龔 莉

（武威市委黨校，甘肅 武威 733000）

在大規(guī)模培訓(xùn)干部的過程中會產(chǎn)生大量的檔案信息，而這些信息的有效管理將直接決定著對干部培訓(xùn)過程的有效監(jiān)督及結(jié)果的綜合運用。因此，探討和研究干部培訓(xùn)檔案信息化建設(shè)對于提高培訓(xùn)質(zhì)量有著十分重要的意義。干部培訓(xùn)信息化建設(shè)具體講就是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將培訓(xùn)中的紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。

1 干部培訓(xùn)信息化建設(shè)的困境分析

1.1 干部培訓(xùn)檔案工作制度不完善

長久以來，干部培訓(xùn)檔案工作未受到足夠的重視，使檔案工作處于混亂狀態(tài)，沒有專門針對干部培訓(xùn)的檔案分類管理，直接導(dǎo)致了檔案管理上的滯后和一系列內(nèi)部檔案規(guī)章制度的不健全。從現(xiàn)行管理體制看，有關(guān)檔案部門的規(guī)章制度極少，對干部培訓(xùn)方面的檔案更是疏于管理，另一方面，單位內(nèi)部又對檔案未形成統(tǒng)一的格局，大都按自己的檔案管理習(xí)慣進(jìn)行，并沒有形成一體化的管理格局，使檔案管理、傳遞和利用出現(xiàn)各種各樣的麻煩。當(dāng)下正值檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵時期，除了完善和健全舊有的規(guī)章制度外，還要及時跟上時代發(fā)展的步伐，針對干部培訓(xùn)檔案信息化建設(shè)面臨的新情況、新問題，及時進(jìn)行研究，使干部培訓(xùn)檔案工作在新時期有新的發(fā)展。

1.2 不能夠充分認(rèn)識干部培訓(xùn)電子檔案的重要性

在培訓(xùn)培訓(xùn)歷史上看，沒有一個時期重視過對干部培訓(xùn)檔案的專門化管理，如今，在培訓(xùn)中應(yīng)多頭管理的需求而產(chǎn)生許多重要的電子檔案。但是，長期以來，培訓(xùn)中的電子文件存在著不歸檔、不拷貝、不移交等問題，遺失和損壞現(xiàn)象很多，這在很大程度上制約著干部檔案信息化的發(fā)展程。

1.3 電子檔案的管理存在非常大的隨意性，有制度不遵守現(xiàn)象十分突出

培訓(xùn)中對于電子檔案在收集、歸檔、管理的過程中存在著嚴(yán)重的不規(guī)范操作行為。近年來，雖然紙質(zhì)檔案的管理方法直接移植到電子檔案的管理方法中去，沒有能夠構(gòu)建符合實際情況的電子檔案管理方法以及相關(guān)的管理技術(shù)。再次，在實際運行中，形式上雖有一套電子檔案，但是實際使用中還是依賴紙質(zhì)檔案，這樣的做法沒有發(fā)揮任何電子檔案的優(yōu)勢，浪費了大量的財力和物力。

1.4 干部培訓(xùn)檔案基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備建設(shè)相對滯后

由于檔案管理自身起步較晚，發(fā)展不足，再加上重視程度不夠，檔案事業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備建設(shè)是相對滯后的，在實際運行中基本上各自為陣，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和管理，在一定程度上阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。從我國檔案部門目前情況看，基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備建設(shè)未跟上檔案工作發(fā)展的步伐，大部分的設(shè)備都是紙質(zhì)檔案時代遺留下來的，不適應(yīng)當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的需要。尤其在信息化時代，一些單位內(nèi)部的檔案管理上仍停留在傳統(tǒng)管理方式之上，根本不存在現(xiàn)代化管理，也就談不上設(shè)備的建設(shè)，全部的工作都是靠手工完成。

1.5 干部培訓(xùn)檔案缺乏辦公自動化檔案管理

檔案管理手段的落后，沒有更新改造，給檔案工作帶來消極后果，檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。而且，檔案技術(shù)落后，其中最主要的原因是檔案管理人員缺乏必要的設(shè)備，沒有受過檔案信息化管理的專業(yè)培訓(xùn)，從業(yè)務(wù)熟練程度及管理經(jīng)驗上均落后于檔案信息化建設(shè)的要求。

2 培訓(xùn)培訓(xùn)檔案信息化建設(shè)的對策

2.1 要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

在電子信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，實現(xiàn)檔案資源管理手段的現(xiàn)代化，是每一個檔案管理人員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)，所以要加大檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)的力度?？梢愿鶕?jù)實際工作中的不同需要進(jìn)行分類培訓(xùn)，使得檔案管理人員能夠經(jīng)常學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理論和先進(jìn)的管理方式，拓展檔案管理人員的思維和知識面，提高其業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)；加大計算機(jī)知識的普及力度，讓那些具有檔案管理經(jīng)驗的工作人員，增加新的文化知識，掌握新的管理技能和管理方法，來提高檔案管理工作的效率；對現(xiàn)有檔案管理人員通過培訓(xùn)和在崗自學(xué)相結(jié)合的方式進(jìn)行提高和培養(yǎng)，以增強(qiáng)對干部培訓(xùn)檔案的規(guī)范化管理，服務(wù)干部隊伍成長和管理。

2.2 加大對檔案管理的經(jīng)費投入和設(shè)備建設(shè)

時值我國檔案信息化建設(shè)關(guān)鍵時期，傳統(tǒng)落后的基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備難以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求，這一反差必須引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門足夠的重視。要加大對干部培訓(xùn)檔案管理上的資金投入，根據(jù)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)和要求，及時更新設(shè)備，夯實檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為做好新時期干部檔案信息化建設(shè)提供有力的技術(shù)支持和設(shè)備保障，促進(jìn)文檔一體化、檔案電子化和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

2.3 提高電子檔案信息的安全性

實施干部培訓(xùn)檔案管理的信息化，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案無縫鏈接的前提和基礎(chǔ)，是保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全，有效地防止木馬病毒的入侵，才能更好的實現(xiàn)檔案信息資源的共享。干部培訓(xùn)檔案管理主要的目的就是以備各部門和單位之間實現(xiàn)資源共享和信息查詢，這就需要完善數(shù)據(jù)安全存儲管理措施，增加數(shù)據(jù)存儲備份，加強(qiáng)設(shè)備運行和維護(hù)，達(dá)到保證系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。

2.4 重視培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念

針對干部培訓(xùn)檔案信息化建設(shè)中專業(yè)人才缺少的現(xiàn)狀，我們必須采取相應(yīng)的措施，扭轉(zhuǎn)目前的不利局面。首先，必須認(rèn)清干部培訓(xùn)檔案在干部隊伍建設(shè)中的重要性，引入新的檔案管理理念，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求。其次，要引進(jìn)和培養(yǎng)新型檔案管理人才，建立人才獎勵機(jī)制，通過培訓(xùn)提升從業(yè)人員整體素質(zhì)，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)要求，最大限度的發(fā)揮人才的作用。

綜上所述，困境和問題是現(xiàn)階段干部培訓(xùn)檔案信息化建設(shè)中存在的必然問題。我們只有從思想上引起足夠重視，從行動上采取相應(yīng)措施，積極面對，不斷提升檔案從業(yè)人員整體素質(zhì)，更新檔案管理理念，才能從根本上解決這些問題和困境。