鄒四芳

【摘要】隨著我國公共衛(wèi)生體系的逐步完善，疾病預防控制基地中心開辟了新的發(fā)展機遇，在工作中創(chuàng)建的檔案越來越多。當前的工作重點是由于基層疾控中心檔案管理起步較晚，各部門重視不夠，在管理過程中存在一些問題。本文結合當前情況，對基層疾控中心檔案管理中存在的問題進行探討，然后分析了做好基層疾控中心檔案管理的對策，希望本研究能為同行提供一些幫助。

【關鍵詞】基層疾控中心;檔案管理工作;策略

近年來，人民生活水平穩(wěn)步提高，人們越來越關注自己的身體狀況。社會各界都十分關注疾病預防控制工作，因此，疾病預防控制中心的基礎檔案管理工作變得越來越重要，同時檔案信息的內容也越來越復雜，疾病預防控制中心是行政管理的重要組成部分，承擔著疾病預防控制的重要任務。疾病監(jiān)測、疾病預防和控制以及疾病分析往往產生大量的檔案，這些檔案是疾病診斷和控制的重要數(shù)據，非常有幫助，為了能夠做好有效的分類，整理以及收集工作，也為了確保疾控中心工作的順利開展，可以為今后的流行病學分析、疾病診斷和控制提供重要的數(shù)據支持，進入21世紀以來，隨著公共衛(wèi)生體制改革的不斷深入，疾病預防控制中心檔案管理已成為疾病預防控制的重要組成部分。如何做好基地控制中心檔案管理工作，顯得尤為重要。

一、基層疾控中心檔案管理過程中存在的問題

（一）檔案管理工作意識薄弱。在調研過程中我們可以看到，很多基層疾病控制中心都有檔案管理員，但這些檔案管理員并不專業(yè)，有的有好幾個崗位，這樣一來，所有的精力就無法全部都用在管理工作上，因此，工作的效率也降低了。管理員沒有經過專業(yè)培訓，也沒有更多的專業(yè)經驗，對業(yè)務不熟悉，難度很大，檔案管理涉及許多復雜、枯燥的方面，要求有強烈的責任心和負責任的工作方式。無論檔案管理人員的管理工作多么漂亮、質量多么高，都將不再為本部門創(chuàng)造社會效益和經濟效益，在長期的檔案工作中，許多員工對檔案管理逐漸失去信心，行政效率低。

（二）檔案管理制度并不完善。在調查研究過程中，我們可以發(fā)現(xiàn)這些文件是由疾病預防控制中心收集的，在衛(wèi)計局等許多地方，這些文件是由部門管理的。此外，它也很復雜。在管理過程中，一些疾病預防控制中心只把文件放在柜子里。這些文件沒有比較好的透氣設施，會有許多不安全因素，也直接影響到基層疾病預防控制中心檔案管理的安全與保障。其中，綜合建設管理制度不完善，缺乏有效的組織保障，導致疾病預防控制中心日常檔案無法按照規(guī)定準確收集、整理和保存。規(guī)范和收集不完整的檔案。單位對于材料檔案的整理也不重視，在疾病預防控制中心內部業(yè)務發(fā)展過程中產生的檔案在科技領域具有很強的影響力，這些檔案往往具有很高的價值。因此，在使用過程中，由于工作需要，許多永久性文件逾期未交上級檔案機構，除了存儲大量的文件外，還有更加繁重的任務需要完成。

（三）人才隊伍建設相對落后，設施不完善。在基層疾病預防控制中心，檔案館有獨立的綜合性檔案館或者有關人員，沒有直接負責檔案管理的專業(yè)人員，疾病預防控制檔案管理職業(yè)管理工作，但參與檔案管理的人員，如果僅能以部分時間管理檔案，那么檔案管理的連續(xù)性就會缺乏，而且由于檔案工作本身的封閉性，與外界接觸較少，人員的流動造成檔案數(shù)據丟失的現(xiàn)象也很普遍。職業(yè)培訓和教育的機會非常少，許多疾病控制中心的設備很難通過學習來提高他們的職業(yè)素質。不好的情況下，許多紙質文件，甚至在一些地方仍然有手工復制的文件，在這種情況下，由于需要對他們進行手動管理，因此也給工作人員帶來了不小的困難，只有少數(shù)基層疾病預防控制中心能夠在某些地方進行電子信息管理，因為一方面操作時間長多用途原紙，文件變黃脆，很難進行進一步的保存。

二、做好基層疾控中心檔案管理工作的措施

（一）制定科學規(guī)范的管理制度。在開展疾病預防控制中心檔案管理工作時，為了規(guī)范檔案管理者的工作，需要完善相關的行政制度。而建立科學的檔案管理制度，對于檔案管理制度的完善，能夠推進檔案制度管理規(guī)范化工作。因此，在制定規(guī)章制度的過程中，一套具有可操作性的規(guī)章制度應在充分遵守國家有關法律法規(guī)的基礎上，通過對于檔案管理制度的完善以及規(guī)范，制定更加詳細的制度，并確保收集、分類的規(guī)范，將最終評價結果與年度評價掛鉤，確保在檔案收集過程中，各部門、檔案管理部門可以全天候收集資料，科學整理檔案，科學歸檔。在檔案管理過程中，中國疾控中心應根據相關法律法規(guī)和反恐中心的實際情況，在數(shù)據庫的基礎上建立科學、完善的管理體系。統(tǒng)一，包括收集、整理、歸檔、查詢等。在這一過程中，要對紙質或圖片資料難以保存的情況進行信息處理，在采集和訂購過程中，要認真對待檢驗數(shù)據和疾病檔案，將健康檔案和人事檔案放在同一位置，存放時要嚴格遵守檔案管理標準，并放在干燥通風處，避免明火;查詢時和外來檔案必須做好登記，在對于數(shù)字文件的管理當中，應進行備份，防止病毒或數(shù)據丟失。

（二）提升檔案管理水平。近年來，越來越多的部門開始聯(lián)系電子計算機進行信息建設，這是中國疾控中心在檔案管理過程中向計算機化方向發(fā)展，更是提高管理水平的途徑之一，在檔案管理工作中，難以存儲的紙質數(shù)據可以轉換成電子文檔進行存儲，也可以保證安全，為了防止數(shù)據丟失，在查詢過程中還可以直接使用互聯(lián)網進行快速查詢，管理更舒適、更方便，能夠快速收集和存儲信息，因此，疾病預防控制中心員工應以積極的態(tài)度學習計算機和網絡技術，提高工作水平，以適應現(xiàn)代化的需要。要成立專門的工作小組，實行以檔案管理人員為主、兼職檔案管理人員為輔的綜合管理，通過建立嚴格的組織機構、明確的分工、高效的檔案管理制度、有效的檔案管理質量和行政效率做好檔案管理的培訓、教育、溝通、交流等工作，定期對檔案管理人員進行職業(yè)培訓和學術交流，鼓勵他們參加，以多渠道的培訓教育模式，提高員工的管理水平。

三、結束語

在當前形勢下，越來越多的部門開始引入互聯(lián)網進行信息管理，在這個過程中，疾病預防控制中心沒有認識到管理的重要性，基層疾病預防控制中心和有關部門要響應新形勢的號召，引進電子計算機，利用互聯(lián)網進行信息管理，充分認識流行病學研究、公共衛(wèi)生和安全保障;疾病預防控制中心檔案管理作為疾病預防控制體系建設的重要內容，要兼顧檔案的管理和行業(yè)性，要把企業(yè)控制放在同一個位置。充分認識到疾病預防控制中心日常運行中產生的檔案的重要性，認識到疾病預防控制中心檔案管理對疾病控制基礎工作的深遠影響，高度重視檔案管理，同時對檔案管理人員進行及時管理，為了引起人們對日常工作中產生的大量資料的重視，使其得到正確、有效的利用，我們應該在管理層面更加重視檔案管理，進一步約束管理者的行為，確保認真開展工作，履行職責。

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