文/陳玉桃

一、上海市房地產(chǎn)專業(yè)檔案的種類

按照房地產(chǎn)行業(yè)內(nèi)各專業(yè)的劃分，房地產(chǎn)專業(yè)檔案可細(xì)分為住房保障、房屋征收(拆遷)、房屋權(quán)屬、物業(yè)管理等門類。

（一）住房保障檔案

住房保障檔案是指在全市市、區(qū)兩級住房保障管理工作中形成的或者依法取得的、具有保存價值的文字、圖標(biāo)、聲像等不同形式的歷史記錄。

住房保障檔案可進(jìn)一步細(xì)分為住房保障對象檔案與住房保障房源檔案。住房保障對象檔案指正在輪候與已獲得住房保障的住房困難家庭或者個人的檔案材料，按照“一戶一檔”的原則歸檔，包括申請材料、審核材料、實(shí)施保障材料、動態(tài)管理材料；住房保障房源檔案指已分配使用的保障性住房的檔案材料，按照“一套一檔”的原則歸檔，包括基本情況材料與使用保管情況材料。

這些檔案是住房保障制度實(shí)施過程的真實(shí)記錄，是住房保障政策制定的重要參考，是各類檢查、考核、審計(jì)的客觀依據(jù)，是滿足住房保障事業(yè)與人民群眾基本需求的重要檔案資源。

（二）房屋征收（拆遷）檔案

房屋征收（拆遷）檔案是指房屋征收（拆遷）部門在組織實(shí)施其管理的區(qū)域范圍內(nèi)國有和集體土地上房屋征收（拆遷）與補(bǔ)償工作中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子文件等各種形式與載體的歷史記錄。目前，隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的不斷加快，拆遷檔案日益增加，同時，上海市民對拆遷檔案的利用需求量也在大幅度增長。

（三）房屋權(quán)屬檔案

房屋權(quán)屬檔案是指因房屋買賣、抵押、產(chǎn)權(quán)屬登記、貸款而發(fā)生的權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更，以及房屋土地測繪部門調(diào)查測繪等活動中直接形成的有價值的文字、圖表、聲像等材料。房屋權(quán)屬檔案關(guān)乎城市千家萬戶。房屋權(quán)屬檔案的查閱利用始終在房地產(chǎn)專業(yè)檔案利用中占據(jù)著主要的位置。

（四）物業(yè)管理檔案

物業(yè)管理檔案是指物業(yè)管理機(jī)構(gòu)在物業(yè)管理的全部活動中形成的作為原始記錄保存以備查考的文字、圖像、聲像以及其他各種形式與載體的文件材料的總和，如物業(yè)招投標(biāo)、物業(yè)公司資質(zhì)、物業(yè)人員資質(zhì)等材料。

此外，房管專業(yè)檔案還包括房屋修繕、優(yōu)秀歷史建筑保護(hù)、住宅建設(shè)管理等許多重要的內(nèi)容。隨著房管行業(yè)工作內(nèi)容的不斷拓展與細(xì)化，一些已有的專業(yè)檔案還將進(jìn)一步細(xì)分，從而形成新的專業(yè)檔案種類。

二、房地產(chǎn)專業(yè)檔案管理利用的現(xiàn)狀

上海市與所屬16個區(qū)的房管部門是房地產(chǎn)檔案日常管理的責(zé)任主體，按照全國人大、國家與上海市檔案主管部門出臺的檔案工作管理的法律法規(guī)與規(guī)范要求，在各自負(fù)責(zé)區(qū)域范圍內(nèi)開展檔案的收集、整理、保管與利用。然而，目前上海市、區(qū)兩級房管檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置不盡相同，管理體制與工作機(jī)制也存在差異。

根據(jù)房管部門的相關(guān)檔案查閱利用規(guī)定，許多市民拿著相關(guān)證件到市級房管部門申請查閱管理文件與信息尤其是房屋產(chǎn)權(quán)信息時，由于房屋原始登記地不在市級層面，查閱會遇到困難，市民常常由于走錯“辦事地方”而“吃到閉門羹”，會因此責(zé)怪房管檔案部門“不作為”，久而久之易形成一定的社會矛盾。

事實(shí)上，市民在房地產(chǎn)檔案查閱過程中遇到問題，除市民自身對有關(guān)的管理程序與制度不甚了解的因素外，還可能存在一些其他因素。例如，管理機(jī)構(gòu)改革使原有的責(zé)任主體變得不明確。歷史上，上海市房產(chǎn)管理部門經(jīng)歷了多次機(jī)構(gòu)改革，1995年市房產(chǎn)管理局和市土地管理局合并成立市房屋土地管理局，2000年與市地礦局合并成立市房屋土地資源管理局，2003年與市住宅局合并，2008年機(jī)構(gòu)改革拆二建二，組建市住房保障和房屋管理局，2015年委、局合并，組建上海市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)管理委員會，2017年6月設(shè)立上海市房屋管理局。前前后后的多次機(jī)構(gòu)改革，使機(jī)構(gòu)部分職能不斷調(diào)整，客觀上對檔案查閱與檔案利用產(chǎn)生了諸多不利的影響。職能變更，檔案利用的主體責(zé)任機(jī)構(gòu)不明確，使老百姓利用檔案到處“碰壁”，而房產(chǎn)檔案管理部門“啞巴吃黃連，有苦說不出”。此外，部分檔案利用缺乏明確指引與解釋，也使檔案管理部門在面對老百姓的查閱利用申請時不知所措。

三、加強(qiáng)房地產(chǎn)專業(yè)檔案利用管理的建議

黨中央和國務(wù)院始終高度關(guān)心廣大人民群眾的生活，始終堅(jiān)持以民為本的理念，始終堅(jiān)持將為廣大人民群眾謀實(shí)事、辦好事作為各級政府的工作目標(biāo)。以民為本，為民謀福利，始終是黨和各級政府工作的目標(biāo)。新公共服務(wù)理論提倡以公民為本位的政府運(yùn)作模式。新公共服務(wù)強(qiáng)調(diào)“公民優(yōu)先”，重點(diǎn)指出政府部門的職責(zé)是服務(wù)而非掌舵。提升檔案利用管理服務(wù)水平與效率，是目前上海市房地產(chǎn)檔案管理工作的重中之重。

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化制度保障

檔案管理就其基本性質(zhì)與主要作用而言，是一項(xiàng)政治性的工作、管理性的工作、服務(wù)性的工作。全市市、區(qū)兩級房管檔案部門要堅(jiān)持“為黨管檔，為國守史”的理念，增強(qiáng)檔案的服務(wù)功能，既要堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則，也要健全制度保障，明確目標(biāo)管理。

責(zé)任問題并不簡單，無論是責(zé)任的表現(xiàn)形式與行為標(biāo)準(zhǔn)，還是承擔(dān)責(zé)任的途徑，都較為復(fù)雜。責(zé)任同樣不是一個單向度的問題，公共行政的責(zé)任有著廣泛的含義，包含政治責(zé)任、法律責(zé)任、道德責(zé)任。檔案難以利用的問題，要從源頭予以解決。在房地產(chǎn)檔案管理中，應(yīng)加強(qiáng)市、區(qū)兩級房管行政管理部門與檔案專業(yè)管理部門的協(xié)同領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)行政管理部門、檔案專業(yè)管理部門與房地產(chǎn)專業(yè)管理機(jī)構(gòu)各方的責(zé)任，在機(jī)構(gòu)組織上明確檔案管理各項(xiàng)工作主體，做好檔案收集與移交工作，強(qiáng)化檔案管理部門工作，深化專業(yè)檔案的各項(xiàng)利用工作，做好宣傳工作，讓老百姓能及時利用相關(guān)信息。

同時，為保障房地產(chǎn)專業(yè)檔案工作的開展，還應(yīng)進(jìn)一步建立與健全相關(guān)制度，以制度建設(shè)推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、精細(xì)化。針對住房保障檔案、房屋征收檔案、交易檔案等各類房產(chǎn)檔案的整理工作，應(yīng)修訂相應(yīng)的制度，使文件材料在收集、整理、移交、歸檔等方面有據(jù)可依，明確各歸檔部門的職責(zé)所在，使歸檔工作更趨規(guī)范。在修訂制度的同時，應(yīng)加強(qiáng)執(zhí)法檢查，真正發(fā)揮制度的作用。

（二）形成成熟管理模式，建立統(tǒng)一管理平臺

進(jìn)行檔案管理工作，要集中統(tǒng)一管理國家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，使檔案便于利用。客觀而言，從上海市房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀來看，目前上海市房地產(chǎn)檔案整理水平參差不齊，檔案部門的設(shè)置與人員的配置缺乏統(tǒng)一性與系統(tǒng)性，管理模式也不夠穩(wěn)定。為了進(jìn)一步推進(jìn)全市范圍內(nèi)房地產(chǎn)專業(yè)檔案的利用管理，從長遠(yuǎn)計(jì)，應(yīng)結(jié)合目前上海市政府打造的“一網(wǎng)通辦”、“一網(wǎng)統(tǒng)管”的大數(shù)據(jù)集約化利用情況，形成市、區(qū)統(tǒng)一的管理模式，優(yōu)化各區(qū)人員配置，形成相對穩(wěn)定的管理模式，實(shí)現(xiàn)對各級房管檔案部門各類檔案資源的全面統(tǒng)一管理與利用。在當(dāng)前情況下，盡管各區(qū)房管檔案部門機(jī)構(gòu)組織不一致，但還是可以在優(yōu)化人員配置上下功夫，突出強(qiáng)調(diào)專人專崗設(shè)置，加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培養(yǎng)，體現(xiàn)人的能動性，以期形成相對統(tǒng)一成熟的房地產(chǎn)專業(yè)檔案管理模式。同時，為了提升全市房地產(chǎn)專業(yè)檔案的管理利用水平，還要從技術(shù)上進(jìn)一步規(guī)范房地產(chǎn)專業(yè)檔案整理加工工作。借鑒新公共管理理論提出的公共管理主題多元化的觀念，把原先政府壟斷公共服務(wù)的提供與生產(chǎn)轉(zhuǎn)變?yōu)檎峁┲贫劝才排c運(yùn)行規(guī)則，其他社會力量，主要是企業(yè)，通過競爭以獲取公共服務(wù)的生產(chǎn)任務(wù)，從而提高公共服務(wù)的質(zhì)量與效率。對于上海市的房地產(chǎn)檔案整理過程而言，可以采用服務(wù)外包的模式，強(qiáng)化服務(wù)外包公司的質(zhì)量評價，建立健全外包服務(wù)公司“紅名單”，從模式上進(jìn)一步完善檔案管理工作。

房地產(chǎn)專業(yè)檔案的管理與利用既是上海城市發(fā)展、市民生活的真實(shí)記錄，也為加強(qiáng)房地產(chǎn)行業(yè)的監(jiān)管提供了第一手真實(shí)材料。