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企業(yè)改制中人事檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策研究

2020-02-26 02:40:56
卷宗 2020年33期
關(guān)鍵詞:管理工作檔案管理材料

王 成

(遼寧省丹東市寬甸滿族自治縣經(jīng)濟(jì)發(fā)展促進(jìn)中心,遼寧 丹東 118200)

企業(yè)中的人事檔案是員工個(gè)人信息的記錄載體,其中包括員工個(gè)人的工作經(jīng)歷、個(gè)人素質(zhì)、社會(huì)關(guān)系以及一些基本信息。人事檔案的健全完整可以讓企業(yè)對(duì)員工有全方位的了解,可以讓企業(yè)根據(jù)這些信息分析出員工的個(gè)人能力和性格特點(diǎn)等信息,從而判斷企業(yè)本身是否需要這樣的人,人事檔案同時(shí)也是企業(yè)認(rèn)識(shí)員工的第一印象,不論是對(duì)企業(yè)還是對(duì)員工都尤為重要。除此之外,人事檔案的存在還可以幫助相關(guān)部門合理分配企業(yè)員工,讓他們就職于適合自己的崗位,還對(duì)員工的職位晉升選拔有些一定的促進(jìn)作用,幫助企業(yè)良好運(yùn)行,提高企業(yè)員工的綜合素質(zhì)。

1 企業(yè)改制中人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 企業(yè)不夠重視

企業(yè)在將自己的產(chǎn)權(quán)變動(dòng)之后,對(duì)人事檔案的管理有所忽視,尤其是一些領(lǐng)導(dǎo)層常常將企業(yè)的盈利作為企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力,對(duì)人力資源的認(rèn)識(shí)也不充分,更不明白人事檔案的管理對(duì)企業(yè)根本的重要性,所以就會(huì)將企業(yè)的大部分資金都投入自身產(chǎn)品的變革和銷售當(dāng)中。從表面上看,人事檔案的管理不會(huì)給企業(yè)帶來(lái)直接的盈利收益,也不似產(chǎn)品銷售那樣重要,更還會(huì)讓企業(yè)員工產(chǎn)生消極情緒,以至于讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)忽視了該項(xiàng)工作的重要性,也不會(huì)對(duì)其付出過(guò)多的人力物力資源,甚至于不會(huì)將人事檔案管理工作作為會(huì)議記錄,不會(huì)將其歸入日常工作當(dāng)中。有些企業(yè)就會(huì)由此直接將自身的人事檔案管理工作停滯,但是正是由于這樣的做法,才會(huì)影響到企業(yè)本身的發(fā)展。

1.2 企業(yè)員工素質(zhì)不高

在很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)看來(lái),人事檔案管理工作是相對(duì)輕松,無(wú)聊的,只需要安排一些誠(chéng)實(shí)可靠、性子平和細(xì)膩的人就可以很好的完成這項(xiàng)工作,但是他們沒有意識(shí)到這是一項(xiàng)非常重要的工作,除了上面兩個(gè)特點(diǎn),員工還需要有很強(qiáng)的責(zé)任心和專業(yè)技能。領(lǐng)導(dǎo)們對(duì)這項(xiàng)工作的深層認(rèn)識(shí)也影響到了員工對(duì)該工作的忽視,以至于有很多員工在進(jìn)行管理工作時(shí)出現(xiàn)了“現(xiàn)學(xué)現(xiàn)賣”的現(xiàn)象。雖然企業(yè)在招人時(shí)也會(huì)要求文化水平,但是這些員工大部分都沒有接受過(guò)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn),在工作時(shí)常常會(huì)出現(xiàn)很多錯(cuò)誤。尤其是一些員工還認(rèn)為這項(xiàng)工作只是自己捎帶做的事,對(duì)自己出現(xiàn)的錯(cuò)誤也不加理會(huì),上述所說(shuō)的情況都不利于企業(yè)人事檔案管理工作的有序進(jìn)行。

1.3 人事檔案管理制度不健全

企業(yè)人事檔案管理制度的不健全,最容易造成的錯(cuò)誤就是歸檔材料的缺失,歸檔材料中會(huì)包括一些履歷表、年度考核表、員工工資條等其他的一些材料,他們的缺失主要有以下兩個(gè)原因:第一個(gè)就是企業(yè)員工和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的認(rèn)識(shí),對(duì)于企業(yè)的員工和領(lǐng)導(dǎo)們來(lái)說(shuō),需要填寫的履歷表和獎(jiǎng)勵(lì)等材料有很多,其中的內(nèi)容往往沒有任何的更新,所以填寫的時(shí)候也不會(huì)太過(guò)認(rèn)真,甚至出現(xiàn)只將關(guān)鍵詞寫出,以及雷同的現(xiàn)象。更有甚者只將自己的姓名和材料主題寫出,其中沒有任何的內(nèi)容。第二個(gè)就是員工對(duì)檔案材料的不及時(shí)歸檔,一般企業(yè)一定會(huì)要求員工將自己的基本信息收起來(lái),以備不時(shí)之需,但是有些員工認(rèn)為個(gè)人信息應(yīng)該自己收起來(lái),這樣會(huì)更安全,使用起來(lái)也更加方便。有些企業(yè)則是不主動(dòng)要求員工對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行歸檔,或者并沒有對(duì)需要?dú)w檔的材料進(jìn)行分類存放,以至于出現(xiàn)員工的個(gè)人信息丟失,相關(guān)材料不齊全等現(xiàn)象。甚至在員工進(jìn)行職位轉(zhuǎn)換,或者不在該企業(yè)工作時(shí)也沒有將自己的材料進(jìn)行轉(zhuǎn)移或者移出,以至于出現(xiàn)查無(wú)此人等現(xiàn)象。這樣,員工的個(gè)人信息和檔案就不是最為真實(shí)和準(zhǔn)確的信息了。

1.4 管理水平不夠信息化

由于人事檔案對(duì)企業(yè)非常重要,所以企業(yè)對(duì)人事檔案的管理也必須要有一定的規(guī)范性和嚴(yán)格性,以至于在管理過(guò)程中人工勞動(dòng)力也會(huì)增多,這就缺少了信息化管理的準(zhǔn)確性。例如,目前為止,有很多的郵電改制企業(yè)均沒有開設(shè)員工檔案信息化管理系統(tǒng),仍然還會(huì)將員工的檔案以紙質(zhì)版保存。

2 企業(yè)改制中人事檔案管理中問(wèn)題的解決對(duì)策

2.1 加大宣傳力度,增強(qiáng)檔案意識(shí)

為了增強(qiáng)檔案管理的意識(shí),企業(yè)應(yīng)該從上層領(lǐng)導(dǎo)開始著手。首先應(yīng)讓領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的價(jià)值和重要性,讓領(lǐng)導(dǎo)們重視起來(lái),使得人事檔案管理的宣傳投資得到了保障。其次是企業(yè)要做好員工的思想培訓(xùn),并且加大企業(yè)檔案管理者的培訓(xùn)工作,增強(qiáng)記錄保管者的責(zé)任意識(shí),加強(qiáng)員工的專業(yè)技術(shù),最大限度地提高人事檔案的作用,為企業(yè)實(shí)現(xiàn)最大的價(jià)值。最后檔案管理部門要切實(shí)到位,對(duì)企業(yè)的人事檔案進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管。

2.2 不斷提高企業(yè)人事檔案管 理人員的素質(zhì)

第一是在進(jìn)行人員選拔時(shí),必須認(rèn)真遵守道德和才能的標(biāo)準(zhǔn)。優(yōu)先選擇公道正派,守法,熱愛本職的員工,并且對(duì)工作責(zé)任心強(qiáng)的員工。第二種是定期培訓(xùn),以保證員工得到新的知識(shí)和技能。第三點(diǎn),企業(yè)專業(yè)技術(shù)人員要定期組織業(yè)余技術(shù)人員交流經(jīng)驗(yàn)?;ハ鄬W(xué)習(xí),不斷進(jìn)步。

2.3 完善檔案制度

一個(gè)良好的制度是管理好工作的一個(gè)重要前提,如果沒有一個(gè)完整的制度,所有的工作就沒有一個(gè)可以按照的規(guī)則。因此要持續(xù)改進(jìn)人事檔案的收集,分類,保管,檢測(cè),出借和使用系統(tǒng),并且嚴(yán)格的監(jiān)管,確保人事檔案的完整性和真實(shí)性,以便企業(yè)的使用。在調(diào)整企業(yè)結(jié)構(gòu)后,解雇及再就業(yè)的人員,應(yīng)該構(gòu)建解雇及再就業(yè)人員的文件管理系統(tǒng),并且使用專用的人力文件管理系統(tǒng),嚴(yán)格遵守。根據(jù)制度,將這些人員的文件做好分類。做好檔案記錄,可以減少工作中不必要的很多問(wèn)題和失誤,也可以提高人事檔案管理水平。因此,企業(yè)要完善規(guī)章制度,并嚴(yán)格實(shí)施。

2.4 重視開發(fā)利用,增強(qiáng)服務(wù)功能

檔案管理部門要適應(yīng)情況發(fā)展,要遵循企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和市場(chǎng)的發(fā)展方向。檔案管理部門和人事部應(yīng)該根據(jù)企業(yè)改制的特點(diǎn)和發(fā)展方向,加強(qiáng)人事檔案對(duì)企業(yè)的作用,并且強(qiáng)化檔案管理的服務(wù)功能。第一,在企業(yè)改制時(shí),應(yīng)根據(jù)企業(yè)的特點(diǎn)完善企業(yè)人事檔案管理的相關(guān)制度。第二,在企業(yè)改制中為被解雇勞動(dòng)者提供其他的工作機(jī)會(huì)。第三是要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理服務(wù)功能,為改制的企業(yè)提供更加適當(dāng)?shù)娜耸聶n案管理方案。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述,人事檔案工作是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的重要環(huán)節(jié),企業(yè)管理者應(yīng)加強(qiáng)人事檔案管理,并在其工作系統(tǒng)中應(yīng)遵循以人為本的理念,以現(xiàn)代化的理念實(shí)現(xiàn)管理,加強(qiáng)管理。提升人事檔案的價(jià)值,為企業(yè)人力的使用提供更好的保障。

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