【摘 要】永久保存的檔案。

【關(guān)鍵詞】永久保存;最有價值;最重要的信息資料

在民辦高校檔案歸檔過程中，檔案的歸檔范圍是一個重要的問題，直接涉及到學(xué)校管理檔案的水平。民辦高校檔案按照保管期限區(qū)分，可分為三種：永久保存的檔案、保存30年的檔案、保存10年的檔案。其中，永久保存的檔案是學(xué)校最有價值的檔案，包含學(xué)校所有最重要的信息資料。所以，在確定檔案的歸檔范圍的時候，首先就是要準(zhǔn)確界定——哪些檔案需要永久保存。

目前，按照《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、教辦1993年429號文件《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范-高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、2003年發(fā)布的國家檔案局6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》、2008年發(fā)布的教育部和國家檔案局27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》、2015年發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則DA/T22-2015》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合實(shí)際工作中各個公辦高校和民辦高校的檔案管理情況，筆者分析和歸納一下民辦高校各部門檔案歸檔范圍中永久保存的檔案，尤其是地位比較重要的黨群檔案和行政檔案。厘清需要永久保存的黨群檔案和行政檔案，對收集整理、分類、保管檔案的工作來說至關(guān)重要。

首先，在所有黨群檔案中（分類號DQ），最有價值、需要永久保存的是下列檔案——

一、在學(xué)院各種黨委會議中，相關(guān)會議記錄、紀(jì)要、決議、其他會議通過的文件（分類號DQ11）;

二、在學(xué)院其他會議上，中央、部級、省級、市級領(lǐng)導(dǎo)來學(xué)院做的重要報告記錄和檢查工作的會議記錄（與黨務(wù)工作有關(guān)，包含聲像材料）（分類號DQ11）;

三、學(xué)院黨委領(lǐng)導(dǎo)參加上級領(lǐng)導(dǎo)部門召開的各個會議中，收到的與本單位工作有直接關(guān)系、需要長期貫徹執(zhí)行的文件（分類號DQ11）;

四、上級黨委頒發(fā)的針對本單位工作的決議、決定、指示、命令、條例、規(guī)定、批轉(zhuǎn)文、通知、通報等等文件，如果是針對本單位工作的，歸入本年度永久保存的行政檔案中去（分類號XZ11），如果是并非針對本單位、只是學(xué)院工作中必須長期執(zhí)行貫徹的，歸入本年度保存30年的行政檔案中去（分類號XZ11）;

五、以學(xué)院黨委名義下發(fā)的決定、規(guī)定、條例、批轉(zhuǎn)文、通知、通報等等（分類號DQ11）;

六、以學(xué)院黨委名義給上級黨委的請示報告和上級的批復(fù)（分類號DQ11）;

七、學(xué)院黨委和黨委辦公室下發(fā)的各類文件（分類號DQ11）;

八、學(xué)院黨委、黨委各部、委、辦、各個黨總支、直屬支部的印模冊（分類號DQ11）;

九、學(xué)院黨委、黨委各部、委、辦、各個黨總支、直屬支部啟用、銷毀印章印模冊的通知和實(shí)物（分類號DQ11）;

十、上級紀(jì)委、監(jiān)察機(jī)關(guān)關(guān)于紀(jì)檢工作的指示、決定、通知，如果是專門針對本單位的，歸入本年度永久保存的行政檔案（分類號XZ11），如果是并非針對本單位，只是一般普發(fā)性文件，歸入本年度保存30年的行政檔案中去（分類號XZ11）;

十一、上級召開紀(jì)檢、監(jiān)察、審計(jì)工作會議上我院人員代表我院的發(fā)言交流材料（分類號DQ12）;

十二、紀(jì)委、監(jiān)察工作的計(jì)劃、總結(jié)、報告、調(diào)查材料和重要統(tǒng)計(jì)（分類號DQ12）;

十三、學(xué)院黨委黨政年度學(xué)期工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報告簡報等等（分類號DQ13）。

十四、上級關(guān)于任免本院干部的批復(fù)、通知、本學(xué)院上報的有關(guān)材料（分類號DQ13）;

十五、學(xué)院報上級備案的任免干部的報告和批復(fù)（分類號DQ13）;

十六、本學(xué)院出席上級黨代會的代表名單和登記表等材料（分類號DQ13）;

十七、本學(xué)院各級人大代表、政協(xié)委員名單名冊和上報審批材料（分類號DQ13）;

十八、學(xué)院黨委對本部黨總支、直屬支部、黨政部門任免干部的材料（分類號DQ13）;

十九、學(xué)院審批改選、建立、撤銷下屬各部門的支部的材料（分類號DQ13）;

二十、學(xué)院考核處級以上干部的材料、考察后備干部的材料（分類號DQ13）;

二十一、有關(guān)批準(zhǔn)入黨、轉(zhuǎn)正、延期轉(zhuǎn)正、退黨、取消黨員資格、保留黨籍的處理材料和復(fù)查報告、旁證材料（包括關(guān)于入黨積極分子、預(yù)備黨員、正式黨員的請示、決議、公告、通知、批復(fù)等等）（分類號DQ13）;

二十二、本學(xué)院黨內(nèi)情況調(diào)查報告、情況分析材料（分類號DQ13）;

二十三、本學(xué)院整頓黨組織的工作中形成的重要材料（分類號DQ13）;

二十四、學(xué)院關(guān)于組織、統(tǒng)戰(zhàn)工作的總結(jié)和重要匯報材料（分類號DQ13）;

二十五、上級召開組織、統(tǒng)戰(zhàn)工作會議上代表我院的發(fā)言、交流材料（分類號DQ13）;

二十六、本學(xué)院黨內(nèi)表彰先進(jìn)的決定、名單、總結(jié)和先進(jìn)事跡材料（分類號DQ13）;

二十七、上級黨委表彰的本學(xué)院優(yōu)秀共產(chǎn)黨員、優(yōu)秀黨務(wù)工作者（分類號DQ13）;

二十八、本部歷年黨員名冊、新黨員名冊（分類號DQ13）;

二十九、上級機(jī)關(guān)關(guān)于組織、統(tǒng)戰(zhàn)工作的指示、決定、通知，如果是針對本單位的，歸入本年度保存永久的行政檔案（分類號XZ11），如果是一般普發(fā)性的，歸入本年度保存30年的行政檔案（分類號XZ11）;

三十、學(xué)院宣傳工作計(jì)劃、決定、情況匯報、總結(jié)、簡報（分類號DQ14）;

三十一、國家、部級、省級、市級上領(lǐng)導(dǎo)來學(xué)院視察的材料，包括照片、錄音等等聲像材料（分類號DQ14）;

三十二、反應(yīng)學(xué)院歷史發(fā)展的重要活動（包括名人紀(jì)念活動）中形成的有保存價值的文字和聲像材料（分類號DQ14）;

三十三、上級有關(guān)宣傳工作的重要指示通知，如果針對本單位的，歸入本年度保存永久的行政檔案（分類號XZ11），如果是一般普發(fā)性的，歸入本年度保存30年的行政檔案（分類號XZ11）;

三十四、學(xué)院工會年度工作計(jì)劃和總結(jié)（分類號DQ15）;

三十五、學(xué)院工會工作的重要統(tǒng)計(jì)材料、財(cái)務(wù)預(yù)算決算報表（分類號DQ15）;

三十六、教職工被授予全國、省級、市級勞動模范、勞動獎?wù)芦@得者、優(yōu)秀教師、優(yōu)秀教育工作者、教書育人先進(jìn)工作者、先進(jìn)工作者、三八紅旗手的名單和事跡材料（包括榮譽(yù)證書和公告通知等等）（分類號DQ15）;

三十七、教職工被授予其他全國、省級、市級榮譽(yù)稱號的名單和事跡材料（包括榮譽(yù)證書和公告通知等等）（分類號DQ15）;

三十八、本學(xué)院工會干部名冊、會員名冊、會議記錄、規(guī)章制度、工作職責(zé)、崗位責(zé)任制度、歷史沿革等等（分類號DQ15）;

三十九、評選學(xué)院以上先進(jìn)工會集體和優(yōu)秀工會積極分子的材料（分類號DQ15）;

四十、對學(xué)院工會會員紀(jì)律處分的材料（分類號DQ15）;

四十一、學(xué)院工會參加校外省級市級活動時候得到的榮譽(yù)證書和名次成績（分類號DQ15）;

四十二、學(xué)院工會承辦省級市級活動的時候，得到的榮譽(yù)證書和名次成績（分類號DQ15）;

四十三、本學(xué)院工會向黨委、上級工會的請示和批復(fù)（分類號DQ15）;

四十四、學(xué)院黨委有關(guān)工會工作的重要指示、工會貫徹的計(jì)劃（分類號DQ15）;

四十五、上級機(jī)關(guān)關(guān)于工會工作的重要指示、決定、通知，如果是專門針對本單位工會的，歸入本年度保存永久的行政檔案（分類號XZ11），如果是一般普發(fā)性的，歸入本年度保存30年的行政檔案（分類號XZ11）;

四十六、學(xué)院團(tuán)委工作計(jì)劃、總結(jié)、重要匯報材料（分類號DQ16）;

四十七、團(tuán)代會學(xué)代會形成的材料（通知、名單、工作報告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會發(fā)言、大會通過的文件）（分類號DQ16）;

四十八、全學(xué)院團(tuán)干部名單、團(tuán)員名單、團(tuán)內(nèi)情況統(tǒng)計(jì)年報表（分類號DQ16）;

四十九、批準(zhǔn)入團(tuán)、離團(tuán)材料和名單（分類號DQ16）;

五十、表彰和獎勵先進(jìn)團(tuán)支部、優(yōu)秀團(tuán)員的材料（分類號DQ16）;

五十一、學(xué)生社團(tuán)、學(xué)生管理章程和統(tǒng)計(jì)材料（分類號DQ16）;

五十二、團(tuán)委部門職責(zé)、學(xué)生會部門職責(zé)、崗位責(zé)任制度、機(jī)構(gòu)沿革等材料（分類號DQ16）;

五十三、學(xué)院團(tuán)委組織參加的校外市級省級全國的活動的時候，得到的榮譽(yù)證書（分類號DQ16）;

五十四、學(xué)院團(tuán)委承辦的校外市級省級全國的活動的時候，得到的榮譽(yù)證書（分類號DQ16）;

五十五、上級機(jī)關(guān)關(guān)于共青團(tuán)工作的重要指示、決定、通知等，如果是專門針對本單位工會的，歸入本年度保存永久的行政檔案（分類號XZ11），如果是一般普發(fā)性的，歸入本年度保存30年的行政檔案（分類號XZ11）;

五十六、學(xué)院有關(guān)學(xué)生思想政治工作的計(jì)劃和總結(jié)（分類號DQ16）;

五十七、學(xué)院有關(guān)學(xué)生思想政治工作的重要決定、通知、條例，但是如果是學(xué)院用正式發(fā)文形式形成的與學(xué)生思想政治教育有關(guān)的文件，有具體文號，是嘉南院學(xué)[XX]XX號這種模式的，歸入本年度保存永久的行政檔案（分類號XZ11）;

五十八、上級機(jī)關(guān)關(guān)于學(xué)生思想政治工作的文件，如果是專門針對本單位的，歸入本年度保存永久的行政檔案，如果是一般普發(fā)性的，歸入本年度保存30年的行政檔案;

說明：凡是以學(xué)院正式發(fā)文形式形成的黨群檔案，擁有嘉南黨[XX]XX號、嘉南紀(jì)[XX]XX號、嘉南黨宣[XX]XX號、嘉南工[XX]XX號、嘉南團(tuán)[XX]XX號等文號的，都是永久保存的黨群檔案，分類號DQ11-16。

其次，在行政綜合檔案中（分類號XZ11），最有價值、需要永久保存的是下列檔案——

一、上級單位頒發(fā)的、針對本單位本學(xué)院的重要方針政策的有關(guān)指示、決定、命令、條例規(guī)定、辦法、通報、重要通知等等;

二、學(xué)院和學(xué)院辦公室印發(fā)的各類文件;

三、學(xué)院教育事業(yè)規(guī)劃計(jì)劃方案、報告、上級批復(fù)、各部門的請示、學(xué)院的批復(fù);

四、學(xué)院學(xué)年學(xué)期的工作要點(diǎn)和工作總結(jié);

五、學(xué)院歷史沿革、概況、介紹、各類信息刊物、大事記、校史材料;

六、學(xué)院的評估材料;

七、國家、省級、市級領(lǐng)導(dǎo)來學(xué)院視察的講話記錄等等材料;

八、院長辦公會議的記錄紀(jì)要、討論材料;

九、院長召開的有各個部門主要負(fù)責(zé)人參加的會議的記錄;

十、學(xué)院一般工作會議的記錄和討論材料;

十一、院領(lǐng)導(dǎo)外出參加上級機(jī)關(guān)召開的高校工作會議中代表學(xué)院在會上的發(fā)言;

十二、學(xué)院各類委員會、領(lǐng)導(dǎo)小組成員名單;

十三、學(xué)院機(jī)構(gòu)設(shè)置調(diào)整、更改名稱;

十四、學(xué)院和各個部門啟用、銷毀印章的材料和實(shí)物;

十五、學(xué)院統(tǒng)計(jì)年度報表、統(tǒng)計(jì)材料分析匯編等材料;

十六、學(xué)院與國內(nèi)外有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件材料;

說明：凡是以學(xué)院正式發(fā)文形式形成的行政檔案，擁有嘉南院[XX]XX號、嘉南聯(lián)發(fā)[XX]XX號、嘉南函[XX]XX號、嘉南院辦通[XX]XX號等文號的，都是永久保存的行政檔案，分類號XZ11。

再次，在行政人事檔案中（分類號XZ12），最有價值、需要永久保存的是下列檔案——

一、學(xué)院人事工作計(jì)劃、報告、總結(jié)、調(diào)查材料;

二、關(guān)于機(jī)構(gòu)、編制規(guī)劃、計(jì)劃報告、上級批復(fù);

三、關(guān)于學(xué)院內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、變化的文件材料;

四、人事、勞動工資統(tǒng)計(jì)報表;

五、學(xué)院歷年教職工名冊、登記表;

六、上級有關(guān)人事工作的文件，如果是專門針對本單位的，保存永久，如果是一般普發(fā)性的、不針對本單位的，保存30年;

七、學(xué)院人事工作的規(guī)章制度、會議記錄;

八、學(xué)院各部門的職責(zé)、崗位責(zé)任制度、機(jī)構(gòu)沿革、大事記等材料;

九、師資培養(yǎng)、管理工作計(jì)劃、規(guī)定、總結(jié);

十、表彰獎勵先進(jìn)集體、先進(jìn)教職工的材料;

十一、處分教職工和復(fù)查、撤銷處分的材料;

十二、錄用博士、碩士、本科、大專、中專畢業(yè)生的名單和材料;

十三、調(diào)入人員的批件、報到介紹信、工資轉(zhuǎn)移介紹信;

十四、教職工調(diào)出的材料，包括轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹信的存根;

十五、教職工學(xué)院內(nèi)部調(diào)動材料;

十六、合同制職工的合同、解除合同的報告、決定、通知等有關(guān)材料;

十七、教職工辭職、申請自費(fèi)留學(xué)的報告、批復(fù)、有關(guān)材料;

十八、本學(xué)院有關(guān)教師、其他專業(yè)技術(shù)人員、行政人員評審職務(wù)、晉升職務(wù)的文件、規(guī)定、重要會議記錄、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的批示、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料;

十九、上級機(jī)關(guān)下發(fā)的有關(guān)教師、其他專業(yè)技術(shù)人員、行政人員職務(wù)評審、晉升的文件，如果是專門針對本單位的，保存永久，如果不是專門針對本單位的、一般普發(fā)性質(zhì)的，保存30年;

二十、教師、其他專業(yè)技術(shù)人員、行政人員評審、晉升職務(wù)的審批表;

二十一、聘任工人技師、高級技師的文件、人員晉升名單、申報表等材料;

二十二、本學(xué)院聘任兼職教授的記錄和有關(guān)材料;

二十三、本學(xué)院教授被外單位聘任為兼職教授的有關(guān)函件;

二十四、本學(xué)院調(diào)整工資的文件規(guī)定;

二十五、上級機(jī)關(guān)有關(guān)調(diào)整工資的文件，如果是專門針對本單位的，保存永久，如果不是專門針對本單位的、一般普發(fā)性質(zhì)的，保存30年;

二十六、本學(xué)院人員晉升職務(wù)、調(diào)整職稱和工資的匯總表、工作總結(jié);

二十七、錄用人員的起薪通知單子;

二十八、各類人員的轉(zhuǎn)正定級名單和有關(guān)材料;

二十九、為學(xué)院做出突出貢獻(xiàn)的專家名單、享受特殊津貼人員名單、相關(guān)申報材料;

三十、職工出國、離休退休、死亡的停薪通知單;

三十一、教職工福利、困難補(bǔ)助（包括遺囑補(bǔ)助）等工作規(guī)定和申報表;

三十二、教職工喪葬費(fèi)、撫恤金記錄的有關(guān)材料;

三十三、教育事業(yè)單位因公受傷的審批材料，如果是一般的因公受傷，保存30年，如果是因公受傷致殘，保存永久，具體材料包括醫(yī)院診斷、證明材料、學(xué)院報告和審批意見等等;

三十四、學(xué)院關(guān)于經(jīng)濟(jì)管理的辦法，包括發(fā)放獎酬金、津貼的辦法。

說明：凡是以學(xué)院人事處正式發(fā)文形成的文件，擁有嘉南院人[XX]XX號這樣的文號，是永久保存的行政檔案，分類號XZ12。

最后，學(xué)院各個分院和基礎(chǔ)教學(xué)部有各自的行政綜合檔案（分類號XZ11），一般來說是保存30年，但是如果是以學(xué)院各個分院和基礎(chǔ)教學(xué)部正式發(fā)文形成的文件，擁有嘉南XX（分院代號）[XX]XX號、嘉南基[XX]XX號這樣的文號，都是永久保存的行政檔案，分類號XZ11。

作者簡介：

蔣斯茵，1979年2月12日出生，女，漢族，上海市，本科，助理館員，研究方向：行政管理。

（作者單位：上海交通大學(xué)嘉興南洋職業(yè)技術(shù)學(xué)院）