◎王琦

圖書檔案是包含了大量數(shù)據(jù)信息的一種資源，在信息社會(huì)中占有重要的地位，檔案管理的信息化是一項(xiàng)涉及多方面、多領(lǐng)域的復(fù)雜工程。圖書館是擁有大量圖書資料的一種公共場所，其中的圖書資料需要規(guī)范化管理，只有規(guī)范化管理才能保證圖書檔案工作正常有序地開展。針對(duì)圖書檔案信息化管理工作中存在的問題，本文對(duì)圖書檔案信息化管理的科學(xué)性、規(guī)范性、高效性進(jìn)行了探索。

一、信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用重要性

通過將現(xiàn)代信息技術(shù)合理的應(yīng)用到檔案管理的日常歸檔與管理過程中，首先需要對(duì)檔案管理進(jìn)行數(shù)字化處理，以便能夠在經(jīng)過數(shù)字化處理之后能夠?qū)n案的原件存儲(chǔ)到庫房中。這樣檔案資料的歸檔和管理都是在電腦上直接操作完成，而并不需要以手動(dòng)的形式來對(duì)照文獻(xiàn)內(nèi)容。同時(shí)，檔案管理可直接管理在電腦中，這樣通過利用信息網(wǎng)絡(luò)便能夠便捷地查閱相關(guān)的檔案信息，最大限度提升了檔案管理的構(gòu)建水平。在檔案管理的構(gòu)建過程中應(yīng)用信息技術(shù)，這樣檔案信息便可以數(shù)字化的形式存在，而檔案管理的證據(jù)功能與使用功能便可以直接被區(qū)分開，讓檔案管理的再加工能夠真正實(shí)現(xiàn)，從而讓廣大人民群眾能夠更加便利地應(yīng)用檔案管理。相關(guān)的檔案管理能夠被第一時(shí)間上傳到信息平臺(tái)中，讓不同的單位將內(nèi)部的資源平臺(tái)緊密結(jié)合起來，真正達(dá)到檔案管理共享的目的。同時(shí)，廣大用戶還可以充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)將檔案管理連接到信息平臺(tái)中，讓廣大用戶可根據(jù)自己的需要進(jìn)行檔案資料查詢，為檔案管理的構(gòu)建創(chuàng)造良好的條件。

二、信息化條件下圖書館檔案管理的內(nèi)容

1.業(yè)務(wù)檔案。任何圖書館都有其最基本的業(yè)務(wù)檔案，這是對(duì)館內(nèi)進(jìn)行的每項(xiàng)業(yè)務(wù)的最可靠地記錄，主要由館內(nèi)各個(gè)部門工作的具體記錄、圖書館的藏書量以及日常的借閱量、和平時(shí)的一些工作匯報(bào)以及相關(guān)的論文等重要資料構(gòu)成，圖書館管理水平的高低主要由對(duì)于業(yè)務(wù)資料的管理程度來決定，它記錄了圖書館的成長歷程，是圖書館最重要的檔案之一。

2.政文檔案。圖書館的政文檔案主要包括內(nèi)部的研討資料，日常的工作日志以及各種會(huì)議的記錄等，主要由上級(jí)發(fā)布一些政文報(bào)告，由圖書館的工作人員進(jìn)行整理，因?yàn)閳D書館內(nèi)每個(gè)部門的發(fā)展情況不同，因此館內(nèi)必須要具備比較完善的政文檔案以供查閱。

3.人事檔案。圖書館的人事檔案主要包括各個(gè)部門的工作人員的基本信息以及圖書館用戶的基本情況。首先，員工的檔案主要由員工的基本簡介、工作記錄以及受到獎(jiǎng)懲的記錄等，這些信息不僅能夠供管理人員進(jìn)行日常的人事管理工作，還是對(duì)館內(nèi)的工作人員進(jìn)行考評(píng)的重要依據(jù)，因此極為重要，需要進(jìn)行完善的保存；其次是館內(nèi)用戶的基本情況，包括用戶的借閱情況，用戶的誠信記錄以及對(duì)于書籍的保護(hù)情況等，在信息化管理的條件下，對(duì)于這些信息都要在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行保存，因此必須要保證這些用戶的基本隱私的安全，做好必要的防護(hù)措施，以免用戶信息丟失，帶來不必要的麻煩。

三、提出合理有效的對(duì)策完善圖書館檔案信息化管理工作

1.提供專項(xiàng)的資金技術(shù)支持，改善檔案信息化管理環(huán)境。為了有效促進(jìn)圖書館檔案信息化管理工作的健康發(fā)展，就要提供專項(xiàng)的資金和技術(shù)支持，以此有效改善圖書館檔案信息化管理環(huán)境。首先，圖書館檔案管理工作中需要引進(jìn)大量先進(jìn)的計(jì)算機(jī)，掃描儀以及打印機(jī)等相關(guān)的檔案管理技術(shù)設(shè)備，為電子檔案的科學(xué)管理提供有效的技術(shù)支持，滿足大量復(fù)雜的檔案管理工作需要，提高圖書館檔案管理的服務(wù)手段和使用效率，以此推進(jìn)圖書館檔案管理信息化發(fā)展。另外，圖書館應(yīng)建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，注重對(duì)機(jī)密性較高檔案文件的安全保護(hù)，防止不法分子利用網(wǎng)絡(luò)漏洞來擅自修改和盜取圖書館的檔案信息，提高圖書館數(shù)字檔案信息化安全水平。

2.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案管理工作?，F(xiàn)代化的圖書館應(yīng)該建立健全科學(xué)合理的檔案信息化管理制度，使檔案管理部門及工作人員可以依照相關(guān)制度規(guī)定進(jìn)行工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有法可依，執(zhí)法必嚴(yán)，有效規(guī)范圖書館檔案信息化管理工作。首先，圖書館檔案信息化管理制度應(yīng)該隨實(shí)際發(fā)展情況不斷調(diào)整和完善，保證各項(xiàng)檔案管理工作可以規(guī)范有序的開展，有效避免出現(xiàn)一些不必要的檔案管理問題，從而提高檔案信息化管理工作水平。另外，圖書館制定嚴(yán)格的監(jiān)督管理制度和獎(jiǎng)懲制度，明確檔案管理工作人員的工作職責(zé)，使檔案管理人員可以自覺遵守相應(yīng)的制度規(guī)定，規(guī)范操作檔案信息的存儲(chǔ)、修改等工作，提高檔案管理制度的震懾力，提高圖書館檔案信息化管理工作效果。

3.轉(zhuǎn)變紙質(zhì)檔案管理工作模式，采取創(chuàng)新性的工作方法。在圖書館檔案信息化管理中，要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變以往紙質(zhì)文件形式的檔案管理工作模式，采取創(chuàng)新性的檔案管理工作方法。首先，圖書館要加強(qiáng)對(duì)各類檔案信息的收集整理及加工，檔案機(jī)構(gòu)在收集檔案信息中，要利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)拓寬查檔方法，也要將圖書館的檔案信息進(jìn)行分門別類，科學(xué)規(guī)范整理。另外，圖書館要在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新形勢下建立更符合實(shí)際服務(wù)需求的檔案管理模式，提高檔案信息化管理工作的主動(dòng)創(chuàng)新性，強(qiáng)化檔案管理的服務(wù)意識(shí)，最大限度的發(fā)揮檔案信息的利用價(jià)值，促進(jìn)圖書館檔案管理工作能力的提高。

4.加強(qiáng)檔案管理人員的綜合培訓(xùn)，提高工作能力。圖書館檔案管理工作人員的工作能力是直接影響檔案信息化管理水平的重要因素，因此，加強(qiáng)對(duì)圖書館檔案管理人員的在信息化方面專業(yè)知識(shí)和技術(shù)，職業(yè)素養(yǎng)等綜合培訓(xùn)，使得檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平得到提高，可以保質(zhì)保量，高效率的完成圖書館檔案信息化管理工作。首先，圖書館要提高檔案管理人員的招聘門檻，不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時(shí)能夠有積極向上的工作態(tài)度，可以認(rèn)真負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作。另外，圖書館要不斷加強(qiáng)對(duì)在職檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，懂得應(yīng)用數(shù)據(jù)庫等基本檔案管理知識(shí)，并且可以熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)等檔案管理相關(guān)設(shè)備，提高工作人員的檔案管理綜合能力。同時(shí)，圖書館要提高工作人員檔案管理的職業(yè)素養(yǎng)，使其在工作中能給嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行檔案管理工作。

5.建學(xué)習(xí)型組織和知識(shí)社區(qū)，提高隱性知識(shí)的溝通與交流。知識(shí)社區(qū)不但是—個(gè)巨大的人才庫，并且知識(shí)社區(qū)中的人才流動(dòng)性也非?？欤沟弥R(shí)庫中的人才可以隨時(shí)得到補(bǔ)充。網(wǎng)絡(luò)杜區(qū)可以吸納不同種類組織機(jī)構(gòu)的人員，同時(shí)還可以吸收具有專業(yè)特長的專業(yè)型人才。在網(wǎng)絡(luò)社區(qū)中，不同類型的專業(yè)人才可以將自身的隱性知識(shí)和顯性知識(shí)通過這個(gè)網(wǎng)絡(luò)社區(qū)這個(gè)平臺(tái)進(jìn)行信息的交互，將其自身的觀點(diǎn)或者著作進(jìn)行公開，同眾多專業(yè)人員進(jìn)行討論。綜上所述，網(wǎng)絡(luò)社區(qū)不但可以使得知識(shí)在社區(qū)內(nèi)部進(jìn)行傳遞、共享，同時(shí)形成一種高效的知識(shí)傳遞環(huán)境。不同種類的知識(shí)社區(qū)相互聯(lián)系、相互交流，形成—個(gè)范圍更廣的知識(shí)社區(qū)。這個(gè)范圍更大的社區(qū)不但能超越機(jī)構(gòu)范圍的限制，同時(shí)還可以擺脫行業(yè)的束縛。

結(jié)束語：總體來說，在信息化技術(shù)的推動(dòng)下，圖書館的檔案管理工作被賦予了新的價(jià)值，必須要加強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)，進(jìn)而對(duì)檔案工作的規(guī)范化進(jìn)行強(qiáng)化，實(shí)行一體化的管理，讓檔案管理工作更具科學(xué)性，推動(dòng)圖書館各項(xiàng)工作的順利展開。