◎ 王昱翕

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子信息化設(shè)備逐漸在我國(guó)發(fā)展起來(lái)。現(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案深深影響著我們的工作、生活。而檔案數(shù)字化管理也逐漸適應(yīng)了時(shí)代需求。目前我國(guó)對(duì)檔案數(shù)字化管理還處于技術(shù)開(kāi)發(fā)和應(yīng)用階段，有一定的優(yōu)勢(shì)同時(shí)也存在一些弊端。這給事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中發(fā)揮的作用是不容忽視的。所以，在信息化背景下如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化成為相關(guān)部門所面臨的一項(xiàng)重大課題。鑒于此，本文首先對(duì)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行剖析，并在此基礎(chǔ)上探討如何實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化，以此來(lái)切實(shí)提高事業(yè)單位檔案管理的水平。

一、引言

在現(xiàn)如今信息化時(shí)代，信息資源成為各個(gè)領(lǐng)域的重要戰(zhàn)略資源。事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，往往忽視了檔案的重要性，對(duì)檔案在單位發(fā)展中的作用認(rèn)識(shí)不足，還沒(méi)有完善的檔案科學(xué)化管理工作。檔案管理看似簡(jiǎn)單，實(shí)際上包含著很強(qiáng)的技術(shù)性，做好檔案管理工作，不僅可以提高單位整體的管理水平，而且對(duì)推動(dòng)事業(yè)單位的長(zhǎng)足發(fā)展也具有重要意義。因此，在信息化時(shí)代背景下實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理至關(guān)重要，這應(yīng)該引起相關(guān)部門的高度重視。

二、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理工作缺乏足夠的重視

從我國(guó)事業(yè)單位信息檔案管理工作的整體水平來(lái)看，較之一些發(fā)達(dá)國(guó)家，仍然有很大差距。究其原因，主要是因?yàn)椴糠质聵I(yè)單位對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視，工作開(kāi)展中缺乏健全的制度作為支撐，加上檔案管理工作涉及內(nèi)容較多，從而導(dǎo)致管理效果達(dá)不到要求。

（二）檔案管理現(xiàn)代化水平不高

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，越來(lái)越多的先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)被引入到事業(yè)單位檔案管理工作中，但對(duì)這些設(shè)備和技術(shù)缺乏充分利用，從而導(dǎo)致當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化水平仍然相對(duì)較低，檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置較為混亂，這又導(dǎo)致了檔案管理工作中盲目性以及隨意性較強(qiáng)，沒(méi)有明確的檔案管理工作目標(biāo)及科學(xué)的管理手段。此外，也沒(méi)有結(jié)和部門的實(shí)際情況制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案管理模式，而且對(duì)于檔案資料的開(kāi)發(fā)與利用也相對(duì)較為薄弱，這些問(wèn)題造成了事業(yè)單位檔案管理工作水平的參差不齊。

（三）管理人員水平參差不齊

目前，很多從事檔案管理的人員在業(yè)務(wù)技能和管理能力方面還無(wú)法滿足檔案管理的根本需求，有些管理人員是從其他部門轉(zhuǎn)借來(lái)的，有些管理人員身兼數(shù)職，還有些檔案管理崗位時(shí)常更換人員，使管理人員無(wú)法將全部精力放在檔案管理工作上，從而導(dǎo)致檔案管理水平低下，檔案業(yè)務(wù)存在斷層，檔案得不到持續(xù)的管理和使用，利用率較小。除此之外，事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的要求在不斷提高，但對(duì)員工的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)工作卻并沒(méi)有得到有效開(kāi)展，從而使人員的業(yè)務(wù)水平和技術(shù)能力落后，無(wú)法適應(yīng)在信息化背景下快速發(fā)展的檔案管理需求，管理工作顯得力不從心，無(wú)法提高檔案管理工作的整體質(zhì)量。

三、檔案管理基本原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用

（一）系統(tǒng)原理的應(yīng)用

現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為將系統(tǒng)原理達(dá)到管理的最優(yōu)化，必須對(duì)管理目標(biāo)進(jìn)行系統(tǒng)性分析，并養(yǎng)重目標(biāo)系統(tǒng)的層次性、目的性和全局性。系統(tǒng)原理是最能體現(xiàn)檔案管理“全宗”原則的管理學(xué)原理，也是人們最熟悉和最容易接納的思維、行為模式。

系統(tǒng)原理要求的層次性、目的性和全局性在當(dāng)今“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”時(shí)代極度需要“大數(shù)據(jù)”技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)?！按髷?shù)據(jù)”可以稱為巨量資料。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，檔案資料涵蓋的內(nèi)容或細(xì)節(jié)也在快速膨脹，這就要求國(guó)家檔案館等高層次檔案管理部門要更新檔案信息的收集、鑒定、整理過(guò)程，從各種各樣的數(shù)據(jù)類型中快速找到我們需要收集的有價(jià)值的信息內(nèi)容，使檔案內(nèi)容更加豐滿和完善。然而各級(jí)檔案管理部門也應(yīng)及時(shí)學(xué)習(xí)，根據(jù)自身的管理權(quán)限，完善檔案信息海量數(shù)據(jù)的挖掘。

（二）整分合原理的應(yīng)用

現(xiàn)代管理學(xué)將整分合原理歸納為：為獲得最高的辦事效率，需要在整體規(guī)劃的前提下明確分工，然后在分工協(xié)作的基礎(chǔ)上再有效整合。這也是現(xiàn)代企業(yè)管理中較常見(jiàn)的管理方式。“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”實(shí)現(xiàn)整分合原理的關(guān)鍵技術(shù)是“云計(jì)算”。“云計(jì)算”具有分布式處理、分布式數(shù)據(jù)庫(kù)、虛擬化技術(shù)，其對(duì)于檔案管理的任務(wù)分解與整合有天然的技術(shù)支撐優(yōu)勢(shì)。用戶可以將查閱檔案的信息或關(guān)鍵字像在“百度”中搜索一樣，在檔案信息云計(jì)算平臺(tái)自動(dòng)分解為無(wú)數(shù)個(gè)較小的子程序，再由服務(wù)器組合成另一個(gè)規(guī)范化的系統(tǒng)，后經(jīng)計(jì)算、搜索、分析，將所有“全宗”中對(duì)用戶有用的信息呈現(xiàn)出來(lái)，這是我們平常經(jīng)常見(jiàn)到的各類檔案管理軟件無(wú)法實(shí)現(xiàn)的功能。

（三）反饋原理的應(yīng)用

反饋原理是在而對(duì)不斷變化的情形下，主體建立及時(shí)、有效、準(zhǔn)確的反饋機(jī)制，以期快速掌握信息。反饋原理的運(yùn)用在我們的生產(chǎn)生活中無(wú)處不在，最直接的反饋?zhàn)匀皇蔷W(wǎng)絡(luò)中的用戶評(píng)價(jià)。這種評(píng)價(jià)方式最為直觀，也最有用。檔案的查閱、檢索、提供利用和統(tǒng)計(jì)在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式下可以引入類似的評(píng)價(jià)模式來(lái)實(shí)現(xiàn)即時(shí)的反饋信息收集。而我們熟知的移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能很好地實(shí)現(xiàn)這個(gè)設(shè)想。

（四）動(dòng)力原理的應(yīng)用

動(dòng)力原理是指在管理過(guò)程中需要強(qiáng)大的內(nèi)生動(dòng)力和外在動(dòng)力的驅(qū)動(dòng)，這樣才可以讓管理者更愿意去做事情。動(dòng)力原理一般可以分為精神動(dòng)力、物質(zhì)動(dòng)力和信息動(dòng)力。精神動(dòng)力和物質(zhì)動(dòng)力一直被認(rèn)為是動(dòng)力的主要來(lái)源。而在信息社會(huì)，信息沖擊產(chǎn)生的動(dòng)力或者壓力可以轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N競(jìng)爭(zhēng)力。這種競(jìng)爭(zhēng)力也源于信息動(dòng)力與物質(zhì)、精神動(dòng)力之間的相對(duì)獨(dú)立性。管理學(xué)的動(dòng)力原理在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的新模式下最需要的是“物聯(lián)網(wǎng)”思維的深化?！拔锫?lián)網(wǎng)”與云計(jì)算、大數(shù)據(jù)一樣都是比較復(fù)雜、比較新的詞匯，但是我們可以簡(jiǎn)單地把它理解為利用互聯(lián)網(wǎng)或局域網(wǎng)等通信技術(shù)將人員、物、傳感器、控制器等外在實(shí)物通過(guò)新的方式連接在一起，實(shí)現(xiàn)人與物、物與物相連，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程控制與信息化、智能化的網(wǎng)絡(luò)。物聯(lián)網(wǎng)思維與技術(shù)不斷融入檔案管理過(guò)程后，我們可以大量吸收國(guó)內(nèi)、外檔案管理的新方法、新思維，并獲得部分外在的重要信息，從而提高檔案管理人員的工作效率和水平。

四、信息化技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用

（一）便捷的信息查詢與分類功能

檔案管理中，使用信息技術(shù)，可以讓檔案信息的查詢工作變得方便快捷。例如，在單位的人事檔案管理當(dāng)中，職稱評(píng)定、干部選拔行為都需要對(duì)參加評(píng)定和選拔的人員進(jìn)行相關(guān)信息的統(tǒng)計(jì)。例如干部選拔中，候選人每年的工作評(píng)級(jí)、近年來(lái)是否獲得嘉獎(jiǎng)等等，都應(yīng)該考慮在內(nèi)。對(duì)于職稱評(píng)定工作，要考量信息可能更為具體。例如工作年限、工作成果、學(xué)習(xí)成果等等具體要求。而這些信息，以往都是需要逐個(gè)文件核對(duì)的。有了信息化技術(shù)，可以利用查詢功能，調(diào)出相關(guān)項(xiàng)目的具體信息。讓信息的獲取非常方便。

（二）信息的保存更加安全可備份保存

檔案資料的保存過(guò)程中，最容易出現(xiàn)問(wèn)題的是，資料的丟失與損毀。而使用信息化技術(shù)，讓資料的保存多了一道防護(hù)屏障。把一些具體的信息，不僅僅以文件的形式存儲(chǔ)，還以電子信息的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)當(dāng)中。而信息技術(shù)的發(fā)展，讓存儲(chǔ)的空間變得巨大，小小的計(jì)算機(jī)可以存儲(chǔ)海量的信息。所以檔案信息通過(guò)信息技術(shù)得到了二次保存。又由于存儲(chǔ)空間大，一些重要的檔案信息還可以通過(guò)移動(dòng)硬盤等設(shè)備進(jìn)行再次備份，防止丟失。這樣就讓檔案資料信息的存儲(chǔ)更為安全了。

（三）信息化平臺(tái)發(fā)展促進(jìn)多方面合作

信息化技術(shù)不斷發(fā)展，可以打造信息化平臺(tái)。利用信息化平臺(tái)為檔案管理所服務(wù)。例如同一個(gè)單位，可以打造信息化平臺(tái)為多個(gè)部門合作。人事管理部門、財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門等，可以通過(guò)一個(gè)信息平臺(tái)在權(quán)限允許下，調(diào)取相關(guān)的工作人員信息，還可以相互協(xié)調(diào)配合工作。另外，多個(gè)部門之問(wèn)，也可以進(jìn)行合作，高效率為中心工作所服務(wù)。信息化平臺(tái)的檔案管理合作，還需要不斷的探索與發(fā)展。

五、檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)和弊端

（一）檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

將檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化后，由檔案管理員統(tǒng)為檔案卷整理編碼，統(tǒng)一管理保存，從根本上解決檔案卷無(wú)法收齊的問(wèn)題。有效提高檔案管理員的工作質(zhì)量，確保部門全面落實(shí)立卷制度。

檔案數(shù)字化管理不受時(shí)間和空間的限制，改變了傳統(tǒng)管理模式，使檔案資料在管理和利用上都不僅限于上班時(shí)間。在傳統(tǒng)管理模式中，想要翻閱檔案資料需要在特定的場(chǎng)合中，利用辦公用具，經(jīng)過(guò)管理人員審批后才可以使用，在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，只需要在互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中就可以翻閱。以計(jì)算機(jī)、電腦工作臺(tái)為主要辦公工具，通過(guò)檔案編碼就能精確查找。不但節(jié)省了大量的時(shí)間，也降低了檔案管理員的工作難度。在各部門內(nèi)部，大量的電子檔案、文件被整理出來(lái)，通過(guò)有序的編碼將資料存在硬盤中。這種方式使得電子檔案可以存貯于不同的載體中，同時(shí)易于保存，只需要把檔案、文件進(jìn)行加密處理，就可以提高文件的準(zhǔn)確性。使用者只需要獲得允許，就可以查找所需的資料。有效提高了檔案管理部門的工作效率，立卷部門也只需要將資料、文件輸入到計(jì)算機(jī)中，定期對(duì)文件、資料進(jìn)行更新，再輸送到檔案室就可以了。檔案管理員通過(guò)管理系統(tǒng)將檔案卷編目、整理，同時(shí)打印目錄，方便查找。整個(gè)操作流程節(jié)省了大量的人力、物力、財(cái)力，也提高了辦事效率。

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，事業(yè)單位各部門、各類檔案的電子文件都整理在計(jì)算機(jī)硬盤中，通過(guò)電子檔案立卷后，使用計(jì)算機(jī)檢索功能可以查找與之相關(guān)的具有歷史性的文件。方便在查找檔案卷時(shí)了解來(lái)龍去脈，同時(shí)也深化了檔案內(nèi)容信息。

（二）檔案信息化管理的弊端

檔案數(shù)字化管理還處于不斷摸索前進(jìn)的時(shí)期，而電子信息技術(shù)的特點(diǎn)使電子文件的操作方式簡(jiǎn)單，傳遞比較迅速，方便攜帶等特點(diǎn)，同時(shí)也帶來(lái)一定的安全隱患問(wèn)題。在安全方面，受到電子文件形成方式的影響，導(dǎo)致電子文件的保密工作難以控制。電子文件是利用電子編碼技術(shù)，將檔案、資料、文件的內(nèi)容通過(guò)有序編碼輸入到計(jì)算機(jī)中，并按照固定的模式存儲(chǔ)。在一定條件下，可以對(duì)電子文件進(jìn)行編輯修改，而且不會(huì)留下任何痕跡，很難保證電子文件的完整性和準(zhǔn)確性。且電子文件的載體多種多樣。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使得一些鑒別文件原始憑證的關(guān)鍵信息也允許更改，這也使得電子文件很難保持其可用性。

雖然計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)容量很大，但是在電子文件面前也總有困難的時(shí)候，而且電腦運(yùn)行速度與存儲(chǔ)量是成反比的。在電子文件剛剛形成的時(shí)期，還存在一些軟件與文件之間不兼容的問(wèn)題，這種問(wèn)題直至今仍然存在，軟件更新速度過(guò)快，一些歷史性的電子文件會(huì)因?yàn)椴患嫒莸膯?wèn)題，出現(xiàn)無(wú)法閱讀或缺失數(shù)據(jù)的情況。再者網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題始終是一大難題。電子文件的數(shù)據(jù)受到人為因素影響容易丟失或被病毒感染，這對(duì)電子文件的安全性造成巨大的威脅。由于電子檔案受到載體的制約，一定程度上可以說(shuō)沒(méi)有載體，電子檔案就無(wú)法發(fā)揮實(shí)際作用。而對(duì)于載體來(lái)說(shuō)除了網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，還有許多外部因素也威脅著載體的安全。

就目前我國(guó)事業(yè)單位來(lái)看，管理軟件不相同，各個(gè)單位都有自己的特點(diǎn)，所使用的軟件、對(duì)統(tǒng)一內(nèi)容文件記錄形式都產(chǎn)生差異，致使整體發(fā)展受到限制。而同一管理系統(tǒng)的單位不同，軟件運(yùn)行的環(huán)境也大不相同，在這當(dāng)中一些電子文件很難互相轉(zhuǎn)換，無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享。

六、實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的措施

（一）建立健全的檔案管理制度

想要提升檔案管理工作的質(zhì)量，必須建立起一套科學(xué)、完善的檔案管理制度，管理制度中要對(duì)檔案管理工作人員的工作流程、日常行為等進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，從而推動(dòng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化。首先，事業(yè)單位要根據(jù)單位自身的實(shí)際情況，制定科學(xué)的制度，制度要涉及檔案的收集、整理、運(yùn)轉(zhuǎn)、編目、立卷、檢索及安全保管等方面，在不斷的實(shí)踐中進(jìn)行摸索，逐漸將其完善，并且要采取有效手段，保證制定的各項(xiàng)措施得到有效落實(shí)。其次，對(duì)立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，保證檔案的及時(shí)性，做好案卷的裝訂工作，提高案卷管理質(zhì)量。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)得到了普遍應(yīng)用，在各個(gè)領(lǐng)域均發(fā)揮著重要作用。檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，引進(jìn)信息化技術(shù)。紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)核查，沒(méi)有任何錯(cuò)誤后，形成電子檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行檢索關(guān)鍵詞設(shè)置，其目的是便于查詢檔案信息。除此之外，要對(duì)每個(gè)檔案進(jìn)行編號(hào)，通過(guò)輸入編號(hào)就可以進(jìn)行調(diào)檔。為了防止檔案丟失，可以對(duì)其進(jìn)行備份。將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，只需要一臺(tái)電腦即可實(shí)現(xiàn)，這降低了檔案管理的成本，而且只需要在搜索欄中輸入關(guān)鍵詞即可，查詢起來(lái)也更加方便，易于管理。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)際上專業(yè)性很強(qiáng)，對(duì)于檔案管理工作人員的要求極高，既要有專業(yè)的管理知識(shí)，又要有責(zé)任心和使命感。此外，還要具備一定的管理能力，尤其是在信息化時(shí)代背景下，能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件、掌握先進(jìn)的管理方法。檔案管理人員自身要不斷學(xué)習(xí)，用知識(shí)武裝自己、提升自己，事業(yè)單位要做好對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，只有掌握了相關(guān)的行業(yè)規(guī)定，具備較高的職業(yè)道德和綜合素質(zhì)，掌握先進(jìn)的管理方法，才能切實(shí)做好檔案管理工作。

七、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息化背景下，事業(yè)單位檔案管理工作還有很多有待完善的地方。而對(duì)這種情況，事業(yè)單位必須重新認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合單位發(fā)展實(shí)際情況，將計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)充分利用起來(lái)，完善管理制度，創(chuàng)新管理方法，進(jìn)而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化水平，以此來(lái)為事業(yè)單位的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。