陳莉玲

（國網(wǎng)四川省電力公司布拖縣供電分公司，四川布拖 616350）

0 引言

隨著市場環(huán)境的變化，越來越多企業(yè)內部的辦公室文書管理模式逐步采取不同的創(chuàng)新策略，將信息化管理技術融入管理模式中。我國大多數(shù)的企業(yè)目前都還處于發(fā)展和轉型階段，如果企業(yè)要想在激烈的市場競爭環(huán)境下保持長期穩(wěn)定發(fā)展，就要做好企業(yè)的內部的辦公室文書管理工作。在管理措施落實的過程中，要明確企業(yè)的經營辦公室文書管理職能，保證企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，推動企業(yè)的生產效率。但是就現(xiàn)階段而言，在經濟和科技快速發(fā)展的新形勢下，我國企業(yè)的辦公室文書管理方式還存在許多的問題。企業(yè)要想在市場上有一席之地，就要根據(jù)自身發(fā)展需要，提高企業(yè)辦公室文書管理的質量與水平，將創(chuàng)新管理模式落到實處，確保有效促進企業(yè)發(fā)展，充分保障企業(yè)的經濟效益。目前我國已經進入5G 時代，網(wǎng)絡技術也已經相當成熟，我國社會的生產方式也在逐漸的向信息化經濟建設模式轉變，是未來的發(fā)展方向。為了順應現(xiàn)代化建設的趨勢，政府與企業(yè)必須抓緊由傳統(tǒng)落后的管理體系向信息化新型高效管理模式轉型。信息化技術對于企業(yè)內部的辦公效率和文書資料管理有著極高的優(yōu)勢，尤其在是企業(yè)辦公室文書檔案管理的工作中，利用網(wǎng)絡信息交流的便利性，可以有效解決信息數(shù)量爆炸式增長背景下的資料管理困難的問題。融合信息化技術的辦公室文書管理措施，能夠保證辦公資料和信息的安全性，在對信息調取時也方便了不少，減輕管理人員的工作壓力，為后續(xù)辦公室文書信息的使用與分析也打下堅實的基礎。本文將詳細分析現(xiàn)階段企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的弊端及存在的各方面問題，根據(jù)實際情況，有針對性地從信息化社會角度提出管理的優(yōu)化與創(chuàng)新措施，保證企業(yè)在過渡轉型時期穩(wěn)定的發(fā)展。

1 企業(yè)辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀

1.1 信息化管理的重要意義

企業(yè)內部辦公室檔案信息管理質量是企業(yè)發(fā)展的關鍵。企業(yè)經營管理包括企業(yè)發(fā)展的總體規(guī)劃，企業(yè)的社會經濟活動的基礎和企業(yè)所要完成的重大事件，從客觀上印證企業(yè)文書檔案管理的重要性。因此，企業(yè)內部在進行管理時，相關的部門必須充分發(fā)揮其職能作用。在我國信息化建設新形勢下，企業(yè)內部辦公室文書檔案信息管理要突出其導向功能，保證企業(yè)職工的根本利益，提升企業(yè)的向心力和凝聚力。過去傳統(tǒng)的辦公室文書檔案管理工作存在種種弊端，信息化的管理體系可以針對傳統(tǒng)模式中的問題進行優(yōu)化和改善，但是信息化技術也并不是完美無缺的，其自身還有很多的優(yōu)化空間。如今企業(yè)的辦公室文書信息管理工作現(xiàn)在可以通過線上的方式進行，而且辦公室文書信息在調取的過程中，每一環(huán)節(jié)都可以通過信息化的數(shù)據(jù)清晰地呈現(xiàn)在管理人員眼前，充分體現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)信息化的便利性，一旦某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題或錯誤，不僅能夠一目了然的返現(xiàn)，而且錯誒信息的反饋也是非常高效的，這全部都要得力于互聯(lián)網(wǎng)的高速傳播性，同時辦公室文書信息的安全性將得到質的提高，相比過去的檔案管理，提高信息管理的透明度，有利于維持企業(yè)內部公平競爭的工作環(huán)境。

1.2 現(xiàn)階段信息管理模式不完善

目前很多企業(yè)的檔案信息管理系統(tǒng)仍舊不夠完善。電子文書信息管理涉及的技術還不夠成熟，不利于辦公室檔案信息統(tǒng)計與管理工作穩(wěn)定的實施?，F(xiàn)階段造成系統(tǒng)不完善的主要原因是相關的系統(tǒng)程序設計技術人員的水平不夠，同時也沒有在對企業(yè)內部實際工作情況進行全面的考察，缺乏事實的基礎，導致設計的管理方案與系統(tǒng)不能很好地符合企業(yè)內部生產與工作的實際情況。另一方面，管理人員在對信息進行操作時，由于對新技術新系統(tǒng)掌握還不夠熟練，也很容易出現(xiàn)失誤，如果系統(tǒng)的自我修正功能不夠強大的話，就會導致操作上的錯誤逐漸被放大，最終造成不必要的經濟損失。在當前階段，很多企業(yè)內部關于人力資源的檔案管理制度都存在嚴重的缺陷，管理手段存在很大的局限性，不利于營造企業(yè)內部良好的工作的環(huán)境。阻礙人才進步和發(fā)展，也是影響企業(yè)自身穩(wěn)定發(fā)展的不利因素。在當前很多的企業(yè)部門不能根據(jù)公司的實際情況對工作人員進行統(tǒng)籌安排，檔案信息管理效率低下，會使降低企業(yè)員工的工作積極性，工作環(huán)境越來越不和諧，人力資源管理水平不高必將會導致企業(yè)市場效益的降低，因此高效的人力資源文書信息管理對于企業(yè)來說是十分重要的。

1.3 管理措施缺乏實用性

企業(yè)內部的辦公室文書信息管理包括人力資源管理、財務管理、工作績效管理、客戶信息管理等方面，這些方面都是推動企業(yè)未來的發(fā)展的重要組成部分。但是目前我國大部分的企業(yè)卻對信息化管理缺乏足夠的重視，辦公室文書管理的結構分布十分不合理，而且監(jiān)督體制也不完善，無法保證新的管理制度能夠嚴格落實，使得信息化辦公室文書管理工作缺乏實用性。從管理系統(tǒng)結構分布和職能劃分的角度來看，目前大多數(shù)的企業(yè)的信息化辦公室文書管理部門中人員的崗位與職能劃分不明確，不能根據(jù)工作人員的實際情況對其職位進行合理的分類，缺乏專門的管理制度。如果不能很好地明確崗位職責劃分的界限，在出現(xiàn)工作上的失誤和問題時，很難進行合理的責任追究。在系統(tǒng)操作出現(xiàn)失誤時，很容易出現(xiàn)互相推脫責任的現(xiàn)象。為了將信息化技術有效融入文書檔案管理模式中，人才的支持是必不可少的，但是很多供電企業(yè)對于人才的培養(yǎng)也不夠重視，長期以往，一定會對企業(yè)的經濟效益和成本管理造成嚴重的損害。

2 企業(yè)辦公室文書檔案管理優(yōu)化措施

2.1 智能化網(wǎng)絡管理模式

為了提高信息化技術在企業(yè)內部辦公室文書管理體系中的適用性，可以結合網(wǎng)絡的平臺進行信息的管理，同時利用智能算法技術，提高計算機對文檔的識別度。企業(yè)可以建立辦公室文書線上信息管理平臺，線上信息管理平臺能夠有效減少復雜度。通過線上的社區(qū)平臺，辦公室文書管理流程中的每一環(huán)節(jié)都可以通過線上平臺清晰反映在監(jiān)管人員眼前，充分發(fā)揮網(wǎng)絡信息交流的便利性和可靠性。線上的辦公室文書信息管理系統(tǒng)自動對信息進行分類，根據(jù)信息價值的不同設置分級保護策略，越是重要信息越是敏感，出現(xiàn)數(shù)據(jù)異常時，不僅能夠及時進行通知，而且能夠將錯誤的信息數(shù)據(jù)快速的反饋給管理人員，便于查證。為了防止信息泄露事件的發(fā)生，極大提高數(shù)據(jù)信息管理的安全性。如果線上平臺的使用人員在線上查詢自己的信息時有疑問或者相關的工作人員對線上信息管理操作方式有意見或建議，都可以通過線上平臺進行反饋，能夠有效減少企業(yè)辦公室文書管理過程中出現(xiàn)的種種矛盾，提高使用者對線上營銷信息管理平臺的滿意度。

2.2 檢索系統(tǒng)人性化

為了保證操作人員與計算機進行交互時的效率，對于辦公室文書信息管理平臺的UI 界面設計必須要注重人性化。在追求功能完善的同時盡可能簡化操作界面，其中最重要的就是檢索系統(tǒng)。檢索算法要不斷優(yōu)化，避免搜索關鍵詞時查找不到相關信息的情況。檢索系統(tǒng)也要設定查詢權限等級，保證相關人員辦公室文書信息的完整性和安全性。檢索系統(tǒng)要做到非常方便地搜索到相應的檔案，還要保證順利歸檔。為了保證后續(xù)工作順利進行，要對計算機系統(tǒng)進行設置以適應企業(yè)內部實際情況。在進行檔案儲存的工作時，要詳細記錄檔案的信息并進行科學的分類，方便以后工作需要時能夠快速查到所需的資料。計算機服務器儲存的容量是有限的，為了提高檔案的價值和管理的效率，要對已經失效或沒有價值的文檔定期進行清理，及時釋放儲存空間，合理分配辦公室資源。在清理的過程中，要做好檔案的篩選工作，避免與其他文檔混淆，導致刪除有用的文檔。定期清理垃圾文件能夠提高企業(yè)辦公室文書管理過程中有限資源的利用率。

2.3 辦公室文書管理統(tǒng)籌兼顧

企業(yè)自身的發(fā)展必須要與市場經濟轉型相呼應，得益于網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，生產的模式早已經擺脫傳統(tǒng)束縛，企業(yè)的業(yè)務范圍也更加廣泛。為了滿足市場多元化的需求，企業(yè)內部檔案信息管理必須要做到統(tǒng)籌兼顧。對于管理工作的規(guī)范化和標準化提出高要求，并且要嚴格把關。辦公室文書檔案管理工作對于相關人員專業(yè)知識素養(yǎng)有著極高的要求管理方案和措施要滿足企業(yè)各個部門的要求，不能偏向一方，要保證資源的合理分配，為后續(xù)信息化管理工作排除潛在的隱患。

3 結論

綜上所述，本文已經從信息化技術的角度對企業(yè)的辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀以及優(yōu)化措施進行了詳細的闡述，提出了創(chuàng)新改革辦法，切實的保障了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。