楊威

摘要：辦公自動化是辦公室管理發(fā)展的必然趨勢。以現(xiàn)階段辦公室管理情況為依據(jù)，結(jié)合近年來辦公自動化的概念及功能，分析如何在辦公室管理中創(chuàng)新應用辦公自動化，并明確未來辦公自動化發(fā)展趨勢，以此為企業(yè)革新發(fā)展提供有效依據(jù)。

關鍵詞：辦公室;辦公室自動化;辦公事務;信息管理;管理決策

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）08-0284-02

通過局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)，運用各種媒體形式、管理及傳輸信息，可以優(yōu)化傳統(tǒng)辦公形式，進而實現(xiàn)無紙化辦公，這樣不僅能提高辦公室管理效率，而且可以優(yōu)化整體辦公環(huán)境。對企業(yè)發(fā)展而言，在競爭越發(fā)激烈的市場環(huán)境中，為了占據(jù)重要地位，必須要及時、全面掌控信息，并在實踐工作中充分利用，這也是判斷企業(yè)市場競爭力的主要因素。因此，在新時代背景下，面對越來越高的辦公需求，企業(yè)在探索辦公室管理工作的同時，還要合理運用辦公室自動化進行創(chuàng)新，只有這樣才能實現(xiàn)預期發(fā)展目標。下面對辦公自動化在辦公室管理中的創(chuàng)新工作進行研究。

1 背景介紹

從1940年開始，美國部分企業(yè)加大了針對辦公業(yè)務的探究力度，并運用機器處理辦公業(yè)務，此時這種方式稱為“辦公室自動化”[1]。在全球經(jīng)濟飛速發(fā)展中，信息技術得到了拓展與優(yōu)化，辦公室自動化也逐漸突破了傳統(tǒng)辦公范圍，開始融入管理工作中。由于這項內(nèi)容運用了大量先進技術理念，不僅能提升實踐工作效率，而且可以提高工作質(zhì)量，所以各國企業(yè)在革新發(fā)展中逐漸認識到辦公自動化的應用功能，并開始結(jié)合自身需求進行創(chuàng)新。從功能角度分析，辦公自動化主要分為三點：其一，事務處理;其二，信息管理;其三，決策支持。其中，事務處理屬于基礎內(nèi)容，其中包含了文字處理、行文管理及人事管理、資源管理等;信息管理作為第二層次，融合了處理事務的辦公系統(tǒng)和支持管理控制活動的管理信息系統(tǒng);而決策支持作為最高層次，會以其他兩層為依據(jù)向企業(yè)員工提供決策或輔助決策。了解當前我國企業(yè)發(fā)展情況可知，事務處理級的辦公自動化系統(tǒng)最為常見，目前依舊處于持續(xù)優(yōu)化和完善的發(fā)展階段。

2 辦公自動化分析

2.1 概念

辦公自動化系統(tǒng)也叫作OA系統(tǒng)，是指運用先進電子信息技術和現(xiàn)代辦公設備構建的人機信息處理系統(tǒng)，主要用來輔助管理人員實施各項辦公活動。一般來講，辦公自動化系統(tǒng)主要包含辦公信息、辦公設備及辦公機構等內(nèi)容。

2.2 功能

具體功能分為：第一，構建內(nèi)部通信平臺。通過優(yōu)化組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，有助于更快傳遞企業(yè)內(nèi)部信息;第二，構建信息發(fā)布平臺。為企業(yè)內(nèi)部的信息發(fā)布和交流提供有效平臺，如電子公告、電子刊物等，這樣不僅能讓內(nèi)部制度、技術溝通及新聞簡報等盡快傳遞到基層，而且可以使員工及時掌握企業(yè)發(fā)展變化;第三，實現(xiàn)工作流程的自動化。這項工作包含了流轉(zhuǎn)過程的實時監(jiān)控和跟蹤，能有效協(xié)調(diào)各崗位及部門，促使企業(yè)在工作中逐漸實現(xiàn)高效化發(fā)展。同時，也可以實現(xiàn)文檔管理的自動化。通過按照不同權限去儲存、共享及應用各類文檔，并選擇便捷的查閱方式，不僅能減少以往業(yè)務處理難題，而且可以科學管控企業(yè)文檔;第四，輔助辦公。會議管理、檔案管理等都可以為日常企業(yè)辦公提供輔助，隨著各類管理工作水平的提高，企業(yè)可以逐漸實現(xiàn)輔助辦公的自動化[2]。

3 辦公室管理中辦公自動化的應用形式

3.1 辦公事務

通過在簡單辦公事務中運用辦公自動化系統(tǒng)，有助于將其包含的基本功能融入實踐工作中，促使企業(yè)員工在共享數(shù)據(jù)的同時，提升工作效率。一般來講，辦公自動化系統(tǒng)具有文字處理、文件收發(fā)及統(tǒng)計數(shù)據(jù)等功能。

3.2 信息管理

對現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展而言，融合信息管理型辦公系統(tǒng)，可以充分利用數(shù)據(jù)庫中包含的大量重要信息，這樣不僅能提高整體管理水平，優(yōu)化實際辦公效率，而且可以為各部門提供共享的數(shù)據(jù)庫。需要注意的是，這一數(shù)據(jù)庫是以事務級OA系統(tǒng)為依據(jù)提出的，形成信息管理型的OA系統(tǒng)。

3.3 管理決策

信息管理級的辦公自動化系統(tǒng)在收集數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)后，會構建完善的數(shù)字模型，從計算機中得到計算結(jié)果，以此針對決策問題執(zhí)行相關程序。企業(yè)管理人員能結(jié)合計算機計算數(shù)據(jù)，以自身發(fā)展與競爭對手為依據(jù)，在市場環(huán)境支持的條件下提出對應管理決策。

3.4 云計算

現(xiàn)階段，我國很多優(yōu)秀的OA軟件企業(yè)會從規(guī)模較小的企業(yè)人手，向他們推廣性價比更高的辦公管理服務。這項工作包含了小型企業(yè)日常管理活動和重要IT基礎設施，能幫助管理人員更好落實日常管理工作。

3.5 物聯(lián)網(wǎng)技術

簡單來講，物聯(lián)網(wǎng)是指在物理世界的實體中部署具有執(zhí)行能力、感知能力等內(nèi)容的各類信息傳感設備，可以在網(wǎng)絡設備的支持下進行信息傳遞、處理等工作，最終可以實現(xiàn)大范圍的信息交換需求。若將OA系統(tǒng)和物聯(lián)網(wǎng)融合到一起，不僅能實現(xiàn)跨區(qū)域辦公管理，而且可以突破傳統(tǒng)管理模式的限制[3]。

3.6 智慧辦公

在5G時代的到來，為企業(yè)實現(xiàn)智慧辦公帶來了更多可能性。通過借用可以上網(wǎng)的區(qū)域運用手機OA系統(tǒng)接收與發(fā)布信息，不僅能加快企業(yè)信息傳遞速度，而且可以提升實踐業(yè)務處理效率。

4 如何在辦公室管理中創(chuàng)新應用辦公自動化

4.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高員工綜合素養(yǎng)

現(xiàn)階段，雖然辦公自動化這一理念已經(jīng)融入各行企業(yè)管理中，但從本質(zhì)上講部分員工依舊將其看作處理基礎業(yè)務的主要依據(jù)，并沒有從多角度人手研究辦公自動化。由于辦公自動化中涉及社會學、系統(tǒng)工程及行為科學等學科，所以在現(xiàn)代化企業(yè)辦公室管理中創(chuàng)新應用是發(fā)展的必然選擇。此時，要想實現(xiàn)高效辦公管理，在應用辦公自動化的同時，還要提高辦公人員的綜合素養(yǎng)[4]。如果沒有按照全新辦公要求嚴格要求員工素質(zhì)與技能，將無法適應現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展步伐，這樣很容易被市場所淘汰。尤其是在新時代背景下，隨著無紙化辦公理念的提出，OA系統(tǒng)的全面落實，促使現(xiàn)代化企業(yè)辦公人員提出了更高要求。雖然部分企業(yè)已經(jīng)完全進入無紙化辦公，不管是文件收發(fā)還是傳遞都運用計算機操控，但因為沒有優(yōu)質(zhì)的工作素養(yǎng)和專業(yè)技能，致使辦公室工作出現(xiàn)了大量問題。因此，在未來建設發(fā)展中，現(xiàn)代化企業(yè)在應用辦公自動化的同時，要從兩點人手，一方面，突破員工傳統(tǒng)工作思維，向他們傳遞全新技術內(nèi)容，并提高他們的信息素養(yǎng)，以此在明確辦公自動化應用價值的基礎上，在實際工作中熟練應用;另一方面，定期組織員工參加企業(yè)培訓活動，在他們奠定扎實基礎知識的同時，引導他們理解和應用相關法律規(guī)定，以此為實現(xiàn)真正意義上的辦公自動化提供基礎保障。

4.2 發(fā)揮技術作用，強化科學管理意識

從某種角度分析，辦公自動化作為全新的辦公活動，具有信息處理的特征。在實際工作中，通過合理運用通信技術和計算機技術，并結(jié)合科學管理意識管控具體工作流程，不僅能構建與現(xiàn)代化發(fā)展相符的管理體系，而且可以針對實踐工作需求提出明確的管理制度。整合當前企業(yè)發(fā)展情況分析可知，不管是員工職責還是工作效率等，只有做到權責結(jié)合，才能在實現(xiàn)辦公自動化發(fā)展目標的同時，提升整體工作效率和質(zhì)量[5]。

4.3 創(chuàng)新應用技術，優(yōu)化實踐工作服務

在計算機水平不斷提高中，辦公自動化逐漸從初期文字輸入、查閱檢索及處理等轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)，并將多個單一辦公系統(tǒng)結(jié)合到一起，構成了群體辦公系統(tǒng)，此時再運用遠程網(wǎng)絡可以將多個系統(tǒng)聯(lián)結(jié)成更大范圍的辦公自動化系統(tǒng)。隨著多媒體技術的提出，辦公自動化迎來了全新機遇。通過在系統(tǒng)運行中應用多媒體技術，可以在提高圖像、圖形等處理工作水平的同時，拓展辦公信息處理的應用范圍。除此之外，網(wǎng)絡安全作為影響企業(yè)發(fā)展的主要因素，也是各行企業(yè)關注的焦點。最常見的安全問題有病毒入侵、黑客攻擊等。因此，現(xiàn)代化企業(yè)在應用辦公自動化的同時，要不斷優(yōu)化與創(chuàng)新，只有這樣才能保障其更好服務于企業(yè)業(yè)務[6]。

5 辦公室辦公自動化的發(fā)展前景

了解企業(yè)傳統(tǒng)管理模式可知，員工之間的聯(lián)系主要涉及溝通、控制及協(xié)調(diào)，而部門之間的關系主要依靠人力或傳統(tǒng)傳輸工具，這樣不僅會影響整體工作效率，而且會在業(yè)務管理中出現(xiàn)大量由人為因素引起的安全問題。因此，從提出辦公自動化理念開始，各行企業(yè)就已認識到這一內(nèi)容的重要性。通過運用計算機交流和處理各類文件信息，促使員工從煩瑣、單調(diào)且重復的工作中解脫出來，并讓部門內(nèi)容形成一個龐大的辦公室，既能共享部門資源，又可以明確部門員工的職責。因此，針對現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展需求，持續(xù)推廣辦公自動化必須要從以下幾點人手：第一，幫助員工形成良好的工作習慣，并提升他們的工作素養(yǎng);第二，規(guī)范工作流程，強化內(nèi)部溝通，并提高整體管理水平;第三，推廣無紙化辦公理念，在減少資源消耗的同時，控制企業(yè)管理成本支出;第四，在普及辦公自動化計算機應用技術的同時，逐漸向著先進化和數(shù)字化的方向革新，如開展視頻會議、電話會議等;第五，加強互聯(lián)網(wǎng)安全管理工作的關注度，尤其是對傳遞與發(fā)布信息而言，現(xiàn)代化企業(yè)管理人員要構建完善的安全系統(tǒng)。

6 結(jié)束語

綜上所述，隨著辦公自動化的推廣與應用，促使企業(yè)辦公人員在共享信息的同時，更加便捷處理相關信息，這樣不僅能突破傳統(tǒng)管理模式的限制，而且可以更好針對現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展需求進行全方位管控。由于辦公自動化建設是一項需要長期堅持的工作，且要結(jié)合時代變遷進行創(chuàng)新與優(yōu)化，所以在日益革新的市場環(huán)境中，各行企業(yè)要整合預期發(fā)展目標，在明確自身發(fā)展水平的基礎上，合理運用辦公自動化。

參考文獻：

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【通聯(lián)編輯：李雅琪】