郭琪

檔案整理，是指將處于無(wú)序狀態(tài)（原始狀態(tài)）下的檔案按照一定的邏輯順序，通過(guò)基本的分類、組合、排列和編目，使之趨向條理化，構(gòu)建成有序的檔案保管體系。近年來(lái)，社會(huì)化整理模式成為檔案界較為流行和廣泛使用的一種整理模式，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是借助社會(huì)力量，以外包、協(xié)助等形式，綜合運(yùn)用多種輔助整理方法，尤其是運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助等現(xiàn)代科技手段來(lái)完成檔案的整理。這種模式最為突出的特點(diǎn)在于：可以形成一定規(guī)模的整理團(tuán)隊(duì)，將整理步驟細(xì)化至最小的工作單位環(huán)節(jié)，多人多環(huán)節(jié)同時(shí)操作，工作效率大為提高。

中國(guó)第一歷史檔案館（以下簡(jiǎn)稱“一史館”）自2011年開始，逐步引入相關(guān)行業(yè)的外包服務(wù)供應(yīng)商，進(jìn)行館藏明清檔案整理的深度合作，至2019年為止已經(jīng)完成了千萬(wàn)件量級(jí)的明清檔案的整理。筆者多年來(lái)在一史館從事社會(huì)化整理項(xiàng)目管理崗位工作，對(duì)于在整理過(guò)程中檔案電子數(shù)據(jù)的安全管理積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)拋磚引玉，以求教于方家。

一、社會(huì)化整理模式中檔案電子數(shù)據(jù)的產(chǎn)生

檔案的社會(huì)化整理模式，從數(shù)據(jù)管理的角度上說(shuō)，即利用社會(huì)專業(yè)力量的參與，基于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)管理與多環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)流程控制等多種輔助方式來(lái)完成檔案整理的模式。一史館在確定采納社會(huì)化整理模式后，基于自身?yè)碛胸S富的整理經(jīng)驗(yàn)和相當(dāng)數(shù)量的專業(yè)整理人員，選擇采用與服務(wù)供應(yīng)商合作的方式，即由本館檔案整理部門提供專業(yè)知識(shí)與技能的培訓(xùn)，由供應(yīng)商提供人力與技術(shù)支持的模式。在整理過(guò)程中，檔案整理部門負(fù)責(zé)提供整理對(duì)象（明清檔案），并對(duì)供應(yīng)商提供的整理人員進(jìn)行整理對(duì)象的基礎(chǔ)知識(shí)等培訓(xùn)，以及項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中的宏觀監(jiān)督管理、質(zhì)量檢測(cè)與控制、基礎(chǔ)后勤保障等，原有的專業(yè)整理人員轉(zhuǎn)化為培訓(xùn)、監(jiān)管、終端質(zhì)檢等各崗位的管理及操作人員;供應(yīng)商則負(fù)責(zé)招聘新的批量化整理人員并為其提供基礎(chǔ)技能培訓(xùn)，以及配備計(jì)算機(jī)等檔案整理數(shù)字化設(shè)備，依循檔案館及檔案整理部門的要求，在其監(jiān)督下實(shí)施具體的檔案整理工作。

在傳統(tǒng)的整理模式中，文件級(jí)整理作為最基礎(chǔ)的整理層級(jí)，一般包括分件、排序、編制秩序目錄、裝具信息標(biāo)示、備考表信息錄入等，這些環(huán)節(jié)多為手工完成，且文件級(jí)檔案無(wú)獨(dú)立包裝（部分檔案因歷史原因等保留原始獨(dú)立包裝，但不作為固定要求），其主要信息依據(jù)紙質(zhì)的秩序目錄，此過(guò)程主要依賴一人完成，質(zhì)檢交由另一人完成。此時(shí)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)多為過(guò)程數(shù)據(jù)，載體為紙質(zhì)。在這一整理模式中，館藏檔案電子數(shù)據(jù)的定義為：“……館藏檔案電子數(shù)據(jù)，是指利用本館館藏明清檔案資源加工生成的以各種電子數(shù)據(jù)格式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體的電子數(shù)據(jù)，內(nèi)容包括館藏檔案目錄數(shù)據(jù)、文本數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)（含掃描、數(shù)碼拍照、膠片掃描）等。”（《中國(guó)第一歷史檔案館館藏檔案電子數(shù)據(jù)安全管理規(guī)定》）這里所說(shuō)的電子數(shù)據(jù)是指檔案整理完成后的結(jié)果數(shù)據(jù)。

而在社會(huì)化整理模式中，檔案電子數(shù)據(jù)的概念發(fā)生了變化。根據(jù)《“一史館”檔案整理社會(huì)化項(xiàng)目實(shí)施流程》，在檔案整理之前即形成調(diào)研數(shù)據(jù)，并作為基礎(chǔ)比對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入存檔，整理工作正式啟動(dòng)后進(jìn)入流程化管理階段，根據(jù)整理程度等要求可以分為分件翻拍、雙機(jī)摘錄、條目質(zhì)檢、排序打印、組卷等環(huán)節(jié)。其中，分件翻拍環(huán)節(jié)，需要將文件級(jí)檔案按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分件并重新打包作為案卷級(jí)基礎(chǔ)，該環(huán)節(jié)形成的檔案文件數(shù)量、是否有文件級(jí)組合等信息均錄入計(jì)算機(jī)，移交下一環(huán)節(jié)使用;雙機(jī)摘錄環(huán)節(jié)，在檔案分件基礎(chǔ)上，對(duì)每一件檔案進(jìn)行基礎(chǔ)信息如責(zé)任者、時(shí)間、文種等的摘取，補(bǔ)充完善前端環(huán)節(jié)移交過(guò)來(lái)的檔案信息，移交下一環(huán)節(jié)使用;條目質(zhì)檢環(huán)節(jié)，比對(duì)檔案實(shí)體與前端移交過(guò)來(lái)的檔案信息，檢查文件級(jí)檔案的整理質(zhì)量，最終錄入計(jì)算機(jī)形成目錄等質(zhì)檢數(shù)據(jù)。如此，每一個(gè)環(huán)節(jié)均對(duì)前端環(huán)節(jié)的檔案信息進(jìn)行補(bǔ)充與核校，最終形成完整的檔案文件級(jí)電子數(shù)據(jù)，以及在此基礎(chǔ)上形成的案卷級(jí)電子數(shù)據(jù)。在此模式中，檔案整理過(guò)程中產(chǎn)生的雖然也是過(guò)程數(shù)據(jù)，但已脫離了單純的紙質(zhì)載體，進(jìn)入了計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)化載體中，屬于電子數(shù)據(jù)的范疇了。

檔案整理中形成了大量的電子數(shù)據(jù)并被納入到規(guī)范的體系中，這使得檔案的查詢、檢索、修訂、更改等功能的速度與效率都較以往有了大幅度的提高。與此同時(shí)，檔案電子數(shù)據(jù)的安全問(wèn)題也成為了整理過(guò)程中一個(gè)非常重要的管理方面。那么，基于一史館的整理實(shí)踐，這些檔案電子數(shù)據(jù)具有哪些特點(diǎn)呢，在具體的整理過(guò)程中，又應(yīng)該如何進(jìn)行安全管理呢？

二、檔案電子數(shù)據(jù)的新特點(diǎn)

從一史館的整理實(shí)踐可以得出一個(gè)結(jié)論，即相對(duì)于傳統(tǒng)的歷史檔案整理模式，在社會(huì)化整理模式中之所以要加強(qiáng)整理過(guò)程中的檔案電子數(shù)據(jù)安全管理，主要是因?yàn)殡娮訑?shù)據(jù)的存在感已經(jīng)大大加強(qiáng)，其作用于各個(gè)環(huán)節(jié)，存儲(chǔ)量級(jí)從GB級(jí)達(dá)到了TB級(jí)，并成為了整理成果的重要存在形式之一。而這種檔案電子數(shù)據(jù)與以往相比，還具備了以下四個(gè)特點(diǎn)。

（一）易修改。由于檔案電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上，就具備了易修改的特性。傳統(tǒng)的歷史檔案整理模式中，幾乎所有的環(huán)節(jié)均由一人完成，其操作過(guò)程及結(jié)果多保存在紙質(zhì)載體上，修改時(shí)極易留下痕跡。而在社會(huì)化整理模式中所產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)均保留在計(jì)算機(jī)及服務(wù)器上，其修改痕跡不易顯露，且在環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)中也存在更改可能，修改的效率和便捷度大為提高。

（二）延續(xù)性。傳統(tǒng)的檔案整理數(shù)據(jù)往往基于某一個(gè)全宗或者某一個(gè)項(xiàng)目，具有該全宗或項(xiàng)目的獨(dú)特性，這就使得這些數(shù)據(jù)及整理經(jīng)驗(yàn)具有一定的非延續(xù)性。而社會(huì)化整理模式中產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)，是建立在涵蓋了所有整理對(duì)象的整理規(guī)則之上的數(shù)據(jù)，可以隨時(shí)根據(jù)需要進(jìn)行修改、調(diào)取、整合等，時(shí)效性與延續(xù)性較過(guò)往更強(qiáng)。

（三）可追溯性。傳統(tǒng)的檔案整理模式中，很多時(shí)候是由一個(gè)人完成大多數(shù)環(huán)節(jié)，往往難以記錄下整理過(guò)程中的所有問(wèn)題，許多問(wèn)題難以追溯，即便需要追溯，更多的也是依靠個(gè)人的回憶和工作記錄，準(zhǔn)確性相對(duì)較低。而社會(huì)化整理模式則是將整理過(guò)程的各環(huán)節(jié)分解到最小的操作單位，每一個(gè)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人或操作人只需要完成最簡(jiǎn)單的工作，并且所有操作痕跡均由計(jì)算機(jī)等設(shè)備負(fù)責(zé)存儲(chǔ)保留，環(huán)環(huán)相扣，可追溯性與準(zhǔn)確性大大加強(qiáng)。

（四）網(wǎng)絡(luò)化。在過(guò)去，檔案電子數(shù)據(jù)的作用主要是存儲(chǔ)與備份，而檔案經(jīng)過(guò)社會(huì)化整理，無(wú)論是過(guò)程數(shù)據(jù)還是終端數(shù)據(jù)，其產(chǎn)生、存儲(chǔ)、流轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)化均建立在網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上，不僅可以減少大量的實(shí)體存儲(chǔ)空間，也為今后利用提供了多種可能性，譬如電子數(shù)據(jù)的圖像化、紙質(zhì)化等均相較過(guò)往更為方便，要提供給利用者使用時(shí)也能更為簡(jiǎn)便快捷。

三、檔案電子數(shù)據(jù)的安全管理

（一）環(huán)節(jié)安全

在流程化管理中，環(huán)節(jié)安全主要包括場(chǎng)地安全管理、設(shè)備安全管理、人員安全管理、存儲(chǔ)流轉(zhuǎn)安全管理四個(gè)方面。

1.場(chǎng)地安全管理

檔案整理工作場(chǎng)地，由專門的安保部門進(jìn)行監(jiān)管。具體措施包括：（1）檔案館需提供足夠的監(jiān)控端口并確保實(shí)時(shí)監(jiān)控;（2）對(duì)整理各環(huán)節(jié)進(jìn)行合理分區(qū)并固定工作區(qū)域;（3）計(jì)算機(jī)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)，做到實(shí)時(shí)全網(wǎng)數(shù)據(jù)抓取及監(jiān)控;（4）由專人負(fù)責(zé)巡檢場(chǎng)地并建立簽到制度，場(chǎng)地隨時(shí)確保有兩名或以上巡檢員;（5）實(shí)行門禁制度，雙人開啟及關(guān)閉場(chǎng)地進(jìn)出口，所有進(jìn)出場(chǎng)人員通過(guò)指紋、面部識(shí)別等技術(shù)嚴(yán)格進(jìn)出場(chǎng)管理;（6）制定專門的場(chǎng)地安全管理制度，嚴(yán)把“水”“火”等安全隱患關(guān)口，并隨整理過(guò)程不斷完善，等等。

2.設(shè)備安全管理

檔案整理環(huán)節(jié)主要依靠電子設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、攝錄機(jī)等。所有電子設(shè)備均需在檔案館的監(jiān)管之下，并分級(jí)設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，包括但不限于開發(fā)專門的檔案整理軟件、形成局域網(wǎng)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、封閉外接端口等，并對(duì)手機(jī)、照相機(jī)、錄音筆、U盤等具有拍照、攝錄、掃描、復(fù)制、存儲(chǔ)等功能的電子設(shè)備嚴(yán)格控制，設(shè)立專門的保管區(qū)域以供存放，禁止帶入整理現(xiàn)場(chǎng)。

3.人員安全管理

由供應(yīng)商負(fù)責(zé)招聘的整理人員入場(chǎng)前需要取得戶籍（或居住地）所在地公安機(jī)關(guān)的相關(guān)證明，此證明由檔案館根據(jù)整理對(duì)象的重要性等因素酌情控制。入場(chǎng)前，需對(duì)所有整理人員進(jìn)行專門培訓(xùn)，包括但不限于整理對(duì)象的基礎(chǔ)知識(shí)、場(chǎng)地安全管理制度、計(jì)算機(jī)使用知識(shí)、專業(yè)檔案整理軟件的使用等。入場(chǎng)后，根據(jù)場(chǎng)地安全管理規(guī)范進(jìn)行人員管理，并對(duì)人員更換、離職等做好預(yù)案，確保數(shù)據(jù)不隨人出場(chǎng)。

4.存儲(chǔ)流轉(zhuǎn)安全管理

檔案整理的電子數(shù)據(jù)自分件翻拍環(huán)節(jié)開始產(chǎn)生，通過(guò)局域網(wǎng)進(jìn)行流水線運(yùn)轉(zhuǎn)，不斷進(jìn)行補(bǔ)充與更改，直到最后形成整理終端數(shù)據(jù)。而所有電子數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和流轉(zhuǎn)均在局域網(wǎng)上，存儲(chǔ)在檔案館指定的服務(wù)器上。基于此種模式，一方面，要在整理現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置專門人員負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)及整理軟件的安全管理，包括故障排除、軟件更新等，另一方面，由專門軟件對(duì)整個(gè)局域網(wǎng)進(jìn)行監(jiān)管，確保其封閉性，斷絕與外網(wǎng)聯(lián)系，定期進(jìn)行安全監(jiān)視與檢測(cè)。

（二）硬件安全

硬件設(shè)備的安全管理主要指計(jì)算機(jī)等檔案整理設(shè)備的安全管理，一般來(lái)說(shuō)，在設(shè)備的入場(chǎng)、臨時(shí)出場(chǎng)、最終出場(chǎng)三個(gè)環(huán)節(jié)較容易發(fā)生電子數(shù)據(jù)安全隱患。

1.入場(chǎng)環(huán)節(jié)。由于檔案具有原始記錄性，無(wú)論是作為公務(wù)檔案還是私人檔案都應(yīng)該受到嚴(yán)格的保護(hù)，因此，確保檔案整理過(guò)程中檔案信息不被盜取是非常重要的，而檔案整理設(shè)備作為檔案電子數(shù)據(jù)的運(yùn)行載體，安全性值得重視。

入場(chǎng)前，需要對(duì)計(jì)算機(jī)等檔案整理設(shè)備進(jìn)行采購(gòu)，通過(guò)政府采購(gòu)或項(xiàng)目招標(biāo)等方式選取信用度高的專門生產(chǎn)商。所有設(shè)備入場(chǎng)前需由安全部門進(jìn)行安全評(píng)估，包括硬件檢測(cè)和軟件掃描，確保不存在木馬病毒，不存在存儲(chǔ)、記錄、發(fā)射信息等隱藏功能等。同時(shí)，針對(duì)非固定設(shè)備（照相機(jī)、手機(jī)等），除了等同固定設(shè)備的管理外，鑒于其易轉(zhuǎn)移性，更要加強(qiáng)使用人員的管理。

2.臨時(shí)出場(chǎng)環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)是指設(shè)備由于軟硬件故障、異地使用等原因需要臨時(shí)出場(chǎng)。這就需要檔案館在設(shè)備出場(chǎng)時(shí)做好記錄，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行出場(chǎng)及場(chǎng)外監(jiān)控，確保無(wú)數(shù)據(jù)流失。凡是臨時(shí)出場(chǎng)返回的設(shè)備，均需經(jīng)由安全部門重新進(jìn)行安全監(jiān)測(cè)后方可再度進(jìn)場(chǎng)。如果存在設(shè)備更新，則新設(shè)備需要按照入場(chǎng)環(huán)節(jié)要求處理。

3.最終出場(chǎng)環(huán)節(jié)。相較于臨時(shí)出場(chǎng)環(huán)節(jié)，設(shè)備的最終出場(chǎng)具有難以追回的特點(diǎn)，因此，當(dāng)計(jì)算機(jī)等設(shè)備最終出場(chǎng)時(shí)，需由檔案整理部門進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查，安全部門進(jìn)行軟硬件專業(yè)監(jiān)測(cè)，形成最終記錄存檔，全過(guò)程由專人負(fù)責(zé)監(jiān)管，并相應(yīng)保留計(jì)算機(jī)等設(shè)備接收方信息一定期限。

（三）軟件安全

1.檔案整理需要由外包服務(wù)供應(yīng)商根據(jù)檔案館的整理需要設(shè)計(jì)專門的整理軟件，并通過(guò)檔案館安全部門的監(jiān)測(cè)。此外，還需要配套設(shè)計(jì)檔案整理專用局域網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)管軟件、設(shè)備安全監(jiān)測(cè)軟件等。

2.檔案電子數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移。在整理過(guò)程中，多數(shù)環(huán)節(jié)均涉及到檔案電子數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移，如環(huán)節(jié)間檔案信息的傳遞、最終數(shù)據(jù)的出場(chǎng)等。因此，要專門針對(duì)電子數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移制定相關(guān)管理制度及履行流程。如果進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)移交，則需要指定網(wǎng)絡(luò)路徑、服務(wù)器、時(shí)間、下載計(jì)算機(jī)等，如果進(jìn)行存儲(chǔ)介質(zhì)移交，則需要執(zhí)行雙人或以上交接，指定場(chǎng)地、人員、時(shí)間等，雙方甚至多方簽訂相關(guān)交接文件，并全程監(jiān)控，而所有的交接文件都需要做好備份存檔。

作者單位：中國(guó)第一歷史檔案館