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試論如何做好裝飾項(xiàng)目工程檔案管理工作

2020-02-28 14:33
卷宗 2020年36期
關(guān)鍵詞:檔案資料裝飾工程項(xiàng)目

杜 靜

(大華(集團(tuán))有限公司,上海 200442)

裝飾項(xiàng)目工程資料屬于原始型資料,是對(duì)工程籌劃、實(shí)施及驗(yàn)收的真實(shí)反映,通過(guò)對(duì)完整資料的收集與整理,能夠提升裝飾項(xiàng)目工程的全過(guò)程管理水平,為后續(xù)的質(zhì)量評(píng)估提供參與依據(jù)。與此同時(shí),裝飾項(xiàng)目工程資料的管理,是對(duì)現(xiàn)代工程管理思維的延續(xù),依托其豐富的內(nèi)涵及應(yīng)用價(jià)值,將為后續(xù)的使用、維護(hù)及改進(jìn)等提供原始依據(jù),體現(xiàn)裝飾項(xiàng)目工程的完整性,因此加強(qiáng)其資料管理對(duì)行業(yè)發(fā)展大有裨益。

1 做好裝飾項(xiàng)目工程檔案管理工作的重要性

1)有助于監(jiān)督工程裝修施工過(guò)程。作為整個(gè)裝飾工程項(xiàng)目的記錄,加強(qiáng)裝飾項(xiàng)目工程檔案管理工作,一方面可以監(jiān)督管理整個(gè)工程質(zhì)量,另一方面還記載裝飾的各個(gè)環(huán)節(jié)[1]。在裝飾工程施工過(guò)程中,檔案資料主要體現(xiàn)在,施工圖紙,施工設(shè)計(jì)、施工中的各個(gè)環(huán)節(jié)以及后期竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié),裝飾項(xiàng)目工程檔案真實(shí)的記錄了上述各個(gè)環(huán)節(jié)的工作,加強(qiáng)檔案管理工作,可依托檔案監(jiān)督項(xiàng)目施工質(zhì)量,進(jìn)而保障整個(gè)項(xiàng)目安全性。

2)有助于為工程后期保障提供依據(jù)。對(duì)于裝飾企業(yè)而言,加強(qiáng)裝飾項(xiàng)目工程檔案管理工作,能規(guī)避各種法律糾紛的發(fā)生,在裝飾項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后,如果裝飾企業(yè)與業(yè)主或是其他單位發(fā)生法律糾紛,工程檔案資料就是維權(quán)的重要依據(jù)[2]。故而,裝飾企業(yè)在施工中要記錄好各個(gè)施工環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的資料,在后期的保障中,根據(jù)檔案資料判斷工程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題,進(jìn)而為解決問(wèn)題提供一定的參考依據(jù)。

3)有助于保障工程項(xiàng)目安全。由于裝飾項(xiàng)目的特殊性,在工程項(xiàng)目施工中施工人員會(huì)嚴(yán)格根據(jù)施工圖紙進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化施工,裝飾項(xiàng)目工程檔案中設(shè)計(jì)圖紙不可或缺的重要部分,因此設(shè)計(jì)圖紙管理水平的高低整個(gè)裝飾項(xiàng)目而言的安全是非常重要的,在具體的施工環(huán)節(jié)中所生產(chǎn)的圖片信息、文字信息、視頻信息真實(shí)的記錄了施工過(guò)程,加強(qiáng)檔案管理工作,能提升裝飾項(xiàng)目工程的全過(guò)程管理水平,保障項(xiàng)目的安全。

2 做好裝飾項(xiàng)目工程檔案管理工作思考

1)完善檔案管理機(jī)制,夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)。管理機(jī)制的完善是規(guī)范檔案管理的基礎(chǔ),因此裝飾企業(yè)推動(dòng)檔案管理向前邁進(jìn)的過(guò)程中,必須采取更為科學(xué)合理的方式予以推動(dòng)。一是依據(jù)實(shí)際情況加強(qiáng)制度的優(yōu)化,即以宏觀的管理視角對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審視,積極抓住細(xì)節(jié)管理、精益管理等特點(diǎn),完善現(xiàn)有檔案管理機(jī)制,從而讓檔案管理人員依托制度對(duì)工程項(xiàng)目中各個(gè)負(fù)責(zé)人員和管理人員的工作進(jìn)行明確,確保責(zé)任落實(shí)到具體的人頭上,切實(shí)履責(zé),同時(shí)上述人員還可以依托制度開展相關(guān)工作,規(guī)避施工資料管理中混亂、盲目管理的現(xiàn)象的發(fā)生,促進(jìn)檔案管理水平的提升;二是構(gòu)建責(zé)任問(wèn)責(zé)制度,通過(guò)這樣的舉措,與施工資料管理體制相輔相成。一旦發(fā)現(xiàn)裝飾項(xiàng)目施工檔案管理中出現(xiàn)了問(wèn)題,則可以根據(jù)制度問(wèn)責(zé),規(guī)避出現(xiàn)問(wèn)題相互推卸的現(xiàn)象,充分彰顯施工資料管理體制的權(quán)威性,進(jìn)而用制度約束整個(gè)工程項(xiàng)目檔案管理工作,保障檔案管理工作有條不紊的開展。

2)完善資料收集記錄,加強(qiáng)檔案管理力度。為做好裝飾項(xiàng)目檔案管理工作,一是我們要做好材料進(jìn)場(chǎng)資料的收集整理工作,比如,材料出廠證明、合格證書、檢驗(yàn)報(bào)告等,在具體的裝飾環(huán)節(jié)中,企業(yè)要選派專人做每天的施工日志記錄,確保各項(xiàng)資料與工程項(xiàng)目的開展保持一致性,確保施工環(huán)節(jié)中相關(guān)資料的收集歸檔工作。二是做好資料的監(jiān)督查驗(yàn),借閱資料的記錄,歸檔等工作,在具體的施工環(huán)節(jié)中,施工人員,監(jiān)理、管理人員之間還要加強(qiáng)交流溝通,做好資料的交接,并定期將資料交至到檔案管理人員處,進(jìn)而保障檔案資料的完整性。三是重點(diǎn)加強(qiáng)施工環(huán)節(jié)檔案管理。為做好檔案管理工作,必須要確保檔案資料歸檔范圍,并根據(jù)裝飾項(xiàng)目的特征,設(shè)置相應(yīng)地檔案盒子,做好標(biāo)簽,比如,材料、給排水、合同、通風(fēng)和空調(diào)卷等,與此同時(shí)還要填寫臺(tái)賬,認(rèn)知記錄工程材料進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)的臺(tái)賬和混凝土、瓷磚的復(fù)試臺(tái)賬,做好相應(yīng)地保管以便后期使用。四是檔案管理人員要加強(qiáng)與相關(guān)單位或是人員的交流溝通,及時(shí)提供相關(guān)質(zhì)量證明文件和原材料,確保檔案資料的有效性、完整性和真實(shí)性。

3)規(guī)范移交歸檔流程,確保檔案的完整性。檔案管理一直是一項(xiàng)復(fù)雜的工作內(nèi)容,在裝飾工程項(xiàng)目檔案管理中,同樣涉及諸多領(lǐng)域的檔案內(nèi)容,包括方案、計(jì)劃、合同等一系列內(nèi)容。為滿足各級(jí)工程管理的要求,在工程實(shí)施及結(jié)束后,均需要向相關(guān)部門實(shí)施檔案移交與審核,因此為更好地展現(xiàn)檔案管理的質(zhì)量,必須在檔案移交歸檔的流程上下功夫。一方面,要強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范性,切實(shí)完整工程項(xiàng)目中的檔案內(nèi)容,實(shí)施有效的歸檔方法,使相關(guān)內(nèi)容能夠一目了然,降低檔案移交過(guò)程中的時(shí)間成本。另一方面,工程檔案應(yīng)確保備份保存,在施工前、中、后等各個(gè)階段,抓好檔案管理質(zhì)量,將紙質(zhì)、電子檔案等進(jìn)行分類,避免因外界因素的影響而導(dǎo)致檔案遺失、殘損而無(wú)法移交,由此也可以實(shí)行實(shí)時(shí)移交制度。

4)加強(qiáng)檔案信息建設(shè),提升檔案管理質(zhì)效。當(dāng)前,檔案管理信息化逐步成為熱議話題,反觀裝飾項(xiàng)目工程檔案管理工作,同樣需要不斷契合于時(shí)代的變革,加強(qiáng)由傳統(tǒng)管理模式向信息化管理模式的轉(zhuǎn)變,通過(guò)檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新,完成時(shí)代的轉(zhuǎn)換與銜接,切實(shí)從根本上解決檔案管理效率的問(wèn)題,提升裝飾項(xiàng)目工程檔案管理質(zhì)量。一方面,在裝飾項(xiàng)目工程檔案管理之初,要統(tǒng)籌分析檔案管理的目標(biāo)和要求,制定完善的檔案管理工作方案,在其中深入融合信息管理系統(tǒng),將檔案管理的收集、整理及歸檔向數(shù)字化轉(zhuǎn)換,以此來(lái)創(chuàng)新檔案管理的理念,逐步適應(yīng)全新管理模式的應(yīng)用。另一方面,要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展,必須要從源頭上進(jìn)行改進(jìn),如加大在信息化技術(shù)領(lǐng)域的投入,保障檔案管理工作能夠逐步轉(zhuǎn)型,達(dá)到信息化檔案管理的基本要求。同時(shí),在信息化技術(shù)應(yīng)用的層面,也應(yīng)當(dāng)加大人力、物力、財(cái)力的保障,確保各項(xiàng)工作能夠融合發(fā)展,加快信息化檔案管理建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

5)培養(yǎng)檔案管理人才,提升人員專業(yè)素養(yǎng)。裝飾項(xiàng)目工程檔案管理具有長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性特征,其管理要求與一般工程檔案管理一致,均需要建立和完善管理體系,以發(fā)揮出檔案管理工作的實(shí)際效能。隨著當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的深入應(yīng)用,人才競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)格局加劇,裝飾工程項(xiàng)目檔案管理應(yīng)理清思路,面向于更高層次的發(fā)展目標(biāo),注重對(duì)檔案管理人才的吸納與培養(yǎng),切實(shí)建強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍,切實(shí)發(fā)揮出檔案管理的人才優(yōu)勢(shì)。在實(shí)踐中必須要突出實(shí)踐需求,建立完善的人才吸納與培養(yǎng)機(jī)制,尤其是以信息化操作為主體,吸收外部高技術(shù)人才,同時(shí)對(duì)既有人員通過(guò)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、講座等方式,提升檔案管理能力,最終提升人員的專業(yè)素養(yǎng),為檔案管理質(zhì)量提升奠定基礎(chǔ)。

3 結(jié)語(yǔ)

一言以蔽之,隨著時(shí)代的發(fā)展,裝飾項(xiàng)目工程檔案管理資料也要不斷優(yōu)化。因此,我們要從要固本培元,革故鼎新,堅(jiān)持因事而化,因時(shí)而進(jìn),因勢(shì)而新,跟隨化時(shí)代的步伐,統(tǒng)籌謀劃,整體設(shè)計(jì),不斷加強(qiáng)檔案管理,通過(guò)抓重點(diǎn)、補(bǔ)短板、強(qiáng)弱項(xiàng),切實(shí)做好檔案管理工作,提升檔案管理質(zhì)效,發(fā)揮檔案管理的作用,為裝飾企業(yè)的穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展保駕護(hù)航。

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