趙歡歡 楊守杰

摘 要：隨著我國市場經(jīng)濟(jì)從高速發(fā)展到高質(zhì)量發(fā)展的轉(zhuǎn)變，L公司面臨著市場環(huán)境日趨惡劣的困境。為了提高市場份額，該公司利用賒銷手段提高產(chǎn)品銷量，由此引發(fā)了應(yīng)收賬款比例失控問題，通過分析發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致此問題的原因是組織架構(gòu)不完善，部門職責(zé)不合理，客戶信息系統(tǒng)落后等，本文立足于L公司的財(cái)務(wù)狀況，根據(jù)造成應(yīng)收賬款比例失衡的原因分析，提出相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：應(yīng)收賬款管理;客戶信息系統(tǒng);財(cái)務(wù)指標(biāo)

一、L公司財(cái)務(wù)指標(biāo)概況

本文主要從應(yīng)收賬款、營業(yè)收入、流動資產(chǎn)、應(yīng)收賬款增長率、營業(yè)收入增長率等財(cái)務(wù)指標(biāo)來研究L公司與應(yīng)收賬款相關(guān)的財(cái)務(wù)狀況。

從上表中的相關(guān)財(cái)務(wù)指標(biāo)可以看到，L公司的應(yīng)收賬款、營業(yè)收入和流動資產(chǎn)近幾年都呈遞增狀態(tài)，且應(yīng)收賬款占營業(yè)收入和流動資產(chǎn)的比例也在逐漸上升。2017年，L公司應(yīng)收賬款數(shù)額是10219.64萬元，到2019年該財(cái)務(wù)指標(biāo)上升到15067.81萬元，占據(jù)營業(yè)收入比例也從2017年的26.12%上升到了2019年的30.17%，同樣，該指標(biāo)占流動資產(chǎn)的比例從2017年的29.76%也上升到了2019年的33.53%。應(yīng)收賬款是企業(yè)因提供生產(chǎn)和勞務(wù)與客戶產(chǎn)生的債權(quán)債務(wù)關(guān)系，屬于應(yīng)收而未收款項(xiàng)。雖然應(yīng)收賬款可以為L公司帶來一定的經(jīng)濟(jì)效益，擴(kuò)大一定的市場份額，但是如果應(yīng)收賬款比例長此以往保持目前狀態(tài)，不僅會耗費(fèi)公司大量的管理成本，還會使L公司錯(cuò)失一些難能可貴的投資機(jī)會，從而造成機(jī)會成本增加，最終導(dǎo)致應(yīng)收賬款給L公司帶來弊大于利的反向影響。若該公司的管理者不能及時(shí)把控好應(yīng)收賬款在公司營業(yè)收入和流動資產(chǎn)中的比例，未來很有可能會使公司因?yàn)橘Y金鏈斷裂而面臨經(jīng)營困境。L公司需要對目前的應(yīng)收賬款管理機(jī)制進(jìn)行反省，通過全面分析，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，并從導(dǎo)致此問題產(chǎn)生的原因出發(fā)，重新制定一套合適的應(yīng)收賬款管理機(jī)制。

二、應(yīng)收賬款比例失控的問題分析

1.組織架構(gòu)不完善

該公司目前主要設(shè)置的主要部門有董事會、總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部、人事部、銷售部和質(zhì)量管理部等，總體上可以滿足L公司正常的生產(chǎn)經(jīng)營運(yùn)轉(zhuǎn)。但是應(yīng)收賬款的管理工作是全過程精細(xì)化管理，對公司組織架構(gòu)是否完善方面有較高的要求。通過借鑒在管理應(yīng)收賬款方面有豐富經(jīng)營的優(yōu)秀企業(yè)，可以發(fā)現(xiàn)L公司在組織架構(gòu)方面還需要進(jìn)行完善。缺少信用管理部門和法務(wù)部門的存在，利用賒銷手段來擴(kuò)大企業(yè)規(guī)模的方法就會使公司面臨很大的風(fēng)險(xiǎn)，不僅會導(dǎo)致銷售人員為了完成銷售任務(wù)盲目賒銷，也會使公司在應(yīng)收賬款比例失控時(shí)難以及時(shí)做出科學(xué)合理的應(yīng)對措施。因?yàn)楦鱾€(gè)不同的職能部門都有大量的工作任務(wù)，而應(yīng)收賬款管理工作又牽涉到了眾多部門之間的相互配合，且在該部門中此工作又不占據(jù)主導(dǎo)地位，所以會因此引發(fā)一系列的內(nèi)部矛盾。由此看來，解決L公司組織架構(gòu)不完善的問題對應(yīng)收賬款比例失衡問題能否徹底解決有至關(guān)重要的作用。

2.部門職責(zé)不合理

組織架構(gòu)不完善導(dǎo)致部門職責(zé)不合理，缺少了信用管理部門和專業(yè)的法務(wù)部門，就會把此部分的工作施加到銷售部門和財(cái)務(wù)部門。銷售部門在L公司的主要工作范圍是提升銷售業(yè)績和擴(kuò)大銷售范圍，是應(yīng)收賬款形成的源頭部門，財(cái)務(wù)部門的主要工作是核算公司日常收支和編制各種財(cái)務(wù)報(bào)表以供管理層審閱。在銷售部和財(cái)務(wù)部兩個(gè)部門之間，應(yīng)收賬款管理工作都不是重點(diǎn)，再加上人事部對銷售部和財(cái)務(wù)部的考核指標(biāo)不科學(xué)，導(dǎo)致該公司應(yīng)收賬款數(shù)量直線上升。同時(shí)，當(dāng)出現(xiàn)逾期款項(xiàng)時(shí)，也會因?yàn)閮刹块T不能協(xié)調(diào)統(tǒng)一而導(dǎo)致逾期款項(xiàng)逐漸淪為呆賬壞賬，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)大量呆賬壞賬時(shí)，才會進(jìn)行調(diào)查。領(lǐng)導(dǎo)的應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)管理意識也比較薄弱，只有在出現(xiàn)問題的時(shí)候才會想起來追究責(zé)任，但由于部門之間職責(zé)劃分不清晰不合理，員工就會彼此推卸責(zé)任。事前缺少對應(yīng)收賬款的風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，事中也不能夠清楚劃分部門職責(zé)，從而導(dǎo)致應(yīng)收賬款管理問題層出不窮。

3.客戶信息管理系統(tǒng)落后

L公司對于客戶的信息管理采取的是人工加機(jī)器結(jié)合的方式。公司目前雖然安裝了ERP信息管理系統(tǒng)，但由于公司員工綜合素質(zhì)有待提高，很少有員工能熟練利用ERP系統(tǒng)對客戶信息進(jìn)行管理，一般采取的是用Word文檔和Excel表格對客戶分門別類，將重要的客戶歸置到一個(gè)文件夾里進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，這種做法導(dǎo)致了公司員工辦事效率低下。同時(shí)，在對客戶信息進(jìn)行搜集時(shí)，市場部人員和銷售部人員由于種種因素未能對客戶信息進(jìn)行全方位搜尋，導(dǎo)致客戶信息片面化現(xiàn)象發(fā)生。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)L公司信用政策的制定和審核，然而信用政策的制定是以銷售部收集的客戶信息為基礎(chǔ)，缺少全面準(zhǔn)確的客戶信息為支撐，財(cái)務(wù)部門的員工很難制定出來適合本公司客戶的信用政策，不當(dāng)?shù)男庞谜卟粌H會導(dǎo)致新增客戶的減少還會逐漸流失公司的老客戶，進(jìn)而影響公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

4.催賬方式僵硬

財(cái)務(wù)部門通過定期編制賬齡分析表，查看哪些客戶已經(jīng)發(fā)生逾期，對于已經(jīng)發(fā)生逾期的客戶，財(cái)務(wù)人員會根據(jù)逾期時(shí)間的長短編制一份客戶名單，之后將客戶名單送至銷售部，負(fù)責(zé)該客戶的銷售人員則針對此逾期款項(xiàng)負(fù)責(zé)追回貨款。然而銷售人員在執(zhí)行催賬工作時(shí)，存在催賬方式僵硬的問題。而且應(yīng)收賬款事前管理過程中，對客戶資料信息沒有做到精細(xì)化管理，事后管理過程中又缺乏靈活的催賬方式，這直接導(dǎo)致了公司資金利用不到位問題的產(chǎn)生，由于公司缺乏健全的應(yīng)收賬款管理體系，在事前對不同客戶的資產(chǎn)資信狀況掌握不到位，以至于銷售人員在對客戶進(jìn)行催賬時(shí)不能靈活變動催賬方式，缺乏對客戶生產(chǎn)經(jīng)營方式和生產(chǎn)經(jīng)營理念的研究，從而造成回款率低的后果。

三、應(yīng)收賬款管理的解決對策

1.完善公司組織架構(gòu)

由于L公司組織架構(gòu)不完善，所以該公司需要在原有的組織架構(gòu)上增加信用管理部門和法務(wù)部門。信用管理部門的主要工作是：完善銷售人員收集的客戶信息;通過分析客戶的資信資料情況，制定適合目前客戶生產(chǎn)經(jīng)營的信用政策，在把控好客戶質(zhì)量的同時(shí)，提高公司的銷售業(yè)績;定期對其他部門的職員進(jìn)行信用管理知識培訓(xùn);根據(jù)財(cái)務(wù)部門提供的應(yīng)收賬款賬齡分析表，配合銷售部門做好逾期款項(xiàng)的回收工作。法務(wù)部門的是工作主要是對公司的銷售合同的制定和管理進(jìn)行合理安排。在合同制定方面不僅要認(rèn)真仔細(xì)審核合同條款目，對合同中出現(xiàn)的容易產(chǎn)生誤解的詞匯進(jìn)行清晰地定義界定;當(dāng)出現(xiàn)難以回收的逾期款項(xiàng)時(shí)，法務(wù)部門要及時(shí)采取法律手段保護(hù)公司的合法權(quán)益不受他人損害。在合同管理方面，法務(wù)部門要避免合同文本中空白頁、頁碼和公司統(tǒng)一合同編碼等低級性錯(cuò)誤的發(fā)生;對正在執(zhí)行的合同，如果出現(xiàn)具體條目發(fā)生變動要隨時(shí)與和此合同有關(guān)的部門人員進(jìn)行溝通，確保相關(guān)人員掌握信息的時(shí)效性。

2.明確各部門職責(zé)

在組織架構(gòu)完善的前提下，公司應(yīng)該明確各部門的職責(zé)范圍。當(dāng)應(yīng)收賬款管理出現(xiàn)問題時(shí)，可以有效避免由于職權(quán)劃分不清楚導(dǎo)致的部門員工推諉扯皮現(xiàn)象的發(fā)生。

應(yīng)收賬款管理過程中涉及到的主要部門有財(cái)務(wù)部門、銷售部門、法務(wù)部門和信用管理部門。銷售部門是應(yīng)收賬款形成的初始環(huán)節(jié)，銷售人員有責(zé)任也有義務(wù)根據(jù)信用管理部門之前制定的客戶資信審核體系去審核待賒銷客戶是否具有賒銷資質(zhì)，然后，信用管理部門介入到初步已經(jīng)獲得銷售部門批準(zhǔn)的客戶群，利用專業(yè)的信用評估手段，綜合經(jīng)濟(jì)、法律和管理三方面知識對客戶進(jìn)行評估，評估之后，由法務(wù)部門負(fù)責(zé)銷售合同的擬定。 財(cái)務(wù)部門則是作為次要部門，輔助各個(gè)部門各階段應(yīng)收賬款管理工作的順利進(jìn)行。在交易完成后，及時(shí)關(guān)注客戶欠款的到期日期。隨著欠款日期逐漸臨近，財(cái)務(wù)部要隨時(shí)提醒各部門做好賬款回收預(yù)防措施并附上賒銷客戶的詳細(xì)信息，包括客戶名稱、采購貨物名稱、交易發(fā)生金額、交易發(fā)生日期，貨款到期日以及負(fù)責(zé)該交易完成的銷售人員名稱等。

3.改善客戶信息管理系統(tǒng)

L公司在客戶信息管理方面，有待提高管理手段。處在人工智能盛行的社會背景下，公司領(lǐng)導(dǎo)可以選擇超客營銷和ERP管理兩種系統(tǒng)。超客營銷系統(tǒng)側(cè)重于銷售方面，包括客戶的資信資料信息、銷售人員與客戶的交互過程和在銷售團(tuán)隊(duì)內(nèi)進(jìn)行銷售技巧共享等。此系統(tǒng)對于L公司目前應(yīng)收賬款管理方面最大的幫助是客戶信息檢測的全面性和客戶信息在公司內(nèi)部的共享性。ERP管理系統(tǒng)側(cè)重于財(cái)務(wù)方面，包括各種財(cái)務(wù)報(bào)表的自動生成以及對客戶財(cái)務(wù)指標(biāo)的精細(xì)化統(tǒng)計(jì)。目前該公司需要解決的問題是對掌握ERP系統(tǒng)不太到位的人員進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，提高應(yīng)收賬款管理方面的工作效率。

4.完善應(yīng)收賬款催收機(jī)制

對于逾期款項(xiàng)催收方面，銷售部門和財(cái)務(wù)部門需要根據(jù)L公司的實(shí)際情況制定全面的賬款催收制度。在全面掌握客戶資料的情況下，對客戶的生產(chǎn)經(jīng)營狀況保持持續(xù)追蹤，防范該貨款出現(xiàn)逾期情況。若確實(shí)因?yàn)橐馔鉅顩r因素影響，客戶出現(xiàn)了賬款逾期現(xiàn)象，銷售部門要能夠及時(shí)針對該客戶平常的生產(chǎn)經(jīng)營狀況和生活行為習(xí)慣，采取適宜的催收措施。將線上交流和線下交談相結(jié)合，在善意地對客戶進(jìn)行貨款交付提醒之后，若客戶積極確認(rèn)了該貨款并確定了償還貨款的具體日期，則催收工作結(jié)束，若通過交流之后確定該客戶惡意拖欠公司貨款且有意賴賬，那么，銷售部門就需要及時(shí)通知法務(wù)部門，并將與客戶交流的過程以紙質(zhì)版和電子版形式轉(zhuǎn)交給法務(wù)部門，法務(wù)部門將可以作為主要證據(jù)之一利用法律武器維護(hù)公司利益。

四、總結(jié)

通過對L公司應(yīng)收賬款比例失衡問題的研究發(fā)現(xiàn)，該公司需要在組織架構(gòu)、各部門職責(zé)、客戶信息管理系統(tǒng)和應(yīng)收賬款催收機(jī)制方面做出具體的改進(jìn)措施。由于應(yīng)收款占公司資產(chǎn)比例過高，給公司的正常經(jīng)營帶來了很大的安全隱患，所以管理層要從加強(qiáng)自身風(fēng)險(xiǎn)防范意識開始，全面整治應(yīng)收賬款管理機(jī)制。首先要以健全的公司組織架構(gòu)為基礎(chǔ)，從建立完善的應(yīng)收賬款管理制度開始，利用先進(jìn)的客戶信息管理系統(tǒng)，明確各部門職員的主要工作范圍，從而達(dá)到提高應(yīng)收賬款管理效率的目的。適度的控制應(yīng)收賬款在流動資產(chǎn)中的比例，將賒銷為公司帶來的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

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