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近年來，隨著農(nóng)村不動產(chǎn)登記工作的開展，不動產(chǎn)登記檔案工作壓力驟升，在強化不動產(chǎn)信息系統(tǒng)建設的同時，原始資料的規(guī)范化整理成為難點。筆者在從事檔案技術(shù)服務過程中，結(jié)合不動產(chǎn)資料特點，參考行業(yè)規(guī)范，對農(nóng)村不動產(chǎn)檔案的立卷歸檔與裝具、目錄等進行了研究設計，經(jīng)過實踐，具備可行性。此項工作延伸了檔案服務，進而為農(nóng)村不動產(chǎn)登記檔案數(shù)字化后，實行雙套制進館奠定了基礎?，F(xiàn)就立卷歸檔過程與裝具設計等內(nèi)容進行論述，與業(yè)界同仁商榷。

一、農(nóng)村不動產(chǎn)登記資料立卷歸檔要求和規(guī)范

農(nóng)村不動產(chǎn)檔案是指農(nóng)村在不動產(chǎn)登記過程中形成的已經(jīng)辦理完畢的具有保存和利用價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。目前，國家尚無農(nóng)村不動產(chǎn)登記檔案整理的統(tǒng)一標準，不少單位尚處在檔案資料的形成階段，導致材料積壓，這對實體檔案的查閱及進館工作造成被動。因此，制定行之有效的不動產(chǎn)登記資料立卷歸檔方法，設計制作方便管理、查閱的裝具成為當務之急。

（一）農(nóng)村不動產(chǎn)登記檔案內(nèi)容及要求

農(nóng)村不動產(chǎn)登記檔案包括不動產(chǎn)登記審批表、不動產(chǎn)登記申請書、申請人身份證明、不動產(chǎn)權(quán)籍調(diào)查表、宅基地及房屋情況說明、不動產(chǎn)實地查看記錄表、不動產(chǎn)首次登記公告、詢問筆錄等。不動產(chǎn)登記資料書寫應當符合標準、字跡工整、圖樣清晰、數(shù)據(jù)準確、符合立卷歸檔要求。手工填寫的內(nèi)容，字跡要清晰工整，要用耐久性的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水、墨汁等。簽字、手印、印章等法律標識要齊全，清晰有效。有效身份信息，如戶口簿、身份證等的復印件應當清晰、完整。通過數(shù)據(jù)接口推送過來的文件，應當有檔案用章。

（二）農(nóng)村不動產(chǎn)登記資料的立卷歸檔規(guī)范

1.立卷原則。不動產(chǎn)登記檔案立卷采用一件一卷原則，即每辦理一件登記所形成的材料立一個卷。

2.卷內(nèi)文件的排列。不動產(chǎn)登記檔案卷內(nèi)文件排列，應按照不動產(chǎn)權(quán)屬變化、權(quán)屬文件形成時間結(jié)合事由，文件主次關(guān)系為序。

3.卷內(nèi)文件頁號的編寫。編寫頁號一律使用阿拉伯數(shù)字，起始號碼從“1”開始。單面書寫的文件在右上角編寫頁號；雙面書寫的文件，正面文件在右上角編寫頁號，反面文件在左上角編寫頁號。有文字、圖表的算一頁，空白頁不算。封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編頁號。

4.卷內(nèi)文件目錄的填寫。按卷內(nèi)文件的排列順序，給每份文件編一個順序號，不重復，不遺漏。填寫文件自身的標題，不得隨意更改和省略。如文件沒有標題，應根據(jù)文件內(nèi)容準確、簡練地擬寫一個標題，并加“[ ]”號。文件名欄內(nèi)不允許填“其他”。填寫文件實際所在的頁號。如文件有多頁，應明確填清“XX-XX”頁，不得只填文件第一頁的編號。在備注中填寫需要說明的內(nèi)容。

5.備考表的填寫。立卷人：負責文件整理、立卷歸檔的人員姓名。檢查人：負責檢查歸檔文件整理、立卷質(zhì)量的人員姓名。日期：歸檔文件整理、立卷完畢的日期。卷內(nèi)文件說明：需要說明的情況。

二、農(nóng)村不動產(chǎn)登記檔案裝具的標準與填寫

（一）檔案盒與卷皮的標準與填寫

1.檔案盒的標準

（1）檔案盒的尺寸為：封面320mm×230mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20 mm、40 mm、60mm等規(guī)格，用250克無酸紙制作。

（2）檔案盒的封面項目包括：立檔單位名稱、權(quán)利人姓名（名稱）、資料名稱、卷數(shù)、歸檔日期。

2.卷皮的標準

（1）卷皮的尺寸為：封面298mm×215mm（長×寬），封底298mm×280mm，用145克牛皮紙制作。

（2）卷皮的封面項目包括立檔單位名稱、檔案類型、登記類別、坐落、宗地號和權(quán)利人姓名（名稱）。

3.檔案盒書寫要求

（1）檔案盒的填寫可采用計算機打印或手工填寫。手工填寫時應使用碳素墨水，字體工整，不得涂改。

（2）權(quán)利人姓名：盒內(nèi)只裝一卷的填寫不動產(chǎn)權(quán)利人姓名（名稱），裝多卷的填寫XXX權(quán)利人等的字樣。

（3）資料名稱：簡要概括盒內(nèi)內(nèi)容填寫。

（4）如實填寫起止卷號（一個村為一個流水號）、歸檔日期。

（5）盒脊：填寫全宗號、年度、宗地號、坐落、保管期限、起止卷號、盒號等。宗地號要全寫，年度四位數(shù)。坐落，可簡寫。保管期限，統(tǒng)一用漢字表示。

4.卷皮書寫要求

（1）卷皮的填寫方式與用材同檔案盒。

（2）登記類別：按照不動產(chǎn)登記申請書登記類型填寫。

（3）坐落：填寫實際位置。

（4）宗地號：填寫全部號碼。

（5）權(quán)利人姓名：要填寫全部權(quán)利人，不可省略。

三、農(nóng)村不動產(chǎn)登記檔案的裝訂、裝盒

（一）裝訂前的準備工作

1.將文件上的金屬物全部剔除干凈，操作時不得損壞文件。

2.破損的或幅面過小的文件材料應用A4開白襯紙托裱，一張白紙只準托一張文件，不得一張白紙托兩張以上（包括兩張）文件。

3.卷內(nèi)文件大于A4開的，應按A4開大小折疊取齊，并注意預留出裝訂邊際，便于展開翻閱。

4.核對卷內(nèi)目錄與卷內(nèi)文件是否一致；核對檔案盒封面上的姓名（名稱）與卷內(nèi)文件上的姓名（名稱）是否一致。姓名（名稱）不可用同音字或隨意簡化字代替。

（二）農(nóng)村不動產(chǎn)登記檔案的裝訂

1.將文件資料向左下角對齊。裝訂孔以不遮掩文字、圖表為好。

2.采用在文件左側(cè)裝訂的方式，宜采用“三孔一線”的方式裝訂，裝訂長度160mm，孔距80mm，用線繩裝訂，結(jié)頭打在背面。

3.大型圖紙折疊后過厚的，應在裝訂線位置加入墊片，使其保持平整。

4.卷內(nèi)文件資料與卷皮裝訂在一起，做到整齊美觀牢固，不壓字、不掉頁、不妨礙閱讀。

（三）農(nóng)村不動產(chǎn)登記檔案的裝盒

同一個宗地號的登記檔案卷裝一個盒，根據(jù)該宗地號內(nèi)登記檔案的多少選擇適當厚度的檔案盒，盒內(nèi)要留出一定的富余量；該盒裝滿，則裝入另一檔案盒，依次排列。

四、農(nóng)村不動產(chǎn)登記檔案的檢索

本著“簡化整理，深化檢索”的原則，農(nóng)村不動產(chǎn)登記檔案的檢索通過不動產(chǎn)登記網(wǎng)上服務平臺實現(xiàn)。可通過數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)向綜合檔案館檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)推送。以鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）為單位，編制案卷目錄，內(nèi)容包括涉及全宗號、年度、宗地號、坐落、起止卷號、盒號等，放置檢索室內(nèi)，以備查考。