王 龍，春 意，孫 晶，麻 磊

（中國鐵道科學(xué)研究院集團(tuán)有限公司 電子計算技術(shù)研究所，北京 100081）

鐵路企業(yè)報銷管理是加強(qiáng)財務(wù)管理，嚴(yán)格財務(wù)開支范圍和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范審批程序和權(quán)限，明確費用支出歸口部門的重要手段[1-2]，是控制企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險的重要措施和評價、考核企業(yè)經(jīng)營成果的重要依據(jù)[3]。

目前，多數(shù)鐵路企業(yè)的費用報銷模式還處于手工填報的階段。各類企業(yè)的報銷業(yè)務(wù)雖然基本相同，但鐵路企業(yè)下屬單位結(jié)構(gòu)復(fù)雜，管理方式不同，審核方式也不盡相同[4]。手工填報的方式雖然能夠基本滿足員工日常報銷的需要，但也存在一些問題，如員工報銷周期長，財務(wù)工作量大、易出錯，費用統(tǒng)計分析難度大，費用預(yù)算難控制。

通過對各類企業(yè)費用報銷系統(tǒng)的調(diào)研分析，結(jié)合鐵路企業(yè)特有的報銷管理模式和費用核算體系，本文從實際出發(fā)，解決報銷管理中急需解決的各類問題，設(shè)計研發(fā)了鐵路企業(yè)報銷管理系統(tǒng)。

1 系統(tǒng)總體設(shè)計

1.1 建設(shè)目標(biāo)

鐵路企業(yè)報銷管理系統(tǒng)是鐵路財務(wù)集中化建設(shè)的一項核心內(nèi)容[5]，旨在優(yōu)化企業(yè)經(jīng)費的報銷和管控流程，提升內(nèi)部管理層次，改善現(xiàn)有財務(wù)管理模式，減輕企業(yè)報銷壓力，減少人力資源成本和因工作流程不規(guī)范導(dǎo)致的經(jīng)費差錯[6]。具體建設(shè)目標(biāo)如下。

（1）報銷單據(jù)規(guī)范化。通過鐵路企業(yè)報銷管理系統(tǒng)對報銷單據(jù)的內(nèi)容和格式進(jìn)行規(guī)范化管理，保證財務(wù)入賬依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化，為財務(wù)核算規(guī)范奠定基礎(chǔ)。

（2）審批流程電子化。通過電子報銷單和相應(yīng)附件的電子化流轉(zhuǎn)，以及與企業(yè)門戶的待辦事項集成和針對報賬費用規(guī)則的卡控，在保證審批質(zhì)量的同時加快審批流程，提高財務(wù)核算效率[7]。

（3）信息傳遞自動化。建立與財務(wù)5.0系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、銀企互聯(lián)系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)和企業(yè)門戶等系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)信息快速、準(zhǔn)確傳遞，降低人工勞動強(qiáng)度，提高財務(wù)工作效率[8]。

1.2 邏輯架構(gòu)

鐵路企業(yè)報銷管理系統(tǒng)的邏輯架構(gòu)設(shè)計如圖1所示。

系統(tǒng)支持企業(yè)業(yè)務(wù)報銷全過程的電子化，員工可隨時隨地通過手機(jī)、PC、平板等多種終端設(shè)備進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，實現(xiàn)日常、差旅、采購、項目等各類費用的報銷，通過自定義審批流滿足各類復(fù)雜的審批流管理，同時，支持上傳各類票據(jù)進(jìn)行附件審批。

系統(tǒng)包含報銷申請、費用審批、預(yù)算管理、票據(jù)管理、權(quán)限管理、字典管理、流程管理和報表管理8個功能模塊，滿足了從員工在線填單、業(yè)務(wù)審批、財務(wù)復(fù)核、圖像識別、發(fā)票查驗到生成會計憑證的整個業(yè)務(wù)流程。系統(tǒng)集成多個應(yīng)用系統(tǒng)，與光學(xué)字符識別（OCR ，Optical Character Recognition）系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)流程管理（BPM，Business Process Management）系統(tǒng)等多種業(yè)務(wù)、輔助系統(tǒng)無縫集成。

1.3 技術(shù)架構(gòu)

系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)如圖2所示，采用前后端分離設(shè)計。前端展現(xiàn)層基于Html 5、CSS、Bootstrap和Vue等技術(shù)進(jìn)行頁面展現(xiàn)，兼容PC、手機(jī)等多種設(shè)備。后端業(yè)務(wù)邏輯層采用Spring框架，涵蓋工作流、報表、消息推送、OCR等多種組件，并集成單點登錄，滿足企業(yè)門戶集成需求。底層數(shù)據(jù)庫采用MySQL和Redis進(jìn)行數(shù)據(jù)訪問和存儲。

1.4 業(yè)務(wù)流程

系統(tǒng)通過覆蓋所有費用相關(guān)的流程，實現(xiàn)管理制度的有效落地，并在審批過程中將管控方案有效執(zhí)行，強(qiáng)化鐵路企業(yè)的管理規(guī)則，提升組織效率。業(yè)務(wù)流程如圖3所示。

2 系統(tǒng)功能設(shè)計

2.1 報銷管理

員工根據(jù)要報銷的費用類型填報相應(yīng)的報銷申請單，在保存或提交申請時，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)置的預(yù)算規(guī)則自動進(jìn)行費用標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算結(jié)余額度、項目可用額度等驗證，并給出預(yù)警提示；審批人員進(jìn)行審批處理時，自動結(jié)合已發(fā)生在審批中的預(yù)算提示進(jìn)行審批操作；財務(wù)人員對所有審批通過的報銷單進(jìn)行核驗，并自動生成會計憑證。

2.2 二維碼掃描

報銷人員在填寫報銷單并提交審核后，系統(tǒng)自動生成二維碼標(biāo)識，每個報銷單單號對應(yīng)唯一二維碼，報銷單流轉(zhuǎn)到財務(wù)人員時，財務(wù)人員通過掃碼槍對紙質(zhì)報銷單據(jù)的二維碼進(jìn)行掃描，確認(rèn)單據(jù)已接收，并進(jìn)行審核。財務(wù)審核過程中，可通過掃描單據(jù)二維碼快速查找對應(yīng)的報銷單。

2.3 單據(jù)打印

系統(tǒng)可以按照鐵路企業(yè)的業(yè)務(wù)要求設(shè)計報銷單據(jù)樣式，員工報銷時，經(jīng)業(yè)務(wù)部門審核完成后，直接在線打印報銷單據(jù)，粘貼紙質(zhì)票據(jù)，并交至財務(wù)審核。

2.4 票據(jù)管理

員工可以通過手機(jī)等設(shè)備對原始票據(jù)進(jìn)行拍照，并在提交報銷申請時批量上傳票據(jù)照片和電子票據(jù)信息。業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門審核時可以查看到每筆報銷單對應(yīng)的電子票據(jù)信息。

系統(tǒng)對上傳的票據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，根據(jù)票據(jù)類型的不同進(jìn)行分類維護(hù)，管理人員可針對時間、報銷類別、報銷人等不同維度進(jìn)行查詢和預(yù)覽。

2.5 流程審批

系統(tǒng)可以根據(jù)報銷類型的不同，定義不同的報銷審批流程和審批模板。報銷人員提交報銷申請單，業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)待辦信息列表中會收到相關(guān)報銷單申請信息，審批通過后，提交至財務(wù)部門審批。財務(wù)人員審核通過后，流程結(jié)束。具體的流程審批操作如下。

（1）報銷人員提交申請

報銷人員在填寫表單信息并確認(rèn)無誤后，選擇下一級審批人員并提交。

（2）業(yè)務(wù)審核

業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)首頁中會收到待辦信息提示，選擇相應(yīng)的待辦信息進(jìn)行審核，審核無誤后，選擇通過。

（3）財務(wù)審核

財務(wù)審核人員在收到待辦信息提示后，對報銷信息與紙質(zhì)票據(jù)進(jìn)行核對并選擇相應(yīng)的報銷科目，確認(rèn)無誤后提交進(jìn)行財務(wù)復(fù)核。

（4）財務(wù)復(fù)核

財務(wù)復(fù)核人員在收到待辦信息提示后，對財務(wù)審核人員提交的報銷單據(jù)信息進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)無誤后點擊審核通過。

（5）駁回

每一級的審批人員在發(fā)現(xiàn)單據(jù)有問題時，都可以選擇駁回單據(jù)。根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要選擇駁回到上一級或駁回到報銷人員。

2.6 統(tǒng)計分析

系統(tǒng)提供多維度的報銷查詢和統(tǒng)計功能。管理人員可以根據(jù)報銷人、時間、會計科目、項目等維度來查詢報銷記錄，部門領(lǐng)導(dǎo)可以統(tǒng)計各個項目的經(jīng)費開銷情況，實時掌握各個科目的報銷情況，對于開銷超過預(yù)算或不足預(yù)算的科目及時進(jìn)行調(diào)整。具體功能如下。

（1）多維度的統(tǒng)計分析報表

自動生成多維度、智能化的分析報表，使得各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)一目了然，能夠幫助決策者進(jìn)行決策分析。

（2）實時掌控費用支出

隨時查詢當(dāng)前未提交消費、已申請未支付和已支付費用的情況。預(yù)測報銷所需現(xiàn)金需求，為更好地管理現(xiàn)金提供依據(jù)。

（3）各類費用報銷分析

能夠直觀展現(xiàn)差旅、會議、通信等日常報銷費用類別及占比情況，及時掌控企業(yè)費用的使用情況，加強(qiáng)費用管控。

2.7 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括項目主數(shù)據(jù)、科目主數(shù)據(jù)、成本中心、銀行賬戶、費用類型、結(jié)算方式、住宿標(biāo)準(zhǔn)、出差標(biāo)準(zhǔn)、職級字典、地區(qū)字典、會議級別，這些數(shù)據(jù)是進(jìn)行報銷流程的基礎(chǔ)。其中，科目、項目、成本中心等數(shù)據(jù)是生成會計憑證的基礎(chǔ)，住宿標(biāo)準(zhǔn)、出差標(biāo)準(zhǔn)等是員工報銷的基礎(chǔ)。

系統(tǒng)管理員可以對主數(shù)據(jù)進(jìn)行增刪改查，調(diào)整上下級關(guān)系，與統(tǒng)一平臺進(jìn)行數(shù)據(jù)同步等維護(hù)操作。員工在填寫報銷申請時，系統(tǒng)需要從這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中取得信息。

2.8 系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理包括對用戶、部門、崗位、角色、權(quán)限5個方面的管理，是整個系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)。

（1）用戶管理模塊主要實現(xiàn)對用戶的增刪改、分配角色、設(shè)置崗位的功能；

（2）部門管理模塊主要實現(xiàn)對部門的增刪改和上下級的管理，部門信息是樹狀結(jié)構(gòu)；

（3）崗位管理模塊主要負(fù)責(zé)對各部門崗位進(jìn)行增刪改管理。一個用戶可以設(shè)置多個崗位，但是只能設(shè)置一個主崗，只有設(shè)置主崗后，用戶才可登陸該系統(tǒng)；

（4）角色信息管理模塊主要實現(xiàn)對角色的增刪改和分配權(quán)限的功能；

（5）權(quán)限管理模塊通過設(shè)置菜單名稱和路徑來展示頁面，并提供維護(hù)頁面排序和菜單顯示圖標(biāo)的功能。

2.9 憑證管理

財務(wù)審核完成以后，在已審核列表中勾選需要生成憑證的報銷單，點擊批量生成操作，即可生成會計憑證XML文件，并通過在財務(wù)5.0系統(tǒng)中進(jìn)行導(dǎo)入操作，生成預(yù)制憑證。同時，系統(tǒng)會自動生成匯總表Execl文件，包含報銷人姓名、身份證號、開戶行、銀行卡號、報銷金額明細(xì)等信息，用于財務(wù)打款。

3 接口分析

鐵路企業(yè)報銷管理系統(tǒng)的建設(shè)要制定統(tǒng)一的系統(tǒng)接口規(guī)范，通過與財務(wù)5.0系統(tǒng)、BPM系統(tǒng)等多種業(yè)務(wù)、輔助系統(tǒng)間無縫集成，實現(xiàn)信息的有效傳輸和共享。

3.1 BPM系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口

BPM系統(tǒng)通過調(diào)用流程信息推送接口，把流程數(shù)據(jù)推送到報銷系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)審批流轉(zhuǎn)。

3.2 財務(wù)5.0系統(tǒng)接口

系統(tǒng)通過調(diào)用財務(wù)5.0系統(tǒng)人員機(jī)構(gòu)模塊接口，獲取組織機(jī)構(gòu)、人員數(shù)據(jù)，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的一致性，其流程為勾選審核通過的報銷單據(jù)，生成匯總會計憑證XML文件，導(dǎo)出到本地PC，再導(dǎo)入到財務(wù)5.0系統(tǒng)，減少會計手工做賬時間，提高效率。

3.3 數(shù)據(jù)服務(wù)平臺接口

按照鐵路企業(yè)的數(shù)據(jù)共享管理要求，鐵路企業(yè)報銷管理系統(tǒng)需提供相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的同步和共享服務(wù)，可通過定時同步和手動同步的方式推送數(shù)據(jù)到數(shù)據(jù)服務(wù)平臺，滿足各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)共享需要。

4 關(guān)鍵技術(shù)

4.1 前后端分離設(shè)計

系統(tǒng)采用前后端分離設(shè)計，前端使用基于Vue.js的前端框架，兼容PC、手機(jī)等多種設(shè)備。后臺使用Spring Boot框架，基于業(yè)務(wù)拆分多個微服務(wù)，支持分布式部署，便于系統(tǒng)維護(hù)更新。

4.2 集成各類服務(wù)接口

建立同其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換和信息共享。系統(tǒng)集成了BPM系統(tǒng)接口、財務(wù)核算系統(tǒng)接口，支持流程的可配置，將報銷系統(tǒng)生成的會計憑證推送到財務(wù)核算系統(tǒng)。

4.3 可視化統(tǒng)計分析

利用數(shù)據(jù)可視化技術(shù)，實現(xiàn)各層級單位和用戶自定義、多維度的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、查詢功能，提高管控時效性，便于實施績效評價。系統(tǒng)支持各種復(fù)雜報表的配置和呈現(xiàn)，方便各單位、各類報表的查詢、導(dǎo)出和上報。

4.4 分級管理

對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行分級管理，鐵路企業(yè)各個單位可以根據(jù)需要配置企業(yè)管理員、部門管理員的管理范圍，并逐級進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和審批數(shù)據(jù)的維護(hù)，分散基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)工作量。

5 結(jié)束語

鐵路企業(yè)報銷管理系統(tǒng)于2019年1月在烏魯木齊局集團(tuán)有限公司和廣州局集團(tuán)有限公司正式上線，使用情況良好，系統(tǒng)運行穩(wěn)定。系統(tǒng)上線前，員工報銷從填單審批到財務(wù)審核過賬一般需要2～3個星期甚至更長的時間，系統(tǒng)上線后，員工報銷基本上在1～2個星期內(nèi)完成，報銷效率提高近50%，同時，改善了員工的報銷體驗。

該系統(tǒng)結(jié)合鐵路企業(yè)實際，為鐵路企業(yè)員工提供了一個靈活、快捷的網(wǎng)上報銷自助服務(wù)平臺，實現(xiàn)了報銷業(yè)務(wù)的網(wǎng)上自助申請、單據(jù)填報和打印、流程審核，以及統(tǒng)計分析，同時，保障了系統(tǒng)的安全透明和業(yè)務(wù)的嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。該系統(tǒng)雖然解決了鐵路企業(yè)報銷的一些棘手問題，但還有許多有待完善的地方。未來需要進(jìn)一步與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)深度集成，優(yōu)化系統(tǒng)業(yè)務(wù)架構(gòu)，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)共享和集中處理，真正達(dá)到業(yè)財融合。