趙金華

【摘要】人事檔案是學(xué)校人力資源管理工作的重要部分，詳細(xì)地記錄著學(xué)校所有人員的基本情況，人事檔案管理工作的好壞會直接影響學(xué)校的其他相關(guān)工作。從當(dāng)前整體情況來看，我國大多數(shù)學(xué)校在人事檔案管理隊伍方面依然存在一些問題，比如人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施欠缺、人事檔案管理制度的缺失以及管理人才的素質(zhì)和流失問題，都是制約學(xué)校人事檔案管理工作的原因。因此，為了改善學(xué)校人事檔案管理中存在的問題，學(xué)校有必要從管理隊伍著手，逐步提升學(xué)校人事檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校;人事檔案管理;隊伍建設(shè);建議

人事檔案管理隊伍水平的高低，會直接影響到學(xué)校人事檔案管理水平的高低，但是在新時期，學(xué)校人事檔案隊伍水平并不完善，所以嚴(yán)重限制了學(xué)校人事檔案工作的開展。因此，在新時期建立一支高水平的人事檔案管理隊伍，對于促進(jìn)學(xué)校人事檔案管理的現(xiàn)代化具有重要意義。

一、新時期加強(qiáng)學(xué)校人事檔案管理隊伍建設(shè)的意義

（一）有利于提升學(xué)校人事檔案管理水平。學(xué)校人事檔案管理工作是一項內(nèi)容比較復(fù)雜的工作，其內(nèi)容包括人事檔案的收集整理、存放保管以及二次利用等。作為負(fù)責(zé)這些工作的主體，人事檔案管理工作人員能否高效地完成這項工作，與其本身的工作水平有著重要的關(guān)系，所以在新時期要加強(qiáng)人事檔案管理隊伍的水平。檔案從開始搜集階段、再到之后的整理、儲存和轉(zhuǎn)移，每一個過程都至關(guān)重要，在管理水平提升之后，人事檔案的整個工作流程都會變得更加有序，工作效率也會自然提升。尤其是隨著信息化時代的到來，檔案的信息化管理也成了新時期的發(fā)展要求，所以人事檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理方式，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校提升檔案管理的整體水平。

（二）有利于學(xué)校人才培養(yǎng)的質(zhì)量。檔案管理不僅要為學(xué)校教職工的工作生活服務(wù)，其檔案本身也要在人才流動和選拔當(dāng)中發(fā)揮重要作用。因為人事檔案清楚地記錄著學(xué)校教職工個人的基本信息，其內(nèi)容包括教職工生活經(jīng)歷、個人基本情況、工作經(jīng)歷、工作表現(xiàn)和相關(guān)獎懲情況等。加強(qiáng)學(xué)校人事檔案管理隊伍建設(shè)，可以讓人事檔案管理工作變得更加嚴(yán)格，從而保證人事檔案內(nèi)容的真實性，這樣一來，人事檔案內(nèi)容的虛構(gòu)假造現(xiàn)象就會有效減少。保證了人事檔案內(nèi)容的真實性，就可以在人才選拔的過程中保證人才的質(zhì)量，促進(jìn)人才選拔的公平。所以，在新時期加強(qiáng)人事檔案管理隊伍建設(shè)，可以讓學(xué)校教職工人才的基本信息更加真實，從而讓人才做到人盡其才。

（三）有利于提高學(xué)校相關(guān)工作效率。人事檔案管理工作不僅涉及學(xué)校教職工人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，還涉及檔案二次利用的其他工作，比如工作表現(xiàn)記錄、獎懲情況記錄等。而其他工作的效率也會受到人事檔案管理工作的影響，如果人事檔案管理工作的水平不高，很容易在與其他相關(guān)工作交接時出現(xiàn)各種問題和沖突。相反，如果學(xué)校人事檔案管理隊伍能力突出，其他工作需要人事檔案時，人事檔案工作和其他工作之間的相互交接時間就會大大減少。綜上所述，加強(qiáng)人事檔案管理工作的隊伍建設(shè)，有利于促進(jìn)學(xué)校相關(guān)工作效率。

二、新時期學(xué)校人事檔案管理隊伍存在的問題

（一）學(xué)校檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完備。很多學(xué)校并沒有認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，所以對這一工作的投入并不充足，這也導(dǎo)致學(xué)校人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施并不完備。學(xué)校人事檔案管理隊伍存在的問題，并不僅僅體現(xiàn)在管理人員的素質(zhì)上，還體現(xiàn)在人事檔案管理的硬件和軟件設(shè)施上。由于很多學(xué)校的投資不夠，導(dǎo)致學(xué)校管理人事檔案的設(shè)備比較陳舊，對于人事檔案的整理也比較混亂，這樣一來，導(dǎo)致查找檔案十分困難，從而影響整體的工作效率。另外，有些學(xué)校由于檔案管理設(shè)備存放時間較久，因此無法保證內(nèi)部線路的安全性，如果因為線路失火，對于檔案工作也會造成極大的威脅。

（二）學(xué)校檔案管理人員素質(zhì)不夠高。檔案管理人員是學(xué)校人事檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而管理人員素質(zhì)不夠高，管理態(tài)度不積極也成了不少學(xué)校人事檔案管理工作水平不高的根本原因。由于檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致他們在具體工作當(dāng)中無法以更高效的方法進(jìn)行工作，大大限制了檔案管理工作的工作效率。與此同時，由于檔案管理人員的態(tài)度不積極，在檔案整理時并不能按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行整理，這樣一來，別人在需要資料時，又會造成查找困難。甚至由于檔案管理工作人員的不專業(yè)，導(dǎo)致一些檔案丟失。

（三）學(xué)校檔案管理制度缺乏規(guī)范性。隨著社會的不斷發(fā)展，學(xué)校人事檔案管理工作也在不斷進(jìn)步，只有保證學(xué)校所使用的人事檔案管理制度始終保持先進(jìn)性，才能讓學(xué)校人事檔案管理工作始終保持高效率。但是現(xiàn)如今，學(xué)校人事檔案管理在進(jìn)行資料整理和管理時，如果相應(yīng)的管理制度得不到更新和規(guī)范，也就無法保證人事檔案管理具體工作的全面性和系統(tǒng)性。這樣一來，檔案管理部門內(nèi)部以及人力資源工作都會因此受到影響。

（四）學(xué)校檔案管理人員流失現(xiàn)象嚴(yán)重。和學(xué)校其他部門的工作人員相比較，人事檔案管理部門的工作強(qiáng)度高，工資待遇卻并沒有相應(yīng)提升，所以近幾年不少學(xué)校的檔案管理人員一直處于流失狀態(tài)。尤其是從專業(yè)院校畢業(yè)的優(yōu)秀人才，大多不愿意選擇在學(xué)校從事人事檔案管理工作。這樣一來，這一崗位的工作者質(zhì)量就不能保證，半路出家的檔案管理人員并不能保證人事檔案管理的工作效率。

三、新時期加強(qiáng)學(xué)校人事檔案管理隊伍建設(shè)的建議

（一）引進(jìn)現(xiàn)代技術(shù)，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。引進(jìn)現(xiàn)代技術(shù)，實現(xiàn)學(xué)校人事檔案管理的現(xiàn)代化是提高學(xué)校人事檔案管理隊伍建設(shè)的必然要求。利用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理，可以改變以往紙質(zhì)管理的局面，讓檔案管理工作向信息化發(fā)展。這樣一來，不僅保證了檔案的安全性和長久保存性，還方便了檔案查閱和更改。信息化的人事檔案管理，提高了檔案的安全度，大大提高了人事檔案的工作效率。

（二）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提升管理人員素質(zhì)。加強(qiáng)管理人事檔案管理人員的培訓(xùn)，提升管理工作人員的素質(zhì)也是加強(qiáng)學(xué)校人事檔案管理隊伍建設(shè)的一種方式。提升管理人員的素質(zhì)，不僅要提升檔案管理方面的專業(yè)素質(zhì)還要提升他們的工作素養(yǎng)，讓他們在有能力工作的基礎(chǔ)上，認(rèn)真工作。因此，學(xué)校對于人事檔案管理工作人員要本著嚴(yán)進(jìn)原則，同時還要加強(qiáng)入職后的培訓(xùn)，保證工作人員可以時刻保持積極的工作態(tài)度和較強(qiáng)的工作能力。

（三）健全管理制度，提供檔案管理保障。學(xué)校人事檔案管理制度是學(xué)校人事檔案管理工作的基礎(chǔ)和保障，所以學(xué)校要嚴(yán)格健全檔案管理制度。人事檔案管理部門的所有工作人員，對人事檔案材料的搜集、整理、形成、歸檔、調(diào)出等具體工作內(nèi)容要做到職責(zé)明確，將每一份工作內(nèi)容都明確到個人。除此之外，還要加強(qiáng)部門內(nèi)部人與人之間的相互監(jiān)督和管理，保證工作的認(rèn)真程度。最后，對人事檔案管理部門的管理制度、保密制度和使用制度也要進(jìn)行完善。

（四）建立獎懲制度，緩解人員流失現(xiàn)象。建立合理的獎懲制度，不僅可以有效緩解學(xué)校人事檔案管理人才流失的現(xiàn)象，還可以刺激該崗位工作人員的工作積極性。對于這一崗位工作人員的獎懲措施制定，要和其他崗位工作人員的獎懲制度要有所區(qū)別。具體的考核標(biāo)準(zhǔn)可以包括檔案整理效率、檔案管理認(rèn)真程度、人事檔案管理工作服務(wù)態(tài)度等。建立獎懲制度，除了可以提升工作人員的積極性，還能讓工作人員心存危機(jī)意識，進(jìn)而督促學(xué)校人事檔案管理隊伍的不斷進(jìn)步和完善。

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