楊曉紅

【摘要】在信息數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化的大數(shù)據(jù)時代，科學技術(shù)的發(fā)展推動了檔案管理工作的變革，促進了檔案信息資源的開發(fā)利用，也為海量知識管理提供了快捷有效的技術(shù)保證?？蒲袉挝婚_展數(shù)字檔案室建設(shè)既為產(chǎn)品研發(fā)工作提供有力的技術(shù)保障，也是迎接信息時代知識管理挑戰(zhàn)的重要策略，因此科研單位應(yīng)當在明確數(shù)字檔案室建設(shè)目標的基礎(chǔ)上采取有效措施，積極推進數(shù)字檔案室的建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化;檔案室;建設(shè)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各種載體的信息資源越來越豐富，數(shù)量龐大、種類繁多的數(shù)據(jù)信息已成為眾多企業(yè)和科研機構(gòu)主要的信息戰(zhàn)略資源，現(xiàn)有的檔案管理模式已難以適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)研發(fā)工作發(fā)展的需要，建設(shè)現(xiàn)代化的數(shù)字檔案室已成為科技檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展的必由之路，它既是創(chuàng)建“一流”研究所的根本保障，也是衡量科研單位信息管理工作水平的重要標志，為此，科研單位應(yīng)根據(jù)技術(shù)發(fā)展和管理創(chuàng)新的需求，不斷提升知識管理和信息管控工作水平，積極探索科研單位數(shù)字檔案室的建設(shè)策略，制定切實可行的實施方案。

一、科研單位檔案室管理工作現(xiàn)狀

科研單位檔案室集中統(tǒng)一管理各種類型具有保存價值的信息資源，為科研、生產(chǎn)、管理提供具有利用價值的知識信息，在保障支持本單位的產(chǎn)品研發(fā)和管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)科研成果的保值、增值。目前，科研單位檔案室的管理水平常常局限于本單位的信息技術(shù)應(yīng)用水平，同時受制于科研單位的規(guī)模效益，每年投入的人員、經(jīng)費是有限的，相對于綜合檔案館來說，科研單位數(shù)字檔案室的建設(shè)剛剛起步，OA、PDM、ERP等項目管理系統(tǒng)和企業(yè)資源管理系統(tǒng)產(chǎn)生的信息資源呈分散存儲、管理狀態(tài)，以至于影響了技術(shù)人員、管理人員充分有效地利用各類檔案信息資源，在一定程度上制約了技術(shù)創(chuàng)新和產(chǎn)品研發(fā)工作的進程。由于傳統(tǒng)的檔案管理方式及初中級檔案管理系統(tǒng)已不能滿足大數(shù)據(jù)環(huán)境下科研工作快速發(fā)展的要求，同時檔案室部分人員因信息管理技能的缺失，難以滿足數(shù)字檔案室現(xiàn)代化管理的要求，在為用戶提供高質(zhì)量、深層次的信息資源服務(wù)時具有一定的局限性，因此科研單位需要大力加快數(shù)字檔案室的建設(shè)。

二、科研單位開展數(shù)字檔案室建設(shè)的意義

數(shù)字檔案室是機關(guān)在履行職能過程中建立的檔案信息集成管理平臺，通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)，對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，利用網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)實現(xiàn)檔案信息存儲電子化、傳輸服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，主動、全天候為用戶提供服務(wù)，最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源共享，實現(xiàn)知識資源的有效整合、利用，從而實現(xiàn)檔案室從文件資源管理中心向知識信息管理中心的轉(zhuǎn)型。為了引領(lǐng)機關(guān)企事業(yè)單位檔案工作的升級轉(zhuǎn)型，積極推進數(shù)字檔案室的科學建設(shè)和管理，國家檔案局根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》等有關(guān)規(guī)定，制定了《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》，建設(shè)數(shù)字檔案室已成為科研單位信息化建設(shè)的重點工作。數(shù)字檔案室的建設(shè)不僅改變了人們獲取信息、組織信息、利用信息的工作方式，而且提高了產(chǎn)品研發(fā)能力和科研工作效率。

三、科研單位數(shù)字檔案室建設(shè)

（一）確定科研單位數(shù)字檔案室建設(shè)的目標——知識管理。數(shù)字檔案室是科研單位具有重要查考利用價值的知識資源中心，科研單位首先要明確數(shù)字檔案室的建設(shè)目標——知識管理，在檔案信息化建設(shè)過程中，深入調(diào)查研究科技工作特點和發(fā)展規(guī)劃，重點是科研工作對信息資源的需求情況，建立一個高質(zhì)量、規(guī)范化、集成度較高的能滿足科研單位研發(fā)需求的信息資源管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)信息資源的快速檢索和共享利用。通過建設(shè)數(shù)字檔案室，實行網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用權(quán)限的合理配置，改變落后的信息資源管理、利用、保管方式，使信息資源7×24小時發(fā)揮其效用。為了實現(xiàn)科研項目信息資源的有效管控，中國電科第38所通過建立完整系統(tǒng)的工作機制和實施方案，大力推進數(shù)字檔案室建設(shè)，應(yīng)用PDM系統(tǒng)，綜合管理圖紙、文件資料的編制、審核、歸檔、更改、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作，建立基于局域網(wǎng)的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，可以為用戶提供項目信息生成、審簽、利用一站式服務(wù)，項目組成員通過該系統(tǒng)查詢所需要借閱的文件，瀏覽科研項目歸檔信息，并在網(wǎng)上進行核查，以表單的形式提供科技管理部門、研發(fā)部門所需文檔的名稱、文號、責任者、歸檔時間等綜合信息，檔案管理人員通過網(wǎng)絡(luò)及時處理歸檔文件，極大地方便科研人員快速獲取所需要的信息資源，提高了檔案信息的利用效率。隨著OA、ERP系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，科技研發(fā)過程電子信息呈現(xiàn)快速增長態(tài)勢，我們積極推進數(shù)字檔案管理系統(tǒng)升級改進，通過網(wǎng)絡(luò)對OA、ERP、PDM等系統(tǒng)中產(chǎn)生的有保存價值的信息進行集中收集整理，從而實現(xiàn)高效便捷的統(tǒng)一管控及提供利用。

（二）提升檔案管理人員專業(yè)能力——信息挖掘。數(shù)字檔案室是運用現(xiàn)代計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立的數(shù)字信息資源管理中心，優(yōu)秀的檔案專業(yè)人才和良好的軟硬件設(shè)備是建設(shè)數(shù)字檔案室的必要條件。優(yōu)質(zhì)的人力資源是數(shù)字檔案室建設(shè)的關(guān)鍵，面對日益增多的信息資源和“用戶第一”的服務(wù)要求，引進和培養(yǎng)具有先進管理思想和專業(yè)技術(shù)的高素質(zhì)人才尤為重要，檔案室管理人員要有與時俱進的思想，在不斷地學習中充實自己，更新專業(yè)知識，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)、信息存儲檢索技術(shù)管理數(shù)字檔案室的各種信息資源。檔案人員要有管理創(chuàng)新思路，及時關(guān)注用戶需求，根據(jù)科研單位產(chǎn)品質(zhì)量審核的要求，以產(chǎn)品研制生命周期為主導(dǎo)，以智能應(yīng)用系統(tǒng)為輔助，做好信息采集關(guān)聯(lián)匹配工作，快速實現(xiàn)“項目—人員—檔案”同步管理。

（三）制定數(shù)字檔案室管理規(guī)范——制度優(yōu)化。管理制度是實現(xiàn)數(shù)字檔案室規(guī)范化管理的根本保證，我們在貫徹實施《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》等相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，研究制定全面系統(tǒng)的、具有科研單位特色的數(shù)字檔案室管理制度標準，如：《PDM系統(tǒng)中科技文件、研試文件、任務(wù)書歸檔管理規(guī)定》《PDM系統(tǒng)中設(shè)計文件歸檔管理規(guī)定》，完善電子文件歸檔管理、長期保存等標準規(guī)范，如：《軟件文檔編制要求》《ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理規(guī)范》等，在有序開展電子文件國家標準采標的基礎(chǔ)上，參與制定本單位相關(guān)標準。我們按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》《檔案數(shù)字化光盤標識規(guī)范》等標準，對傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化整理，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》等標準，對電子文件實現(xiàn)規(guī)范化管理。

（四）構(gòu)建數(shù)字檔案室硬件平臺——智能高效。數(shù)字檔案室的硬件設(shè)備主要包括數(shù)字檔案室專用服務(wù)器和存儲設(shè)備，科研單位建設(shè)數(shù)字檔案室時，應(yīng)在統(tǒng)籌規(guī)劃的基礎(chǔ)上，以智能高效作為構(gòu)建數(shù)字檔案室硬件平臺的準則，明確配置要求，確定采購計劃，采用主流產(chǎn)品和先進技術(shù)建立網(wǎng)絡(luò)，具備大數(shù)據(jù)訪問處理能力及良好的兼容性，對計算機、服務(wù)器、掃描儀、刻錄機等設(shè)備的購置、改善、升級要優(yōu)先考慮。數(shù)字檔案室的硬件設(shè)備建設(shè)既要滿足目前的實際應(yīng)用，又要考慮未來技術(shù)發(fā)展的需要，同時加強數(shù)字檔案室安全保密體系建設(shè)，嚴格執(zhí)行涉密信息系統(tǒng)分級保護管理要求，開展應(yīng)用系統(tǒng)安全測評，以保障信息系統(tǒng)的安全性、可靠性。

（五）加強館藏檔案數(shù)字化建設(shè)——集中管控。傳統(tǒng)載體檔案信息資源數(shù)字化是數(shù)字檔案室建設(shè)的一項基礎(chǔ)工作，數(shù)字化信息的收集積累是開展信息資源服務(wù)的首要條件，檔案室的數(shù)字化資源主要包括本單位的研究項目、情報資料、管理文件等，我們在豐富和優(yōu)化數(shù)字館藏資源的同時，不僅要做好傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化處理，還要做好數(shù)字化資源的開發(fā)利用工作。在傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化建設(shè)方面，對現(xiàn)有重點項目的紙質(zhì)文件進行掃描等數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)換為數(shù)字資源。為了快速準確地提供數(shù)字信息資源，檔案人員按照專業(yè)、專題對網(wǎng)絡(luò)信息資源進行科學系統(tǒng)地收集、分類、整理，根據(jù)用戶需求按項目建立專題數(shù)據(jù)庫，使用戶能夠快速、準確地查詢所需信息。

（六）創(chuàng)新數(shù)字檔案室的服務(wù)模式——實時聯(lián)動。面對信息資源急劇增加的狀況，以知識管理為中心，最大限度地開發(fā)利用信息資源是數(shù)字檔案室建設(shè)的核心，因此開展檔案數(shù)據(jù)挖掘和信息資源共享，可以充分滿足用戶對文獻資料的需求。在建設(shè)數(shù)字檔案室過程中，我們運用了系統(tǒng)集成、大數(shù)據(jù)技術(shù)，對現(xiàn)行的各類數(shù)字資源進行整合開發(fā)，建立跨平臺信息管理檢索系統(tǒng)——數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，在統(tǒng)一界面的系統(tǒng)中對不同數(shù)據(jù)源的信息進行綜合處理，用戶可以通過該系統(tǒng)快速獲取不同的數(shù)據(jù)源信息，跨平臺信息檢索系統(tǒng)建設(shè)提高了信息資源的查全率和查準率，有利于提高項目研發(fā)、設(shè)計、生產(chǎn)的效率。為了提高檔案信息資源的利用率，我們拓展了檔案信息服務(wù)的方式，通過建立網(wǎng)絡(luò)信息咨詢平臺，開展了網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)，用戶利用網(wǎng)絡(luò)平臺和網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)，在網(wǎng)上提出問題，管理人員可以立即給予解答，及時為用戶提供信息咨詢服務(wù)。

運用先進的信息技術(shù)建設(shè)數(shù)字化檔案室，是檔案工作的發(fā)展方向，大數(shù)據(jù)技術(shù)和人工智能的廣泛應(yīng)用，不僅促進了檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展，而且推動了數(shù)字檔案室建設(shè)?？蒲袉挝患涌旖ㄔO(shè)數(shù)字檔案室的進程，是在對傳統(tǒng)檔案管理模式進行變革的基礎(chǔ)上，為科研院所的知識管理提供了先進高效的信息資源服務(wù)平臺，通過對各種信息資源統(tǒng)籌管控，實現(xiàn)知識共享，推進科技信息服務(wù)的深度和廣度，增強了科研單位的技術(shù)競爭力和科技創(chuàng)新能力。

【參考文獻】

[1]國家檔案局.數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法，2016.

[2]于斌.大數(shù)據(jù)時代檔案管理面臨的問題及對策[J].機電兵船檔案，2016（6）：69-72.

[3]丁鵬飛，戰(zhàn)玉曉，景春霞，鄔敏，何薇.航天制造企業(yè)數(shù)字檔案及科技文件系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用[J].航天制造技術(shù)，2016（4）：55-59.

[4]徐丹丹.信息時代數(shù)字檔案館發(fā)展探析[J].蘭臺世界， 2017（07）：42-45.