蔣碧蓉

【摘要】本文從人事檔案的現(xiàn)狀問題出發(fā)，利用SWOT分析法對人事檔案管理發(fā)展的優(yōu)勢、機會和劣勢、威脅進行分析，構(gòu)建SWOT矩陣，提出進一步促進人事檔案發(fā)展的相應(yīng)管理策略。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;SWOT分析法;管理策略

人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)位學(xué)歷、社會關(guān)系、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)以及獎勵處罰等方面的文件材料。人事檔案的主要作用如下： 是組織、人事部門選拔、輸送干部和專業(yè)技術(shù)人才的重要依據(jù);干部人事檔案是澄清問題，維護個人利益的可靠憑證;干部人事檔案能為后人研究歷史提供可靠依據(jù)。

一、人事檔案優(yōu)勢、機會、劣勢、威脅分析

（一）人事檔案優(yōu)勢分析。1.自新中國成立以來，我國已經(jīng)建立了遍布全國、縱橫交錯的檔案館體系，規(guī)模之大，世間罕見。在檔案理論界與實踐界的共同努力下，除了建立起一套全新、通用、科學(xué)、成熟的檔案體系外，還建立了比較完善的檔案歸檔、移交制度，為國家和人民管理著重要的檔案財富。2.隨著現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，越來越多的人事檔案進行了信息化采集和管理，人們可以從計算機中調(diào)閱和打印檔案，經(jīng)管理人員審核后加蓋單位公章即可。這樣大大減少了管理人員與原始檔案的直接接觸次數(shù)，對人事檔案紙質(zhì)載體原始材料起著很好的保護作用，提高了檔案管理的安全性，延長了人事檔案材料的壽命。

（二）人事檔案劣勢分析。1.單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員認識都不到位。單位領(lǐng)導(dǎo)沒有認識人事檔案的重要性，他們認為檔案部門只是一個教輔單位，只給予少量的預(yù)算經(jīng)費，讓檔案基本業(yè)務(wù)（檔案資料的簡單保管，借閱為主）運轉(zhuǎn)起來就萬事大吉了。干部人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。但實際情況卻不盡人意，有些單位還是有人兼職管理，或者非專業(yè)人員管理。他們既不能進行科學(xué)管理，又不能真正做好檔案信息資源的利用與開發(fā)。2.人事檔案信息化程度太低了。計算機應(yīng)用只是局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，無法實現(xiàn)人事信息的篩選、排序、分類、匯總等功能。目前人事檔案還是以手工記錄和管理為主，即便安裝了“人事檔案管理系統(tǒng)”，只是一個擺設(shè)而已，沒能充分利用，信息化檔案管理的優(yōu)勢不能很好地發(fā)揮出來，導(dǎo)致人力資源的浪費。3.人事檔案內(nèi)容不健全、不科學(xué)。第一，現(xiàn)存人事檔案內(nèi)容單一，選拔任用干部時，只能在干部人事檔案中得到如年齡、主要經(jīng)歷、入黨入團、學(xué)歷、工資調(diào)整等一些基本信息，缺少人事檔案動態(tài)管理材料，如人員的繼續(xù)教育、專業(yè)成果、經(jīng)濟審計、組織考察等重要內(nèi)容，這樣容易做出用人不當、錯用人才的錯誤決策。第二，不少檔案館存在在職人員檔案、退休人員、死亡人員檔案混合在一起保管，沒有及時分類處理，這樣加大了人事檔案管理工作的壓力。第三，為了引進高學(xué)歷、高層次、高職稱的專業(yè)人才，政府和單位會出臺一些特殊政策，以特批的形式將優(yōu)秀人才引進來，在不調(diào)取個人檔案和不轉(zhuǎn)人事關(guān)系的情況下，特開小灶給高層次人才重新立檔，造成了人員管理和人事檔案管理上的脫節(jié)。

（三）人事檔案機會分析。1.在黨的十九大報告中，習(xí)近平總書記指出：“人才是實現(xiàn)民族振興，贏得國際競爭主動的戰(zhàn)略資料?！?.國家檔案局頒布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確要求：創(chuàng)新檔案信息管理模式，加快與信息社會融合，明顯提升以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平;要創(chuàng)新服務(wù)方式，提高檔案公共服務(wù)能力。

（四）人事檔案威脅分析。1.高科技已經(jīng)開始進入了檔案管理和每一個環(huán)節(jié)中，在檔案管理收集、整理、利用、開發(fā)中，高科技手段如操作不當，容易造成失密、泄密等問題發(fā)生，就可能給國家或個人造成損失。2.人事檔案部門與人力資源管理部門同為人事處（部門）下面的兩個部門。如果人事檔案管理部門不積極作為，不能及時為單位領(lǐng)導(dǎo)正確培養(yǎng)、選拔和使用人才提供直接依據(jù)和重要參考，久而久之，人事檔案部門就會在本單位領(lǐng)導(dǎo)心目中失去一席之地。

二、提升人事檔案管理的對策

（一）提升檔案管理人才隊伍素質(zhì)。首先，組織檔案管理人員認真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《保密法》等相關(guān)政策法規(guī)，建立人事檔案的統(tǒng)一管理制度。其次，培養(yǎng)人事檔案管理人員的敬業(yè)精神，讓檔案管理人員充分認識人事檔案管理工作在人力資源開發(fā)利用過程中的重要性，通過各種形式的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使檔案管理人員熟練掌握人事檔案管理知識和現(xiàn)代化管理技能，提高專業(yè)技術(shù)水平，加強計算機知識及人事檔案管理軟件知識的學(xué)習(xí)，成為具有雙重知識復(fù)合型人才，保障人事檔案管理工作的有效落實。

（二）建立科學(xué)化的人事檔案管理。實行“分離”的管理模式：即在職人員檔案管理和退休人員檔案、死亡人員檔案要分開管理，在職人員檔案材料在單位人事檔案部門管理，退休人員和死亡人員（在規(guī)定存放年限后）及時移交其他部門統(tǒng)一管理。這樣，一方面，它大大減輕了人事檔案管理工作的壓力;另一方面，檔案管理工作可以更加清晰、更加方便管理。

（三）建立完善的信息化管理系統(tǒng)。第一，按資格條件，也可同時兩三個資格同時篩查，數(shù)秒內(nèi)計算機就能找到符合條件的人員，這樣就會很大程度上減少不必要的勞動。第二，建立單位人事檔案管理平臺，設(shè)置檔案信息數(shù)據(jù)共享平臺。利用數(shù)字化技術(shù)授予不同使用者相應(yīng)的利用權(quán)限，需要查閱或復(fù)印檔案時可以直接從計算機中調(diào)閱和打印，當事人還可通過個人檔案信息平臺，及時登錄網(wǎng)站對自已人事檔案內(nèi)容信息進行刪減、添加、修改等，快速補充個人的考核、獎懲、教育、成果等最新數(shù)據(jù)資料，這樣能實現(xiàn)檔案的動態(tài)管理和補充完善。第三，我們可結(jié)合買房、貸款、購車等一些重大事項都需要提供身份證明、工資證明的市場需求，增加收錄檔案原件功能模塊，通過數(shù)字掃描原貌人事檔案，系統(tǒng)會自動生成人員身份證明、工資證明模塊，準確提供人事電子檔案信息，提升檔案的利用率。

（四）完善的人事檔案管理安保制度。1.嚴格保證保管環(huán)境達到國家檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的規(guī)定，即標準檔案庫房的“八防”標準：防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等。2.檔案工作人員要嚴格按照安全保障制度開展工作，杜絕下載來源不明的程序、隨意插拔移動設(shè)備等行為，進行權(quán)限管理及應(yīng)用身份認證技術(shù)等;采取必要的視頻保護（干擾技術(shù)），屏蔽技術(shù)、內(nèi)外網(wǎng)隔離技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測技術(shù)加監(jiān)管和防范。做好電子檔案和傳統(tǒng)檔案數(shù)字副本的存儲和備份工作。

（五）健全的人事檔案內(nèi)容。1.新時期，人事檔案內(nèi)容在傳統(tǒng)固有的收集基礎(chǔ)上，重心轉(zhuǎn)移至人才成長過程中動態(tài)信息的及時補充和更新完善，如需要增加員工各個階段的繼續(xù)再教育、經(jīng)濟審計、組織考察、專業(yè)研究方向、主要學(xué)術(shù)成就、專業(yè)論文發(fā)表和科研成果獲獎等重要信息，最大程度地發(fā)揮人事檔案對人才成長方面的積極作用。2.合理的人才流動對社會人才資源科學(xué)分配與整合有促進作用，是社會進步的重要體現(xiàn)，可以使人才得到一定的發(fā)展空間，進一步實現(xiàn)自身價值，同時也是配合國家人才戰(zhàn)略的實施，積極推動社會經(jīng)濟建設(shè)的整體發(fā)展的需要。人事檔案部門要敢于擔當，應(yīng)主動承擔高層次人才檔案材料的調(diào)檔歸檔協(xié)調(diào)工作，讓高層次人才的檔案盡快完整、齊全歸檔。

綜上所述，在新《干部人事檔案工作條例》指導(dǎo)下，全面提升干部人事檔案工作質(zhì)量，持續(xù)推進干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，服務(wù)于新時代中國特色社會主義偉大事業(yè)，是新時代對人事檔案的必然要求。

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