陸藝芳

摘 要：高校學(xué)生檔案管理工作是高校管理工作中的重要一環(huán)，在信息技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展的時代，各行各業(yè)已逐漸利用信息手段來開展工作提高效率。在此背景下，學(xué)生檔案信息化已是大勢所趨，也是實現(xiàn)檔案利用最高效、最受歡迎的服務(wù)方式。做好學(xué)生檔案信息化建設(shè)對改進(jìn)整個高校的管理方式有著重要的意義。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案;信息;問題;建議

如今的時代是信息化的時代，計算機(jī)技術(shù)不斷更新?lián)Q代，日新月異，各種先進(jìn)的信息化管理方法在各行各業(yè)普及和推廣程度越來越

高[1]。管理成效的提升，管理成本的下降，使得全球數(shù)字化、信息化的步伐越來越快[2]。另一方面，隨著高校教育改革的發(fā)展，高等教育的普及，招生的規(guī)模不斷提升，學(xué)生人數(shù)逐年上升，有的高校還出現(xiàn)了分校區(qū)管理的情況，學(xué)生檔案信息急速增多，面對以上的變化形勢，傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理模式要與時俱進(jìn)、趁勢而上，及時作出符合時代要求的管理模式調(diào)整，運(yùn)用信息化管理手段高效、便捷地處理高校不斷增加的學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)，為學(xué)校工作、學(xué)生個人提供檔案信息的參考利用價值。

1 廣西高校學(xué)生檔案信息化現(xiàn)狀及存在的問題。

根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，首次將學(xué)生類檔案納入高校檔案管理的范圍，單獨(dú)設(shè)類，學(xué)生類檔案作為高校檔案歸檔范圍新增的一個門類，對學(xué)生、對學(xué)校以及對社會都有著不可替代的作用[3]。廣西目前有70多所高校（含9所獨(dú)立學(xué)院），各學(xué)校因辦學(xué)層次、規(guī)模、區(qū)域分布不同，在學(xué)生檔案管理方面各校采取的方式各不相同。雖然在2002年國家檔案局發(fā)布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》以后，廣西壯族自治區(qū)檔案局結(jié)合實際情況也制定了相應(yīng)的檔案信息化建設(shè)相關(guān)文件，用于指導(dǎo)全區(qū)檔案信息化建設(shè)，廣西高校抓住這一機(jī)遇加大了對檔案信息化的建設(shè)力度[4]。但是由于廣西經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不高且不平衡，高校檔案信息化建設(shè)尤其是學(xué)生檔案信息化的進(jìn)展不是很明顯。大部分高校依然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)手工文檔與excel表格管理，這樣的管理方式存在安全性低、保密性差、查詢檢索效率低、大量數(shù)據(jù)閑置、信息無法統(tǒng)計等問題[5]。沒有專職學(xué)生檔案管理人員，負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理的老師還兼職其他工作，檔案由學(xué)工處或者各二級學(xué)院管理。少部分高校學(xué)生檔案工作信息化程度比較高，如廣西師范大學(xué)、廣西民族大學(xué)等都有了依據(jù)本校具體實際情況而設(shè)計出來的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，使得新生檔案交接、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢、學(xué)生黨員檔案接收等一些重要環(huán)節(jié)工作更加規(guī)范化、系統(tǒng)化。學(xué)生檔案也統(tǒng)一劃歸到檔案館進(jìn)行歸檔整理。從總體上來看，廣西學(xué)生檔案信息化建設(shè)還是存在一些問題，主要有以下幾個方面：

1）學(xué)生檔案信息化設(shè)備落后。推進(jìn)學(xué)生檔案信息化工作，一定數(shù)量的檔案信息化設(shè)備必不可少。但是因為一直以來檔案工作在高校缺少重視，相比教學(xué)、科研、基建等其他工作，檔案工作獲得的資金支持力度較少，這使得大多數(shù)高校的檔案館（室）的計算機(jī)較為陳舊和落后，且沒有單獨(dú)的打印機(jī)、復(fù)印機(jī)或掃描儀，或者是同其他辦公室共用這些設(shè)備。在檔案庫房方面，大部分高校都還沒建立起密集柜、建筑面積不達(dá)標(biāo)、沒有溫濕度控制器等，配套設(shè)施不齊全。

2）學(xué)生檔案管理系統(tǒng)不完善。雖然已有部分高校采用了專門的系統(tǒng)來處理學(xué)生檔案管理，但是由于這些系統(tǒng)在設(shè)計開發(fā)時沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)等各方面各不相同，因而所面對的問題也各不相同。有些高校的系統(tǒng)只能是單機(jī)模式，不具備網(wǎng)絡(luò)化功能，意味著管理系統(tǒng)只支持單機(jī)工作，如果要多方使用，則需要在多臺電腦上安裝檔案管理系統(tǒng)，難以通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)共享，檔案信息需求者要查檔必須到檔案室才能進(jìn)行查詢，加之受到原有研發(fā)技術(shù)的制約，不能完全適應(yīng)日益變化的檔案工作需求。有些高校的系統(tǒng)即使不是單機(jī)模式，但在系統(tǒng)功能設(shè)計方面不夠完善，沒有構(gòu)建學(xué)校的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)體系，無法實現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上與教務(wù)處、招就辦、學(xué)工處等相關(guān)部門進(jìn)行信息共享，不能滿足多部門聯(lián)動配合開展連貫性整體工作的需求。

3）學(xué)生檔案管理缺乏足夠的專業(yè)人才。做好學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)，除了需要先進(jìn)的設(shè)備，也需要專業(yè)技術(shù)人員，不僅需要檔案學(xué)專業(yè)人才，更需要懂得計算機(jī)技術(shù)的人才?？v觀整個區(qū)內(nèi)高校，能真正達(dá)到這一要求的學(xué)校幾乎沒有。大部分的高校檔案工作人員都不是檔案專業(yè)出身，有些是管理專業(yè)，有些是法學(xué)專業(yè)，有些是漢語言文學(xué)專業(yè)，計算機(jī)專業(yè)的很少。除此之外，很多高校都是由輔導(dǎo)員來兼任學(xué)生檔案管理員，輔導(dǎo)員本身有自己的主體工作，能分配在檔案管理的精力和時間有限，而在進(jìn)行檔案管理的時候需要具備一定的專業(yè)知識，因此專業(yè)不足、精力不夠，無法真正做好學(xué)生檔案信息化工作。專業(yè)人才的缺乏成為學(xué)生檔案工作信息化過程中面臨的一個不可忽略的問題。

4）學(xué)生檔案管理內(nèi)容單一。廣西區(qū)內(nèi)高校學(xué)生檔案管理內(nèi)容相對簡單，學(xué)生在升學(xué)、入黨、找工作或需要查閱學(xué)生檔案時，學(xué)生檔案除了為學(xué)生提供相關(guān)所需信息或證明材料以外，基本上就沒有更多的功能了。在高校學(xué)生檔案信息中還可以分析出男女比例、生源地比例、黨團(tuán)比例、各專業(yè)人數(shù)比例等等信息，為學(xué)校的中心工作和整體規(guī)劃提供參考價值，但目前各高校的學(xué)生檔案管理內(nèi)容僅限于歸檔、查詢而已。

2 推進(jìn)廣西高校學(xué)生檔案信息化建議

1）高校領(lǐng)導(dǎo)重視學(xué)生檔案管理工作。學(xué)生檔案管理工作是高校的一項基礎(chǔ)性工作，檔案信息化建設(shè)是目前高校學(xué)生檔案工作的開展趨勢，而信息化建設(shè)的推動離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視。信息化工作的開展需要投入一定數(shù)量的人力、物力、財力，假如領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，那么學(xué)生檔案管理信息化所需要的必要條件則不能得到保障。因此檔案部門應(yīng)當(dāng)做好宣傳工作，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，這樣才能獲得信息化過程中需要的軟件系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計費(fèi)用、硬件配套設(shè)施以及充足的人力支持。

2）提升學(xué)生檔案人員隊伍綜合素質(zhì)。學(xué)生檔案管理人員的素質(zhì)與信息化工作的開展息息相關(guān)，要推進(jìn)信息化建設(shè)就必須為學(xué)生檔案管理部門配備專業(yè)化的人才隊伍?？梢灾謴囊韵聨讉€方面來加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)：一是對現(xiàn)有的學(xué)生檔案部門管理人員適時進(jìn)行相關(guān)專業(yè)理論知識的培訓(xùn)，擴(kuò)寬眼界，提升水平，增強(qiáng)素質(zhì)。 二是可以嘗試從外部吸收專業(yè)的人員來管理檔案，新的管理方法和管理理念的引入有利于改進(jìn)不合時宜的傳統(tǒng)方式，提高工作效率。三是在檔案管理工作領(lǐng)域引進(jìn)招募一些專業(yè)性強(qiáng)、信息處理和計算機(jī)操作能力過硬的綜合性人才，為解決信息化過程中遇到的技術(shù)問題提前做好準(zhǔn)備。

3）加強(qiáng)學(xué)生檔案信息化硬、軟件設(shè)施建設(shè)。要推進(jìn)學(xué)生檔案信息化建設(shè)必須要完善相關(guān)的硬件技術(shù)設(shè)備，例如計算機(jī)、掃描儀、移動硬盤、智能檔案庫房等，這些設(shè)備為學(xué)生檔案信息化提供了物質(zhì)保證，檔案信息化才有了實現(xiàn)的可能。通過這些設(shè)備，將檔案中學(xué)生的圖片、影像、文本資料等進(jìn)行數(shù)字化的辦理，轉(zhuǎn)換成電子檔案，逐步構(gòu)建完整全新的學(xué)生數(shù)據(jù)資料庫，進(jìn)而推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)。在軟件設(shè)施方面，在整合學(xué)生數(shù)據(jù)資料庫的基礎(chǔ)上，梳理學(xué)生檔案管理業(yè)務(wù)具體流程，優(yōu)化檔案接收、歸檔、整理、錄入、查閱、異動和轉(zhuǎn)遞等原有業(yè)務(wù)流程，利用軟件技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合的方式構(gòu)架一個完善的可供各部門共同使用的學(xué)生檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)學(xué)生檔案管理的高校、互聯(lián)和自動化。這種各部門互聯(lián)互通的模式，讓輔導(dǎo)員更加具體掌握自己學(xué)生的情況，教務(wù)部門也能隨時將學(xué)籍異動的學(xué)生信息反饋到系統(tǒng)上，各管理層都能夠及時了解學(xué)生信息，及時準(zhǔn)確作出決策，即使信息有疏漏也能及時修改。

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