侍曉雯

摘要：隨著商業(yè)環(huán)境不斷變化，經(jīng)濟(jì)全球化、信息技術(shù)進(jìn)步和客戶需求升級(jí)帶來(lái)了商業(yè)模式的改變和管理方式的變革。企業(yè)集團(tuán)公司以將分散固化采購(gòu)流程轉(zhuǎn)變?yōu)榧胁少?gòu)的模式，不僅可以有效降低集團(tuán)采購(gòu)成本，提高企業(yè)資金利用率，而且可以通過(guò)增加管控提高集團(tuán)公司管理水平，因此對(duì)企業(yè)發(fā)展有著重要的推動(dòng)作用;但與此同時(shí)集團(tuán)公司集中采購(gòu)在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中仍然會(huì)受各方面因素的影響，出現(xiàn)一些決策或操作層面的問(wèn)題，因此分析集中采購(gòu)的主要常見(jiàn)問(wèn)題并采取針對(duì)性策略，優(yōu)化集中采購(gòu)模式，是確保集團(tuán)公司采購(gòu)職能價(jià)值實(shí)現(xiàn)的必要條件。

關(guān)鍵詞：集團(tuán)公司;集中采購(gòu);模式改進(jìn)

引言

集團(tuán)公司集中采購(gòu)模式即集團(tuán)通過(guò)建立統(tǒng)一的物資集中采購(gòu)部門，并實(shí)行集團(tuán)成員單位所需物資集中采購(gòu)的形式，對(duì)集團(tuán)采購(gòu)資源做實(shí)時(shí)管理，保障企業(yè)集團(tuán)整體利益能夠得到有效維護(hù)。這種模式可以滿足集團(tuán)公司各單位運(yùn)用大量物資的基本需求，降低物資采購(gòu)成本和其他相關(guān)成本，從而最大限度減少傳統(tǒng)分散式采購(gòu)所造成低效率和高消耗等問(wèn)題。但是在執(zhí)行集中采購(gòu)實(shí)踐中，需要企業(yè)政策制定部門、采購(gòu)執(zhí)行部門、生產(chǎn)接收部門和財(cái)務(wù)監(jiān)控部門等共同協(xié)調(diào)參與，因此對(duì)企業(yè)整體管理水平要求較高。除此之外，在操作層面，采購(gòu)流程銜接性要求極高，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)導(dǎo)致集中采購(gòu)目標(biāo)無(wú)法達(dá)到預(yù)期效果。

一、集團(tuán)公司集中采購(gòu)模式運(yùn)營(yíng)中存在的典型問(wèn)題分析

（一）企業(yè)管理機(jī)制不完善

有的集團(tuán)公司在施行集中采購(gòu)模式后，整個(gè)運(yùn)營(yíng)流程仍然是按照以往的常規(guī)采購(gòu)程序來(lái)開(kāi)展。集中采購(gòu)部門和各個(gè)子分公司采購(gòu)依然各自為政，采購(gòu)需求無(wú)法集中，或者集中采購(gòu)物資無(wú)法滿足集團(tuán)單位的實(shí)際需求，或者無(wú)法根據(jù)公司實(shí)際需求靈活調(diào)整流程，因此導(dǎo)致集中采購(gòu)效率低下，造成極大的人力、財(cái)力等資源浪費(fèi)，對(duì)企業(yè)盈利乃至企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)產(chǎn)生重大影響。

（二）監(jiān)督約束性不足

集團(tuán)公司集中采購(gòu)?fù)ǔ未紊婕安少?gòu)金額相對(duì)較大，如果財(cái)務(wù)監(jiān)督部門工作執(zhí)行不到位，沒(méi)有形成對(duì)集中采購(gòu)的審核和監(jiān)控，或者相應(yīng)工作人員責(zé)任約束性差，審核驗(yàn)收敷衍了事是形式化作業(yè)很可能滋生貪污腐敗問(wèn)題，不僅集中采購(gòu)模式的優(yōu)勢(shì)無(wú)法體現(xiàn)，更是會(huì)也對(duì)企業(yè)利益造成損害[1]。

二、集團(tuán)公司集中采購(gòu)優(yōu)化方案

（一）建立完備的集中采購(gòu)管控體系

針對(duì)目前集團(tuán)公司集中采購(gòu)模式所存在的各種問(wèn)題，特別是上文分析的第一個(gè)問(wèn)題，企業(yè)必須從解決弊端的角度思考，從集團(tuán)管理的基本層面出發(fā)，建設(shè)并努力健全集團(tuán)集中采購(gòu)管控體系：設(shè)定匹配的組織管理架構(gòu)并明確各職能部門的職責(zé);設(shè)置具體的管理流程和授權(quán)審批制度和政策;研究調(diào)查采購(gòu)流程并進(jìn)行設(shè)計(jì)和優(yōu)化;建立人員崗位培訓(xùn)計(jì)劃、績(jī)效考核目標(biāo)和方式，以確保集中采購(gòu)的功能在集團(tuán)公司優(yōu)勢(shì)充分得到實(shí)現(xiàn)。

假定集團(tuán)公司的管理決定是由原來(lái)的各下屬經(jīng)營(yíng)單位各自采購(gòu)，轉(zhuǎn)換為建立總部集中采購(gòu)模式，那么基本思路需要設(shè)立集團(tuán)總部采購(gòu)部門，由集團(tuán)總部授予明確的采購(gòu)權(quán)限，需要制定采購(gòu)政策，將財(cái)務(wù)部審核和監(jiān)督職能融入該政策或制度，使相關(guān)財(cái)務(wù)人員明確在何種條件下或者如何進(jìn)行監(jiān)控，比如授權(quán)簽字人、授權(quán)簽字金額，采購(gòu)政策執(zhí)行情況審查等等。

在具體執(zhí)行方面，集團(tuán)公司任然需要根據(jù)實(shí)際情況主動(dòng)調(diào)整管理流程;比如對(duì)采購(gòu)期間所涉及各種作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和物資信息全面歸入審核并定期根據(jù)財(cái)務(wù)核算報(bào)告進(jìn)行調(diào)整;比如按照績(jī)效考核的方式，保障各部門在實(shí)際采購(gòu)中能夠“條理清晰，各司其職”，防止采購(gòu)效率低下的情況出現(xiàn);比如執(zhí)行采購(gòu)時(shí)，相關(guān)資料必須做好登記記錄，并周期對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行審查，規(guī)避任何物資數(shù)據(jù)出錯(cuò)的狀況發(fā)生，以此建立完備的集中采購(gòu)管控體系。

（二）明確采購(gòu)過(guò)程資源利用最大化

執(zhí)行集中采購(gòu)的采購(gòu)部門，在供應(yīng)商選擇、采購(gòu)項(xiàng)目立項(xiàng)評(píng)估、采購(gòu)流程執(zhí)行時(shí)，需要嚴(yán)格按照公司采購(gòu)政策和流程進(jìn)行采購(gòu)工作，保障采購(gòu)過(guò)程的各種資源能夠得到高效利用，注重采購(gòu)質(zhì)量和物資運(yùn)輸成本、人工成本的合理把控。

比如在集團(tuán)內(nèi)部準(zhǔn)確了解需求標(biāo)準(zhǔn)，需求量和可儲(chǔ)存物資量，并做好數(shù)據(jù)管理。同時(shí)建立供應(yīng)商管理庫(kù)，及時(shí)收集報(bào)價(jià)信息，做好實(shí)時(shí)溝通，進(jìn)行三方比價(jià)等;同時(shí)需要對(duì)采購(gòu)中重要信息、審查指標(biāo)、合同內(nèi)容做預(yù)先研討，不合理處第一時(shí)間進(jìn)行修正，將采購(gòu)期間可能出現(xiàn)的矛盾紛爭(zhēng)風(fēng)險(xiǎn)降至最低。

財(cái)務(wù)部門需要深入合作，不僅需要定期評(píng)估合作供應(yīng)商，提供風(fēng)險(xiǎn)提示;在進(jìn)行實(shí)際采購(gòu)時(shí)，更需要認(rèn)真審核合同簽字權(quán)限、支付要求等;同時(shí)日常經(jīng)營(yíng)中，需要定期提供相應(yīng)的采購(gòu)、運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)成本和管理費(fèi)用等信息報(bào)告，以保證集團(tuán)整體資源利用。

（三）提高相關(guān)工作人員綜合專業(yè)素質(zhì)

集團(tuán)采購(gòu)中，采購(gòu)與招標(biāo)管理工作者必須具備超強(qiáng)的綜合專業(yè)素養(yǎng)。集團(tuán)公司要從培養(yǎng)和引進(jìn)高素質(zhì)復(fù)合型采購(gòu)人才入手，做好周期性培訓(xùn)計(jì)劃，并在此基礎(chǔ)上完善培訓(xùn)考核機(jī)制，豐富獎(jiǎng)懲措施要求，提高全員責(zé)任意識(shí)和工作積極性 [2]。

（四）強(qiáng)化審核監(jiān)督執(zhí)行力度

強(qiáng)化審核監(jiān)督執(zhí)行力度，審計(jì)監(jiān)察部門必須及時(shí)協(xié)助采購(gòu)部門完成采購(gòu)事項(xiàng)，組建信息化監(jiān)控對(duì)整個(gè)采購(gòu)全程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，從開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等環(huán)節(jié)相應(yīng)監(jiān)督部門便要主動(dòng)介入，實(shí)時(shí)性的糾正集中采購(gòu)期間所存在任何對(duì)企業(yè)不利的行為，確保采購(gòu)活動(dòng)可以在公正、公平的環(huán)境下進(jìn)行。尤其對(duì)于資金鏈要全程跟蹤，發(fā)現(xiàn)任何違法參與事件，要立即予以處理調(diào)查，追究涉事人法律責(zé)任;除此之外監(jiān)督部門還要從實(shí)際出發(fā)對(duì)集中采購(gòu)審計(jì)監(jiān)督機(jī)制做好適度更新和完善，定期優(yōu)化審計(jì)方法以增加物資采購(gòu)審計(jì)監(jiān)管實(shí)效性，使集團(tuán)公司集中采購(gòu)效果能夠完全達(dá)到預(yù)期。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，通過(guò)對(duì)集團(tuán)公司集中采購(gòu)模式分析，可以看出在實(shí)踐期間必須從建立完備的集中采購(gòu)管控體系、明確各職能職責(zé)、提高相關(guān)工作人員綜合專業(yè)素質(zhì)、強(qiáng)化審核監(jiān)督執(zhí)行力度等方面出發(fā)，才能確保集中采購(gòu)模式價(jià)值充分得到發(fā)揮，真正達(dá)到為集團(tuán)公司發(fā)展節(jié)約成本的目的。

參考文獻(xiàn)：

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[3]張蓓.企業(yè)集團(tuán)公司集中采購(gòu)模式探討[J].中國(guó)經(jīng)貿(mào)，2015， 26（17）：89.