莊蓓蓓 王寸 葛文謙 豆華哲

（北京航天時代光電科技有限公司，北京，100094）

1 概述

技術(shù)文件標準化審查（簡稱“標審”）是由專業(yè)的標準化人員，依據(jù)有關(guān)標準、規(guī)范、文件的標準化要求，對涉及型號各類新產(chǎn)品、新技術(shù)、新工藝等相關(guān)文件進行的審查[1]。標審是型號標準化的一項基礎(chǔ)性工作，是監(jiān)督標準實施的一種重要手段，技術(shù)文件必須按有關(guān)規(guī)定進行標審，標審?fù)ㄟ^后才能生效[2]。

對圖樣及技術(shù)文件的標審，主要具有以下作用：①使標準首先在圖樣及技術(shù)文件中得到采用，為標準的進一步實施打下基礎(chǔ)；②保證圖樣及設(shè)計文件的完整性、成套性和統(tǒng)一性；③保證最大限度地選用標準件和通用件，減少零、部組件以及結(jié)構(gòu)要素、原材料品種規(guī)格，使設(shè)計具有較高的繼承性；④了解標準本身存在的問題，為修訂標準積累資料。

專業(yè)的標審人員，需全面審查技術(shù)文件貫徹標準化大綱、標準選用范圍、元器件選用目錄等標準化文件及有關(guān)規(guī)章制度的符合性[3]。協(xié)助設(shè)計者盡可能地減少原材料、元器件和其他成品件的型號、品種和規(guī)格，最大限度地選用標準件和通用件。同時審查技術(shù)文件編寫用語等的規(guī)范性、協(xié)調(diào)性、統(tǒng)一性，并對技術(shù)文件的完整（成套）性和簽署的完整性、正確性進行監(jiān)督檢查。

公司一直十分重視技術(shù)文件的標審工作，通過對專職標審人員開展上崗培訓(xùn)和日常考核，采用相關(guān)專業(yè)專家對重點文件會簽把關(guān)，開展多平臺、多種形式標準宣貫，對型號研制生產(chǎn)全過程標準實施監(jiān)督考核，規(guī)范設(shè)計、工藝、研試文件模板并依托信息化系統(tǒng)及時梳理流程。技術(shù)文件標審?fù)ㄟ^率逐年上升，2019 年與2012 年相比提高1 倍，如圖1 所示。

圖1 公司2012 年～2019 年技術(shù)文件標審?fù)ㄟ^率

但是，在逐月統(tǒng)計匯總分析技術(shù)文件標審情況的過程中，我們漸漸感到想要進一步提高標審?fù)ㄟ^率，依靠傳統(tǒng)手段已經(jīng)越來越困難，迫切需要采取新的更有效手段。

隨著信息化建設(shè)的深入開展，公司使用產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng)進行產(chǎn)品全生命周期的信息管理，PDM 系統(tǒng)提供了所有與產(chǎn)品相關(guān)的信息（包括電子文檔數(shù)字化文件等）和所有與產(chǎn)品相關(guān)的過程（包括工作流程和更改流程）的管理。由此技術(shù)文件的編制審批簽署告別紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，全部實現(xiàn)在PDM 系統(tǒng)中完成歸檔。文件編寫人在線選擇提前內(nèi)置在系統(tǒng)內(nèi)的標準模板，編制具體內(nèi)容后按所需簽署流程開始審批，標審工作也相應(yīng)需要全部在線完成。技術(shù)文件電子化的過程既是機遇又是挑戰(zhàn)，對文件標審提出了新的要求，而必須選擇系統(tǒng)內(nèi)含有簽署書簽的規(guī)范性模板才可以順利完成簽署歸檔這一特點，也為進一步提升文件標審?fù)ㄟ^率帶來了新的可能。

2 現(xiàn)狀分析

利用PDM 系統(tǒng)流程審批節(jié)點統(tǒng)計匯總功能，對2019 年6 月～9 月各型號提交標審的技術(shù)文件進行分析匯總，文件標審?fù)ㄟ^情況見表1。

表1 6 月～9 月各型號技術(shù)文件標審?fù)ㄟ^率

經(jīng)進一步分析發(fā)現(xiàn)，設(shè)計文件更改單、偏離單、工藝文件更改單、工藝通知單、研試文件更改單等三單類文件，通過率明顯低于其他技術(shù)文件標審?fù)ㄟ^率。以文件標審?fù)ㄟ^率最高的7 月為例，共標審文件225 份，標審節(jié)點共退回28 份，其中三單類文件退回15 份，被退回的數(shù)量占全部標審?fù)嘶匚募?0%以上。詳情如圖2 所示。

圖2 2019 年7 月標審節(jié)點退回文件情況

對每一份退回的三單類文件進行進一步分析，歸納主要退回原因有：①對審批流程不熟悉，選錯審批人；②頁碼、密級、產(chǎn)品代號等沒填寫；③更改原因、制品處理意見等未使用標準術(shù)語；④更改標記使用不當(dāng)?shù)取?/p>

其中，除審批人選錯外都是由于標準學(xué)習(xí)和執(zhí)行不到位造成的。因此可從提高三單類文件標審?fù)ㄟ^率入手，探索進一步提升型號技術(shù)文件標審?fù)ㄟ^率的有效方法。

3 解決辦法

3.1 考核式全員標準培訓(xùn)

為加深文件編制人對標準文本及文件標審內(nèi)容的理解，減少文件編制過程中的反復(fù)，首先采用常規(guī)性做法，即對相關(guān)人員開展全員標準宣貫培訓(xùn)。文件編制標準宣貫涉及人員范圍廣，很難通過一兩次集中會議培訓(xùn)取得較好的效果，因此采用自學(xué)與強制性考核相結(jié)合的方式。即第一階段培訓(xùn)采用自學(xué)形式，為期兩周，標準文本可在系統(tǒng)中隨時查詢，另外標準化人員還提供了 《設(shè)計文件更改單、偏離單填寫方法》、QJ 1714 《系列標準培訓(xùn)教材》等參考性文件電子版，幫助理解標準內(nèi)容。

標準化人員編制了6 套試卷，均由填空、選擇、判斷和填表4 類題目組成，題目全部包含在標準文本內(nèi)容之中。每場考試使用3 套考題，試卷隨機發(fā)放。在接下來的1 個月中，共分5 場對相關(guān)人員進行集中閉卷考試，之后又對因出差等原因未能按時參加集中考試的幾位同志單獨補考，保證了100%參與率。經(jīng)標準化人員統(tǒng)一判卷，全部人員考核成績均在60 分以上，平均分83.9 分，起到了規(guī)范文件編制的作用。

3.2 固化“傻瓜式”模板

3.2.1 改善思路

開展強制性標準培訓(xùn)雖然能夠促進員工學(xué)習(xí)和理解標準，但實施效果主要取決于員工主觀能動性，同時與工作經(jīng)驗有關(guān)。若想從根本上解決標準實施問題，規(guī)范文件編制，減少不符合標準造成的反復(fù)，就要做到“不給犯錯的機會”，設(shè)計“想錯都不會錯”的“傻瓜式”流程和模板。出于這種考慮，標準化管理人員采用頭腦風(fēng)暴，最終篩選出通用標準要求植入PDM 系統(tǒng)、嵌入模板的優(yōu)選方案，讓編制人在發(fā)起審批流程前就將可能出現(xiàn)的問題輕松過濾掉。

3.2.2 具體實施

對三單類文件進行標審時，主要依據(jù)表2 所列標準，提煉共性要求。

表2 三單類文件標審主要依據(jù)標準

以工藝更改單模板為例，模板中共有17 處必填項，如圖3 所示，原有模板中全部為空白內(nèi)容，需由編制人自行填寫，即使漏填內(nèi)容也只能靠后續(xù)流程節(jié)點審批人員發(fā)現(xiàn)并打回。系統(tǒng)并無自動提醒功能，經(jīng)常發(fā)生填寫不完整或術(shù)語使用不準確的情況，造成文件多次反復(fù)，嚴重影響歸檔效率。

圖3 原有工藝文件更改單模板示例

標準化人員嚴格依照標準要求，對模板中全部必填內(nèi)容逐一編號，編制詳細的模板填寫說明，為PDM 嵌套要求提供輸入信息。首先將必填項用阿拉伯?dāng)?shù)字分別標出，然后按照序號，根據(jù)QJ 903和公司相關(guān)要求利用WORD 自帶開發(fā)工具菜單，列出每項填充方式、填寫內(nèi)容、注釋內(nèi)容，盡量減少需要手動填寫的部分。文件密級、產(chǎn)品代號等固定項目，可由PDM 系統(tǒng)自動映射，而只剩下“更改前”“更改后”的欄目需自行填寫，同時還給出了填寫內(nèi)容示例及半固化語句，降低錯誤可能，改善后的模板示例如圖4 所示。

圖4 改善后工藝文件更改單模板示例

按照模板填寫說明，與信息化人員及PDM系統(tǒng)軟件編制人員充分討論需求及實現(xiàn)途徑后，經(jīng)過修改，將自動映射的必填項目嵌入了PDM創(chuàng)建流程。文件創(chuàng)建時，將所有必填項按照格式要求填寫完整，點擊“下一步”。全部創(chuàng)建完成后，填寫過的內(nèi)容會按照預(yù)先設(shè)定的路線一一對應(yīng)的映射到WORD 模板內(nèi)。將更改（偏離）內(nèi)容按示例格式輸入三單指定位置后，可照常選擇相應(yīng)流程開始文件審批歸檔。

圖5 “傻瓜式”模板PDM 系統(tǒng)實現(xiàn)示例

4 實施效果

經(jīng)過兩個多月的建設(shè)，改善后的模板自2019 年底正式在PDM 系統(tǒng)上線，實現(xiàn)示例如圖5 所示。實施后第一時間對全員開展“PDM 系統(tǒng)三單文件創(chuàng)建流程及注意事項”宣貫。新模板運行以來，效果理想。對2019 年12 月至2020 年2 月各型號提交標審的技術(shù)文件進行分析匯總，標審?fù)ㄟ^情況見表3。

表3 2019 年12 月～2020 年2 月各型號技術(shù)文件標審?fù)ㄟ^率

與之前相比，三單類文件標審?fù)ㄟ^率從76.1%顯著上升到90.4%，提高了14.3%。由此可見，通過100%覆蓋的考核式標準宣貫和提供“傻瓜式”模板的改進措施，可有效提高三單類文件通過率，降低重復(fù)工作量，減少一般性錯誤，節(jié)約工時。

5 總結(jié)

依據(jù)QJ 903/QJ 1167/QJ 1714 標準的相關(guān)要求，優(yōu)化PDM 系統(tǒng)中現(xiàn)有的三單模板，將模板的標準化要求鎖定，將易錯項做成填空和下拉選項，減少編制人員自由填寫的內(nèi)容，絕大多數(shù)項目由系統(tǒng)自動映射完成，基本上做到只有更改（偏離）內(nèi)容這一項需要根據(jù)實際情況編寫，大大減少了由于對標準掌握不到位而帶來的文件編制不確定性。配合定期舉行的強制性標準宣貫，可達到提高三單類文件標審?fù)ㄟ^率的目標，經(jīng)過實踐檢驗，措施有效。

在接下來的型號文件標審工作中，除發(fā)生問題一對一指導(dǎo)解答外，還將依托PDM 系統(tǒng)堅持定期匯總技術(shù)文件標審節(jié)點不通過情況，分析深層次原因，適當(dāng)范圍公示及開展針對性宣貫。另外，重點將在廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，根據(jù)一線員工實際需求，在設(shè)計文件、研試文件和工藝文件中選擇一定數(shù)量的模板，推廣三單類文件模板PDM 實施經(jīng)驗，修訂完善現(xiàn)有模板，優(yōu)化流程，制定規(guī)范性作業(yè)指導(dǎo)書固化經(jīng)驗，進一步提升公司型號技術(shù)文件標審?fù)ㄟ^率。