蔣楠

【摘要】醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分。通過醫(yī)療技術(shù)的進步和醫(yī)院設(shè)施的逐步完善，如何更好地為醫(yī)學科研服務(wù)是當今發(fā)展的新課題。目前，醫(yī)院科學管理的基礎(chǔ)是擁有一個好的檔案管理系統(tǒng)部門。本文分析了醫(yī)院檔案管理中的一些問題，探討了如何改變醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，尋求提高醫(yī)院檔案管理水平的有效途徑。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案;存在問題;對策

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在醫(yī)療等活動中形成的各種文件、書籍、圖表、錄音錄像等形式的歷史記錄。市場經(jīng)濟飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會，檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用日益得到認可。如何適應新時代的要求和醫(yī)院的發(fā)展，充分發(fā)揮其應有的作用，值得我們討論。

一、醫(yī)院檔案管理的重要性

檔案資料記錄了醫(yī)院的整個發(fā)展歷程，其重要性主要體現(xiàn)在三個方面：第一，檔案資料的記載和醫(yī)院的歷史記錄。檔案管理的主要目的是保存和繼承醫(yī)院發(fā)展過程中的各種信息和數(shù)據(jù)，使后人能夠了解和獲取相關(guān)信息。這也是文件管理最基本的功能。第二，檔案是歷史的參考。通過檔案，可以了解醫(yī)院從開始到現(xiàn)在，人們都可以從中汲取寶貴的經(jīng)驗。第三，檔案數(shù)據(jù)能促進醫(yī)院的系統(tǒng)化、科學化發(fā)展。由于檔案記錄了醫(yī)院的過去和現(xiàn)在，對人們來說是一次豐富的經(jīng)驗，醫(yī)院未來的發(fā)展和規(guī)劃離不開這些數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)可以促進醫(yī)院系統(tǒng)和科學的發(fā)展。但檔案管理中存在檔案管理意識淡薄、管理體制不健全、管理人員缺乏、管理方法落后等問題，醫(yī)院應正視這些問題，并采取相應的推廣策略。

二、醫(yī)院檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低。對大多數(shù)醫(yī)院來說，他們更注重醫(yī)療技術(shù)人員的素質(zhì)，似乎并不關(guān)心檔案管理人員的素質(zhì)。因此，容易造成醫(yī)院檔案管理人員質(zhì)量不均勻。他們在文件管理方面的專業(yè)知識不足，他們的知識也相對狹窄，甚至他們的教育水平也很低。由于缺乏專業(yè)素質(zhì)，在特定的文檔管理過程中容易出現(xiàn)問題或各種錯誤。

（二）缺少完善的文件管理系統(tǒng)。目前，許多醫(yī)院都按照自己的主觀觀念來管理檔案，沒有相關(guān)管理系統(tǒng)的限制。由于缺乏完整的文件管理系統(tǒng)，一些醫(yī)院的文件管理效率不高。例如，某些醫(yī)院使用相對簡單的文件管理方法，文件管理不夠詳細，導致許多有用的信息丟失。找到相關(guān)信息需要很多時間。例如，一些醫(yī)院并沒有明確界定文件管理的權(quán)威和責任，這很容易導致文件管理不完善。在與一些醫(yī)院檔案工作者的訪談中，許多檔案工作者認為我院檔案管理系統(tǒng)并不健全，對檔案管理的效率有一定的影響。

（三）管理意識弱和檔案利用率低。首先，由于醫(yī)院中心的工作是醫(yī)療工作，醫(yī)院檔案的管理主要集中在如何重視醫(yī)療質(zhì)量，醫(yī)院檔案的管理很少關(guān)注。其次，在醫(yī)院工作人員和檔案管理人員上，檔案工作意識薄弱，認為檔案工作是可選的，醫(yī)療文件等醫(yī)療相關(guān)資料可以保存作為參考，也沒有認識到檔案管理的重要性和必要性。

（四）忽視檔案室的硬件投入，無法形成現(xiàn)代化的管理模式。在許多醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃中，往往側(cè)重于基礎(chǔ)設(shè)施、發(fā)展規(guī)模、人才結(jié)構(gòu)、醫(yī)療水平等方面的規(guī)劃，而對檔案管理倉庫和管理設(shè)備的投資較少。此外，醫(yī)院的病人在計劃中需要更多的用于臨床工作，因此檔案的面積也會相應地受到限制，再加上舊的硬件設(shè)備，使得即使有先進的管理系統(tǒng)也不能有效地工作，也限制了文件存儲和處理的狹窄領(lǐng)域，不利于醫(yī)院檔案的使用和保存。

（五）管理人員文化水平較低，業(yè)務(wù)能力滯后。目前，中醫(yī)醫(yī)院檔案工作人員主要來自行政、護理、醫(yī)療技術(shù)、后勤等部門。存在檔案專業(yè)人員少，知識結(jié)構(gòu)不合理，學歷低等問題，難以適應現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的需要。醫(yī)院的引進和培訓計劃通常需要引入臨時檔案專家并培養(yǎng)現(xiàn)有人員的素質(zhì)，從而導致現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)普遍較低，難以滿足現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展要求。

（六）檔案管理信息化建設(shè)程度低。行業(yè)非常清晰，文件信息管理可以實現(xiàn)，文件可以更高質(zhì)量地存儲在光盤或硬盤上，也可以存儲在局域網(wǎng)的云中。該方法且效率高，使用方便。并對相關(guān)文件信息進行檢索，方便了檔案管理人員的管理。一旦學生或患者需要獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，能夠快速移動。簡而言之，實施檔案信息管理已成為未來發(fā)展的必然趨勢。不幸的是，大多數(shù)醫(yī)院，尤其是小型醫(yī)院，都沒有注意到檔案管理中信息管理的繁重結(jié)構(gòu)以及檔案管理中信息管理的替代。

三、完善醫(yī)院檔案管理存在問題的對策

（一）提高檔案人員的素質(zhì)。醫(yī)院管理、創(chuàng)造性檔案管理的需要越來越重要，檔案工作人員也提出了越來越高的要求，檔案工作人員應繼續(xù)學習，定期培訓，了解業(yè)務(wù)部門的性質(zhì)和范圍，深入了解臨床醫(yī)學研究部門檔案的需要，不斷提高其工作能力，進一步完善檔案工作。

（二）加強檔案管理制度。為了提高實際工作的可操作性，醫(yī)院檔案的規(guī)定比較混亂。根據(jù)醫(yī)院的具體情況進行一些調(diào)整和補充，應與單位檔案工作的要求相結(jié)合。建立健全的工作制度，在工作中完善檔案的借閱、查閱和保密工作，使員工遵守工作制度，防止工作失誤。工會的設(shè)立，職工代表和有關(guān)人員應當進行公開檢查，對檔案進行不定期檢查，檢查內(nèi)容是不是真實、全面、及時，是不是符合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定和員工的問題是不是得到了相應的解決。

（三）提高管理意識和檔案資料利用率。醫(yī)院檔案管理的最終目標是更好地利用檔案資源。因此，檔案工作者應加強管理意識，通過多種渠道開發(fā)檔案信息資源，提高檔案數(shù)據(jù)的利用率，使醫(yī)院檔案在臨床、醫(yī)學、教學、科研等方面服務(wù)于更多的實踐研究。

（四）重視檔案室硬件投入，采用現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備?！肮び破涫拢叵壤淦?。”醫(yī)院檔案管理水平的提高不能從各種現(xiàn)代設(shè)備的投入中分離出來。增加了足夠的資金來購買更現(xiàn)代的設(shè)備分類和存儲文件室內(nèi)文件，整理文件區(qū)和布局，建立更先進的存儲倉庫，文件室防盜，防火防蟲措施升級，不同類型的信息，如對象、文字、圖像等電子數(shù)據(jù)分類和存儲。同時，根據(jù)實際工作需要購買一定數(shù)量的攝像機、掃描儀、計算機等電子設(shè)備，對原有設(shè)備進行維護和升級配置?，F(xiàn)代檔案管理部門的建設(shè)有利于高級檔案管理模式的順利進行和后續(xù)運作。

（五）加強人員培訓，提高管理者水平。隨著醫(yī)院檔案管理工作的不斷發(fā)展，對檔案工作人員的要求越來越高，需要一大批具有較強專業(yè)素質(zhì)和管理能力的高層次人才。因此，醫(yī)院一方面要加強引進，增加專業(yè)知識，增加檔案人員，提高檔案管理隊伍的素質(zhì)，以提高檔案服務(wù)水平;另一方面，通過專業(yè)培訓，加強對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓和培訓，邀請專家講課、派員學習等方式提高他們的專業(yè)知識水平。此外，檔案工作者還應充分發(fā)揮自己的能動性，主觀認識各類醫(yī)院人員對檔案資料的需求，進一步提高自身素質(zhì)，做好醫(yī)院檔案工作，促進檔案工作的發(fā)展，提高檔案動態(tài)管理水平。

（六）加強檔案管理信息化建設(shè)。檔案管理信息化建設(shè)關(guān)系到醫(yī)院檔案管理效率的提高。因此，由于基層醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)或檔案管理信息化建設(shè)尚未實施，今后應繼續(xù)加強檔案管理信息化建設(shè)，眾所周知，檔案管理信息化建設(shè)需要一定的資金，但也存在資金不足的問題，難以實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。所以，醫(yī)療醫(yī)院應撥出部分年度資金，加強檔案管理的信息化建設(shè)。

四、結(jié)論

醫(yī)院檔案管理是一項相對系統(tǒng)和復雜的工作，具體的檔案管理中將出現(xiàn)很多問題。密切關(guān)注存在的問題，采取有效措施，提高醫(yī)院管理效率。隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷完善，對醫(yī)院檔案管理提出了更高的要求，這也是醫(yī)院必須解決的重要問題之一。因此，檔案管理人員應該在實踐中融入自己的意識，提高自己。綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，全面落實檔案管理的有關(guān)規(guī)定，有效提高醫(yī)院檔案管理的有效性。

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