李靜

摘?要： 博物館每年都會根據(jù)自身的規(guī)模大小、自然條件、館藏文物，花費大量的人力、物力、財力舉辦各種展覽。有一個問題不容忽視，那就是展覽成功之時，往往是展覽資料流失之時。在舉辦展覽過程中會產(chǎn)生很多的文字、圖表、聲像等資料。有的資料因為沒有及時收集整理，在中途已經(jīng)丟失。有的資料分散在各個部門，沒有集中保管，處于失管狀態(tài)。如何將展覽陳列實踐中寶貴的第一手資料在第一時間保留下來，進行有效歸檔管理，建立健全展覽檔案，是各博物館面臨的一大現(xiàn)實課題。

關鍵詞： 博物館展覽;檔案收集;管理;分析

【中圖分類號】G206?【文獻標識碼】A?【文章編號】1674-3733（2020）03-0287-01

1?新時期博物館展覽檔案管理的必要性

當下，越來越多的民眾選擇到博物館休閑娛樂，學習體驗，極大的推動了文化產(chǎn)業(yè)類型的消費。從博物館展覽的功能分析，展覽正好可以滿足這種迅速增長的文化精神需求;同時作為觀眾了解歷史、文物的重要載體，在內(nèi)容方面展覽從前期籌備到展出到后期成果，既包含了展品信息、展陳設計、宣傳活動、參觀人數(shù)、觀眾調(diào)查、展覽衍生品等方面，也為展覽檔案的管理工作提出了一些改革要求;因此從實際需求方面觀察，在現(xiàn)階段的博物館展覽檔案管理方面，應該建立一套完整的展覽檔案方案，一是為了促進博物館檔案的整體發(fā)展，二是奠定了今后博物館檔案社會化服務的基礎。比如在檔案整體發(fā)展方面，就可以借助信息采集、數(shù)據(jù)積累與分析，不斷完善展覽檔案信息，提高展覽檔案管理效率與利用率;而在社會公共服務的層面，可以利用這種展覽檔案管理更為多樣、清晰的為社會民眾日益增強的了解意愿、學習欲求、休閑娛樂等提供有內(nèi)容、有數(shù)據(jù)支持的多元服務等。

2?博物館陳列展覽檔案分類與管理工作的作用

博物館陳列展覽檔案主要包括博物館在舉辦陳列展覽活動中所產(chǎn)生的相關的書面資料、影像記錄、音頻資料等，涉及范圍廣，種類繁多，相較于其他的檔案資料缺乏內(nèi)在的聯(lián)系性與規(guī)律性。基于此，博物館陳列展覽檔案的分類與管理工作就顯得尤為重要，它可以幫助建立系統(tǒng)化、規(guī)范化的博物館陳列與展覽檔案信息庫，將不同的陳列展覽檔案進行聯(lián)系，為日后相關活動的開展提供必要的信息支撐，為相關問題的解決提供數(shù)據(jù)支持。

3?常設固定陳列的展覽檔案

3.1?內(nèi)容設計階段的展覽檔案

在展覽策劃前期，主要檔案資料包括展陳策劃書、可行性方案、展覽內(nèi)容大綱及相關討論記錄、專家論證會紀要、上報審批文件等等。其中，牽涉到內(nèi)容大綱的資料最多，也最為復雜。在內(nèi)容設計階段，展覽大綱的完善是一個不斷充實和修訂的過程，一個基本陳列的內(nèi)容大綱從起草到最后定稿，往往要經(jīng)歷十幾稿甚至二十幾稿之多的修改，每一版的內(nèi)容大綱都應標注修改時間并及時存檔，這對回溯策展過程，厘清展覽內(nèi)容線索有著相當重要的意義。在展覽內(nèi)容設計階段，要進行文物展品的甄選，展品清單也會隨著展陳大綱的修改而不斷調(diào)整，相應產(chǎn)生的文物清單同樣應標明日期并作為該版內(nèi)容大綱的附件隨之存檔。

3.2?形式設計階段的展覽檔案

基本陳列及專題陳列由于其長期固定的性質(zhì)，對形式設計的要求普遍較高，在經(jīng)費較充裕的條件下，往往會延請專業(yè)設計公司負責這一項工作。根據(jù)相關法律法規(guī)的規(guī)定，形式設計公司和展陳施工單位的確定必須經(jīng)過嚴格的招標程序，在這個不短的時間段內(nèi)產(chǎn)生的文件種類繁多，數(shù)量巨大，包括公開招標文件、參加競標的各設計公司提供的展廳設計效果圖、招標會專家論證紀要，以及展陳各項目經(jīng)費財務文件等等，這些都是大型展覽項目中不可或缺的重要檔案。在形式設計階段，設計公司與博物館展陳人員將圍繞內(nèi)容大綱不斷充實、完善形式設計方案。

3.3?展陳施工階段的檔案

博物館展陳工程不同于普通的房屋裝修施工，涉及范圍廣，技術要求高。這一階段應及時留存的檔案文件包括各類施工圖、施工進度表、各種進場材料的合格證或質(zhì)保書、施工監(jiān)理報告、安防及消防系統(tǒng)驗收報告、展覽項目驗收報告等等。施工階段的文件專業(yè)性強，法律意義尤其重大，博物館展覽團隊應安排專人與施工方、監(jiān)理方進行對接，妥善保存相關文件或副本。

3.4?布展階段的檔案

在設計和施工進行到一定程度的時候，策展團隊要確定最終的布展方案。布展方案需條理明晰，詳細具體，有較強的可操作性和指導意義，內(nèi)容包括計劃日程表、布展人員各自的具體職責、現(xiàn)場安保方案等等。進入布展階段后，所有參與人員各司其職，嚴格按照布展方案執(zhí)行自己的工作，在文物出庫、現(xiàn)場點交、展品進柜、燈光調(diào)試等一系列進程中，應安排專人全程拍攝現(xiàn)場工作照及視頻資料，以影像的形式真實記錄布展過程。布展工作照和布展方案同樣是布展階段檔案中不可或缺的重要部分。在布展全部結束后，應盡快拍攝展廳現(xiàn)場效果照片，此時展廳尚未對觀眾開放，可以獲取比較整潔的畫面和全面的角度，拍攝的同時兼顧藝術性和紀實性。

4?結語

綜上所述，博物館展覽檔案的收集、管理和完善需要展陳人員的共同努力，健全展覽檔案第一重要的是形成自覺意識，在展覽項目進行過程中，要養(yǎng)成隨時將相關資料歸檔的習慣。一個展覽完成后，策展負責人應及時撰寫展覽總結報告，盡快整理出該項目的展覽檔案，做到分門別類，條理清晰，檢索便捷。豐富而全面的展覽檔案是博物館展陳工作的真實記錄，也是展覽陳列研究的寶貴資料。隨著中國博物館事業(yè)的繁榮，在策劃舉辦優(yōu)秀展覽的同時，也應更重視展覽檔案的收集和管理。期待在不久的將來，博物館展覽檔案工作能以藏品檔案管理為榜樣，早日走上制度化、規(guī)范化的道路。