邁入信息時代，人們對于文書檔案管理工作的重視程度也隨之提升。在當前的大環(huán)境中，文書檔案在各個行業(yè)當中都發(fā)揮著至關重要的作用。但是隨著文書檔案的數量和信息涵蓋量越來越大，文書檔案管理工作在新時代面臨著非常嚴峻的手段。因此相關部門及工作人員需要通過現代化的技術和理念，以科技檔案的管理模式使文書檔案的價值最大限度的發(fā)揮出來。本文當中筆者將結合具體情況，運用相關技術知識，對文書檔案管理工作中存在的問題和強化措施進行詳細的分析論述。

關鍵詞：文書檔案管理;信息技術;強化措施

從定義上來看，文書檔案能夠全面詳細的記錄工作當中所產生的所有信息，是對工作最為真實的記錄。文書檔案作為一種重要的信息憑證，不僅能夠為歷史信息的查詢提供重要的依據，同時還可以對工作進行客觀而科學的指導，在實際工作當中占據著非常重要的地位。因此相關部門及工作人員對于文書檔案的重要性要有一個深刻的認知，并積極通過相應的技術手段切實解決文書檔案管理工作中遇到的實質性問題，最終從根源上提升文書檔案管理工作的質量。下文中筆者將對此展開進行論述。

一、新時代文書檔案管理工作中存在的典型問題

（一）文書工作與檔案工作的銜接程度不足

文書工作與檔案工作雖然是兩種不同的工作類型，但是二者之間有著非常強的關聯性，在實際工作當中要秉承統一性的理念對其進行全面而細致的處理。但是從目前的狀況來看，在二者分體式管理體系的影響下，文書工作與檔案工作之間的距離呈現出越來越遠的態(tài)勢，雖然分體式管理體系考慮到文書工作和檔案工作各自的特點不同，期望通過二者之間的協調配合來實現同步發(fā)展，但從實踐效果來看，這種管理方式已經造成了文書工作與檔案工作之間的脫節(jié)。此外，在具體工作中，許多文書工作人員的檔案意識嚴重不足，許多檔案人員同樣對文書工作的了解程度不足，這樣一來就造成了二者之間的脫節(jié)現象越來越嚴重，其銜接主體上存在著非常多不規(guī)范的情況。

（二）現代化技術的應用層次不足

在現階段信息量越來越大的情況下，文書檔案工作對技術的要求也隨之提升，電子文書檔案開始逐漸替代傳統的紙質文書檔案，成為文書檔案的主要形式。但是在這種技術環(huán)境之下，許多文書檔案的管理人員對于現代化信息技術的掌握程度不足，甚至連基本的辦公軟件使用都成問題，專業(yè)化程度非常低，無法對文書檔案工作進行全面的掌控和管理，從而對文書檔案記錄的速度和精確度都造成了嚴重的負面影響。

（三）領導人員對文書檔案管理工作的重視程度不足

在許多單位的文職工作當中，文書檔案管理工作的地位普遍比較低，領導部分對其重視程度也遠遠不足，經常將文書檔案管理工作視為次要性工作，對文書檔案管理工作的認識程度遠遠不足。一些領導人員甚至認為文書檔案管理工作就是簡單的資料收集和整理，對文書檔案管理工作的價值依然停留在表面階段。此外，由于文書檔案管理工作無法產生直接的經濟效益，因此許多企業(yè)為了追求利益最大化，往往不愿意在文書檔案管理工作中投入大量的資源，這樣一來就導致文書檔案管理工作的水平越來越差，最終對企業(yè)和組織造成嚴重的負面影響。

二、提升文書檔案管理水平的具體措施

（一）使文書工作與檔案工作進行規(guī)范化銜接

文書檔案管理水平關鍵在于文件的質量，同時現階段企業(yè)和組織的文件數量不斷增加，因此文書檔案部門之間要建立長效的溝通機制，提升各個部門之間協調配合的力度，最終使文書工作與檔案工作進行規(guī)范化的銜接。從具體措施來看，文書檔案管理工作人員要充分利用信息技術，例如數據庫挖掘等，全面收集單位和組織內部的文書檔案，并對這些文書檔案進行整理歸類，同時企業(yè)和組織的其他部門也要積極配合文書檔案管理工作，在文件查閱完畢之后要上報文書檔案管理部門，如果是電子檔案的話，要在管理系統中進行登記，如果是紙質檔案的話要在第一時間送至檔案室歸還。

（二）應用現代化的文書檔案管理技術

文書檔案管理工作的現代化可以說是信息管理體系發(fā)展的必然趨勢，因此企業(yè)和組織相關部門要充分明確這一點，積極應用現代化的文書檔案管理技術，使文書檔案管理工作的質量得到實質性的提升。在現代化技術應用的過程中，相關部門及工作人員要保證文書檔案管理模式的立體性和功能性，結合企業(yè)和組織的實際情況加強資金和技術的投入力度，不斷強化網絡體系建設，購買一些先進的技術設備，進而全面提升文書檔案管理工作的效率和信息化層次，降低在工作當中無謂的資源損耗，在企業(yè)和組織當中實現文書檔案的共享。從具體措施來看，企業(yè)和組織可以使用現代化的信息管理技術，例如登錄權限的設置，信息查詢權限的設置、密鑰技術等，這些技術能夠全面提升文書檔案的存儲安全性和傳輸安全性。此外，企業(yè)和組織還可以使用ASA和GFW技術，使文書檔案信息管理系統在正常的運行狀態(tài)當中對各種各樣的數據信息進行全面的分析和過濾，所有穿越防火墻的訪問用戶必須要通過實名認證時候才可以進入到系統當中。

（三）提升對文書檔案管理工作的重視程度

企業(yè)和組織的領導人員要全面提升文書檔案管理工作的地位，轉變思想觀念，全面提升檔案管理人員的綜合素質，致力于打造一支優(yōu)質的文書檔案管理工作團隊。企業(yè)和組織要將文書檔案管理工作納入到總體規(guī)劃和全年工作重點當中，全面提升文書檔案設施的投入力度，使文書檔案管理工作向規(guī)范化、信息化的層次上不斷邁進。此外，文書檔案管理人員要積極學習并定期更新技術知識，不斷確定自身的工作目標，在工作當中全面提升自身的能力，使文書檔案管理工作能夠為領導和員工提供更加便捷高效的服務。

三、總結

綜上所述，在信息時代的背景下，文書檔案管理工作在單位和組織當中的價值逐漸提升。因此相關部門及工作人員要全面重視文書檔案管理工作，積極應用各種現代化信息技術，構建完善的工作體系，最終使文書檔案管理工作為企業(yè)和組織的運行提供有力的幫助。

參考文獻：

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