陳威昂（上海市合流工程監(jiān)理有限公司, 上海 200120）

近年來，各監(jiān)理企業(yè)不斷進行企業(yè)轉(zhuǎn)型與產(chǎn)業(yè)升級，通過將業(yè)務范圍從工程監(jiān)理與項目管理擴大為造價咨詢、招標代理與技術(shù)服務等綜合咨詢，逐漸發(fā)展為技術(shù)咨詢公司。企業(yè)管理模式日趨復雜，管理理念日趨新穎，管理內(nèi)容與組織架構(gòu)日趨龐雜。為了更從容地面對和適應大趨勢，打造企業(yè)的核心競爭力，監(jiān)理企業(yè)必須通過信息化建設來提升自身的規(guī)范性，以信息化促規(guī)范化，不斷地加大市場開發(fā)力度、提高現(xiàn)場管控能力、提升綜合管理水平。

1 監(jiān)理企業(yè)信息化的定義與意義

1.1 監(jiān)理企業(yè)信息化的定義

日本學者 Tadao Umesao 在 1963 年提出“信息化是指通訊現(xiàn)代化、計算機化和行為合理化的總稱” ?！?006年—2020 年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》中定義：信息化是企業(yè)充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，通過利用信息和開發(fā)資源，促進企業(yè)內(nèi)部及企業(yè)之間的信息交流與知識共享，為經(jīng)濟的增長與社會發(fā)展的轉(zhuǎn)型作出貢獻的過程。

監(jiān)理企業(yè)信息化，通常是指監(jiān)理企業(yè)以計算機、網(wǎng)絡為載體、媒介，通過充分開發(fā)和利用各種信息資源，做到監(jiān)理企業(yè)各階段、各環(huán)節(jié)的信息進行細致的分類與整合，逐步提高監(jiān)理企業(yè)在運轉(zhuǎn)與決策等方面的效率，降低監(jiān)理企業(yè)的安全風險，增加監(jiān)理企業(yè)經(jīng)濟效益和提升企業(yè)競爭力的過程。

1.2 監(jiān)理企業(yè)信息化的意義

信息化建設對監(jiān)理企業(yè)的發(fā)展有著十分重要的意義，具體表現(xiàn)在以下兩方面：一是信息化建設能夠幫助企業(yè)全面、及時地收集施工現(xiàn)場的相關信息，為公司領導了解現(xiàn)場實際情況、做出相應決策提供必要的參考依據(jù)；二是在工程監(jiān)理工作中，監(jiān)理工程師做出判斷與協(xié)調(diào)各方關系的依據(jù)是監(jiān)理信息。而通過信息化建設能切實地強化監(jiān)理信息的獲取、整合與處理，極大地夯實了監(jiān)理工程師的工作基礎，增強了工作依據(jù)的可信度與準確性。由此可見，監(jiān)理企業(yè)的信息化建設不僅能減少傳遞信息的時長，而且能保證在傳遞過程中監(jiān)理信息的安全性與可靠性。

2 監(jiān)理企業(yè)信息化的需求分析

2.1 財務管理需求分析

監(jiān)理企業(yè)面對項目實施周期長短不一，涉及部門、人員較多、較雜的情況，信息化建設有利于規(guī)范合同信息、收款信息管理，確保數(shù)據(jù)的安全性、準確性、唯一性、及時性，通過信息系統(tǒng)，構(gòu)建監(jiān)理合同數(shù)據(jù)庫、監(jiān)理費收取臺賬。同時實現(xiàn)監(jiān)理合同執(zhí)行與項目實際情況的聯(lián)動與共享，監(jiān)理合同執(zhí)行與集體或個人貢獻的關聯(lián)與量化，最終獲得企業(yè)準確的經(jīng)營數(shù)據(jù)和報表（合同開票、合同到賬、費用報銷等），支撐領導經(jīng)營決策。通過監(jiān)理企業(yè)財務管理的信息化建設，整體提升財務管理過程的規(guī)范化、系統(tǒng)化、精細化水平，使監(jiān)理企業(yè)在財務管理方面、對項目監(jiān)理部的財務管控方面有效率更高，從而提高企業(yè)的核心競爭力。

2.2 經(jīng)營管理需求分析

在目前的市場化大背景下，監(jiān)理企業(yè)的經(jīng)營承攬工作是重中之重，具體工作內(nèi)容包括：招標信息管理、投標信息管理、投標數(shù)據(jù)庫管理（項目業(yè)績管理、人員證書管理）等方面。目前很多監(jiān)理企業(yè)的市場信息管理還處于粗曠型階段，具體表現(xiàn)在信息來源不可靠，渠道不暢通，管理不規(guī)范，還沒有形成可以完成收集信息、整合信息、處理信息與跟蹤信息的穩(wěn)定的管理體系。而通過信息化系統(tǒng)建設，可以幫助監(jiān)理企業(yè)不斷積累市場信息，提升市場業(yè)務能力。因此，通過監(jiān)理企業(yè)經(jīng)營管理的信息化建設，建立針對監(jiān)理市場信息收集、篩選、處理和跟蹤的規(guī)范性高的系統(tǒng)軟件是很有必要的。

2.3 工程管理需求分析

監(jiān)理企業(yè)通過收集、整理、處理各類項目信息來完成對現(xiàn)場安全、質(zhì)量、文明施工的管控，信息就是監(jiān)理企業(yè)管控現(xiàn)場的抓手。而通過建設信息化系統(tǒng)，可以有效加強監(jiān)理項目各類信息的處理能力。① 監(jiān)理工程師管控項目的基礎是監(jiān)理信息，主要手段是控制。通過整理信息，控制安全、質(zhì)量、文明施工，確保工程項目按計劃實施，并把計劃目標與實際執(zhí)行情況進行差異比較，及時發(fā)現(xiàn)問題，匯總形成數(shù)據(jù)庫，并通過總結(jié)，排除和預防質(zhì)量通病的發(fā)生，為保證項目產(chǎn)品質(zhì)量與安全夯實基礎。② 監(jiān)理工程師溝通協(xié)調(diào)參建各方關系的依據(jù)與工具是信息。一個項目工程的順利完成，需要政府、業(yè)主、勘察、設計、施工、監(jiān)理等各方共同努力與配合，各參建單位工作配合的好壞直接影響著項目工程總體目標完成的質(zhì)量，而良好的溝通是默契的配合的前提條件。

2.4 文檔管理需求分析

作為監(jiān)理工作的重要組成部分，監(jiān)理文檔通常包括：合同文件（A 類）、勘察設計文件（B 類）、監(jiān)理工作指導文件（C 類）、施工工作指導文件（D 類）、資質(zhì)文件（E類）、工程進度文件（F 類）、工程質(zhì)量文件（G 類）、會議紀要（H 類）、監(jiān)理報告（I 類）、監(jiān)理工作函（J類）、監(jiān)理驗收文件（K 類）、監(jiān)理日記（L 類）、監(jiān)理工作總結(jié)（M 類）、監(jiān)理工作記錄文件（N 類）、工程管理來往函（O 類）、監(jiān)理內(nèi)部文件（P 類）等，如此繁雜的文件類型與眾多的文件數(shù)量，通過傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式，不僅傳遞的時效性差，過程自身安全性低，而且文檔損壞與丟失是不可避免的。通過信息化系統(tǒng)，結(jié)合企業(yè)與特定項目的不同需求，設定有針對性的文件模板，形成文件上傳、文檔分類管理、文檔快速查詢與檢索、文件權(quán)限管理等功能，可大大提升文檔本身的規(guī)范化水平與處理的效率。同時，對部分文檔可以開辟權(quán)限，讓各項目之間相互學習，加快好的經(jīng)驗、做法快速傳播的速度。

2.5 人事管理需求分析

監(jiān)理人才是監(jiān)理企業(yè)最重要的財富，也是提升企業(yè)核心競爭力的基礎，信息化系統(tǒng)可實現(xiàn)對人員個人信息、工作狀態(tài)、持有證書情況、發(fā)展計劃、勞動合同、工作經(jīng)歷等有效管理，構(gòu)建更為完善的企業(yè)人才信息庫。

2.6 行政管理需求分析

由于項目監(jiān)理部分布較散，涉及物資采購、固定資產(chǎn)保管、費用報銷、會議室安排、車輛管理、辦公用品申請等線下操作，費時費力，效率低下。通過分類分析內(nèi)控流程，利用信息化手段，能更好地將核心流程進行梳理，通過系統(tǒng)中不同角色層層審批，為企業(yè)的行政工作提供便利。

2.7 學習培訓需求分析

作為咨詢服務類行業(yè)，監(jiān)理人員知識和企業(yè)資質(zhì)的積累非常重要的。但是從事監(jiān)理工作的人員流動性較大，加之項目監(jiān)理部散落在各地，想通過組織集中的培訓、參觀學習來提升人員整體素質(zhì)與公司的綜合能力，工作量和難度都是比較大。通過信息化系統(tǒng)構(gòu)建企業(yè)的知識管理體系與學習平臺，不僅可以為全體員工提供執(zhí)業(yè)證書、監(jiān)理工作等方面的學習資料，而且可以借助云課堂和競賽功能模塊，調(diào)動員工的積極性，為企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才，切實提升企業(yè)人員培訓的效率，提升企業(yè)人才整體素質(zhì)。

通過構(gòu)建信息化系統(tǒng)，全方面提升經(jīng)營承攬、現(xiàn)場管控、行政辦公、員工教育、綜合管理水平，實現(xiàn)從傳統(tǒng)意義上的粗獷管理，到規(guī)范化、信息化管理，不斷完善流程建設，加大制度落實力度，達到精細化管理，提升核心競爭力，形成企業(yè)的競爭優(yōu)勢，在激烈的市場競爭中占得先機。

3 監(jiān)理企業(yè)信息化建設的模式選擇

本監(jiān)理信息化系統(tǒng)建設采用聯(lián)合開發(fā)模式，即監(jiān)理企業(yè)和軟件公司之間的聯(lián)合。監(jiān)理企業(yè)在系統(tǒng)功能模塊的需求分析基礎上，提出系統(tǒng)應有哪些功能、達到哪些目的、取得什么效果等有針對性的要求或意見，并編制需求清單；軟件公司利用計算機領域的人才、技術(shù)優(yōu)勢，搭建起量身定做的監(jiān)理信息化系統(tǒng)，如此也能保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。通過試用信息化系統(tǒng)初級版，根據(jù)系統(tǒng)的操作性和發(fā)現(xiàn)的問題，對系統(tǒng)功能與模塊進行有針對性的修改與增減，建立起一個針對性強、操作性好的信息系統(tǒng)。同時，隨著企業(yè)的發(fā)展，市場的開拓，行業(yè)大形勢的變化，可以對已上線的系統(tǒng)進行二次開發(fā)與升級，保證系統(tǒng)的先進性與用戶使用的舒適性。

4 保證監(jiān)理企業(yè)信息化建設的措施

監(jiān)理企業(yè)信息化的應用，最具有挑戰(zhàn)性的便是傳統(tǒng)工作習慣的轉(zhuǎn)變，即原來通過手寫記錄、紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)辦公，現(xiàn)在全部轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C網(wǎng)絡的信息化辦公。為保證監(jiān)理企業(yè)信息化建設的有效性和操作應用的流暢性，筆者認為應該努力做好以下幾個方面工作。

(1) 信息化制度的建設。無論推行哪種制度或者新做法，相關的辦法與規(guī)定都是基礎性的、必不可少的，信息化建設也不例外。為了規(guī)范信息化建設工作的開展，監(jiān)理企業(yè)不惜制定詳實的、有可操作性性的管理辦法，并嚴格落實。通過開展主題教育、網(wǎng)絡安全交底、系統(tǒng)操作培訓，提升員工對信息化系統(tǒng)建設的必要性、安全性和操作性等方面的認識，既能保證關鍵數(shù)據(jù)的的安全性與保密性，也能鞏固系統(tǒng)自身的規(guī)范性與科學性。

(2) 企業(yè)領導的大力支持。信息化系統(tǒng)的應用與推廣本身就是對固有工作理念與習慣的挑戰(zhàn)與變革，其推動的方式必須是“領導自上而下地監(jiān)督、制度從始至終地落實”。一是監(jiān)理企業(yè)領導必須支持和重視這項工作，通過自身的堅持使用和帶頭使用，在企業(yè)內(nèi)部樹立起榜樣；二是要將信息化系統(tǒng)的使用情況列入各職能部門、項目監(jiān)理部等基層部門的考核指標中，與部門評優(yōu)直接相關。只有領導自上而下地督促、制度從始至終地落實，才能逐漸地、徹底地沖破固有的工作思維，提升信息化系統(tǒng)的使用覆蓋率。

(3) 日常維護的重視與堅持。目前，監(jiān)理企業(yè)對信息化系統(tǒng)的運維有兩種方式：一是設立專職的部門與人員，其要求是必須有相關的專業(yè)知識，對系統(tǒng)設計與開發(fā)有參與、軟硬件設備維護有專業(yè)技能儲備；二是將日常運維工作委托給具備相應能力的軟件公司，但是監(jiān)理企業(yè)必須設置信息化兼職崗位，負責完成與系統(tǒng)或網(wǎng)絡安全相關的工作，防止以包代管的現(xiàn)象發(fā)生。無論哪種運維方式，都要求監(jiān)理企業(yè)重視信息化系統(tǒng)在后期使用過程中的運維工作，特別是在關鍵時期，確保信息化系統(tǒng)不發(fā)生網(wǎng)絡安全事故。

(4) 內(nèi)部培訓的開展。使用信息化系統(tǒng)的絕大部分人員是各職能部門、項目監(jiān)理部的員工。項目監(jiān)理部一線員工具有年齡結(jié)構(gòu)偏大、計算機操作水平較低、學歷素質(zhì)參差不齊、人員穩(wěn)定性差的特點，都是信息化系統(tǒng)推廣使用的負面因素。因此，在信息化系統(tǒng)使用的全過程中，監(jiān)理企業(yè)必須從信息化系統(tǒng)的意義、操作講解、試用反饋、安全須知等方面全方位地大力開展有針對性的教育培訓工作，確保所有員工都認識到企業(yè)信息化建設的重要性、必要性，掌握系統(tǒng)操作的方法，同時通過激勵機制，充分調(diào)動員工使用系統(tǒng)的積極性。

5 結(jié) 語

我們的監(jiān)理企業(yè)采用聯(lián)合開發(fā)的形式，通過不斷地試用與調(diào)試，經(jīng)過一年多的努力，建立起了包含工程管理、經(jīng)營管理、人事管理、行政管理、云學堂服務等十一大板塊、二百余項的綜合性信息管理平臺。信息化系統(tǒng)的建設與應用，大幅度提升了企業(yè)工程監(jiān)理項目的管理效率。雖然在一些模塊的設計和實際應用中遇到了瓶頸遇難題，有一些模塊在使用過程中達不到或者比設想有一些弱化的現(xiàn)象，但也為今后系統(tǒng)的二次開發(fā)指明了方向創(chuàng)造了更好的機遇。

今后還將在監(jiān)理信息管理系統(tǒng)平穩(wěn)運行的基礎上，結(jié)合5 G 網(wǎng)絡，充分發(fā)揮移動終端和通信互聯(lián)的優(yōu)勢，進一步深度開發(fā)基于移動互聯(lián)網(wǎng)平臺的信息管理軟件，達到數(shù)據(jù)實時正確傳送，為企業(yè)管理者的決策判斷提供更加詳實、準確的情報的目標。監(jiān)理信息管理系統(tǒng)的設計、開發(fā)和使用只是一個開始，我們將從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的角度出發(fā)，不斷完善其功能，充分利用并發(fā)揮其作用，更好地為企業(yè)服務，創(chuàng)造更多利潤和價值。