李歡歡 孫銘晗

“處置”（Deposit）是檔案學(xué)中的一個(gè)重要問(wèn)題，在學(xué)科內(nèi)部偏重歸檔和儲(chǔ)存的相關(guān)工作。但藝術(shù)家檔案更偏重材料的整理與分類(lèi)。藝術(shù)家的檔案材料往往與生活用品隨機(jī)疊摞在一起，缺乏有序性，在未經(jīng)整理和處置之前處于不同程度的私密狀態(tài)。檔案材料只有在經(jīng)過(guò)處置之后，才變成序列清晰的“文獻(xiàn)”，開(kāi)放給未來(lái)的研究者。

對(duì)藝術(shù)家材料的整理是北京大學(xué)“中國(guó)現(xiàn)代藝術(shù)檔案”（CMAA）的日常工作之一。CMAA以方便未來(lái)的研究為宗旨，幫助藝術(shù)家整理檔案材料，建立便于檢索的數(shù)據(jù)庫(kù)，之后歸還藝術(shù)家實(shí)物材料。CMAA也將納入北大國(guó)史（共和國(guó)研究）中心，所做工作將成為國(guó)史檔案的一部分。近兩年，CMAA通過(guò)王明賢檔案、倪軍檔案的工作，不斷完善工作方法。本文是藝術(shù)家私人檔案材料成為“文獻(xiàn)”過(guò)程中“處置”環(huán)節(jié)的工作札記。

這些瑣碎的工作記錄，在CMAA的工作中，通常隱沒(méi)在“文獻(xiàn)”背后。但如果生成文獻(xiàn)的過(guò)程缺乏這些處置規(guī)范，往往容易受到諸多偶然、主觀因素的影響，失去其堅(jiān)實(shí)和厚重，也失去了檔案材料作為文獻(xiàn)的意義。

1.藝術(shù)家檔案的處置流程

為便于敘述，本文將檔案工作對(duì)象即藝術(shù)家稱(chēng)為甲方，將檔案工作者稱(chēng)為乙方。

1.1前期溝通與準(zhǔn)備

1.1.1制作表格、單據(jù)

乙方在明確具體工作對(duì)象之后制作《××檔案原件處理登記表》電子表格，擬定《××檔案材料移交簽收單》。

1.1.2初步討論檔案工作

乙方應(yīng)向甲方明確：檔案工作的目的及意義、檔案材料收集類(lèi)型及范圍、檔案工作方式、檔案工作擬定進(jìn)展深度、檔案工作周期及持續(xù)時(shí)長(zhǎng)。甲方應(yīng)向乙方提供：檔案存放地點(diǎn)及可能的工作地點(diǎn)定位、檔案材料原文件、相關(guān)資料分類(lèi)與內(nèi)容講解。

1.1.3制訂工作計(jì)劃

乙方成立專(zhuān)案工作組，確定檔案工作人員及職能分配；制定走訪甲方的閉合路線，協(xié)調(diào)出行方式，提前準(zhǔn)備工作用品。甲方需提前對(duì)檔案材料進(jìn)行預(yù)處理，在乙方到達(dá)之前，準(zhǔn)備好一個(gè)工作周期所使用的材料。

1.2制作檔案

1.2.1交接文件

乙方與甲方提前確定上門(mén)時(shí)間，乙方前往甲方處交接文件，將甲方提供的文件信息登記在《××檔案原件處理登記表》中，以流水號(hào)編號(hào)，登記后的文件裝入檔案盒中，盒上需注明編號(hào)號(hào)段、工作人員名單、工作日期、檔案類(lèi)別，側(cè)面標(biāo)注盒子序號(hào)、分類(lèi)。整理與登記工作結(jié)束后，擬定《××檔案材料移交簽收單》。當(dāng)日工作結(jié)束后乙方應(yīng)取回《××檔案原件處理登記表》《××檔案材料移交簽收單》、已登記好的檔案材料原件。

1.2.2掃描檔案材料

掃描專(zhuān)員應(yīng)熟練掌握掃描儀操作流程。為確保掃描后材料的還原度最大化，掃描專(zhuān)員在掃描時(shí)應(yīng)秉承使電子文件完整、高清的宗旨，所有工作人員需遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

1.2.3保存檔案材料

為確保掃描期間檔案材料的安全，實(shí)體材料應(yīng)由專(zhuān)人、專(zhuān)區(qū)看管，電子資料應(yīng)采取硬件、網(wǎng)絡(luò)雙載體保存，硬盤(pán)接入電腦時(shí)需關(guān)閉電腦網(wǎng)絡(luò)。

1.2.4記錄檔案工作

乙方需做好《××檔案問(wèn)題札記》電子表格，以記錄檔案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題與解決方法。表格每個(gè)工作周期更新一次，更新后修改文件后綴日期為當(dāng)日。乙方應(yīng)注意方法論的完善與積累，工作經(jīng)驗(yàn)與常用工具應(yīng)有所記錄并在工作團(tuán)隊(duì)中分享。

1.3歸還檔案

乙方在下一個(gè)工作周期前往藝術(shù)家處整理、錄入新的文件，歸還處理完畢的文件。新一份《××檔案資料移交簽收單》中，除基本信息以外，需注明歸還文件類(lèi)型、歸還數(shù)量、編號(hào)范圍。

2.藝術(shù)家檔案處置細(xì)則

2.1實(shí)物材料預(yù)處理

乙方在前往甲方處之前，需要提前準(zhǔn)備的工作用品包括但不限于：筆記本電腦、硬盤(pán)、相機(jī)、掃描儀、鉛筆、橡皮、簽字筆、便簽、膠帶、訂書(shū)器、取釘器、長(zhǎng)尾夾、檔案盒、A4紙。

當(dāng)檔案總量明確時(shí)，乙方可以在整體了解檔案材料之后，再量身定制檔案盒。測(cè)量每一份實(shí)物材料的實(shí)際尺寸以及所有實(shí)物材料總的“厚度”，作為制作收納盒的尺寸依據(jù)。如果特殊尺寸材料數(shù)量較少，或可不再另做特殊尺寸的收納盒，而依照原有的折疊方式，與相應(yīng)的材料一起入盒保存。

乙方獲取材料后應(yīng)整體閱覽，對(duì)整體材料的基礎(chǔ)信息進(jìn)行大致的先后排序與分類(lèi)。對(duì)于文件交接時(shí)可能涉及的文件分類(lèi)以甲方分類(lèi)為第一標(biāo)準(zhǔn)，在甲方未對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)時(shí)，乙方應(yīng)以年代、類(lèi)別、事件等劃分材料。將相同材料（例如同期報(bào)紙一式多份）、相關(guān)資料（例如期刊類(lèi)、信件類(lèi)等）合并、排序；剔出內(nèi)容明顯殘缺不全或不能確定其完整性的、破損的材料，等待最后處理。優(yōu)先為完整材料編寫(xiě)流水號(hào)，以利于整體材料流水號(hào)的大致流暢。乙方遇到不明文件時(shí)，應(yīng)向甲方詢(xún)問(wèn)文件在登記表中如何命名以及文件時(shí)間、地點(diǎn)、相關(guān)人物等信息。整理過(guò)程中，乙方需對(duì)實(shí)物材料進(jìn)行必要的清潔，遇到紙張發(fā)霉、有灰塵之類(lèi)需去除，并妥善存放、保管實(shí)物材料，以免攜入無(wú)關(guān)材料或遺漏需要處理的材料。

2.2表單的制作與使用規(guī)范

《××檔案原件處理登記表》用于記錄檔案文件信息，表頭需包含：文件編號(hào)、文件名、位置號(hào)、類(lèi)別、標(biāo)題、文件時(shí)間、備注欄。

《××檔案材料移交簽收單》作為檔案材料交接工作的證明文件，內(nèi)容需包含檔案工作單位名稱(chēng)、工作人員名單、取件時(shí)間、取件類(lèi)型、取件數(shù)量、文件編號(hào)范圍。一式兩份由雙方共同簽署，各自保存一份。

檔案材料經(jīng)信息錄入、掃描、處理、歸還之后，如需要再次使用原件，需要在《××檔案原件處理登記表》中的備注欄進(jìn)行備注，并在《××檔案材料移交簽收單》中有所體現(xiàn)。

為實(shí)施后續(xù)搜索和檔案材料的再處理，對(duì)于已歸還的文件，甲方不能變更檔案盒中的文件，也不能改變檔案盒的放置位置；如有變更則需及時(shí)通知乙方，并由乙方在《××檔案原件處理登記表》中進(jìn)行備注。

2.3檔案編號(hào)原則

2.3.1編號(hào)的構(gòu)成

流水號(hào)由甲方姓名首字母縮寫(xiě)+6位序號(hào)的兩段式編號(hào)依次編寫(xiě)，例如：AA000001、AA000002。掃描后的圖像文件應(yīng)新建文件夾以甲方首字母縮寫(xiě)+編號(hào)+文件名的三段式編號(hào)命名，例如：AA000123畫(huà)冊(cè)、AA000124手稿；文件夾中，同一文件的多個(gè)元件應(yīng)以甲方首字母縮寫(xiě)+編號(hào)-序號(hào)的兩段兩級(jí)式編號(hào)命名，例如：AA000123-1、AA000123-2。由于同一編號(hào)下的實(shí)物材料可能不止1頁(yè)、版、面等，這時(shí)流水號(hào)就需要結(jié)合符號(hào)組成結(jié)構(gòu)。檔案工作開(kāi)始前，每個(gè)流水號(hào)“內(nèi)部”的連接符號(hào)如“-”“（）”的使用，需要在工作組內(nèi)部明確并以此貫穿始終，以使流水號(hào)在每個(gè)檔案元件個(gè)體、層級(jí)、類(lèi)別之間互不沖突，且意思明確，同時(shí)可避免后期工作中不必要的時(shí)間損耗。

位置號(hào)由文件所在地+文件所在檔案盒序號(hào)+文件所在檔案盒中的順序組成，例如：××北京家中書(shū)房書(shū)架第一層1號(hào)檔案盒1。掃描結(jié)束后，乙方按甲方的具體要求，對(duì)各種類(lèi)型的材料分開(kāi)處理，裝盒后編寫(xiě)位置號(hào)。至于甲方要求的更進(jìn)一步的小分類(lèi)，可以在《××檔案原件處理登記表》中增加分項(xiàng)，如在“類(lèi)別”欄增加“類(lèi)別3、4、5……”，也可利用“備注”欄增加“備注3、4、5……”。要注意的是：這些小的分類(lèi)是根據(jù)個(gè)別甲方的特別要求來(lái)增加的，不需要運(yùn)用在其他檔案中。電子版表格、數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息與相應(yīng)實(shí)物通過(guò)位置號(hào)相互關(guān)聯(lián)。

當(dāng)裝訂在一起的材料中包含了不同內(nèi)容的材料（如不同日期、不同內(nèi)容的期刊），或文件裝訂順序與本應(yīng)相連的內(nèi)容不一致時(shí)，流水號(hào)可以用不同的，位置號(hào)用相同的，在其后加“-1”“-2”等（因?yàn)樗鼈儽挥喸诹艘黄穑?。如果一沓材料中，有一些材料相同于此前已編?xiě)了流水號(hào)的材料，那么便不用再給它們重新編號(hào)，而是通過(guò)備注等方式寫(xiě)清材料內(nèi)容與材料之間的關(guān)系。

在掃描過(guò)程中，實(shí)物材料沒(méi)有按照流水號(hào)的排序擺放、掃描專(zhuān)員在掃描后隨意擺放檔案材料、掃描儀內(nèi)部的程序設(shè)置等因素都會(huì)導(dǎo)致掃描文件的編號(hào)與檔案資料信息登記表中的編號(hào)不一致，這需要在核對(duì)過(guò)程中一一修改。

2.3.2在實(shí)物材料上編號(hào)

乙方在取得甲方同意后，用鉛筆在材料右上角標(biāo)注流水號(hào)。特別情況下，例如為避免標(biāo)注在內(nèi)容上，標(biāo)注位置可能需要稍做改變。

2.3.3借助便簽編號(hào)

將寫(xiě)有流水號(hào)和文件名的便簽貼在材料上。如果甲方同意在實(shí)物資料上面編號(hào)，那么可以在掃描后把便簽取下，再用鉛筆做標(biāo)注。在此需要注意規(guī)避回形針、長(zhǎng)尾夾等工具生銹對(duì)材料的影響。

2.4實(shí)物材料信息錄入

乙方錄入的各種信息應(yīng)與實(shí)物資料保持一致，以便于查找。例如名稱(chēng)為繁體字的材料在錄入時(shí)也需要使用繁體字。

2.4.1材料拆解與裝訂

有些檔案材料年代久遠(yuǎn)，紙張脆弱，加之材料裝訂疊加處材料內(nèi)容間隔緊密，這使文件的掃描存在難度。此類(lèi)材料在今后的保護(hù)問(wèn)題也需要加以重視。對(duì)于已裝訂成冊(cè)且紙張脆弱的材料，在整理、掃描時(shí)要特別小心。如遇文獻(xiàn)展、相關(guān)研究需使用原材料時(shí)，需要考慮如何在減少對(duì)材料損壞的前提下使材料最大限度地便于翻閱。

當(dāng)遇到已裝訂成冊(cè)的材料，裝訂過(guò)于緊密而難以直接掃描時(shí)，乙方可以在征得甲方同意且不損壞文件的前提下對(duì)文件進(jìn)行拆解，直接拆除鐵釘、棉線或用小刀裁開(kāi)膠粘部分?？紤]到紙質(zhì)材料的脆弱性，拆開(kāi)的材料不再裝訂，在保證每一張材料上均已標(biāo)寫(xiě)流水號(hào)、位置號(hào)的前提下，直接按照每一張材料之間最初的位置關(guān)系堆疊入盒。

2.4.2存疑材料的處理

檔案材料有可能會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)別字，如果在語(yǔ)言輸入系統(tǒng)中找不到與原材料中相同的“錯(cuò)別字”，在數(shù)據(jù)庫(kù)的登記時(shí)寫(xiě)正確字，在全文錄入時(shí)，在錯(cuò)別字后面加“[]”，里面寫(xiě)上正確字，比如：表[標(biāo)]準(zhǔn)。當(dāng)材料中文字不確定、材料殘缺無(wú)法看清時(shí)，乙方可直接向甲方或經(jīng)其他渠道求證。

2.5掃描檔案材料實(shí)物

經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)化的檔案材料如果在當(dāng)時(shí)已經(jīng)處理得當(dāng)，就不需要再次掃描。掃描完裝訂后的文件或許不再被翻閱，但它們也具有了被研究的可能性。如果檔案材料未經(jīng)數(shù)據(jù)處理，又無(wú)法供人翻閱，這些材料就成了沒(méi)有意義的死材料，逐漸損壞殆盡。

由于檔案材料往往為一次性獲取，為確保掃描文件內(nèi)容完整，便于電子文件等制作，掃描圖需保證文件四周邊緣可見(jiàn)，圖片精度>300dpi，可見(jiàn)面都需掃描。為便于辨認(rèn)和分類(lèi)，檔案文件不論何種類(lèi)型，同一張紙正反面依次掃描，不可一次同時(shí)掃描多張。文件掃描為電子版后，仍需由乙方進(jìn)行三方核對(duì)，使電子文件、實(shí)體文件、登記信息一致，檢查圖片是否完整（四周邊緣可見(jiàn)）。如若出現(xiàn)掃描件缺損、漏掃等情況，應(yīng)由掃描專(zhuān)員及時(shí)返工，并由檔案負(fù)責(zé)人再一次向其明確工作標(biāo)準(zhǔn)?；趻呙鑳x對(duì)掃描件尺寸的限制，超出限定尺寸的檔案材料需要拼接掃描件存檔，掃描時(shí)要盡可能保證其折疊處和斷裂處內(nèi)容的可辨識(shí)度。

當(dāng)掃描件上有塵土、霉斑、碎屑時(shí)，應(yīng)及時(shí)清理，文件褶皺將導(dǎo)致掃描件不完整，在掃描時(shí)需抻平原件掃描。遮擋物與褶皺無(wú)法解決時(shí)，應(yīng)在后期修圖時(shí)借助Adobe Photoshop等圖像處理軟件還原其原貌。