陳景玲
摘 要:隨著事業(yè)單位改革工作的逐步推進(jìn),強(qiáng)化檔案管理的呼聲也越來越高。檔案管理是事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)控管理水平的重要因素,在信息技術(shù)的推動下,我國事業(yè)單位檔案管理模式發(fā)生重大轉(zhuǎn)變,為此需要進(jìn)行全方位改革和創(chuàng)新。本文簡要闡述了檔案管理的重要價(jià)值,重點(diǎn)就當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展前景進(jìn)行全面探討和研究,并提出了具體可行的強(qiáng)化措施,以期推動我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;發(fā)展前景
中圖分類號:G25 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1671-2064(2020)06-0209-02
眾所周知,檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性極強(qiáng)的工作內(nèi)容,特別是事業(yè)單位檔案管理工作,由于工作需要每天都在生成大量檔案資料,因此強(qiáng)化檔案管理工作對于事業(yè)單位科學(xué)穩(wěn)定發(fā)展有著重要影響?,F(xiàn)階段,我國事業(yè)單位開始對傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行改革與創(chuàng)新,力求突破當(dāng)前檔案管理工作面臨的瓶頸。與此同時(shí),在檔案管理信息化發(fā)展背景下,事業(yè)單位檔案管理也呈現(xiàn)出專業(yè)化和精細(xì)化發(fā)展趨勢[1]。為此,要們要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作研究,為我國事業(yè)單位改革與發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。
1 事業(yè)單位檔案管理概述
事業(yè)單位檔案管理工作主要涵蓋了檔案資料的收集歸檔、統(tǒng)計(jì)整理和信息查閱等基本內(nèi)容,與此同時(shí),事業(yè)單位人事變動、考核及退休等方面資料信息也是檔案管理的重要范疇。隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步,檔案管理在事業(yè)單位內(nèi)控管理工作中的作用開始愈加凸顯,加之事業(yè)單位內(nèi)控管理改革工作的逐步推進(jìn),進(jìn)一步挖掘檔案管理工作的作用和價(jià)值受到了更多的關(guān)注。信息技術(shù)的發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理改革發(fā)展提供了理想的契機(jī),為此我們要緊抓時(shí)代機(jī)遇,并助推我國事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展。
2 事業(yè)單位檔案管理的價(jià)值分析
事業(yè)單位是我國社會服務(wù)管理的重要參與者,其功能作用的發(fā)揮對于社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著深遠(yuǎn)影響。目前,我國事業(yè)單位正處于全面深化改革的關(guān)鍵時(shí)期,加強(qiáng)檔案管理不僅是改革工作的核心內(nèi)容,同時(shí)也是提供事業(yè)單位社會服務(wù)質(zhì)量的重要保障。
2.1為事業(yè)單位查考工作提供依據(jù)
對于事業(yè)單位而言,檔案管理是一項(xiàng)系長期性且系統(tǒng)的工作內(nèi)容,一個(gè)完善規(guī)范的檔案資料庫能夠?yàn)槭聵I(yè)單位資料查考提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。首先,檔案管理記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷程,通過對相關(guān)資料的查考和總結(jié)能夠?yàn)樾聲r(shí)期檔案管理工作改革提供依據(jù)。其次,檔案資料記錄了事業(yè)單位的所有工作內(nèi)容,有效的檔案管理能便于事業(yè)單位查考工作。最后,事業(yè)單位工作繁瑣復(fù)雜,而有效的檔案管理工作還能夠?yàn)殡A段性總結(jié)及運(yùn)行狀況分析提供有效信息基礎(chǔ)。
2.2推動事業(yè)單位內(nèi)部控制改革
內(nèi)控管理改革是新時(shí)期事業(yè)單位改革工作的關(guān)鍵所在,而檔案管理則是強(qiáng)化事業(yè)單位內(nèi)控管理不可或缺的重要組成部分。首先,信息化發(fā)展加快了事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變,為內(nèi)部管理改革奠定了良好的環(huán)境基礎(chǔ)。其次,檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部控制改革的重要內(nèi)容,全面、準(zhǔn)確的檔案資料能夠?yàn)閮?nèi)部控制改革提供依據(jù)。最后,檔案資料還是事業(yè)單位制作宣傳內(nèi)容的主要素材來源,并以此推動事業(yè)單位改革工作的開展[1]。由此可見,在事業(yè)單位內(nèi)控管理改革的大環(huán)境下,提供檔案管理工作水平和質(zhì)量具有十分重要的意義和價(jià)值。
2.3為文書資料管理創(chuàng)設(shè)內(nèi)在條件
在事業(yè)單位運(yùn)行服務(wù)過程中,無時(shí)無刻不在生成文書資料,同時(shí)這些文書資料是事業(yè)單位檔案管理工作的核心內(nèi)容。強(qiáng)化檔案管理工作,一方面能夠更好的存儲保管和開發(fā)利用文書資料,以此提升事業(yè)單位內(nèi)控管理的質(zhì)量和效率。另一方面,數(shù)字信息技術(shù)的應(yīng)用,也實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化發(fā)展,由此提高了文書資料管理的質(zhì)量和效率。由此可見,隨著檔案管理水平的發(fā)展提升,同時(shí)也為事業(yè)單位文書資料管理創(chuàng)設(shè)了理想的內(nèi)在條件。
3 新時(shí)期我國事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀
目前,我國各事業(yè)單位均已開展檔案管理工作改革,但更多的是滿足政策上的硬性要求。從檔案管理改革的實(shí)際情況來看,許多事業(yè)單位仍存在多方面問題與不足,一定程度上制約了檔案管理工作的水平和質(zhì)量。
3.1檔案管理缺乏足夠重視
現(xiàn)階段,我國事業(yè)單位仍將工作重心側(cè)重于對外業(yè)務(wù)服務(wù)上,而對檔案管理工作的強(qiáng)化則缺乏足夠重視。一方面,檔案管理工作相比對外服務(wù)業(yè)務(wù)權(quán)重較低,管理人員在內(nèi)控管理建設(shè)過程中忽略檔案管理工作。另一方面,許多事業(yè)單位管理人員對檔案管理存在錯(cuò)誤認(rèn)知,不能認(rèn)知檔案管理在內(nèi)控管理改革中的重要性,由此降低了該領(lǐng)域的支持和投入。檔案管理缺乏足夠重視所帶來的影響也是十分深遠(yuǎn)的,并將直接制約事業(yè)單位內(nèi)控管理改革工作的科學(xué)有序推進(jìn)[2]。
3.2檔案管理人員能力不足
隨著時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步,新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作變得更加專業(yè)和系統(tǒng),由此也對檔案管理人員提出了更高的專業(yè)需求。從當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理工作的從業(yè)人員來看,普遍存在以下幾方面問題:其一,檔案管理從業(yè)人員并非專業(yè)出身,其自身檔案管理知識與技術(shù)十分匱乏。其二,檔案管理從業(yè)人員數(shù)量不足,無法滿足檔案管理工作需求,甚至許多管理人員以兼職形式開展檔案管理工作。其三,檔案管理人員年齡偏大,對新技術(shù)、新理念接受能力不足,由此制約了檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。
3.3軟硬件設(shè)施建設(shè)滯后
對于檔案管理工作而言,由于檔案資料的特殊性,必須具備良好的軟硬件設(shè)施基礎(chǔ)才能科學(xué)有效的開展管理工作。首先,受客觀因素影響,事業(yè)單位在檔案管理硬件設(shè)施投入上有所不足,如檔案室、置物架等設(shè)施建設(shè)總體滯后,嚴(yán)重制約了檔案管理工作的有序開展。其次,在檔案管理信息化發(fā)展的今天,相關(guān)技術(shù)設(shè)備及檔案管理平臺建設(shè)上也有待強(qiáng)化,由此制約了事業(yè)單位檔案管理水平的全面提升。由此可見,軟硬件設(shè)施建設(shè)滯后是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理亟待解決的問題之一。
4 目前我國事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展前景分析
隨著現(xiàn)代管理理念的發(fā)展與創(chuàng)新,越來越多的技術(shù)和受到被應(yīng)用到檔案管理工作中,并顯著提升了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。目前,我國事業(yè)單位檔案管理主要呈以下三各方向快速發(fā)展與轉(zhuǎn)變:
4.1信息化方向發(fā)展
信息技術(shù)的普及和應(yīng)用改變了人們的生產(chǎn)生活方式,同時(shí)信息化發(fā)展也是當(dāng)今社會變革的重要趨勢。信息化轉(zhuǎn)變是事業(yè)單位新時(shí)期檔案管理發(fā)展的重要趨勢,在信息技術(shù)的推動下,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料開始呈電子檔案方向發(fā)展,同時(shí)檔案資料的采集、存儲和查閱也通過檔案管理平臺來實(shí)現(xiàn)[3]。檔案管理信息化發(fā)展對軟硬件設(shè)施提出了更高的要求,特別是檔案管理系統(tǒng)平臺及相關(guān)電子設(shè)備是檔案管理信息化轉(zhuǎn)變的必然基礎(chǔ)。在此背景下,事業(yè)單位要積極推動自身檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變,并以此推動社會服務(wù)能力的全面提升。
4.2專業(yè)化方向發(fā)展
在信息化發(fā)展的大趨勢下,傳統(tǒng)檔案管理模式已無法適應(yīng)新時(shí)期工作需求,因此還要高度重視事業(yè)單位檔案管理的專業(yè)化發(fā)展。專業(yè)化發(fā)展主要體現(xiàn)于兩方面:其一,信息化發(fā)展帶來了檔案管理技術(shù)的革新,無論檔案管理理念還是管理方法都與傳統(tǒng)檔案管理存在較大差異,這便要求事業(yè)單位檔案管理以更加專業(yè)的態(tài)度去開展。其二,隨著事業(yè)單位內(nèi)控管理改革工作的逐步推進(jìn),檔案管理工作的作用和價(jià)值開始愈加凸顯,在此環(huán)境下必須采取更加專業(yè)規(guī)范的檔案管理工作才能助推事業(yè)單位改革創(chuàng)新。
4.3精細(xì)化方向發(fā)展
所謂精細(xì)化,便是對檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化和明確,并以此為標(biāo)準(zhǔn)開展事業(yè)單位檔案管理工作。無論事業(yè)單位改革工作需求,還是全面提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率,都需要檔案管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化轉(zhuǎn)變。精細(xì)化管理離不開完善的檔案管理制度,這里要求事業(yè)單位管理層充分重視信息化檔案管理模式及相關(guān)規(guī)章制度體系的構(gòu)建,并在此基礎(chǔ)上對各項(xiàng)管理內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化和延伸,由此為相關(guān)管理人員提供科學(xué)全面的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范,同時(shí)這也是信息化和專業(yè)化發(fā)展帶來的必然要求。
5 推動事業(yè)單位檔案管理水平提升的有效舉措
立足我國事業(yè)單位的改革發(fā)展,我們要科學(xué)審視當(dāng)前檔案管理存在的問題與不足,并堅(jiān)持客觀公正的解決態(tài)度,通過科學(xué)合理的改善措施推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變,由此為檔案管理價(jià)值的實(shí)現(xiàn)提供建設(shè)的基礎(chǔ)與保障。
5.1提高事業(yè)單位重視程度
檔案管理作為內(nèi)控管理的重要組成部分,對于事業(yè)單位改革發(fā)展有著十分深遠(yuǎn)的影響,為此事業(yè)單位高層要對檔案管理給予高度重視。首先,事業(yè)單位要強(qiáng)化檔案管理在日常工作中的權(quán)重,并將其上升到業(yè)務(wù)服務(wù)同等高度。其次,事業(yè)單位管理層還要真缺認(rèn)知檔案管理的價(jià)值與作用,從而能夠更加積極主動的強(qiáng)化檔案管理工作?;诖?,我們要注重事業(yè)單位檔案管理理念的強(qiáng)化,例如通過社會宣傳工作使檔案管理理念深入人心,由此為檔案管理工作科學(xué)合理開展?fàn)I造良好的環(huán)境基礎(chǔ)。
5.2提高管理人員綜合素質(zhì)
對于檔案管理工作而言,相關(guān)從業(yè)人員的綜合素質(zhì)直接決定了檔案管理的水平和質(zhì)量,為此還要充分重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升[4]。針對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員存在的問題,首先要提高檔案管理崗位的專業(yè)性,同時(shí)還要定期開展培訓(xùn)學(xué)習(xí)工作,確保檔案管理人員具備當(dāng)前工作所需求的基本專業(yè)能力。其次,還要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理工作需求增設(shè)管理崗位,杜絕以兼職形式開展檔案管理工作。最后,事業(yè)單位還要逐步優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu),注重檔案管理隊(duì)伍的年輕化,由此滿足當(dāng)前檔案管理信息化轉(zhuǎn)變帶來的技術(shù)困境。
5.3加強(qiáng)檔案管理資金投入
檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變,使得傳統(tǒng)檔案管理模式無法適應(yīng)新時(shí)期工作需求,因此還需要事業(yè)單位增加資金投入以完成軟硬件的升級[5]。首先,基于檔案管理在內(nèi)控管理改革的重要性,事業(yè)單位要為檔案管理工作的穩(wěn)定有序開展提供良好的工作環(huán)境,例如加大檔案室、工作室的建設(shè),并注重相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的增設(shè)和完善。其次,面對當(dāng)前檔案信息化發(fā)展需求,事業(yè)單位還要加大計(jì)算機(jī)及相關(guān)電子設(shè)備的采購,特別是電子檔案管理系統(tǒng)平臺的構(gòu)建和維護(hù),為檔案管理工作效率的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
6 結(jié)論
綜上所述,檔案管理在事業(yè)單位內(nèi)控管理改革過程中有著十分重要的影響和作用,為此需要高度關(guān)注檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。信息化、專業(yè)化和精細(xì)化是檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢,事業(yè)單位在對檔案管理工作給予高度關(guān)注的同時(shí),還要采取積極有效的措施推動檔案管理水平的提升,由此才能更加科學(xué)高效的發(fā)揮事業(yè)單位社會服務(wù)職能。
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