陳亮

【摘要】隨著國(guó)家進(jìn)一步深化對(duì)外開放程度，提升對(duì)外開放水平。地方高校的國(guó)際交流合作日漸增多，涉外檔案管理工作大幅增加，成為高校檔案管理和外事管理面臨的雙重新挑戰(zhàn)。結(jié)合新形勢(shì)高校外事檔案管理工作特點(diǎn)，以青島大學(xué)為例，探討地方高校在其中面臨的新的挑戰(zhàn)和解決措施，以期促進(jìn)新形勢(shì)下地方高校檔案管理工作配套升級(jí)。

【關(guān)鍵詞】地方高校;外事檔案;管理

高校外事檔案具體指高校與國(guó)外高校機(jī)構(gòu)或高校工作人員在涉外來(lái)往交流、科研合作、聯(lián)合培養(yǎng)、人員流動(dòng)等活動(dòng)中形成的具有歸檔價(jià)值的文字、照片、錄音、錄像等材料文件。我國(guó)《高等學(xué)校檔案管理辦法規(guī)定》明確指出，外事檔案管理工作是高校檔案管理工作的重要內(nèi)容之一。近年來(lái)，隨著我國(guó)對(duì)外經(jīng)貿(mào)快速發(fā)展和開放程度的不斷提高，地方高校的國(guó)際交流合作日漸增多，國(guó)際化辦學(xué)程度不斷加深，涉外檔案管理工作隨之大幅增加，成為高校檔案管理和外事管理面臨的新挑戰(zhàn)。本文結(jié)合筆者工作單位——青島大學(xué)為例，談?wù)剬?duì)地方高校外事檔案管理的一些粗淺認(rèn)識(shí)。

一、青島大學(xué)國(guó)際交流概況

青島大學(xué)是由山東省與青島市共建的綜合性高校，山東省省屬重點(diǎn)綜合大學(xué)。近年來(lái)，隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大及水平的提升，特別是緊跟青島國(guó)際化都市發(fā)展的步伐，學(xué)校的國(guó)際交流合作事業(yè)不斷拓展。在國(guó)際化辦學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略指引下，已與數(shù)十個(gè)國(guó)家和地區(qū)的近200所院校建立了交流與合作關(guān)系，積極拓展了師生交流、教學(xué)科研、聯(lián)合培養(yǎng)等各類涉外合作項(xiàng)目。赴境外進(jìn)修、學(xué)習(xí)、科研、參會(huì)的師生人數(shù)以及來(lái)校教學(xué)的外籍專家、來(lái)校學(xué)習(xí)的外籍留學(xué)生數(shù)量均逐年增加，孔子學(xué)院建設(shè)卓有成效，國(guó)際化辦學(xué)水平不斷提升。取得了一系列成果：1.引進(jìn)海外高層次人才和團(tuán)隊(duì)，外籍教師數(shù)量大幅增加。青島大學(xué)每年聘請(qǐng)來(lái)自美國(guó)、韓國(guó)、德國(guó)、日本、英國(guó)、法國(guó)、加拿大、澳大利亞、西班牙等國(guó)家的長(zhǎng)期外國(guó)專家來(lái)校工作，外國(guó)專家人數(shù)在山東省省屬高校名列前茅。2.實(shí)施“留學(xué)青大”工程，擴(kuò)大留學(xué)生規(guī)模特別是學(xué)歷教育留學(xué)生規(guī)模。青島大學(xué)相繼成為教育部中國(guó)政府獎(jiǎng)學(xué)金培養(yǎng)單位、教育部中美人文專項(xiàng)獎(jiǎng)學(xué)金培養(yǎng)單位和山東省政府外國(guó)留學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金、青島市政府外國(guó)留學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金培養(yǎng)單位，進(jìn)一步擴(kuò)大了學(xué)校的海外知名度，開拓了留學(xué)生生源渠道，提高了留學(xué)生層次和質(zhì)量。3.建立雙學(xué)位國(guó)際合作辦學(xué)模式，遴選優(yōu)秀學(xué)生到國(guó)

（境）外高校深造。以“十二五”期間為例，派遣學(xué)生赴美國(guó)、英國(guó)、法國(guó)、德國(guó)、西班牙、日本、韓國(guó)等海外友好高校進(jìn)行交流學(xué)習(xí)、實(shí)習(xí)和志愿者服務(wù)。學(xué)校與多所境外高校建立雙學(xué)位聯(lián)合培養(yǎng)項(xiàng)目，廣泛開設(shè)系列學(xué)生赴境外高校短期項(xiàng)目。4.加強(qiáng)同境外知名大學(xué)與科研院所的交流合作。以“十二五”期間為例，出國(guó)（境）參加高層次國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議及出國(guó)

（境）進(jìn)修人次大幅提升。5.加強(qiáng)孔子學(xué)院工作，增強(qiáng)學(xué)校文化影響力。青島大學(xué)先后在韓國(guó)世翰大學(xué)和烏拉圭共和國(guó)大學(xué)建立孔子學(xué)院，由本校優(yōu)秀老師授課，擴(kuò)大中國(guó)語(yǔ)言和中國(guó)文化在海外的傳播。

二、地方高校外事檔案管理工作的特點(diǎn)

地方高校外事檔案管理工作具有以下三個(gè)特點(diǎn)：一是數(shù)量大。地方高校近年來(lái)普遍注重推進(jìn)國(guó)際化辦學(xué)事業(yè)，因公出訪、來(lái)訪接待、人員涉外交流等數(shù)量大幅提升。同時(shí)高校集中了大量的涉外人員和項(xiàng)目。以青島大學(xué)為例，每年有近百名外籍專家教師及近千人同期留學(xué)生在校工作、學(xué)習(xí)，同時(shí)還有大量本校教職員工和學(xué)生出國(guó)（境）學(xué)習(xí)、科研或參與國(guó)際會(huì)議，這類人員相應(yīng)產(chǎn)生的外事類文檔的數(shù)目十分龐大。二是專業(yè)性強(qiáng)。高校的外事檔案工作，不僅要有檔案管理方面的知識(shí)積累，還需具備較強(qiáng)的外語(yǔ)能力和對(duì)管理對(duì)象國(guó)國(guó)情的基本了解。能夠準(zhǔn)確辨別提取符合要求的外事檔案素材。例如青島大學(xué)的臨床醫(yī)學(xué)（英文授課）項(xiàng)目的生源大都來(lái)自南亞地區(qū)，在檔案收整范疇內(nèi)容，收整對(duì)象提供文檔積極性方面與其他國(guó)家生源存在一定的差異性，這都需要在充分了解該區(qū)域留學(xué)生特征特點(diǎn)的前提下有針對(duì)性地開展工作。三是復(fù)雜性高?！巴馐聼o(wú)小事”。中外政治制度、思想觀念、宗教文化有很大差異，這就需要外事檔案管理人員在工作中具有較強(qiáng)的敏銳性和辨識(shí)力，注意工作方式方法的同時(shí)還要做好收檔的保密工作。

三、地方高校外事檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

青島大學(xué)日益頻繁的涉外交流合作給外事檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，這也是很多地方高校普遍面臨的問(wèn)題。許多高校都把來(lái)校教學(xué)科研外籍師資數(shù)量、來(lái)校留學(xué)生數(shù)量、公派海外訪學(xué)教師學(xué)生的數(shù)量、開展涉外辦學(xué)合作培養(yǎng)項(xiàng)目數(shù)量、承辦國(guó)際會(huì)議的數(shù)量等指標(biāo)作為評(píng)判學(xué)校國(guó)際化程度的重要參考。但是相應(yīng)的外事檔案管理工作并未配套升級(jí)，成為高校檔案管理工作的“堵點(diǎn)”和瓶頸。結(jié)合筆者外事檔案管理的實(shí)際工作，總結(jié)地方高校外事檔案管理，目前普遍面臨以下幾個(gè)問(wèn)題：

（一）外事檔案管理缺乏部門間統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。高校檔案通常由學(xué)校檔案館統(tǒng)一歸口管理，集中保管。但是實(shí)際檔案整理收集統(tǒng)籌過(guò)程中，協(xié)同化管理程度相對(duì)低下。各個(gè)院部或職能部門等檔案整理收集單位認(rèn)為檔案管理工作的主體是檔案館，對(duì)于外事檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。同時(shí)具體外事檔案兼職管理人員不了解學(xué)校的整體檔案工作流程，影響外事檔案等具體收整。

（二）外事檔案管理人員專業(yè)性有待進(jìn)一步加強(qiáng)。國(guó)家教育部門對(duì)高校外事檔案管理工作作出了相應(yīng)的規(guī)定：要求外事檔案材料實(shí)施統(tǒng)一管理，保證檔案的完整性、安全性、準(zhǔn)確性與系統(tǒng)性。實(shí)際操作中，很多地方高?；蛘呤且?yàn)槿狈ω?cái)政保障，或者是因?yàn)檎J(rèn)識(shí)不到位，往往沒(méi)能實(shí)現(xiàn)由專人負(fù)責(zé)，一般由學(xué)校國(guó)際交流管理部門的人員兼職負(fù)責(zé)。兼職檔案管理人員通常缺乏必要的檔案管理專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致在立卷歸檔過(guò)程中，成檔不科學(xué)不規(guī)范的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。并且在與學(xué)校檔案管理部門專職人員的溝通及對(duì)接過(guò)程中很容易出現(xiàn)交流困難與誤解，影響該類檔案的收整與交接。另外，由于外事檔案的辨認(rèn)、整理工作對(duì)于管理人員的外語(yǔ)能力有一定的要求，學(xué)校檔案管理部門的專職人員普遍外語(yǔ)能力的缺失或不足導(dǎo)致該類檔案的內(nèi)容核整時(shí)失誤頻發(fā)，影響了檔案收集的準(zhǔn)確性。

（三）外事檔案管理方法簡(jiǎn)單，數(shù)字化程度低下。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)檔案管理背景下，早期延續(xù)下來(lái)的高校外事檔案管理模式仍未打破，沒(méi)有形成有效的信息化格局，各種數(shù)字化的外事檔案管理手段未被有效應(yīng)用，或者即便保留電子化信息也是采用多采集系統(tǒng)并行，未形成聯(lián)動(dòng)統(tǒng)一的數(shù)字檔案采集和管理體系。檔案收集仍然采取人工為主、紙質(zhì)媒介為本的統(tǒng)計(jì)管理方法。一方面導(dǎo)致歸檔、立卷、上架、保管等工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，另一方面影響了檔案的查找利用效率和使用功能。

四、以青島大學(xué)為例淺析地方高校提升外事檔案管理工作的主要舉措

針對(duì)總量快速增長(zhǎng)的外事檔案管理工作及以往存在的相關(guān)問(wèn)題。青島大學(xué)積極應(yīng)對(duì)，采取了以下主要措施并取得一定成效。

（一）制定外事檔案工作規(guī)范，明確外事檔案工作內(nèi)容及責(zé)任義務(wù)。青島大學(xué)根據(jù)教育部《高等學(xué)校檔案管理辦法》，制定了《青島大學(xué)外事類檔案工作規(guī)范》。規(guī)范明確了學(xué)校國(guó)際交流部門需安排專人分管外事檔案管理工作，同時(shí)選派本部門符合條件的人員作為檔案管理員負(fù)責(zé)外事檔案的收集積累和歸檔工作;明確了外事類檔案的主要內(nèi)容：涉及綜合管理、來(lái)校訪問(wèn)、因公出國(guó)、外籍專家、涉外訪學(xué)、參加國(guó)際會(huì)議、國(guó)際學(xué)生工作等方面文件影音資料;對(duì)外事檔案的立卷、歸檔、驗(yàn)收和編號(hào)等程序，均作出明確的規(guī)定。1.明確學(xué)校國(guó)際交流管理部門是學(xué)校外事檔案管理工作的歸口部門。要求該部門統(tǒng)籌各相關(guān)學(xué)院及部門在來(lái)訪接待、出訪交流、國(guó)際會(huì)議、因公出國(guó)等涉外活動(dòng)完結(jié)后將活動(dòng)過(guò)程中的各類文件影音材料進(jìn)行全面采集、匯總并整理成卷，按時(shí)向?qū)W校檔案部門提交并接受審核，辦理移交手續(xù)。各部門需配合提交相應(yīng)檔案材料。并將該項(xiàng)工作作為考評(píng)指標(biāo)納入各部門及人員日常考評(píng)體系之中，以確保外事檔案收整的積極性。2.學(xué)校建立完備的涉外人力資源管理及財(cái)務(wù)管理制度。規(guī)定因公出國(guó)交流訪問(wèn)、開展國(guó)外學(xué)習(xí)科研、參加國(guó)際會(huì)議、履行國(guó)際組織職責(zé)的教職員工在回校報(bào)到后，需按照學(xué)校因公出國(guó)管理規(guī)定將涉外活動(dòng)中的過(guò)程材料及報(bào)告報(bào)表等檔案資料提交國(guó)際交流管理部門進(jìn)行查驗(yàn)審核后，師資管理部門方可準(zhǔn)予報(bào)到，財(cái)務(wù)部門方可準(zhǔn)予報(bào)賬結(jié)算。以確保外事檔案收整的時(shí)效性及完整性。3.通過(guò)制度建立，學(xué)校進(jìn)一步明確了各部門分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)和專兼職檔案工作人員的崗位職責(zé)，理順了檔案工作關(guān)系，規(guī)范了檔案工作管理，構(gòu)建了考評(píng)機(jī)制，基本形成了學(xué)校檔案工作有法可依、部門立卷有章可循的制度化、規(guī)范化的外事檔案工作局面。

（二）加強(qiáng)對(duì)外事檔案管理人員的培訓(xùn)，提高專業(yè)技能及素養(yǎng)。學(xué)校定期以各種形式開展專兼職檔案管理人員培訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案管理人員在新形勢(shì)下對(duì)外事檔案管理工作的理解和具體的檔案收整技能水平。定期舉辦檔案管理工作調(diào)研，集思廣益，查找問(wèn)題，研究方法。學(xué)校面向全校員工開放資助出國(guó)研修項(xiàng)目，提升員工外語(yǔ)水平和整體素質(zhì)。同時(shí)學(xué)校加強(qiáng)外事檔案管理人員同外國(guó)留學(xué)生、外教和本校出訪師生的交流。對(duì)管理人員來(lái)說(shuō)，可以更準(zhǔn)確全面了解所記載涉外事務(wù)的內(nèi)容和價(jià)值;而對(duì)于管理對(duì)象人員來(lái)說(shuō)，也可以宣傳外事檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)其主動(dòng)配合意識(shí)。通過(guò)多年的提升積累，學(xué)校的外事檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)得到了不同程度的提升。培養(yǎng)了一支具備合格語(yǔ)言能力同時(shí)掌握專業(yè)檔案管理相關(guān)知識(shí)的外事檔案管理隊(duì)伍。為進(jìn)一步加強(qiáng)外事檔案管理工作做好了人力資源儲(chǔ)備。

（三）推動(dòng)外事檔案管理的信息化，提高工作效率。學(xué)校通過(guò)組建智慧校園與信息化建設(shè)中心開展學(xué)校智慧化信息化建設(shè)，滿足目前學(xué)校包括檔案管理系統(tǒng)在內(nèi)的各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的使用要求。以云平臺(tái)和運(yùn)維系統(tǒng)為電子外事檔案數(shù)據(jù)的安全穩(wěn)定運(yùn)行管理提供了便利。學(xué)校圍繞網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)治理、業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)、信息化規(guī)劃等全方面做好信息化得頂層設(shè)計(jì)，貫徹落實(shí)教育部《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》，統(tǒng)籌推進(jìn)包括檔案管理在內(nèi)的各業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)與融合。不斷整合核心數(shù)據(jù)資源，利用新興技術(shù)推進(jìn)校內(nèi)檔案資源共享，加快消除信息閉塞與孤島，推動(dòng)圖書檔案管理信息系統(tǒng)不斷建設(shè)和完善，為學(xué)校外事檔案收整管理工作提供了強(qiáng)有力的信息化保障。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，隨著中國(guó)高等教育的國(guó)際化水平提高，越來(lái)越多的地方高校會(huì)面臨不斷增長(zhǎng)的涉外交流工作，外事檔案管理工作也會(huì)隨之繁重。過(guò)去簡(jiǎn)單涉外檔案管理工作方法已無(wú)法適應(yīng)新的形勢(shì)，有必要有針對(duì)性地進(jìn)行配套升級(jí)提高。這既需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)外事檔案管理工作給予重視和支持，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作頂層設(shè)計(jì)的合理化，也需要外事檔案管理工作人員不斷提高自身專業(yè)素質(zhì)，同時(shí)離不開學(xué)校師生的理解支持。否則，外事檔案管理工作理不順，將會(huì)制約地方高校的國(guó)際化辦學(xué)發(fā)展。

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