◎代春超

在事業(yè)單位中，通過(guò)有效的開(kāi)展檔案管理工作，利于提高事業(yè)單位工作效率，作為事業(yè)單位檔案管理人員，要重視加強(qiáng)檔案管理能力，從而才能進(jìn)一步做好檔案歸檔材料的整理工作。通過(guò)明確檔案管理歸檔原則，利于提高歸檔材料整理效率，基于此，下面進(jìn)行實(shí)踐探索，希望分析能夠不斷提高檔案管理工作質(zhì)量。

一、事業(yè)單位檔案歸檔文件整理原則

1.檔案保存文件整理的基礎(chǔ)原則。

檔案，是事業(yè)單位日常大小事務(wù)以及工作中產(chǎn)生的，其具象化地反饋了單位的實(shí)際情況與歷史依據(jù)。在進(jìn)行事業(yè)單位的檔案保存過(guò)程之中，要加強(qiáng)文件的整體性處置。例如，文件的正文、批示以及回復(fù)，都需要有系統(tǒng)性的規(guī)整。針對(duì)檔案的整理作業(yè)，需要強(qiáng)調(diào)不拆分進(jìn)行。各個(gè)部門(mén)的歸檔任務(wù)，需要針對(duì)原有的卷宗進(jìn)行深入分析，遵循切實(shí)利用的原則所出發(fā)，保證檔案的完整性。如果在規(guī)整中出現(xiàn)錯(cuò)誤，也需要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整完善。

2.堅(jiān)持利于保管和有效利用的原則。

事業(yè)單位執(zhí)行檔案整理作業(yè)的過(guò)程中，需要充分滿(mǎn)足檔案的安全以及利用的目的。尤其是在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)信息科技力量不斷發(fā)展的情況下，事業(yè)單位要做好電子檔的傳達(dá)工作，在滿(mǎn)足信息化的職能轉(zhuǎn)變同時(shí)，確保檔案利用更為便利、可靠，形成具體的體系。不僅保證檔案使用的便利性，更保證檔案的使用安全。

二、事業(yè)單位檔案文件歸檔整理程序

1.檔案的分類(lèi)。

顧名思義，事業(yè)單位中將檔案進(jìn)行分類(lèi)，指的就是從物理形態(tài)上將檔案進(jìn)行保管、排架與存放的工作，做到分層管理的目的。在分類(lèi)中，第一層即為暗韻的宏觀分類(lèi)，其為規(guī)劃國(guó)家檔案室財(cái)貿(mào)系統(tǒng)，建立各級(jí)各類(lèi)檔案室提供理論依據(jù)。檔案室內(nèi)的區(qū)分全宗是第二層的分類(lèi)，全宗內(nèi)檔案分類(lèi)是第三層的分類(lèi)，它根據(jù)全宗內(nèi)檔案的來(lái)源、時(shí)間、主題內(nèi)容和檔案的形式等標(biāo)準(zhǔn)，將全宗內(nèi)檔案進(jìn)一步系統(tǒng)化，直至建立起檔案的最小保管單位——案卷。目前事業(yè)單位最為主要的分樣原則即為上述的方法。

2.檔案的整理。

為了更為便于事業(yè)單位使用好檔案，需要事業(yè)單位內(nèi)部設(shè)置專(zhuān)門(mén)的程序與方法，來(lái)完成規(guī)整檔案的工作。整理檔案并非獨(dú)立性的業(yè)務(wù)，而是需要充分與其他的文書(shū)處理作業(yè)相互銜接，確保每個(gè)環(huán)節(jié)緊密相連。例如，在檔案中會(huì)存在請(qǐng)示等文件，而在進(jìn)行檔案整理的時(shí)候需要保證意見(jiàn)稿、回復(fù)等在內(nèi)所有的文件內(nèi)容。檔案的附件情況也是容易出現(xiàn)疏忽、遺忘的內(nèi)容，包括合同、協(xié)議以及補(bǔ)充條款等，都必須充分的納入相應(yīng)的檔案袋之中。如果紕漏了一個(gè)環(huán)節(jié)，會(huì)導(dǎo)致檔案的完整性被破壞，甚至引發(fā)部分細(xì)節(jié)被疏忽，造成事故等問(wèn)題。

3.檔案的編目。

以案卷級(jí)整理的項(xiàng)目為例，在不同的檔案整理完畢后，需要針對(duì)其封面進(jìn)行編號(hào)做好標(biāo)注，所謂的編號(hào)指的是對(duì)文件進(jìn)行目錄的引導(dǎo)工作。目前來(lái)看，編號(hào)需要囊括作者、題目、日期、頁(yè)數(shù)以及備注等內(nèi)容。廣義的編號(hào)還會(huì)涉及檔案的其他內(nèi)容與編制，檔號(hào)是管理工作的總編號(hào)，其中還需要將保管期限、卷盒號(hào)或案卷號(hào)等內(nèi)容也囊括在內(nèi)。大規(guī)模的檔案編目的目的在于，能夠充分了解到檔案的實(shí)際情況，便于后續(xù)的調(diào)整以及完善，要有完整的序號(hào)編排，才能更好做好調(diào)整，為后續(xù)的工作奠定基礎(chǔ)。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案歸檔文件方法

1.文件資料整理的方法。

首先，需要針對(duì)不同的文件和檔案內(nèi)容做出定向的歸類(lèi)和整理。部分內(nèi)容其核心主旨以及價(jià)值觀念都存在一定的區(qū)分，而檔案的存儲(chǔ)期限也不盡相同，需要根據(jù)其特征進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的分類(lèi)和整理的業(yè)務(wù)。其次，事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)當(dāng)依據(jù)行政材料的屬性做好專(zhuān)門(mén)的區(qū)分作業(yè)，其中黨委文件需要專(zhuān)門(mén)獨(dú)立運(yùn)作，行政文件上也要?dú)w為專(zhuān)門(mén)的檔案。針對(duì)黨委等相對(duì)較為重要的檔案內(nèi)容，需要委派專(zhuān)門(mén)的職能人員做好分析與對(duì)接處理，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。最后，歸納工作還需要依據(jù)時(shí)間為主要特點(diǎn)，做好分類(lèi)的工作。各個(gè)檔案在使用和保管的期限上具備區(qū)分，要以此為特點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)工作。需要注意的是，部分檔案的內(nèi)容和信息屬于機(jī)密，在分類(lèi)的時(shí)候還需要為事業(yè)單位單獨(dú)劃分一個(gè)加密檔案的區(qū)域，需要一定的職能以及權(quán)限的人員，才能訪問(wèn)和使用。

2.檔案的歸檔方法。

在事業(yè)單位進(jìn)行材料整理的過(guò)程中，必須依據(jù)合理的方法。首先，任何工作的執(zhí)行都需要建立在專(zhuān)門(mén)的規(guī)范與制度之上，事業(yè)單位在做好檔案管理工作中，需要預(yù)先設(shè)定好方法、年限以及作業(yè)流程，確保各個(gè)部門(mén)各個(gè)崗位的職能人員通力合作，以最為有序的方式完成文件的歸檔，便于后續(xù)的編排工作的有序推進(jìn)和執(zhí)行。編排的原則應(yīng)當(dāng)以檔案的重要性所出發(fā)，根據(jù)不同的優(yōu)先級(jí)完成檔案的編排任務(wù)。除此以外，為了便于其后續(xù)的信息化轉(zhuǎn)變以及查閱工作的便利，需要為所有的檔案進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的標(biāo)號(hào)設(shè)置，包括檔案的使用日期、保管日期、關(guān)鍵詞以及內(nèi)容概要等，既保證了檔案整理的順序，還便于職能人員的查閱和使用。

3.信息化檔案歸檔文件的整理方法。

伴隨我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)信息科技力量的持續(xù)發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)也影響了我國(guó)事業(yè)單位的日常作業(yè)。針對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位也需要盡快完成互聯(lián)網(wǎng)化的轉(zhuǎn)變，通過(guò)電子信息化的手段完成對(duì)檔案管理的支持。要利用打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，完成紙質(zhì)化檔案的電子化轉(zhuǎn)變，同時(shí)針對(duì)電子化的檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)實(shí)行多地備份的工作。需要注意的是，為了保證檔案的使用安全，在事業(yè)單位的計(jì)算機(jī)等設(shè)備中，還需要加裝專(zhuān)門(mén)的防火墻與殺毒軟件，避免外來(lái)的病毒、木馬等竊取事業(yè)單位的重要檔案信息。

四、結(jié)束語(yǔ)

在有效的開(kāi)展檔案歸檔材料整理過(guò)程，要結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展實(shí)際，有效的運(yùn)用信息化手段，積極制定更加完善的歸檔材料整理機(jī)制，以此才能全面提高事業(yè)單位檔案管理水平。作為相關(guān)工作人員，更要不斷提高自身專(zhuān)業(yè)能力，從而才能為事業(yè)單位檔案歸檔材料整理工作開(kāi)展提供有效助力。