劉常林

（中國水利水電第七工程局有限公司第一分局，四川 眉山 620860）

市政工程施工檔案的完整性與精確性對整個工程管理與規(guī)劃有著重要影響，也是體現工程施工質量的重要表現形式，因此，加強對市政工程施工檔案的管理至關重要。然而在實際管理過程中，由于市政工程檔案管理機制不健全、檔案管理意識淡薄、檔案接收內容不全面等問題的存在，導致市政工程施工檔案管理仍然存在一些問題和不足，不利于市政工程的全面發(fā)展。因而要對施工檔案管理中存在的問題進行針對性的分析，找準問題癥結所在，制定出相應的應對策略，為市政工程施工檔案管理步入標準化、信息化、專業(yè)化發(fā)展軌道助力。

1 市政工程施工檔案管理的重要性

隨著城市建設進程的深入推進，完善城市功能的各項基礎設施建設力度也在逐步加大，這些工程的規(guī)劃與順利開展需以現有的市政設施為基礎，就是借助市政工程施工檔案資料來為城市規(guī)劃提供科學依據，因此，市政工程施工檔案是城市規(guī)劃編制與調整、市政設施維護維修的基礎資料。市政工程施工檔案包含的資料非常多，涉及城市建設的道路、給排水工程、電力管道、照明、燃氣設施建設等項目施工全過程的文字、圖片、影像資料等，這些檔案的準確性和完整性與城市建設規(guī)劃、市政工程管理維護等有直接關系。市政工程施工檔案可以說是城市建設與發(fā)展的資源寶庫，是各種隱蔽工程質量與后續(xù)管理的可靠依據，同時也是市政工程維修與應對突發(fā)事件的有力依據。因此，加強對市政工程施工檔案的管理，可為城市的持續(xù)健康發(fā)展提供支持。

2 市政工程施工檔案特點

市政工程檔案包含工程準備階段的各種文件、施工文件、監(jiān)理文件、工程竣工驗收文件，以及相關圖紙、圖片、圖像等資料。其中不同的施工階段所包含的檔案內容各不相同，但都充分體現了該階段的專業(yè)特點和建設內容，整個檔案呈現出較強的專業(yè)性和綜合性。一項市政工程的完成，從調研規(guī)劃開始，直至工程竣工結束投入試運行，整個工程跨度時間較長，在工程施工周期內，所有與項目相關的各種文件、重要資料類型和數量都非常多，這些檔案資料有以下三點特征。

（1）檔案形成的成套性。市政工程的活動特點決定了其施工檔案具有成套性的特點，市政工程活動的對象通常為一個獨立的項目，表現該項目的文件是一系列的文件整體。該項目檔案的形成、收集、管理，需要各施工參與主體協(xié)作完成，抓住市政工程施工檔案成套性的特點，可為檔案的科學管理、有效利用創(chuàng)造條件。

（2）管理的動態(tài)性。市政工程施工檔案管理過程，會隨著工程建設進展及時間推移而處于動態(tài)變化中。如工程建設前期若發(fā)生設計變更會使得相應的文件隨之變化，施工期間若因質量問題發(fā)生整改，也需對相應的圖紙進行完善。

（3）利用的重復性。由于市政工程是與城市建設和百姓生活息息相關的民心工程，具有較高的同比性和借鑒價值，使得市政工程施工檔案利用頻率相對較高，體現了其利用重復性的特點。

3 目前市政工程檔案管理存在的主要問題

（1）檔案不齊全，存檔質量差。市政工程施工流程較為復雜，整個工程施工期間需要的文件資料數量較多，因此需要做好海量工程文件資料的管理，只有這樣才能為工程的順利進行及后續(xù)管理提供依據。然而在檔案管理實踐中，相關工作人員往往將工作重點放在實體工程的建設進度和質量上，忽視對工程建設細節(jié)的記錄，從而導致工程施工檔案資料的缺失，也就無法為工程后續(xù)管理工作提供全面的資料。有些規(guī)模較小的市政工程項目，甚至對基本的文件資料都沒有進行收集和歸檔，導致市政工程施工檔案嚴重殘缺。另外，市政工程建設期間，相關文件資料收集歸檔不及時，以及工作人員規(guī)范管理意識差、標準操作程度低等問題的存在，都會引發(fā)檔案丟失、破損等情況的發(fā)生，嚴重影響了市政工程施工檔案的存檔質量。

（2）市政工程施工檔案資料缺少統(tǒng)一的標準。市政工程施工檔案資料涉及的內容非常廣，由于市政工程建設周期長、施工工序多而復雜，致使工程施工期間形成的檔案數量多、種類多。因此，在進行存檔保管時，其存檔形式也非常豐富，既有單一的文字文件、資料，也有形式多樣的圖表、文字、圖紙、聲像和視頻等多種形式的組合資料。這樣多種形式的檔案資料在存檔管理時，具體哪種類型的檔案采用哪種標準的存檔形式實施管理并沒有統(tǒng)一的規(guī)范可遵循。對于一些原始資料除竣工驗收表格等少部分大資料文件具有行業(yè)標準化格式以外，其他檔案資料在存檔管理時通常較為雜亂，各種形式并存，存檔資料格式、表格、圖例等形式應有盡有。這種雜亂無章的管理形式增加了檔案資料的收集和整理難度，影響了存檔質量和效率。

（3）市政工程檔案管理信息化程度低。信息技術、計算機等先進技術的發(fā)展進步，為市政工程施工檔案實現信息化管理提供了助力。市政工程施工檔案信息化管理必須建立在檔案資料規(guī)范標準的基礎上進行，只有這樣才能不斷提升檔案資料的管理效率。而目前的市政工程施工檔案管理標準化程度較低，雖然有些工作環(huán)節(jié)采用了信息化技術，但信息化技術的應用領域、范圍都有待拓展。市政工程施工檔案的歸檔、入庫、查閱檢索等工作的數字化和信息化技術應用力度明顯不足，施工檔案的很多管理步驟仍然沿用傳統(tǒng)管理技術，使得檔案管理資料管理流程繁瑣，不利于資料的高效利用。

（4）檔案管理員素質有待提高。檔案管理人員專業(yè)技術薄弱，大部分工作人員沒有經過專業(yè)知識培訓就開始上崗工作，實際管理能力不足，服務意識差，工作缺乏主動性。同時由于檔案管理工作本身就比較枯燥單一，在實際工作中，有些管理人員處于被動應付狀態(tài)，往往容易出現工作疲倦癥，影響了工作效率和工作質量。并且，由于檔案管理人員專業(yè)技能的缺失，有時會出現歸檔手續(xù)不齊全，使得工程文件的法律效率降低，如簽字不全、漏蓋章現象，以及隨意涂改等問題，這些都容易給后續(xù)檔案的利用帶來不利影響。

4 解決市政工程施工檔案管理問題的有效對策

（1）提升存檔質量，健全管理機制。為確保市政工程施工檔案存檔質量，要從工程建設初期開始，在每個不同的項目管理部門抽調專職檔案管理人員組建專門的管理機構，建立健全檔案管理制度，明確檔案管理目標與檔案管理職責，并要求市政工程施工檔案管理工作隨著工程建設進程的推進而同步進行，只有這樣才能確保檔案資料的完整與真實。檔案管理人員要嚴格按照檔案管理流程實施規(guī)范化管理，檔案資料的收集、整理、審核、歸檔和移交等各環(huán)節(jié)需要多部門共同配合協(xié)作才能完成，如采購部門、監(jiān)理部門、設計部門等必須參與其中，缺少任何一個部門都會影響檔案資料的完整性。因此，在檔案管理工作中，應對各職能部門的檔案管理職責進行明確劃分，不同部門的工作人員要加強溝通與協(xié)調，為提升檔案管理水平而發(fā)揮作用。

（2）大力推進市政工程檔案標準化改革工作?；谑姓こ淌┕n案類型的多樣化與管理復雜化特點，為提高其標準化管理水平，相關職能部門應根據檔案資料類別出臺相應的統(tǒng)一標準格式，明確哪種類型的資料依照什么樣的標準實施管理，表格形式、圖紙格式、電子文檔等資料的存檔形式都有自身可遵循的標準，從而不斷提升市政工程施工檔案的規(guī)范化水平。同時對檔案管理流程進行規(guī)范，明確檔案編制、整理、入卷、歸檔驗收等各個環(huán)節(jié)的質量標準與操作規(guī)范，確保每一環(huán)節(jié)的工作都有統(tǒng)一的規(guī)范可遵循，為后續(xù)施工檔案的存檔管理和檔案資料利用創(chuàng)造條件。

（3）提高檔案管理信息化水平。信息資源逐漸成為人們生產生活中重要的戰(zhàn)略資源，市政工程施工檔案也應緊跟科技發(fā)展步伐，不斷提高其檔案管理的信息化水平。利用信息化技術將市政工程多種形式的施工檔案進行數字化加工，并對檔案資源進行網絡化、標準化管理，從而為實現檔案各管理單位之間的資源共享搭建平臺，讓工程所有的參與主體借助檔案資源管理平臺實現資源共享，隨時隨地可進行檔案資料的交流和傳遞，提升了檔案利用效率。市政工程施工檔案管理只有實現了信息化管理，才能最大限度地發(fā)揮檔案資料的利用價值。

（4）強化隊伍素質建設，提高工作效能。檔案管理人員是檔案管理的直接參與者與執(zhí)行者，他們的綜合素養(yǎng)與專業(yè)水平直接關系到檔案管理質量，因此，強化對檔案管理隊伍素質的建設，提高其工作效能，對促進整個檔案管理工作水平具有重要作用。檔案管理人員不僅要具備較高的檔案管理專業(yè)技能，同時要增強服務意識，充分認識市政工程施工檔案管理工作的現實意義。檔案管理人員要通過定期培訓來提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，強化自身的服務意識和服務質量，能夠運用現代化的科學技術和設備實現對檔案的規(guī)范化管理。另外，還要不斷總結經驗，結合檔案管理實際情況，創(chuàng)新管理方法，增強主動服務意識，認真學習國家相關法律法規(guī)及相關部門的有關規(guī)定，以高度負責的態(tài)度做好檔案管理工作。

（5）突出市政工程檔案資料的的完整性與系統(tǒng)化。只有保障市政工程施工檔案的完整性與系統(tǒng)化，才能為工程后續(xù)修改與規(guī)范化管理提供全面可靠的依據。所以在工程施工檔案管理過程中，檔案管理人員要隨著工程的進展及時跟進檔案資料的收集，并經過整理與審核后進行分類和歸檔，確保檔案資料的系統(tǒng)化和連續(xù)性。市政工程項目歸檔材料只有全面、具體、準確，并嚴格按照國家相關行業(yè)規(guī)范進行整理和收錄，科學組卷與規(guī)范化管理，才能發(fā)揮其應用價值與法律效力。

5 結束語

市政工程建設關系到城市發(fā)展，關系到人們的生產生活，市政工程施工檔案可直接反映出整個項目的建設過程，是市政工程建設的重要組成部分。近年來，隨著市政工程建設難度的加大和建設標準的提升，使得市政工程施工檔案管理難度也隨之加大。因此，需要相關人員根據市政工程檔案特點，從優(yōu)化和創(chuàng)新管理模式、提升檔案管理人員的專業(yè)水準、構建完善的檔案管理機制、拓展檔案管理信息化技術應用領域等多角度入手，確保施工檔案資料的完整性和系統(tǒng)性，最大限度地提升檔案資料技術優(yōu)勢和社會價值，為促進市政工程步入良性發(fā)展軌道貢獻力量。