羅鵬飛

（中國石化新疆煤制天然氣外輸管道有限責任公司，北京 100020）

1 企業(yè)文書檔案管理存在問題

1.1 檔案管理人員業(yè)務水平不高

目前，部分企業(yè)文書檔案管理人員并不都是檔案管理專業(yè)人才，兼職情況較多，缺少專業(yè)管理經(jīng)驗和技能，不能很好地了解和貫徹檔案管理制度規(guī)定。另外，缺少經(jīng)常性專業(yè)技能培訓，檔案管理人員不能及時掌握最新要求和變化，導致檔案收集和分類會不準確，檔案規(guī)范性受到影響，工作質量以及效率都難以獲得提升，造成歸檔工作滯后。

1.2 企業(yè)對檔案管理工作重視不夠

部分企業(yè)在開展文書檔案管理工作時，對檔案管理工作并沒有清醒的認知以及長遠的規(guī)劃，對檔案管理工作定位低，認為文書檔案管理工作不能給企業(yè)帶來直觀效益，只要能夠完成任務，文件的保存歸檔是次要的，就是簡單整理資料的問題，因而忽視了這項工作。特一些機關部門檔案管理人員身兼數(shù)職，精力不能覆蓋所有工作，部分員工甚至出現(xiàn)消極怠工，隨意堆放過程管理文件，造成文件丟失，導致文書檔案管理工作存在很多漏洞，對工作開展非常不利。

1.3 文書與檔案銜接不夠

文書和檔案是不同的工作，二者相互之間有聯(lián)系，但是也有一定的差異。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，文書工作徹底完成之后，才能進行檔案整理歸檔工作。二者之間的銜接不當是最為重要的問題之一。在實際中，部分文書人員檔案意識不強，前期文書工作沒做好，導致歸檔工作也很難進行，會造成管理過程出現(xiàn)脫節(jié)。例如：部分部門文書為兼職檔案管理人員，對檔案管理了解不夠，產(chǎn)生的文件不能及時進行整理，或者文件不能形成閉環(huán)，不符合歸檔質量要求，檔案管理部門得不到有力支持。

1.4 文件管理過程混亂

部分企業(yè)沒有統(tǒng)一公文處理標準，綜合管理部門對公文印發(fā)也不夠重視，未進行相關專業(yè)培訓，未對各類公文格式以及使用范圍做明確要求，導致企業(yè)各層級文件成文標準不統(tǒng)一，在公文格式、編號填寫上混亂；在行文文種上混用，給收文單位造成困擾并且嚴重影響本企業(yè)形象。例如：在文書檔案整理過程中會遇到文件編號不連續(xù)、編號錯誤等情況，對上行文、下行文以及平行文使用范圍不清楚，隨意混用。

1.5 業(yè)務部門與檔案管理部門配合不夠

文書檔案收集過程中，部分業(yè)務部門因為某種原因不能按時將部門產(chǎn)生的文書檔案移交，檔案管理部門工作人員多次催促移交，業(yè)務部門以工作繁忙等理由推脫不交，造成該業(yè)務口文書檔案收集工作停滯，形成歸檔缺項。同時，隨著時間變化，過程管理文件越來越多，該業(yè)務口產(chǎn)生未收集歸檔文件越積越多，并且有可能還會因為時間久遠造成早期部分文件丟失，形成惡性循環(huán)，嚴重影響檔案管理工作效率以及歸檔文件參考價值。

1.6 檔案管理信息化建設不夠

目前，隨著信息化發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作大部分依靠檔案管理系統(tǒng)，為文書及檔案管理人員提供了便利。部分單位仍然采用傳統(tǒng)人工方式整理，造成檔案收集效率低下，文件查閱也很不方便，需要花費大量時間來查找。另外，部分企業(yè)對檔案信息化管理重視不夠，檔案管理信息化水平低，人員計算機操作水平低下，檔案系統(tǒng)建設標準不一致等，不能滿足現(xiàn)階段信息化的歸檔要求。

2 提高檔案管理水平的建議

2.1 提高檔案管理人員專業(yè)技能

在文書檔案管理工作當中，企業(yè)需要及時解決檔案管理人員技能不足問題。針對專職檔案管理人員缺少的情況，應多設置兼職檔案管理員。企業(yè)檔案管理人員要嚴格要求自己，做到以下幾方面工作。首先，要加強組織業(yè)務部門對檔案管理制度的學習宣貫，改變部分人員檔案管理不是簡單的文件整理的錯誤認識。其次，要主動了解業(yè)務部門開展工作內容，指導歸檔。第三，組織相關人員到同行業(yè)檔案管理優(yōu)秀單位學習交流，進一步學習先進管理模式，拓展思路。

2.2 提高對文書檔案管理工作的重視度

提高相關工作人員對文書檔案管理工作的重視度非常重要。首先，企業(yè)領導者要重視此項工作，要求檔案管理部門必須及時制定制度規(guī)范，對文書檔案管理工作進行嚴格的約束。同時，對文書檔案的管理工作必須要有長遠的規(guī)劃，使其和企業(yè)的發(fā)展目標相結合，從而促使企業(yè)能夠獲得更多的發(fā)展。其次，對于文書檔案管理工作的重要性，檔案管理部門應不斷加大宣傳力度，提高所有員工對文書檔案工作重視和支持。第三，落實獎懲制度，將檔案管理量化指標考核，對工作中表現(xiàn)較為積極的員工，及時給予獎勵，而對于一些較為消極的，導致工作失誤的，要進行相應的懲罰。

2.3 認真理順文書與檔案管理工作

只有做好文書工作，才能夠讓檔案管理工作更加順利。所以，文書工作人員必須擁有更強的檔案管理意識，按照檔案管理制度，加強文書資料的收集工作，不斷完善文件附件，確保文件資料收集完整、準確，通過有效的分類和整理，讓文件材料相互之間形成聯(lián)系，在相互利用的過程當中更加便捷。

2.4 嚴格執(zhí)行公文處理標準

文書資料的混亂不利于文件歸檔工作的開展。企業(yè)應當加強各層級文書人員對《黨政機關公文格式》（GB/T9704-2012）等標準規(guī)范進行經(jīng)常性培訓，結合企業(yè)實際，制定企業(yè)文件標準，從制度上對文件格式及行文規(guī)則進行規(guī)范。文件管理部門應經(jīng)常對業(yè)務部門以及所屬單位公文處理進行指導、監(jiān)督和考核。

2.5 加強與業(yè)務部門之間溝通協(xié)調

加強與業(yè)務部門之間的協(xié)調溝通，對文書檔案收集工作很有幫助。檔案管理部門應不斷宣傳文書檔案的重要性，制定相關規(guī)定明確檔案移交時限，提高業(yè)務部門從領導到工作人員的重視程度。要求業(yè)務部門在規(guī)定的時間內將管理過程文件完成審核并完整移交。另外，檔案管理部門人員應實時掌握業(yè)務部門檔案收集進度，對存在問題的給予及時指導、解決，幫助其按時移交。

2.6 完善檔案信息系統(tǒng)建設

運用檔案管理系統(tǒng)對文書檔案進行數(shù)字化管理，對提高文書檔案管理水平有很大幫助，電子歸檔可永久保存，也利于查閱，避免了紙質文件因保存時間過久而出現(xiàn)損壞的情況發(fā)生。由于企業(yè)公文處理系統(tǒng)已普遍應用，針對這種現(xiàn)狀，企業(yè)可以根據(jù)實際情況，建設統(tǒng)一標準的檔案管理系統(tǒng)，與公文系統(tǒng)很好的集成。加強信息化系統(tǒng)培訓工作，實現(xiàn)文書資料信息線上采集、收集等工作，做到實時歸檔。由于電子檔案比較容易網(wǎng)上傳播，特別要注意涉密檔案管理要與普通檔案區(qū)別對待，做好防范措施，嚴格審查防止涉密文件上傳到公共網(wǎng)絡，防止泄密事件發(fā)生。

3 結束語

綜上所述，開展文書檔案工作時，要及時把握企業(yè)發(fā)展的方向，并明確檔案的主題，使文書檔案管理工作能夠更加完善，從而為企業(yè)的發(fā)展提供更多的服務，讓企業(yè)經(jīng)濟效益獲得全面提高。