趙彥昌 姜珊

摘要：文章選取遼寧省檔案館藏《黑圖檔》作為研究的依據(jù)，深入剖析其中盛京內(nèi)務(wù)府檔案房與其他部門的往來公文及存查檔，進一步分析清代地方檔案館的工作內(nèi)容。通過梳理檔案可以發(fā)現(xiàn)，檔案房的具體職責(zé)主要體現(xiàn)為五個方面：抄寫、保管、匯總、印務(wù)及移交等文檔工作。

關(guān)鍵詞：《黑圖檔》盛京內(nèi)務(wù)府檔案房 抄寫檔案 移交檔案 環(huán)境史

Abstract：To analyze the work content of local ar？ chives in Qing Dynasty deeply，we choose Hetu Dangse kept in Liaoning Archives as the research ba？ sis and analyze the official document between Ar？ chives of Shengjing Imperial Household Department and other departments and file for reference. The specific responsibilities of archives are mainly embod？ ied in five aspects： copying files， keeping， summariz？ ing， printing and transferring and other work.

Key words： Hetu Dangse； Shengjing Imperial Household Department； Copying archives； Handing over archives；Environmental history

一、引言

清制，由內(nèi)務(wù)府掌管皇家的衣、食、住、行各項事務(wù)，清軍入關(guān)后，盛京成為陪都，建立了內(nèi)務(wù)府來掌管皇家各項事務(wù)，是為盛京總管內(nèi)務(wù)府，簡稱盛京內(nèi)務(wù)府。關(guān)于盛京內(nèi)務(wù)府建立的時間雖有爭議，但普遍認同在乾隆十七年（1752），盛京總管內(nèi)務(wù)府正式成立，專門管領(lǐng)盛京地區(qū)的皇家事務(wù)。盛京內(nèi)務(wù)府其下“設(shè)有三旗關(guān)領(lǐng)、檔案房、文溯閣及廣備、掌儀、慶豐、營造、都虞等司與三織造庫，分別掌管各項事務(wù)”。[1]目前對于盛京內(nèi)務(wù)府的一些研究主要集中于對盛京內(nèi)務(wù)府成立時間的探討、盛京內(nèi)務(wù)府皇莊、糧莊、鹽莊、棉莊的研究及盛京內(nèi)務(wù)府官員的選拔等內(nèi)容。[2]但對于其下設(shè)置的各部門的研究較少，專門研究盛京內(nèi)務(wù)府檔案房的內(nèi)容尚未發(fā)現(xiàn)，僅有郅宗的《清末盛京地區(qū)各衙署檔案機構(gòu)設(shè)置》對盛京內(nèi)務(wù)府檔案房的人員組成及職能進行了簡要的陳述。[3]《黑圖檔》是清代盛京總管內(nèi)務(wù)府形成的公文抄存檔案，是盛京內(nèi)務(wù)府同北京總管內(nèi)務(wù)府、北京六部等衙門之間，以及盛京將軍衙門、奉天府、盛京五部等衙門間往來公文原件抄錄后形成的。遼寧省檔案館從2016年陸續(xù)出版了329冊的《黑圖檔》，檔案的形成時間上起康熙元年（1662），下至咸豐十一年（1861），貫穿康熙、雍正、乾隆、嘉慶、道光、咸豐6個朝代，時跨200年。[4]《黑圖檔》內(nèi)約281件盛京內(nèi)務(wù)府的檔案房與京城及盛京各衙署的往來公文，檔案內(nèi)記載了檔案房的人員組成、俸餉情況及負責(zé)的各種日常工作，為檔案房職能的研究提供了重要的第一手檔案史料。而傳世文獻鮮有記載盛京內(nèi)務(wù)府下屬的檔案房的相關(guān)內(nèi)容，即使《清實錄》《大清會典》《嘉慶帝起居注》《道光帝起居注》《咸豐帝起居注》《清史稿》也只是對盛京內(nèi)務(wù)府及其屬官有一些零星描述，并未涉及檔案房?？梢姟逗趫D檔》在研究盛京內(nèi)務(wù)府檔案房中起到的關(guān)鍵作用。

二、盛京內(nèi)務(wù)府檔案房的基本職能

檔案房以“檔案”命名，承擔(dān)著盛京內(nèi)務(wù)府的各項文書檔案管理工作，保存檔案的同時，為其他部門利用檔案提供幫助。檔案《盛京內(nèi)務(wù)府為檔案房失火致朝房存放歷年冊檔號簿被焚事咨總管內(nèi)務(wù)府》記載：“查朝房一座，向為本衙門印務(wù)、總匯之區(qū)，所有各部衙門來文，以及本府三旗、各司稿案、冊檔、號簿，俱集聚于斯，以備查辦。”[5]可以發(fā)現(xiàn)檔案房作為盛京內(nèi)務(wù)府的印務(wù)、總匯之場所，同時保存著大量的檔案。我們可以從《黑圖檔》內(nèi)檔案的記載發(fā)現(xiàn)檔案房圍繞這部分職責(zé)所開展的具體工作。

（一）抄寫工作

從《黑圖檔》的記載來看，編史修志利用檔案房的檔案，需由檔案房抄寫、整理，檔案房承擔(dān)著大量的檔案抄寫工作。據(jù)《檔案房為領(lǐng)筆墨事咨盛京工部》記載：咸豐元年（1851）正月二十日，“檔案房，呈為咨行事。查得本衙門年例抄寫檔案，需用筆六十支、墨九兩，相應(yīng)咨行盛京工部，查照本衙門印領(lǐng)發(fā)給可也”。[6]檔案房每年關(guān)領(lǐng)一次抄寫檔案所用筆墨，按照年例抄寫檔案需用筆六十支、墨九兩，同時也可見其檔案抄寫工作任務(wù)的繁重。檔案房移交的檔案中匯抄件占很大部分，這部分檔案需由檔案房抄寫后移交。

（二）保管工作

檔案房不只是一個業(yè)務(wù)部門，更是一個檔案館，其中存放了各部衙門及內(nèi)務(wù)府三旗各司的檔案，以備查考、利用?！妒⒕﹥?nèi)務(wù)府為檔案房失火致朝房存放歷年冊檔號簿被焚事咨總管內(nèi)務(wù)府》記載：“查朝房一座，向為本衙門印務(wù)、總匯之區(qū)，所有各部衙門來文，以及本府三旗、各司稿案、冊檔、號簿，俱集聚于斯，以備查辦。”[7]《黑圖檔》就保存于盛京內(nèi)務(wù)府檔案房，由其專門管理。因為大量的檔案聚集于此，一旦發(fā)生火災(zāi)，損失也是相當(dāng)慘重的，在嘉慶二十三年（1815），就發(fā)生了一場大火，燒毀了大量的檔案?！妒⒕﹥?nèi)務(wù)府為檔案房失火致朝房存放歷年冊檔號簿等被焚事咨總管內(nèi)務(wù)府》記載：“盛京總管內(nèi)務(wù)府，為咨報事。檔案房案呈，嘉慶二十三年四月二十四日，檔案房遺火延燒朝房。”[8]檔案房保存的檔案主要是盛京內(nèi)務(wù)府日常形成的文書檔案及其他部門來文。遼寧省檔案館保存了部分盛京內(nèi)務(wù)府檔案，本文所利用的《黑圖檔》就是遼寧省檔案館整理的盛京內(nèi)務(wù)府檔案的存抄件，時間上包括了康熙至咸豐六朝的檔案，內(nèi)容上涉及政治、經(jīng)濟、司法、環(huán)境等多方面，記錄了盛京地區(qū)的歷史發(fā)展情況。無論從數(shù)量還是內(nèi)容上來看，《黑圖檔》都是十分珍貴的歷史檔案，而檔案房就負責(zé)保管這部分檔案。《黑圖檔》等盛京內(nèi)務(wù)府檔案能夠留存于世，也是在檔案房妥善的保管下得以實現(xiàn)的。

（三）匯總工作

檔案房保存著盛京內(nèi)務(wù)府與各部衙門之間的來文。檔案房每個月需將接到各部院來咨文件辦理完結(jié)并按月匯總，期限內(nèi)不能完結(jié)的事件須聲明緣由?！稒n案房為報各部院衙門來咨文件俱已存案咨復(fù)事》記載：“檔案房，呈為遵諭呈報事。乾隆五十九年九月十九日，奉將軍諭，本衙門所有接準(zhǔn)個部院衙門來咨文件，應(yīng)行咨復(fù)者，俱依限內(nèi)辦理完結(jié)，其限內(nèi)如有不能完結(jié)者，聲明緣由。并將已完、未完案件按月匯總、具稿、呈堂，以備考核等因。奉諭查，嘉慶六年六月初一日起，至二十九日止，所有接準(zhǔn)各部院衙門來咨共二十七件，應(yīng)存案備查事十七件，立稿存案外，應(yīng)咨復(fù)事十件，俱已限內(nèi)辦理，完結(jié)之處相應(yīng)呈堂存案備查可也?！盵9]可以看到，檔案房需在每月的月底，將各部院上月來文的答復(fù)、處理情況匯總后存案備查，并將辦理完畢的文件保存，以備查考。同時對于在期限內(nèi)未辦理完結(jié)的文件，需將未能完結(jié)的原因上報。

（四）印務(wù)工作

檔案房為盛京內(nèi)務(wù)府“印務(wù)之區(qū)”，掌管印務(wù)工作。從《黑圖檔》可以看到檔案房負責(zé)在空白公文紙蓋好印，供各衙門在封印期間使用。同時，在開印后，檔案房負責(zé)銷毀未使用的空白印紙。

空白的印紙，在年底和年初封印期間使用，可以避免因無法及時處理公務(wù)而延誤政事。“中央的地方各個衙門在實際的行政管理中，普遍地使用著事先鈐蓋印信的空白紙張，以求處理行政事務(wù)時的方便?！盵10]由檔案房發(fā)給內(nèi)務(wù)府及三旗所需的空白印信紙張，同時將各衙署所需的空白印信紙張數(shù)量進行統(tǒng)計并記錄。如《檔案房為于空白公文紙上鈐印事》（咸豐二年十二月）、《檔案房為于空白公文紙上鈐印事》（咸豐三年十二月），雖檔案內(nèi)容為滿文，但從標(biāo)題來看，檔案房負責(zé)預(yù)先在空白紙張上鈐印，時間應(yīng)為每年的十二月，即每年年末封印之前?！稒n案房呈為關(guān)領(lǐng)續(xù)賑米石動用預(yù)用空白公文紙張事》記載：“檔案房，呈為關(guān)領(lǐng)續(xù)賬米石所需預(yù)用空白紙張事。查鑲黃旗應(yīng)用續(xù)賑印領(lǐng)二張。正黃旗應(yīng)用續(xù)賑印領(lǐng)一張。正白旗應(yīng)用續(xù)賑印領(lǐng)一張。掌儀司應(yīng)用續(xù)賑印領(lǐng)一張。會計司應(yīng)用續(xù)賑印領(lǐng)一張。內(nèi)管領(lǐng)應(yīng)用續(xù)賑印領(lǐng)一張，共計七張，俱系動用預(yù)用空白紙張，理合呈明，存案備查可也?！盵11]道光二十一年（1841）十二月，為了關(guān)領(lǐng)續(xù)賑米，盛京內(nèi)務(wù)府三旗等部領(lǐng)取了空白印信紙張。檔案房將使用、發(fā)放的空白印信紙張情況進行統(tǒng)計后存儲，以備查考，可以在一定程度上避免營私舞弊。記錄這部分職能的檔案皆為存查檔，因此并未記錄領(lǐng)取空白印信紙張的具體用途，但可以推測是為了防止封印期間有緊急事務(wù)需要辦理。

而在開印后，這些空白印信紙張如未用完，為避免濫用，也需要由檔案房負責(zé)進行銷毀，銷毀同樣需要留文備查?！稒n案房呈為銷毀預(yù)用鈐印空白紙張事》（道光二十一年正月二十日）記載：“檔案房，呈為應(yīng)銷預(yù)用印信空白紙張，相應(yīng)呈堂存案備查事。”[12]嘉慶、道光與咸豐年間《黑圖檔》內(nèi)的這部分檔案，多為滿文，僅有少量道光年間的檔案為漢文。但是多篇相關(guān)檔案的標(biāo)題表明檔案房負責(zé)完成管理空白印信紙張這部分的工作。空白印信紙張的發(fā)放、銷毀及統(tǒng)計，可以有效避免濫用的情況，同時將統(tǒng)計情況留案備查，以便與具體的執(zhí)行對照，進一步保證空白印信紙張的合理使用。

（五）移交工作

檔案房保存著大量的珍貴檔案，為了利用或查考，檔案房還需定期或依照上級的要求，將相關(guān)檔案整理成所需形式后，進行移交。從移交的檔案內(nèi)容可以看到，檔案房保存著重要的檔案，為各項工作的完成及查考提供重要的參考。

1.移交纂修所需的檔案。清代檔案是纂修清史的基本史料，清代檔案利用工作較為突出的一面就是利用檔案編纂各種史書。咸豐元年（1851），實錄館纂修宣宗成皇帝實錄，要求檔案房查找相關(guān)書籍、文件?！稒n案房為纂修實錄查明奏準(zhǔn)更改添裁規(guī)條造冊呈報事呈請咨戶部》記載：“盛京內(nèi)務(wù)府，按照部咨，將嘉慶二十五年七月二十五日起，至道光三十年正月十四日止，一切奏準(zhǔn)更改添裁有關(guān)錢糧鹽課事件，查明、抄錄原案造冊，徑行報部，仍希見復(fù)可也等因前來。查本府自嘉慶二十五年七月二十五日起，至道光三十年正月十四日止，所有奏到朱批、更改添裁一切事件遵照原案查明，造具清冊二本，咨送戶部?！盵13]檔案房按照要求，將嘉慶二十五年（1820）至道光三十年（1850），道光皇帝在位期間形成的相關(guān)材料，抄寫、整理成兩本清冊，送往戶部，以備利用。大臣列傳每五年纂修一次。咸豐六年（1856）再次開館纂修大臣列傳，國史館征集咸豐元年（1851）至咸豐五年（1855）內(nèi)的大臣事跡。《檔案房為報無應(yīng)人臣工列傳之大臣亦無增刪差徭官兵等處事呈請咨國史館》記載：“除自道光二十六年至三十年，業(yè)經(jīng)本官行文內(nèi)務(wù)府值年旗、吏、禮、兵部，查取已故大臣事跡，辦理外，咸豐元年起，至五年止，亦應(yīng)接續(xù)查辦?！盵14]盛京內(nèi)務(wù)府在查找后，發(fā)現(xiàn)并無應(yīng)報大臣，其余相關(guān)材料在整理后，上報給國史館、兵部及盛京將軍衙門。

2.定期移交的檔案。一是官員經(jīng)制冊。嘉慶八年（1803）以后，每年造送一次武職官員經(jīng)制冊，在此前，春、秋兩季皆需移交?！妒⒕﹥?nèi)務(wù)府為造送武職官員經(jīng)制冊事咨兵部》（嘉慶二年三月）內(nèi)記載：“盛京內(nèi)務(wù)府，為咨送經(jīng)職冊事。檔房案呈，前準(zhǔn)兵部咨開，嗣后武職官員每年春秋二季造具經(jīng)職冊，咨送本部備存，等因在案?！盵15]從移交時間來看，另一份檔案《盛京內(nèi)務(wù)府為造送武職官員經(jīng)制冊事咨兵部》（嘉慶二年八月）也可以證明這一規(guī)定。嘉慶八年（1803）以后，更改為每年移交一次?！稒n案房為造送武職官員經(jīng)制冊事呈請咨總管內(nèi)務(wù)府》記載：“嘉慶八年，準(zhǔn)兵部咨開，嗣后武職官員每年一次造具經(jīng)制冊，咨送本部備查，等因在案?！盵16]檔案房按照要求，將鑲黃旗、正白旗佐領(lǐng)、驍騎校等武職官員的加級記錄整理，制成經(jīng)制冊后，移交給兵部。

二是紅本?！敖?jīng)過批紅的本章，即稱為紅本?！盵17]《盛京內(nèi)務(wù)府為進送考察官員等第紅本事咨批本處》（嘉慶三年三月）記載：“盛京內(nèi)務(wù)府檔案房案呈，乾隆三十九年十月二十九日，準(zhǔn)都虞司來文內(nèi)，開準(zhǔn)吏部議覆都統(tǒng)安太奏，稱各處大臣官員奏事俱令出具隨咨，交赍奏員弁，同奏折交奏事官查明轉(zhuǎn)奏等語，自是慎重稽查之意，應(yīng)如該都統(tǒng)所奏，出具隨咨，交奏事官轉(zhuǎn)奏，以憑查核等因，乾隆三十九年八月十四日，奉旨依儀，欽此欽尊，等因移咨前來。查本府應(yīng)進紅本俱系派員赍送到京，照內(nèi)務(wù)府例，露遞批本處轉(zhuǎn)行呈進。此次考察本府官員等第紅本一件，差筆貼式金洪亮送，前去之處知會批本處可也?！盵18]從《黑圖檔》內(nèi)的檔案可以發(fā)現(xiàn)，進京考察官員等第紅本每三年移交一次。除了官員紅本，黑牛館的銷算紅本也需要每年進行移交。嘉慶四年（1799）十一月，《盛京內(nèi)務(wù)府為進呈黑牛館一年祭用牛羊數(shù)目銷算紅本事咨批本處》記載“：查本府應(yīng)進紅本俱系派員赍送到京，照內(nèi)務(wù)府例，露遞批本處轉(zhuǎn)行呈進。此黑牛館所奏，一年祭用牛羊數(shù)目銷算紅本一并交筆帖式張榮赍送批本處可也?！盵19]此外還有十幾件檔案記錄了這部分內(nèi)容。通過這些檔案的時間可以推測黑牛館一年祭用牛羊數(shù)目銷算紅本大致在每年的十一月移交，派專員在清晨下露水的時候送到批本處。紅本匯繳雖形成了制度，但具體移交的時間及對紅本的整理要求等方面并未進行詳細的規(guī)定，并未形成統(tǒng)一的歸檔制度。

3.查案所需的檔案。在案件的辦理過程中，查閱檔案也是斷案的一個途徑。在一些案件的辦理過程中，檔案的記載為案件的處理提供了有力的憑證。如在查辦苛斂食辛者庫錢文的莊頭賈相文時，由檔案房將食辛者庫冊籍送往盛京將軍衙門查辦?！稒n案房為送被控苛斂食辛者庫錢文之莊頭賈相文等及管處咸豐四年初季食辛者庫冊籍事呈請咨盛京將軍衙門》記載：“本衙門即令等筆帖式巴杭阿，自行赴案聽候外，隨將莊頭賈相文、陳謐、王常壽親丁高國平等，并內(nèi)管處上年初季食辛者庫冊籍九本，包封，一并咨送盛京將軍衙門會辦。其德順惠賬目，該鋪聲稱并無散放食辛者庫存賬?！盵20]在收到來文后，檔案房查找出食辛者庫冊籍九本，送往盛京將軍衙門。檔案的記載，為各項案件及糾紛的快速解決提供了重要的依據(jù)。

4.移交的其他檔案，比如注銷清冊。注銷清冊主要用于核查案件是否辦理完畢，確保各衙門的辦事效率。例如，京城刑部移交的注銷清冊：“刑部辦理案件，無論奏題咨案，著每月將現(xiàn)審，若干案，開具略節(jié)，注明收審月日，于月終具奏一次，并著將月折交該科道，與每月注銷清冊，逐件核對。”[21]清點注銷清冊，可確保案件得到及時的處理。嘉慶十四年（1809），《盛京內(nèi)務(wù)府為造送嘉慶八年至十三年所以來行事件注銷清冊等事咨盛京巡察衙門》記載：“巡察衙署倒塌，所有存貯稿案俱被浸污糟爛，本堂無憑查照，相應(yīng)咨行盛京五部、將軍衙門、奉天府府尹并三陵事務(wù)衙門、總管內(nèi)務(wù)府，希即派員，所有嘉慶八年巡察行取稿案逐件詳細抄錄，毋得草率、遺漏，務(wù)于三日內(nèi)咨送巡察衙門，以備查找辦理。”[22]嘉慶十九年（1814），盛京將軍巡查奉天等地，所有衙門應(yīng)將注銷事件，制成注銷清冊?！稒n案房為造送嘉慶十九年來行事件注銷清冊事呈請咨奉天巡察衙門》記載：“檔案房，呈為咨送事。嘉慶十九年十二月十八日，準(zhǔn)欽命巡察奉天等處地方，盛京將軍宗室晉，為咨取事。今本將軍奉旨巡查奉天等處一切事務(wù)，所有各部衙門應(yīng)查注銷，于嘉慶十四年正月起至十八年十二月底，此五年注銷，于文到日，先行咨送本衙門查核?！盵23]檔案房遵照來文，制成注銷清冊，共計148冊。注銷清冊按照巡察的時間進行移交，每次移交工作以五年作為一個時間節(jié)點，將五年間的注銷案件整理成冊后，進行移交。

檔案房雖主要承擔(dān)文檔工作，但其在日常工作中還負責(zé)上屬部門一些其他工作，在這方面可以將盛京內(nèi)務(wù)府檔案房與其他檔案房進行區(qū)分。比如，在查閱《黑圖檔》過程中，可以看到盛京內(nèi)務(wù)府檔案房還負責(zé)官員升遷、調(diào)轉(zhuǎn)、撿選等職官管理的工作，同時還承擔(dān)了一部分祭祀與維修活動。這些工作與盛京內(nèi)務(wù)府的職能密切相關(guān)。再如，昇平署檔案房“除負責(zé)檔案記錄整理工作和承辦錢糧外，還要負責(zé)內(nèi)廷演戲的劇本書寫記錄工作，寫好凈本呈送帝后御覽”。[24]各處根據(jù)本機構(gòu)的需要，設(shè)置檔案房來掌管文書、檔案工作及本部相關(guān)業(yè)務(wù)。檔案房負責(zé)的其他工作還需要繼續(xù)挖掘檔案的內(nèi)容。

三、結(jié)語

《黑圖檔》內(nèi)容豐富，對清代地方檔案與清代地方檔案史多方面的研究具有重要的學(xué)術(shù)價值，詳見《〈黑圖檔·咸豐朝〉評介》[25]與《遼寧省檔案館編〈黑圖檔·嘉慶朝〉評介》[26]。筆者先前利用《黑圖檔·嘉慶朝》對清代公文撰擬用字、用印[27]、清代盛京內(nèi)務(wù)府檔案利用[28]其他文書制度[29]進行了初步的探討。從上文可以看到，《黑圖檔》又為我們展現(xiàn)了形象豐富的盛京內(nèi)務(wù)府檔案房，為研究清代地方檔案館史提供了豐碩的第一手史料。通過上述對盛京內(nèi)務(wù)府檔案房基本職能的分析，我們可以看到其在盛京內(nèi)務(wù)府中所起到的重要作用，雖其他史料中罕有盛京內(nèi)務(wù)府檔案房的記載，但從遼寧省檔案館藏《黑圖檔》的記載來看，檔案房在完成其五項基礎(chǔ)工作的過程中，能夠按照要求抄寫檔案、保管大量檔案、定期移交檔案的同時，又為各種史籍的纂修提供大量的參考資料，為案件的合理解決提供重要依據(jù)，檔案房承擔(dān)著重要且大量的工作。

*本文系2018年國家社科基金重大項目“東北區(qū)域環(huán)境史資料收集、整理與研究”（項目編號：18ZDA174）中期成果。

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作者單位：遼寧大學(xué)歷史學(xué)院