文/朱騰芳

電商化采購作為零星物資采購的主要手段，在提高采購效率、保障及時供應、降低采購成本的同時，也存在不少問題與風險。筆者基于所在單位電商化采購的執(zhí)行情況，對零星物資采購過程存在的問題進行了探討。

在國家大力推行“互聯網+”“大數據”建設運用的背景下，越來越多的傳統行業(yè)借助電子商務優(yōu)勢實現跨越式發(fā)展。筆者所在公司的電商化采購，自2017年首先用于采購辦公類物資以來，采購范圍逐步擴大，極大滿足了各單位對辦公用品、零星物資等規(guī)格品種多、需求頻次高、數量無法準確預測的物資需求，但在各項巡視檢查中發(fā)現，公司部分單位在電商化采購執(zhí)行中存在不少問題，潛在風險大。因此，如何既充分發(fā)揮電商化采購的優(yōu)勢，又有效防范管理風險，規(guī)范公司電商化采購結果執(zhí)行，梳理執(zhí)行過程中存在的問題和風險就具有十分重要的意義。

零星物資電商化采購存在的問題

一是需求提報方面。由于零星物資種類繁、雜、多，標準化程度低，無法及時、準確預測采購需求，致使下單分散、采購頻繁，采購管理成本高且實施難度大。同時，一直以來一級、二級專區(qū)的入圍供應商都是按分包確定唯一商家，導致商品品類不夠豐富、難以覆蓋各單位生產辦公的多樣化需求。

二是供貨驗收方面。由于電商物資每年的資金額較大，訂單數較多，需求時限又較為無序，物資部門很難做到全部現場驗收。現場管理不可控，勢必存在一些“私下換貨”“貨現置換”等漏洞與風險。

三是供應商履約評價方面。原有分散、多點下單的運行方式導致物資部門與供應商幾乎是“零接觸”，物資部門對商品和服務了解不深，對電商物資供應商很難進行全面客觀的評價，從而不利于提升物資質量和服務水平。

四是采購賬號管理方面。筆者所在部門電商物資管理單元達十多個，多點提報、多點供貨造成效率低下。同時分散下單、管控環(huán)節(jié)缺失也容易造成供應商服務時效性較差，供貨周期較長。

優(yōu)化零星物資電商化采購做法

落實電商化采購新理念，突出關鍵環(huán)節(jié)管控與優(yōu)化。一是發(fā)揮部門管理職能，重新梳理業(yè)務環(huán)節(jié)，制定物資電商化采購業(yè)務流程。二是根據公司電商化物資采購要求，匯總分析近兩年中心各部門提報的電商物資類別，物資部門篩選了200多種常用辦公用品，制定《中心電商化物資采購目錄》，明確規(guī)定辦公用品、重點低耗物資清單。同時，針對常用辦公用品和培訓低耗等物資實行批次集中提報，全年共劃分5個批次，督促各需求部門按時間節(jié)點提前做好需求統計，物資部門匯總后集中統一下單。三是把電商物資納入現場履約范疇，明確了由物資部門牽頭負責組織電商物資的履約驗收工作。商家在接到平臺訂單后，及時與履約專責聯系，確定供貨時間，履約專責依據不同項目隨機抽取監(jiān)督人員，與庫管人員一起組成驗收小組，對該批次電商物資進行現場驗收入庫，需求部門派人現場領用。四是為緊急項目電商化采購開辟綠色通道，保障及時供應。制定了應急物資保障方案，針對屬于電商目錄的物資，在資金來源確定、審批手續(xù)完善的前提下，按照優(yōu)先保障供應的原則，商家先供貨，所需物資全部供貨完成后，統一補單，保障緊急物資及時供應。

以精益化管理理念，推行電商化采購全流程閉環(huán)管理。一是進一步明確電商化采購賬號歸口管理和職責要求，并開展了賬號自查清理工作。二是各部門嚴格執(zhí)行公司電商化采購目錄及采購結果，所有納入電商化采購目錄，在商城一級、二級專區(qū)上架的商品，無論項目類型和資金來源，須在商城選購，未經審批嚴禁另行采購。確因參數、規(guī)格不滿足生產實際要求的，需填報《電商化采購轉批次采購審批單》，履行審批手續(xù)后納入批次采購。三是制定本單位審批流程，加強請購需求計劃的審批。四是全面推行電商化采購“批次提報、集中配送、按期結算”。五是加強驗收履約協同監(jiān)督，堵塞管理漏洞與廉潔風險。目前，電商化采購已做到請購人和收貨人完全分離，引入物資部門“牽線搭橋”的流程，切實發(fā)揮相互制約和相互監(jiān)督作用，規(guī)避了需求部門與供應商“私下換貨”或“貨現置換”等腐敗現象。六是建立供應商常態(tài)化評價機制，增強對商家履約的約束力。七是通過采購業(yè)務現場培訓會和電商管理培訓會等形式，多次開展電商化采購專業(yè)培訓工作，加強對需求部門請購人員的業(yè)務指導，進一步提高選購人選購技術水平。八是注重日常監(jiān)督管理。設置專職人員負責電商化采購執(zhí)行和監(jiān)督管理，定期開展電商化采購執(zhí)行情況預警和抽查，對違紀違規(guī)行為依據相關規(guī)定進行嚴肅處理。