李凱輝

隨著事業(yè)單位的新一輪改革即將完成，事業(yè)單位的人力資源管理也隨之發(fā)生了很大的變化。人力資源管理中的檔案管理是事業(yè)單位的重要管理工作之一，科學(xué)的人力資源檔案管理方法可以幫助事業(yè)單位改善人力資源結(jié)構(gòu)、全面分析個(gè)人、合理調(diào)動(dòng)人員，從而提高單位對(duì)人力資源的利用率?，F(xiàn)階段，有些事業(yè)單位正在不斷地創(chuàng)新人力資源檔案管理方法，但還是遇到各種問(wèn)題；還有部分事業(yè)單位的人力資源檔案管理方法落后，管理水平不足，難以適應(yīng)現(xiàn)在事業(yè)單位的發(fā)展。本文闡述了事業(yè)單位人力資源檔案管理的重要性，并分析了事業(yè)單位人力資源管檔案管理存在的一些問(wèn)題，同時(shí)提出了有效提升管理水平的措施，旨在為事業(yè)單位提供一些參考。

人力資源是事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)資源，尤其在國(guó)家對(duì)事業(yè)單位做出了新一輪改革方案后，事業(yè)單位的人員流動(dòng)會(huì)比之前更加的頻繁。事業(yè)單位想要為社會(huì)提供能更好的服務(wù)，需要引進(jìn)和培養(yǎng)更多的人才，合理的安排職務(wù)。人力資源檔案管理是事業(yè)單位選拔用人、了解單位發(fā)展史、確保單位事務(wù)順利開(kāi)展的重要依據(jù)。因此，提升事業(yè)單位的人力資源檔案管理水平是非常迫切的事情。

一、事業(yè)單位人力資源檔案管理的意義分析

人力資源檔案管理是指各單位的人力資源部門(mén)在管理工作中形成的對(duì)單位具有保存價(jià)值的各種形式的文檔資料。包括很多類型，比如員工檔案、招聘檔案、培訓(xùn)檔案、績(jī)效考核檔案、薪酬檔案、勞動(dòng)合同檔案、勞務(wù)派遣合同檔案等等。事業(yè)單位的人力資源檔案是事業(yè)單位的重要信息資源，是事業(yè)單位在不斷的發(fā)展中，人力資源部門(mén)總結(jié)和記錄的各種重要檔案。事業(yè)單位的做好人力資源檔案管理具有兩方面意義。

首先，有利于事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，在事業(yè)單位改革的方向中，可以知道行政職能突出的事業(yè)單位向行政單位靠攏，經(jīng)營(yíng)型的事業(yè)單位轉(zhuǎn)型成為國(guó)有企業(yè)或者流向市場(chǎng)公益性質(zhì)如學(xué)校、醫(yī)院等等向無(wú)編制、按崗位需求聘用管理方向發(fā)展。因此，未來(lái)事業(yè)單位想要可持續(xù)的發(fā)展，離不開(kāi)更多優(yōu)秀的人才，人力資源檔案管理可以幫助事業(yè)單位充分了解員工的各種基本信息，事業(yè)單位可根據(jù)人事檔案的資料給予制定培養(yǎng)計(jì)劃，合理調(diào)動(dòng)崗位，優(yōu)化資源配置，從而促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

其次，有利于激發(fā)事業(yè)單位的員工潛能，有句話說(shuō)人的潛能是無(wú)限的，傳統(tǒng)的事業(yè)單位，員工缺乏競(jìng)爭(zhēng)力，積極性可能不是很高，喜歡隨遇而安。在改革后，事業(yè)單位的員工也具有競(jìng)爭(zhēng)力，良性的競(jìng)爭(zhēng)有利于提高員工的工作積極性，同時(shí)為單位作出更大的貢獻(xiàn)。通過(guò)人力資源檔案管理，事業(yè)單位可以知道員工的過(guò)往工作表現(xiàn)和成績(jī)，這個(gè)檔案對(duì)員工的未來(lái)事業(yè)具有深遠(yuǎn)的影響，因此可以激勵(lì)員工工作更加認(rèn)真負(fù)責(zé)，激發(fā)員工的內(nèi)在潛能，同時(shí)對(duì)員工具有一定的約束作用。

二、事業(yè)單位人力資源檔案管理存在的問(wèn)題

一直以來(lái)事業(yè)單位是很多人想進(jìn)去的，傳統(tǒng)的思想認(rèn)為事業(yè)單位的工作是“鐵飯碗”，所以在人力資源檔案管理上沒(méi)有足夠的重視。隨著事業(yè)單位的改革，事業(yè)單位不再是人們心中的“鐵飯碗”，事業(yè)單位的發(fā)展需要更多的優(yōu)秀人才，所有更加重視人力資源檔案的管理?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位對(duì)人力資源檔案管理存在各種問(wèn)題，不能滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求。

（一）人力資源檔案管理觀念落后

部分事業(yè)單位的人力資源檔案管理觀念落后，受到社會(huì)環(huán)境和歷史的影響，部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人不重視人力資源檔案的管理，認(rèn)為檔案不重要，檔案只是對(duì)過(guò)去的記錄，不會(huì)影響單位的未來(lái)發(fā)展，所以在思想上就不重視人力資源檔案的管理，還有部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為人力資源檔案就是簡(jiǎn)單的把檔案保存起來(lái)就可以，只要不發(fā)生丟失、損壞、遺漏等情況即可。這種錯(cuò)誤和片面的思想導(dǎo)致部分事業(yè)單位的人力資源檔案管理水平一直很低下，而且很難隨著社會(huì)的發(fā)展提高管理水平。

（二）人力資源檔案管理不規(guī)范問(wèn)題

事業(yè)單位的人力資源檔案管理制度不完善，導(dǎo)致很多檔案管理不規(guī)范，主要體現(xiàn)下三個(gè)方面，首先，檔案的信息真實(shí)向問(wèn)題，由于檔案管理制度的不完善，部分員工會(huì)鉆空子，一些個(gè)人檔案會(huì)有履歷造價(jià)的現(xiàn)象，或者其他資料造價(jià)，事業(yè)單位也很難直接辨別出信息的真假，造成檔案信息失真。其次，檔案信息更新不及時(shí)，檔案是需要定時(shí)更新的，但是有些事業(yè)單位在檔案的管理中，不及時(shí)更新檔案，不會(huì)主動(dòng)及時(shí)的去收集檔案，在收集檔案過(guò)程中沒(méi)有嚴(yán)格的執(zhí)行制度。最后，檔案不健全，在收集資料的時(shí)候，材料不全面、不準(zhǔn)確，沒(méi)有按照事業(yè)單位人力資源檔案的規(guī)定來(lái)實(shí)施材料收集過(guò)程。

（三）人力資源檔案管理中系統(tǒng)問(wèn)題

目前，很多事業(yè)單位的人力資源檔案管理系統(tǒng)還是比較欠缺，一方面，部分事業(yè)單位的人力資源檔案還是以紙質(zhì)的為主，放在檔案袋里，都堆放再到檔案室，檔案室對(duì)檔案也沒(méi)有進(jìn)行分類和妥善的保存，有的事業(yè)單位甚至沒(méi)有專門(mén)的檔案管理室，或者檔案室的位置不合理，設(shè)置在地下室，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案很容易受潮、發(fā)霉等。另一方面，部分事業(yè)單位也在實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)，但是由于信息技術(shù)受限，不同事業(yè)單位又沒(méi)有統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，所以都是小規(guī)模的管理系統(tǒng)，當(dāng)出現(xiàn)人員流動(dòng)的時(shí)候，不能有效實(shí)現(xiàn)人力資源檔案信息的共享。另外，事業(yè)單位的人力資源檔案有的是屬于保密性的，信息化系統(tǒng)的安全性也存在問(wèn)題，所以很多事業(yè)單位的人力資源管理系統(tǒng)還是處于封閉保守的狀態(tài)，難以得到較好的發(fā)展。

（四）人力資源檔案管理中管理人員問(wèn)題

事業(yè)單位的人力資源檔案管理水平一直難以得到提高，很大部分原因是管理人員的問(wèn)題。首先，缺乏專業(yè)的人力資源檔案管理人才，我國(guó)企業(yè)、事業(yè)單位的人力資源管理長(zhǎng)期以來(lái)并沒(méi)有收到足夠的重視，所以導(dǎo)致專業(yè)的人才也較少，而我國(guó)事業(yè)單位數(shù)量卻很多，所以嚴(yán)重的不協(xié)調(diào)。其次，很多事業(yè)單位的人力資源檔案管理人員的素質(zhì)普遍偏低，在工作中態(tài)度不端正，對(duì)待檔案管理不重視，在收集和管理檔案的過(guò)程中都沒(méi)有呈現(xiàn)出有個(gè)該有的嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度。最后，隨著人力資源檔案管理向信息化發(fā)展，部分管理人員的信息技術(shù)水平不足，因此，難以提高人力資源檔案管理水平。

三、有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的措施

為了更好的適應(yīng)事業(yè)單位的改革發(fā)展，事業(yè)單位需要不斷的提升人力資源檔案管理水平。事業(yè)單位可以從以下幾個(gè)方面著手，全面提升人力資源檔案管理水平。

（一）改變觀念，提高人力資源檔案管理意識(shí)

事業(yè)單位的改革即將完成，人力資源檔案管理的重要性不言而喻。想要提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平首先要改變觀念，只有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，才能提高檔案管理的意識(shí)，從而想辦法提高管理水平。首先，改變事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人的思想觀念，需要有關(guān)部門(mén)加強(qiáng)引導(dǎo)和作為，提高部分領(lǐng)導(dǎo)思想覺(jué)悟。其次，加強(qiáng)全體單位人員的意識(shí)，人力資源檔案的管理不是依靠某個(gè)人或者某些人，它需要單位全員人的配合，因?yàn)樗顷P(guān)系到每個(gè)人的切身利益。單位可以組織培訓(xùn)和講座讓全員人認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，才能提高單位的檔案管理水平。

（二）完善人力資源檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施、引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)

完善人力資源檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施是提升管理水平的基礎(chǔ)，正所謂巧婦難為無(wú)米之炊，如果基礎(chǔ)設(shè)施都欠缺，再專業(yè)的人才也難以對(duì)檔案做出有效管理。事業(yè)單位人力資源檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施包括專門(mén)的檔案管理室、檔案柜、閱覽室、辦公室等等。當(dāng)然，對(duì)這些基礎(chǔ)設(shè)施也有一定的要求，比如檔案管理室要能夠防潮，有防盜設(shè)備、有滅火設(shè)備、防高溫設(shè)備。有空調(diào)等等。現(xiàn)在是信息化時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)運(yùn)用在各個(gè)領(lǐng)域，事業(yè)單位的人力資源檔案管理也應(yīng)該跟上時(shí)代的步伐，建立電子檔案，科學(xué)的使用檔案管理系統(tǒng)，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)。一方面，事業(yè)單位的人力資資源檔案管理較為復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案查閱和調(diào)動(dòng)非常的麻煩，使用信息化管理系統(tǒng)可以大大提供工作效率，把復(fù)雜的工作簡(jiǎn)單化。另一方面，紙質(zhì)的檔案長(zhǎng)久保存安全性還是有待考量的，使用電子檔案可以保證檔案的安全和長(zhǎng)久。

（三）建設(shè)人力資源檔案管理隊(duì)伍

事業(yè)單位想要進(jìn)一步提升人力資源檔案管理水平，建設(shè)人力資源檔案管理隊(duì)伍必不可少。事業(yè)單位的人力資源檔案管理是一項(xiàng)細(xì)致和繁瑣的工作，也是一項(xiàng)重要和專業(yè)的工作，不可能依靠個(gè)人或者幾個(gè)人完成，更不可能是非專業(yè)人員能做好的，尤其是大的事業(yè)單位，人力資源檔案相當(dāng)復(fù)雜。事業(yè)單位建設(shè)人力資源檔案管理主要從三個(gè)方面入手，第一，提高人力資源檔案管理人員的個(gè)人水平，事業(yè)單位要引進(jìn)專業(yè)的人力資源檔案管理人才，如果是內(nèi)部人員提拔，需要對(duì)從事人力資源檔案管理工作的人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。第二，增加人力資源檔案管理的人員，配備一支較為科學(xué)的隊(duì)伍，事業(yè)單位的檔案收集、輸入和保管以及各項(xiàng)事務(wù)都需要專門(mén)的人員來(lái)完成，而不是一個(gè)人承擔(dān)多項(xiàng)工作，才能提高工作效率和確保檔案管理的安全。第三，提高人力資源檔案管理人員的綜合素質(zhì)，事業(yè)單位的人力資源檔案部分屬于機(jī)密，很多檔案還關(guān)系到每位員工的發(fā)展及單位的發(fā)展，所以必須要保障檔案信息的真實(shí)、及時(shí)以及安全。因此，事業(yè)單位對(duì)人力資源檔案管理人員具有較高的素質(zhì)要求，單位要對(duì)從事該項(xiàng)工作的人進(jìn)行考核和培訓(xùn)。

（四）建立人力資源檔案管理制度

無(wú)規(guī)矩不成方圓，事業(yè)單位建立人力資源檔案管理制度是提高管理水平的重要措施。事業(yè)單位要根據(jù)單位的現(xiàn)狀制定合理的制度，主要包括檔案的收集制度、分類整理制度、審核程序、以及鑒定制度等等。制定制度是基礎(chǔ)，制度落實(shí)到位才是關(guān)鍵，所以要責(zé)任到人，如果出現(xiàn)問(wèn)題有明確的的責(zé)任人。制度都是為了保障檔案的真實(shí)性和完整性，從而為單位提供有價(jià)值的信息資料?？偠灾岣呷肆Y源檔案管理水平是事業(yè)單位的一項(xiàng)長(zhǎng)期工作。相關(guān)人員一定要不斷的在實(shí)踐中探索科學(xué)的管理方法并提升自身的綜合素養(yǎng)，才能更好地發(fā)揮人力資源檔案以及自身的價(jià)值。