汪海燕

摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，我國(guó)檔案管理工作也在不斷地突破中。其中高職院校檔案信息化建設(shè)作為信息化社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，成了我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的客觀要求，也是目前高職院校不斷前進(jìn)的根本需要。本文針對(duì)我國(guó)高職院校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵和重要性進(jìn)行了分析，同時(shí)闡述了目前高職院校檔案信息化存在的問(wèn)題，探究了高職院校檔案信息化建設(shè)的解決措施。希望能夠?yàn)楦呗氃盒n案管理開(kāi)辟新的思路。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案管理;信息化;建設(shè)

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2020）13-0303-02

隨著社會(huì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，我國(guó)高職院校對(duì)學(xué)生擴(kuò)大招收，因此每年都有大量的檔案信息需要錄入保存，傳統(tǒng)的紙制檔案保存方式不僅造成人力資源的浪費(fèi)，同時(shí)更容易對(duì)其檔案出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展是高職院校檔案管理的必然趨勢(shì)。在我國(guó)院校檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中遇到了一系列的問(wèn)題，我們需要引起高度重視，針對(duì)相應(yīng)的問(wèn)題進(jìn)行解決。將高職院校檔案管理的信息化建設(shè)做得更為全面，滿足高職院校的發(fā)展，促進(jìn)檔案管理走向規(guī)范化、信息化的道路。

1高職院校檔案管理信息化建設(shè)的概述

1.1高職院校檔案管理的信息化建設(shè)的內(nèi)涵

高職院校檔案管理信息化建設(shè)主要是針對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)為根本，將檔案管理結(jié)合紙質(zhì)和電子的方式進(jìn)行保管，同時(shí)借助網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)科學(xué)有效的管理，達(dá)到高效的查詢檔案資料。檔案管理信息化建設(shè)可以依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)收集的檔案資源進(jìn)行分類、處理、傳輸、應(yīng)用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高職院校檔案共享。最終呈現(xiàn)高職院校檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化、數(shù)據(jù)化、科學(xué)化。信息化建設(shè)后檔案可以隨時(shí)檢索做到實(shí)時(shí)查閱和利用。

1.2高職院校檔案管理信息化建設(shè)的必要性

隨著網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)應(yīng)用到我國(guó)各行各業(yè)當(dāng)中。高職院校檔案管理工作務(wù)必遵循信息化的腳步，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理基礎(chǔ)上結(jié)合先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)電電子版檔案管理的形式，方便利用我查找。傳統(tǒng)的檔案管理不夠規(guī)范，不能滿足各種用戶的需要，而人們需要及時(shí)地找到檔案中相應(yīng)的內(nèi)容，結(jié)合信息化技術(shù)規(guī)范能夠達(dá)到高效準(zhǔn)確的查找效率。

2目前高職院校檔案管理信息化存在的問(wèn)題

2.1檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)不足，管理人員素質(zhì)低下

現(xiàn)如今，一部分高職院校對(duì)其檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)不足，覺(jué)得檔案管理主要是用來(lái)保存的，而忽視了對(duì)檔案的利用，形成了對(duì)檔案管理工作較為被動(dòng)，樂(lè)于現(xiàn)狀，使其檔案信息化建設(shè)無(wú)法得到落實(shí)。同時(shí)，檔案管理的工作人員并沒(méi)有相應(yīng)的培訓(xùn)，沒(méi)有檔案管理和檔案信息化建設(shè)的專業(yè)知識(shí)，整體的檔案管理人員素質(zhì)較低、能力較弱，制約了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

2.2沒(méi)有健全的檔案管理體系，缺乏設(shè)施設(shè)備

現(xiàn)如今，高職院校對(duì)其檔案管理信息化建設(shè)不夠重視，同時(shí)沒(méi)有建立完善的答案管理體系。沒(méi)有針對(duì)檔案進(jìn)行分工管理，導(dǎo)致檔案管理缺乏統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)范性、科學(xué)性，造成檔案資源的多方參與，出現(xiàn)混亂的模式。同時(shí)，政府沒(méi)有將高職院校檔案管理工作信息化建設(shè)提上日程，因此對(duì)學(xué)校檔案工作沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的指導(dǎo)，影響了高職院校檔案管理工作信息化建設(shè)的全面開(kāi)發(fā)。

2.3管理人員的操作技能低下

對(duì)高職院校檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)需要檔案管理人員的操作技能有更高的要求，不僅要求檔案管理人員懂得檔案管理的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)需要掌握信息化技術(shù)。在高職院校中一些檔案管理人員的操作技能不夠，主要原因是專業(yè)知識(shí)較為單一，信息技術(shù)操作水平比較差，無(wú)法結(jié)合理論知識(shí)與實(shí)踐中。大多情況檔案管理工作人員只是針對(duì)操作而無(wú)法對(duì)此系統(tǒng)進(jìn)行開(kāi)發(fā)和維護(hù)，造成檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)崩塌的現(xiàn)象。隨著社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)高職院校的學(xué)生數(shù)量不斷增加，檔案管理工作量巨大，處理較為繁雜的檔案管理工作。如果一個(gè)檔案人員缺乏全面的檔案管理知識(shí)，同時(shí)沒(méi)有相應(yīng)的實(shí)踐操作經(jīng)驗(yàn)，那么在實(shí)際操作中容易出現(xiàn)操作失誤，導(dǎo)檔答案記錄數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

3加強(qiáng)高職院校檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念，做到明確分工

首先，高職院校檔案管理工作是高職院校發(fā)展的重要組成因素，它可以良好地展現(xiàn)高職院校的教學(xué)、科研、管理等各種數(shù)據(jù)。高職院校檔案具有使用價(jià)值和參考價(jià)值。針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)可以提高高等院校的全面發(fā)展，高職院校需要樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)、法制意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、科學(xué)意識(shí)來(lái)指導(dǎo)檔案管理信息化建設(shè)。由于高職院校檔案管理工作是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，那么檔案管理信息化建設(shè)中需要明確相應(yīng)的職責(zé)，針對(duì)檔案分類建設(shè)，按照檔案信息內(nèi)容的不同信息進(jìn)行分類管理，然后采用相應(yīng)的管理人員對(duì)其管理，責(zé)任落實(shí)到人。

3.2增加投入資金，引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理經(jīng)驗(yàn)

目前，我國(guó)高職院校檔案管理信息化建設(shè)中資金缺乏，無(wú)法購(gòu)置先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備。政府需要根據(jù)法律為高職院校加大經(jīng)費(fèi)的投入，是高職院校有充足的資金為信息化建設(shè)打下基礎(chǔ)。針對(duì)提醒信息化建設(shè)需要的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行采購(gòu)，為檔案信息化建設(shè)提供物質(zhì)基礎(chǔ)，有了先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備也是不行的，還需要引進(jìn)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，才能提高人們的工作效率，達(dá)到良好的管理效果。保證設(shè)備能夠在優(yōu)質(zhì)管理經(jīng)驗(yàn)方面得到融合，促進(jìn)高職院校檔案管理信息化建設(shè)獲取更大的利益。

3.3對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高素質(zhì)和能力

高職院校檔案管理信息化建設(shè)的效果取決于檔案管理隊(duì)伍人員的素質(zhì)和能力。高職院校需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，堅(jiān)持做到對(duì)每一個(gè)管理人員培訓(xùn)，提高整體的隊(duì)伍素質(zhì)。不僅需要打好良好的檔案管理理論知識(shí)，還要為檔案管理工作人員創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的設(shè)施設(shè)備條件。從實(shí)際上操作上來(lái)考察管理人員是否具備管理的能力。進(jìn)而通過(guò)理論知識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)以及實(shí)際操作技能來(lái)檢驗(yàn)管理人員是否符合管理的需求，如果不具備其中任意一項(xiàng)，則會(huì)影響檔案管理的效率，甚至出現(xiàn)差錯(cuò)和紕漏?？偟膩?lái)說(shuō)，提高管理人員的素質(zhì)和能力，發(fā)展管理人員綜合業(yè)務(wù)能力是構(gòu)建高職院校檔案管理信息化建設(shè)的根本。

3.4建立健全的管理體系，擴(kuò)大利用范圍

如果建設(shè)信息化檔案管理缺乏了完善的檔案制度，那么則會(huì)導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)不合理性。針對(duì)目前的檔案管理現(xiàn)狀，結(jié)合新的規(guī)章制度來(lái)健全檔案管理的體系，保證檔案管理做到規(guī)范化、科學(xué)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。針對(duì)檔案管理體系進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)管理，只有在健全管理體系下才能有效合理地促進(jìn)高職院校檔案管理的信息化建設(shè)，其次，擴(kuò)大利用范圍，需要通過(guò)多種途徑和形式，保證檔案可以利用，方便人們進(jìn)行查閱瀏覽。

4小結(jié)

綜上所述，我國(guó)高職院校需要針對(duì)檔案管理高度重視，根據(jù)目前信息化時(shí)代的發(fā)展進(jìn)行深入改革?，F(xiàn)如今，高職院校的檔案管理信息化還存在一些問(wèn)題，它制約著檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。首先學(xué)校需要轉(zhuǎn)變觀念，規(guī)范檔案管理工作，結(jié)合信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理。將高職院校檔案管理工作做得更加透徹和規(guī)范，促進(jìn)高職院校的健康可持續(xù)發(fā)展。