摘 要：公路是經(jīng)濟社會發(fā)展的生命線。公路建設飛速發(fā)展的同時，離不開公路檔案這個載體，離不開公路檔案資料的積累和沉淀。隨看信息技術(shù)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的到來，公路系統(tǒng)檔案電子化迫在眉睫，但是公路系統(tǒng)電子檔案管理還面臨一些困難和問題。本文以大數(shù)據(jù)時代為背景，結(jié)合公路系統(tǒng)電子檔案管理實際，通過分析電子檔案管理現(xiàn)狀，探討公路系統(tǒng)電子檔案管理的發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);公路;電子檔案;現(xiàn)狀;發(fā)展

公路是發(fā)展之基、民生之本。公路在建設發(fā)展中，形成和積累了豐富的檔案資料。這些檔案資料，真實的記錄了公路的建設、發(fā)展、取得的成就及在此過程中公路人凝結(jié)的智慧和傳承的精神。在檔案資料中，你可以清晰地看到單位發(fā)生過的重大事件、發(fā)展中制定的規(guī)范性文件、公路人日常的活動等。公路系統(tǒng)檔案管理水平?jīng)Q定著是否能為經(jīng)濟發(fā)展和管理方式提供有價值的參考信息，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，公路系統(tǒng)檔案的電子化也迫在眉睫。大數(shù)據(jù)是信息技術(shù)發(fā)展到一定程度的必然產(chǎn)物，影響到了整個社會的方方面面，也輻射到了檔案管理領域。在大數(shù)據(jù)時代中，檔案的生成和利用方式發(fā)生了變化，檔案管理也理所當然需要實現(xiàn)電子化。就公路系統(tǒng)而言，公路的現(xiàn)代化建設需要適應整個社會科技的發(fā)展需求，公路系統(tǒng)的檔案管理工作也不例外，也需要不斷創(chuàng)新，緊跟時代步伐，公路系統(tǒng)要不斷加強電子檔案管理提高辦公效率，為公路發(fā)展奠定堅實的基礎。

一、電子檔案管理的優(yōu)勢

1.能夠提高工作效率。電子檔案相比傳統(tǒng)檔案，可實現(xiàn)實時歸檔，實現(xiàn)了歸檔的及時性和高效性。就文書檔案而言，傳統(tǒng)的文書檔案歸檔一般是在公文辦結(jié)完畢后第一年，是通過手工模式來實現(xiàn)的紙質(zhì)檔案管理的，時間比較滯后，而且需要花費時間進行檔案資料的鑒定、整理和歸檔。而在大數(shù)據(jù)時代，公路系統(tǒng)大部分單位都使用了檔案管理系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)，只需要將OA辦公系統(tǒng)中已經(jīng)辦結(jié)完畢的電子公文導入到檔案數(shù)據(jù)庫，就可以輕松完成電子檔案的鑒定、分類和歸檔，大大縮短了工作時間，提高了工作效率。

2.方便開發(fā)和利用。相比傳統(tǒng)檔案的手工查詢方式，電子檔案管理的步驟相對簡潔，從檔案管理系統(tǒng)中進行檔案查詢也更省時更精準。電子檔案的查閱利用不受空間限制，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對電子檔案進行管理，在局域網(wǎng)內(nèi)就可以實現(xiàn)檔案資料的共享，解決檔案儲存利用不能同步的問題，打破了空間限制，提升了檔案查閱利用的便捷性，提高了工作效率。

3.能夠節(jié)約物理空間。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要在檔案室歸檔存放，而隨著時間的推移，公路系統(tǒng)產(chǎn)生的檔案資料數(shù)量逐年增加，檔案資料的增長速度高于檔案資料的銷毀速度，檔案室的空間越來越擁擠。而電子檔案可以將大量的檔案資料進行壓縮，儲存在硬盤上或網(wǎng)絡上，節(jié)省了物理空間。

二、公路系統(tǒng)電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.檔案管理基礎設施比較落后。目前，公路系統(tǒng)很多單位的檔案室大都多年未進行升級改造，不能滿足電子檔案管理需要。電子檔案管理需要的硬件設備比較落后，往往只配備了電腦、打印機、復印機等簡單的辦公設備，缺少諸如全文識別功能的掃描儀、檔案專業(yè)刻錄機、能承載大規(guī)模數(shù)據(jù)庫的服務器等檔案電子化管理的相關(guān)設備。

2.檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升。在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理人員不單單要掌握檔案管理方面的專業(yè)知識，還要熟練使用電腦能夠利用電子檔案管理系統(tǒng)等軟件。最好還能進一步開發(fā)更便捷的軟件系統(tǒng)。但目前公路系統(tǒng)從事檔案工作的管理人員基本都存在年齡偏大的情況，對新知識、新技術(shù)接受程度慢。還有的檔案管理員有專業(yè)的檔案管理知識，但操作計算機能力不高，對大數(shù)據(jù)技術(shù)的運用能力不夠。公路系統(tǒng)大部分單位對檔案管理的發(fā)展重視程度不夠，在事業(yè)單位招考中招錄的大部分是路橋?qū)I(yè)，檔案專業(yè)很少招錄。即使是年輕人從事檔案管理工作，大多都是工作后第一次接觸檔案管理，所以高素質(zhì)的專業(yè)的檔案管理人才非常少。

3.電子檔案安全問題不容忽視。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容的原始性很容易被辨別，而電子檔案則容易被更改，容易丟失數(shù)據(jù)，存儲介質(zhì)也容易被破壞，對計算機軟硬件的要求高。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，如果被刪改，可以通過書寫墨跡以及紙張的新舊程度等進行區(qū)別，電子檔案則不具備這些條件，在電子檔案存儲過程中存在操作失誤或被篡改的可能。大數(shù)據(jù)環(huán)境下電子檔案管理存在非法訪問、信息泄漏、資料丟失、數(shù)據(jù)被破壞等風險。

4.軟件開發(fā)有待加強。軟件在電子檔案管理中起著特別重要的作用，因為檔案管理系統(tǒng)要與各種辦公軟件系統(tǒng)進行對接。目前淄博公路系統(tǒng)內(nèi)部普遍使用的辦公軟件為OA辦公系統(tǒng)，其他的辦公軟件一般都是當?shù)卣y(tǒng)一使用的辦公軟件。這些辦公軟件與檔案管理系統(tǒng)之間大都不能實現(xiàn)文件共享，軟件對接存在滯后。很多單位使用的檔案管理系統(tǒng)比較落后，實現(xiàn)不了遠程登錄，滿足不了大數(shù)據(jù)時代下電子檔案管理的需要。

5.電子檔案管理制度不完善。在公路系統(tǒng)中，相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案管理可以說剛剛起步，電子檔案管理體系還不完善，在具體的操作過程中還存在一些問題。電子檔案的管理方式與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式不同，存儲載體和具體操作過程也不盡相同，傳統(tǒng)的檔案管理制度應用于電子檔案管理可操作性差，加之很多單位對檔案的收集和整理重視程度不夠，在電子檔案管理工作中還存在許多的不足。制定和完善電子檔案管理制度也就變得格外重要。

三、公路系統(tǒng)電子檔案管理的發(fā)展途徑

1.加強電子檔案基礎設施建設。要加強電子檔案管理，就需要按照檔案電子化的要求，配備電子檔案管理所需要的基礎設施。為了保證電子檔案的儲存，需要配備專用的存儲設備。存儲電子檔案的硬件設備，除了容量大，還需要質(zhì)量過硬，才能保證在操作過程的順暢。還需要有個硬件專門存儲備份的檔案，如原有存儲硬件出現(xiàn)損壞，可以用來代替。

2.培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，電子檔案管理工作對檔案管理者提出了新的要求。檔案管理人員不僅需要懂得檔案管理專業(yè)知識，還要有較強信息技能。公路系統(tǒng)在單位招錄中應增加錄取檔案管理、網(wǎng)絡管理、計算機等方面的專業(yè)人才數(shù)量，為檔案管理配備新生力量。還需要重視檔案管理人員的培訓教育，可以通過參加繼續(xù)教育等方式進行培訓，學習最新的檔案管理方面的知識和計算機網(wǎng)絡、大數(shù)據(jù)挖掘等技能。檔案管理人員要更新管理理念，充分認識到電子檔案管理的優(yōu)勢，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，提升自身現(xiàn)代化檔案管理能力。

3.加強電子檔案安全工作。在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，電子檔案管理人員需要加強安全管理意識。要制定安全管理制度，加強安全培訓，學習保護電子檔案的方式方法，同時避免因個人的操作失誤威脅到電子檔案的安全。引進標準化的檔案管理設施設備、軟件安全系統(tǒng)，確保電子檔案管理平臺安全性能優(yōu)越，提升電子檔案的安全性、可靠性。要對電子檔案定期做好殺毒工作與防火墻的更新，定期排查電子檔案系統(tǒng)，及時發(fā)現(xiàn)安全隱患。制定切實可行的安全應急措施和預案，一旦出現(xiàn)安全問題，能在第一時間快速、高效的處理，并確保檔案信息的安全。對用于傳輸電子檔案的網(wǎng)絡進行隔離設置，確保電子檔案在專網(wǎng)內(nèi)傳輸，防止電子檔案流向外網(wǎng)。

4.升級軟件管理，提高工作效率。要積極引進先進的科學技術(shù)，在軟件的開發(fā)上投入精力和力量，使得不同的軟件之間能夠進行文檔傳輸，或者在不同軟件之間根據(jù)一定的邏輯關(guān)系設立文件樹，便于檔案的檢索查詢。構(gòu)建高效的電子檔案檢索查詢系統(tǒng)，做好檔案數(shù)據(jù)的深層次處理。要將系統(tǒng)軟件設置權(quán)限等級，在檔案查詢時，根據(jù)查詢者的權(quán)限范圍進行檔案的調(diào)閱。查詢者在系統(tǒng)注冊登錄時，系統(tǒng)根據(jù)之前的權(quán)限設定自動識別查詢者身份和權(quán)限，可以排除不相關(guān)人員使用電子檔案。檔案系統(tǒng)對查詢者的查詢內(nèi)容、查詢時間、拷貝信息等自動記錄，對查詢者查詢的過程進行監(jiān)督與管理，可以進一步保證檔案的安全。

5.制定電子檔案管理制度。電子檔案管理制度要做到對于檔案的收集、整理和提取的全過程要有一體化的控制，對于電子檔案管理的全過程可以記錄和監(jiān)控，以實現(xiàn)對其全過程的管理?？梢砸?guī)定只有電子檔案管理的專職人員才可以對檔案進行修改、查詢等權(quán)限，對進入檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限進行嚴格設置，無關(guān)人員無操作系統(tǒng)的權(quán)限。單位其他人員想要查閱資料時，只能通過管理人員的授權(quán)操作才能查看，有效降低違規(guī)操作行為，發(fā)揮檔案管理制度的作用。在電子檔案管理制度中體現(xiàn)考核評優(yōu)，對檔案管理人員起到督促和激勵作用。

四、結(jié)語

電子檔案作用日益突顯，公路系統(tǒng)也需要緊跟時代發(fā)展步伐，認識到電子檔案發(fā)展的優(yōu)勢，客觀地認識到公路系統(tǒng)電子檔案管理存在著設施比較落后、管理人員綜合素質(zhì)不高、安全問題存在、軟件開發(fā)有待加強、制度不完善等現(xiàn)狀。電子檔案的發(fā)展需要根據(jù)實際通過加強基礎設施建設、培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人員、加強安全工作、升級軟件管理、制定管理制度等措施來進行保障。

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（作者單位：博山公路事業(yè)服務中心）

作者簡介：張倩倩（1983-），女，山東淄博人，檔案館員，本科學歷，從事檔案管理工作。