■王艷超

（臨朐縣人力資源和社會(huì)保障局）

當(dāng)前新時(shí)代，優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理模式，全面做好人事檔案管理工作，是服務(wù)人事管理和決策、滿足事業(yè)單位發(fā)展要求、促進(jìn)人力資源管理規(guī)范化發(fā)展的必然需要。

1 事業(yè)單位人事檔案的概念和作用

事業(yè)單位人事檔案是事業(yè)單位人事管理活動(dòng)的直接記錄，它經(jīng)組織審查或認(rèn)可、記述和反映職工經(jīng)歷及德才表現(xiàn)等情況、以個(gè)人為單位組卷，按照有關(guān)規(guī)定整理、由組織集中統(tǒng)一保存。包括學(xué)術(shù)水平、道德素質(zhì)、個(gè)人簡(jiǎn)歷、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)、家庭情況、社會(huì)關(guān)系等情況記錄，關(guān)系到干部工作與生活的各個(gè)方面，是干部個(gè)人享受各種社會(huì)待遇的有效根據(jù)，也是單位培養(yǎng)人才、組織選人用人的重要依據(jù)。因此，全面做好新時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理工作,對(duì)于個(gè)人權(quán)益的維護(hù)和實(shí)現(xiàn)、單位長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展和全面進(jìn)步都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理中存在的主要問(wèn)題

伴隨著我國(guó)事業(yè)單位人事制度改革的不斷加快和深入，對(duì)干部人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化程度的要求也越來(lái)越高，一些傳統(tǒng)的人事檔案管理辦法已經(jīng)很難再適應(yīng)新時(shí)代的新要求了。筆者認(rèn)為，當(dāng)前，事業(yè)單位干部人事檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

2.1 觀念上重視程度不夠

許多單位負(fù)責(zé)人對(duì)人事檔案管理工作存有認(rèn)識(shí)上的偏差，認(rèn)為它只是一般必要性工作，不能給予相應(yīng)的人力物力投入；干部職工本人對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)也不足，對(duì)于個(gè)人的一些重要材料，不能及時(shí)交到單位檔案管理部門(mén)歸檔，致使個(gè)人檔案材料不完整；檔案管理人員對(duì)自身工作的重要性認(rèn)識(shí)還不夠，業(yè)務(wù)不熟不精、保密意識(shí)差、材料分類不規(guī)范、裝訂不及時(shí)等現(xiàn)象普遍存在，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

2.2 單位缺乏健全統(tǒng)一的人事檔案管理規(guī)范和制度

對(duì)于人事檔案的管理缺乏健全統(tǒng)一的人事檔案管理規(guī)范和制度，檔案資料不能按要求進(jìn)行整理和歸檔，管理要求過(guò)于淺層化和松散化，具有較大的活動(dòng)空間，個(gè)別人員在操作上容易打擦邊球，起不到實(shí)際上的監(jiān)督與督促作用，從而導(dǎo)致了管理工作達(dá)不到預(yù)期的效果，給新時(shí)代人事檔案管理工作帶來(lái)了極大的不便以及人力物力的浪費(fèi)。

2.3 人事檔案管理與達(dá)到現(xiàn)代信息化要求還有很大差距

隨著現(xiàn)代信息化的發(fā)展，各單位基本上都實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管理，檔案管理工作也有了辦公的硬件設(shè)施，但是人事檔案的管理仍跟不上信息的變化速度，人事檔案管理在歸檔方式、格式設(shè)計(jì)、信息錄入模式等方面相對(duì)于新時(shí)代人事工作的發(fā)展是滯后的。另外，人事檔案管理工作還缺乏統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)，信息共享性差，阻礙了檔案管理事業(yè)發(fā)展的效率和速度。

2.4 人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力有待于進(jìn)一步提高

各單位目前管理人事檔案的人員，檔案專業(yè)出身的較少，在思想觀念、文化程度、專業(yè)素質(zhì)、理論水平等方面還有一定差距；此外，很多管理人員對(duì)于現(xiàn)在先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊等技術(shù)不太精通，管理人員隊(duì)伍不能盡快適應(yīng)人事檔案事業(yè)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的要求。

2.5 檔案管理缺乏有力的資金保障

各單位對(duì)人事檔案管理工作所投入的經(jīng)費(fèi)有限，遇到經(jīng)費(fèi)緊張的難題時(shí)，往往大多經(jīng)費(fèi)都被用到其他項(xiàng)目，對(duì)人事檔案管理工作軟硬件投入較少，對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)教育沒(méi)能納入計(jì)劃、沒(méi)能給予足夠的支持，檔案管理設(shè)備陳舊，技術(shù)落后，跟不上檔案管理信息化的需要。

3 解決當(dāng)前新時(shí)代人事檔案管理問(wèn)題的對(duì)策研究

3.1 增強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)，提高人事檔案管理效能

各單位要本著對(duì)干部個(gè)人負(fù)責(zé)、對(duì)黨的人事人才事業(yè)高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)，高度重視人事檔案管理工作。要成立專門(mén)的檔案室和人事檔案管理工作機(jī)構(gòu)，配齊配強(qiáng)責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力過(guò)硬的專業(yè)管理人員隊(duì)伍，按照工作需要給予相應(yīng)的物力和財(cái)力支持，并建立人事檔案管理的考核機(jī)制，定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行達(dá)標(biāo)升級(jí)考核，不斷推進(jìn)人事檔案管理工作的科學(xué)有序開(kāi)展。

3.2 健全人事檔案管理制度，促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化

健全事業(yè)單位人事檔案管理制度，是新時(shí)代對(duì)人才管理的需要。各單位要按照人事檔案管理工作的職責(zé)和要求，對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行發(fā)掘和深化，逐步建立健全人事檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，包括人事檔案收集制度、整理制度、保管制度、利用制度、調(diào)動(dòng)制度、移交制度等，使人事檔案工作有章可循、有據(jù)可依，同時(shí)，要加大監(jiān)督檢查力度和各項(xiàng)制度的執(zhí)行力度，不斷提高檔案的規(guī)范化管理水平。

3.3 建立專門(mén)的人事檔案管理系統(tǒng)，提高管理的信息化水平

應(yīng)按照事業(yè)單位干部管理的實(shí)際需求，引進(jìn)合適的軟件系統(tǒng)，建立并完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷摸索人事檔案應(yīng)用軟件與實(shí)際工作的結(jié)合點(diǎn)。要制定規(guī)范的工作流程，認(rèn)真做好新增材料的分類、掃描、錄入等工作，及時(shí)對(duì)干部基本信息進(jìn)行更新，實(shí)現(xiàn)信息整合和資源共享，不斷提高檔案管理工作效率。

3.4 建設(shè)一支專業(yè)性強(qiáng)、素質(zhì)過(guò)硬的人事檔案管理隊(duì)伍

建設(shè)素質(zhì)好、威信高、能力強(qiáng)的機(jī)關(guān)人事檔案管理隊(duì)伍，是加強(qiáng)機(jī)關(guān)人事工作的重要保證。各單位要在配齊配強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍上下功夫，把專業(yè)好、素質(zhì)高、能力強(qiáng)、思路清、作風(fēng)正的干部選配上來(lái)，不斷優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。作為人事檔案管理干部，要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，立足自己的崗位職責(zé)，做好檔案工作。要加強(qiáng)經(jīng)常性教育培訓(xùn)，不但要提升基本的檔案業(yè)務(wù)能力，而且必須要精通網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化管理實(shí)務(wù)，盡快適應(yīng)時(shí)代需要。

3.5 加大對(duì)檔案管理的資金投入，盡快滿足實(shí)際工作需要

各單位要設(shè)立專項(xiàng)資金，加大對(duì)人事檔案管理工作軟硬件的經(jīng)費(fèi)投入。一方面，要及時(shí)購(gòu)置配備檔案柜、計(jì)算機(jī)、掃描儀等工作設(shè)施及除濕機(jī)、除塵機(jī)等管理設(shè)備，為檔案管理工作提供良好條件。另一方面，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，采取請(qǐng)進(jìn)來(lái)、送出去等多種形式，不斷提高人事檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)能力。